| 資料管理 |
1.2.3、文件管理
文件管理主要是對員工個(gè)人文件時(shí)進(jìn)行的管理,方便員工對知識(shí)的積累,以及知識(shí)的共享,有助于員工的共同進(jìn)步,共同發(fā)展
1.2.3.1、個(gè)人文件
個(gè)人文件只能看到個(gè)人文件,以及看到其他人共享的文件,它管理得很細(xì)致,所以對比較重要的文件,建議都在這里進(jìn)行管理,其管理界面如下圖所示:

A:左邊的上半部份是個(gè)人文件夾的樹型結(jié)構(gòu),其樹型結(jié)構(gòu)是“編輯文件夾”按鈕操作來完成的。
B:左邊的下半部份是共享文夾的樹形結(jié)構(gòu),其樹形結(jié)構(gòu)是“共享文件夾”按鈕操作來完的
C:右邊則是文件列表,其內(nèi)容:文件名,大小,時(shí)間,及版本管理,最新版本為1.0每次更改就自動(dòng)添加版本號
其主要功能:
修改:修改文件名,關(guān)鍵詞,排序號及簡要說明,或重新上傳一次文件,只有重新上傳一次文件,才增加文件的版本號,其它的則版本號不變
簡信:是查看該文件簡單介紹信息,方便大致知道文件的內(nèi)容
下載:則是下載此文件到本地電腦系統(tǒng)中
閱讀:如果是OFFICE文件類型的文件,則可以在線進(jìn)行閱讀或編輯等功能,當(dāng)然要具備相應(yīng)的權(quán)限

這個(gè)利用了OFFICE專用插件功能,其功能介紹
1、 在線保存:直接保存到本系統(tǒng)的服務(wù)器上
2、 添加印章:添加公司的公章,通過office插件的制作工具制作印章,可以設(shè)置密碼進(jìn)行保護(hù);并且該印章是調(diào)用服務(wù)器上的,可以從“系統(tǒng)管理”->“系統(tǒng)設(shè)置”->“表單類型”->“上傳印章”(在這里可以下載印章制作工具)
3、 本地印章:其印章是保存在用戶的本地電腦上,直接上傳到office編輯器中
4、 手寫簽名:可以進(jìn)行手寫簽名

5、 手工繪圖:跟手寫簽名類似
6、 文件套紅:一般是紅頭文件

7、 頁面設(shè)置:對office 文件頁面進(jìn)行設(shè)置,如上下邊距,左右邊距,縱向,橫向等設(shè)置。
8、 顯示痕跡:可以看到是那些在是什么時(shí)間進(jìn)行了那些修改,刪除等操作
9、 隱藏痕跡:為了界面好看,不顯示痕跡
10、 保留痕跡:只對對此文件做任何修改,刪除等操作,都會(huì)有痕跡顯示
11、 不留痕跡:只對對此文件做任何修改,刪除等操作,不會(huì)有痕跡顯示
12、 打印預(yù)覽:跟office使用一樣,直接打印預(yù)覽
13、 打印文件:跟office使用一樣,直接打印
14、 添加本地圖片:從本地電腦上傳圖片到office文件中
15、 添加遠(yuǎn)程圖片:從internet/intranet網(wǎng)上直接引用圖片
16、 顯示標(biāo)題欄:顯示該文件的名稱的標(biāo)題
17、 隱藏標(biāo)題欄:不顯示該文件的名稱的標(biāo)題
18、 顯示菜單欄:顯示office常用的菜單
19、 隱藏菜單欄:不顯示office常用的菜單
20、 顯示工具欄:顯示office常用的工具
21、 隱藏工具欄:不顯示office常用的工具
22、 顯示工具菜單:顯示工具菜單
23、 隱藏工具菜單:不顯示工具菜單
D:編輯文件:主要是對左邊的樹型菜單進(jìn)行編輯處理
先選中左邊的樹形菜單,點(diǎn)擊“編輯文件夾”,如下圖所示

