通過科學(xué)的降低企業(yè)成本

1、問題的提出

商業(yè)就是管理用于外部交易和內(nèi)部使用的物品和服務(wù)，每件物品、每種服務(wù)都有具體的所有者和標(biāo)價(jià)。以企業(yè)產(chǎn)品管理為例：制定產(chǎn)品價(jià)格時(shí)，我們會和相關(guān)部門及溝通并進(jìn)行計(jì)算，一遍一遍的修改價(jià)格，并不斷地通知銷售人員和客戶價(jià)格的變動。這時(shí)候問題就會出現(xiàn)：供應(yīng)商的價(jià)格變動無法及時(shí)讓銷售人員得知，不同的銷售人員發(fā)給客戶不同的產(chǎn)品報(bào)價(jià)書，造成企業(yè)價(jià)格的混亂。以企業(yè)內(nèi)部物品管理為例：企業(yè)的某一物品借用后，隨著人員變動、時(shí)間推移而引起的損耗、遺失，責(zé)任不明，無法追究，最后不得不購置新的物品，給企業(yè)增加不必要的成本開銷。

2、解決方案

OA的解決方案：通過科學(xué)的資產(chǎn)管理降低企業(yè)成本。 l為每個(gè)物品建立信息卡片，名稱、規(guī)格、類別、屬性、管理者，都可詳盡記錄，隨時(shí)查閱； l從采購、入庫、領(lǐng)用，到調(diào)撥、維修、報(bào)廢，定義資產(chǎn)的流轉(zhuǎn)，全面跟蹤資產(chǎn)的狀況； l預(yù)算、預(yù)測和監(jiān)控，減少開銷、提高現(xiàn)有資產(chǎn)的可使用率； l整合信息流、人員流、資金流、物流，有力提高企業(yè)資產(chǎn)管理能力。

3、模塊架構(gòu)

通過對資產(chǎn)劃分目錄、類別、種類等使資產(chǎn)信息有序化；規(guī)范資產(chǎn)管理流程，包括申購、調(diào)用、盤點(diǎn)、出入庫等，跟蹤資產(chǎn)整個(gè)生命周期；并提供多種報(bào)告對資產(chǎn)使用情況、流轉(zhuǎn)情況、折舊情況等作出多角度的分析。

OA模塊總體結(jié)構(gòu)圖

4.模塊綜述

協(xié)同OA管理公司內(nèi)部有價(jià)值的資產(chǎn)（固定資產(chǎn)，無形資產(chǎn)），以及公司的各種服務(wù)，將企業(yè)的資產(chǎn)信息歸類、存儲和發(fā)布；

OA對企業(yè)資產(chǎn)相關(guān)的目錄、項(xiàng)目和價(jià)格的管理，它可以使企業(yè)在Web站點(diǎn)發(fā)布目錄并管理與產(chǎn)品相關(guān)的信息，所有關(guān)于企業(yè)的信息都可以經(jīng)由局域網(wǎng)和Internet得到。通過Internet，讓企業(yè)的員工、客戶和供應(yīng)商共享關(guān)于產(chǎn)品的信息；

免費(fèi)OA提供資產(chǎn)整個(gè)生命周期內(nèi)的使用情況的查看，通過規(guī)范流程和實(shí)時(shí)跟蹤，使企業(yè)隨時(shí)掌握資產(chǎn)的使用狀況和價(jià)值，從而建立科學(xué)的資產(chǎn)管理體系；

OA提供多種報(bào)告對資產(chǎn)使用情況、流轉(zhuǎn)情況、折舊情況等作出多角度的分析。

5、主要功能

■基礎(chǔ)功能

規(guī)范化資產(chǎn)數(shù)據(jù) 通過OA建立資產(chǎn)目錄，以及建立資產(chǎn)的一整套數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，所有的資產(chǎn)信息都可以規(guī)范化地進(jìn)行存儲。

管理所有與資產(chǎn)相關(guān)的信息 通過辦公OA與OA其他模塊的集成，所有與資產(chǎn)相關(guān)的信息都可以進(jìn)行統(tǒng)一的管理。這些信息包括：基本信息、所屬的組織信息、相關(guān)人員信息、相關(guān)外部資源信息（供應(yīng)商、借貸者等）、狀態(tài)和屬性、庫存信息、安全級別、價(jià)格和折舊信息、使用信息等。

OA提供的資產(chǎn)信息是涉及人、財(cái)、物和工作流的全面的資產(chǎn)信息。

資產(chǎn)申購 通過與OA軟件的結(jié)合，完成資產(chǎn)申購的全過程： 由資產(chǎn)申購流程，并可隨時(shí)將各分散遞交的采購計(jì)劃匯總，以及生成總金額。完成采購后自動生成入庫單，并由入庫驗(yàn)收流程自動完成對資產(chǎn)庫存的修改。涉及的金額自動更新OA數(shù)據(jù)庫。

資產(chǎn)盤點(diǎn) 通過與OA軟件的結(jié)合，完成資產(chǎn)盤點(diǎn)的全過程：

由資產(chǎn)盤點(diǎn)流程對帳存和實(shí)存數(shù)目及金額進(jìn)行分析。并自動生成盤點(diǎn)匯總表。盤贏和盤虧自動更新OA數(shù)據(jù)庫。