這里只有進(jìn)行兩種操作:一種就是在當(dāng)前文件夾下,建立新的文件夾,在“文件夾名稱”填寫新文件夾名稱后,就點(diǎn)擊“保存”按鈕就創(chuàng)建了該文件夾;另一種就是直接點(diǎn)擊“刪除”,則刪除當(dāng)前文件夾,注意該文件夾下面有文件就不能進(jìn)行恢復(fù),注意使用此功能。
E:上傳文件:是從本地電腦上上傳文件到對服務(wù)器上。在選中的文件的樹形菜單對應(yīng)的文件夾,再點(diǎn)擊“上傳文件”按鈕,再進(jìn)行簡單的編輯,就可以把你人上傳的文件上傳到對應(yīng)的文件夾中。
F:共享文件夾:是把對應(yīng)文件夾、該文件夾的下級文件夾及對應(yīng)的文件共享給其他人員的,達(dá)到資源共享的目的
先選中左邊的樹形菜單要進(jìn)行共享的文件夾,點(diǎn)擊“共享文件夾”,如下圖所示

1、 共享范圍:主要是對那些人可以使用該文件夾;
共享機(jī)構(gòu),共享部門這是一個(gè)多用戶選擇,它包含該機(jī)構(gòu)及下級機(jī)構(gòu),該部門及下級部門的所有用記,如:只選擇了機(jī)構(gòu)沒有選擇部門,則對該機(jī)構(gòu),下級機(jī)機(jī)構(gòu),該機(jī)構(gòu)下的所有部門以及下級機(jī)構(gòu)所有部門的所有用戶均有效;如果既選擇了機(jī)構(gòu)又選擇了部門,則只對該機(jī)構(gòu)對應(yīng)的部門及下級部門的所有用戶都有效。
共享用戶:只對選擇了的用戶有效
2、 文件夾操作權(quán)限:對該文件夾及下級文件夾的使用權(quán)限
新建:在共享文件中可以新文件夾
上傳:在共享文件中可以上傳文件
拷貝:在共享文件中可以進(jìn)行拷貝文件
剪切:在共享文件中可以進(jìn)行剪切文件
粘貼:在共享文件中可以進(jìn)行粘貼文件
刪除:在共享文件中可以進(jìn)行刪除文件
修改:在共享文件中可以進(jìn)行修改文件的簡介及更新文件
簡信:在共享文件中可以進(jìn)行文件簡信
下載:在共享文件中可以進(jìn)行下載文件
3、 Office文件操作權(quán)限:主要是對Office類型的文件進(jìn)行操作時(shí)的使用權(quán)限
在線保存:可以對共享的Office文件進(jìn)行在線保存到服務(wù)上
新建:可以對共享的Office文件進(jìn)行新建操作
保存:可以對共享的Office文件進(jìn)行保存到本地電腦中
另存為:可以對共享的Office文件進(jìn)行保存到本地電腦中
拷貝:可以對共享的Office文件的內(nèi)容進(jìn)行拷貝
打印:可以對共享的Office文件的內(nèi)容進(jìn)行打印
工具菜單:可以顯示Office在線編輯的工具菜單進(jìn)行顯示
留痕:對共享的Office文件的內(nèi)容的修改進(jìn)行了留痕的功能,其留痕的內(nèi)容是誰在什么時(shí)間做了什么樣的修改處理。注意:如果選擇了留痕那么工具菜單也不能進(jìn)行顯示了
只讀:對共享的Office文件只有只讀功能,不能進(jìn)行任何修改
G:文件夾權(quán)限:是對自己的文件夾進(jìn)行權(quán)限管理,其管理的權(quán)限內(nèi)容跟共享文件夾的權(quán)限類似,這里不再做介紹
H:文件權(quán)限:是對自己的文件進(jìn)行權(quán)限管理,如果沒有對該進(jìn)行單獨(dú)的權(quán)限設(shè)置的話,其權(quán)限繼承文件夾的權(quán)限,其管理的權(quán)限內(nèi)容跟共享文件夾的權(quán)限類似,這里不再做介紹
I:文件加密:是對文件進(jìn)行訪問權(quán)限加密,如果沒有其密碼則不能打開,下載,拷貝,剪切等操作;
先選擇要進(jìn)行加密的文件,可以是一個(gè)或多個(gè),再點(diǎn)擊“文件加密”,則彈出如下圖所示

注意:文件加密后,打開,下載,修改則提示輸入密碼的窗口,如果密碼則進(jìn)行對應(yīng)的操作,如果不正確則不能進(jìn)行其操作,如果是拷貝,剪切如果是對加密的單個(gè)文件,或選擇文件全是加密的文件,則提示錯(cuò)誤信息,否則不提示錯(cuò)誤信息,但不會(huì)把加密的文件放到粘貼板上,所以是不能進(jìn)行進(jìn)行拷貝或剪切等操作
J:拷貝:對選擇的文件進(jìn)行拷貝到粘貼板上,這與粘貼操作相對應(yīng)
K:剪切:對選擇的文件進(jìn)行剪切到粘貼板上,這與粘貼操作相對應(yīng)
L:粘貼:把拷貝,剪切到粘貼板上的內(nèi)容粘貼到對應(yīng)的文件夾目錄中,如果剪切則刪除原文件,如果是拷貝則不刪除原文件;并且支持從公司文件庫相互拷貝,剪切
M:刪除:刪除選擇的文件,如果沒有刪除的文件權(quán)限,則不進(jìn)行刪除操作
1.2.3.2、網(wǎng)絡(luò)硬盤
這里是個(gè)人的網(wǎng)絡(luò)硬盤,只能自己看到的信息,管理得比較粗略,主要是針對大文件及不是很重要的文件進(jìn)行管理,保存到本系統(tǒng)的服務(wù)器上,類似windows操作系統(tǒng)的資源管理器界面,方便用戶直觀的看到其文件,隨時(shí)隨地找到自己的相應(yīng)的文件
A:圖形界面:跟windows資源管理器相似

B:列表界面:詳細(xì)的看文件的全部名稱,大小,修改時(shí)間等信息

C:新建文件:在服務(wù)器上創(chuàng)建一個(gè)新的文件夾名稱,完全在WEB頁面上操作,跟在本地操作類似
D:重命名:重新更改文件夾,文件的名稱,完全在WEB頁面上操作,跟在本地操作類似
E:上傳文件:這里上傳文件是針對大文件,多文件一起進(jìn)行上傳,并顯示其上傳進(jìn)度條

F:拷貝:把文件夾、文件,拷貝到粘貼板上
G:剪切:把文件夾、文件,剪切到粘貼板上
H:粘貼:把粘貼板的文件夾、文件粘貼到對應(yīng)文件夾目錄下
I:刪除:刪除選中的文件夾、文件
J:相互拷貝:個(gè)人的網(wǎng)絡(luò)硬盤可以與公司的網(wǎng)絡(luò)硬盤相互進(jìn)行拷貝,剪切的操作
1.2.3.3、圖片管理
這里是個(gè)人的圖片管理,主要針對圖片進(jìn)行管理,支持三種顯示功能,圖形,列表,幻燈片
A:圖形界面:跟windows資源管理器相似,圖形支持縮略圖

B:列表界面:詳細(xì)的看文件的全部名稱,大小,修改時(shí)間等信息

C:幻燈片:自動(dòng)循環(huán)的播放圖片的顯示效果,并且支持濾鏡的功能

D:新建文件:在服務(wù)器上創(chuàng)建一個(gè)新的文件夾名稱,完全在WEB頁面上操作,跟在本地操作類似
E:重命名:重新更改文件夾,文件的名稱,完全在WEB頁面上操作,跟在本地操作類似
F:上傳文件:這里上傳多圖片文件一起進(jìn)行上傳,并顯示其上傳進(jìn)度條,并且支持自動(dòng)生成縮略圖,也可以在上傳的圖片上生成相應(yīng)的水印

G:拷貝:把文件夾、圖片文件,拷貝到粘貼板上
H:剪切:把文件夾、文件,剪切到粘貼板上
I:粘貼:把粘貼板的文件夾、圖片文件粘貼到對應(yīng)文件夾目錄下
J:刪除:刪除選中的文件夾、圖片文件
K:相互拷貝:個(gè)人的圖片管理可以與公司的圖片管理相互進(jìn)行拷貝,剪切的操作
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