資產(chǎn)調(diào)撥 通過與OA軟件的結(jié)合，完成資產(chǎn)調(diào)撥的全過程： 由資產(chǎn)調(diào)撥流程自動錄入相關(guān)庫存和財(cái)務(wù)狀況。并自動生成資產(chǎn)調(diào)撥匯總表。產(chǎn)生的相關(guān)費(fèi)用自動更新OA數(shù)據(jù)庫。

資產(chǎn)折舊 可自定義資產(chǎn)折舊的計(jì)算方法和相關(guān)函數(shù)。系統(tǒng)將根據(jù)資產(chǎn)初始價(jià)值、使用時(shí)間、狀況和折舊方法自動計(jì)算出資產(chǎn)當(dāng)前的價(jià)值。

提升資產(chǎn)的管理 企業(yè)可為每項(xiàng)資產(chǎn)指定管理員，他她能夠管理版本、文檔、價(jià)格、內(nèi)容和其它特定信息，并同時(shí)負(fù)責(zé)發(fā)布與其相關(guān)的新聞條目，處理相關(guān)資產(chǎn)的請求。

企業(yè)可以很容易定義能夠被員工購買和使用的所有資源，制定出使用這些資源的權(quán)限規(guī)定。

與OA軟件相結(jié)合，企業(yè)可以管理所有的請求。企業(yè)的采購部門，甚至供應(yīng)商，可以容易的監(jiān)控什么時(shí)候需要出貨。

跟蹤資產(chǎn) 通過與OA軟件相結(jié)合，使企業(yè)很容易地在資產(chǎn)的整個(gè)生命周期內(nèi)跟蹤資產(chǎn)的情況，包括采購、入庫、領(lǐng)用、借貸、歸還、維修、報(bào)廢等。并且通過系統(tǒng)其它模塊的結(jié)合獲得完整的資產(chǎn)狀況信息。OA提供圖表的形式查看資產(chǎn)的使用，并可以以年、月、周和日報(bào)表對資產(chǎn)進(jìn)行多角度的跟蹤。 車輛管理 OA除了提供資產(chǎn)的所有管理功能外，還根據(jù)車輛管理的特點(diǎn)提供以下功能：

1、車輛安排--通過詳細(xì)的車輛的使用計(jì)劃合理安排出車。 2、出車報(bào)告--由關(guān)聯(lián)流程自動生成出車報(bào)告，并生成相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表。 3、保養(yǎng)--由出車報(bào)告和預(yù)先設(shè)定的條件自動提醒車輛保養(yǎng)。 4、報(bào)銷--由流程完成相關(guān)費(fèi)用的報(bào)銷并更新OA數(shù)據(jù)庫。

搜索功能 可以以資產(chǎn)的名稱、編號、種類、狀況、銷售價(jià)、資產(chǎn)負(fù)責(zé)人和負(fù)責(zé)部門等標(biāo)準(zhǔn)對資產(chǎn)進(jìn)行搜索。

■分析功能

OA提供的資產(chǎn)相關(guān)分析報(bào)告為資產(chǎn)管理提供了決策支持，并可以以Excel格式導(dǎo)出： 1、以組織、人力資源、部門和狀態(tài)進(jìn)行的資產(chǎn)分析 2、資產(chǎn)流轉(zhuǎn)情況報(bào)告 3、資產(chǎn)盤點(diǎn)報(bào)告 4、資產(chǎn)折舊報(bào)告 5、資產(chǎn)需求統(tǒng)計(jì)報(bào)告 6、費(fèi)用分?jǐn)倛?bào)告 7、車輛和駕駛員統(tǒng)計(jì)報(bào)告 8、相關(guān)財(cái)務(wù)總報(bào)表 9、資產(chǎn)情況總報(bào)表

■協(xié)同功能

管理所有資產(chǎn)相關(guān)的信息 OA管理所有與資產(chǎn)相關(guān)的信息，包括資產(chǎn)創(chuàng)建者、管理者和使用者的信息、資產(chǎn)使用狀況、資產(chǎn)的價(jià)值和相關(guān)費(fèi)用、資產(chǎn)的相關(guān)報(bào)表等。這意味著無論數(shù)據(jù)從系統(tǒng)的什么入口被輸入或被更新，只要它與資產(chǎn)相關(guān)，都會成為資產(chǎn)數(shù)據(jù)的一個(gè)組成部分，并可通過資產(chǎn)模塊的相應(yīng)接口被提取出來。

完成資產(chǎn)的生命周期管理 通過與系統(tǒng)其他模塊的協(xié)同，以相應(yīng)的工作流啟動完成資產(chǎn)從采購、入庫、領(lǐng)用、維修、調(diào)撥、盤點(diǎn)、折舊、報(bào)廢等整個(gè)生命周期的管理，并實(shí)現(xiàn)對資產(chǎn)數(shù)據(jù)的更新。

與門戶結(jié)合的應(yīng)用 與企業(yè)信息門戶相結(jié)合的資產(chǎn)管理可以讓不同的用戶迅速地獲得自己感興趣的信息和完成個(gè)性化的應(yīng)用：

1、管理者--跟蹤資產(chǎn)的狀況，及時(shí)作出決策，對相關(guān)的資產(chǎn)請求進(jìn)行審批，獲得各種資產(chǎn)分析報(bào)告。 2、員工--以目錄的方式獲得資產(chǎn)的信息，與OA軟件結(jié)合完成資產(chǎn)的相關(guān)工作流，包括申購、使用、維修等。 3、供應(yīng)商和其他合作伙伴--獲得訂單或維修請求，協(xié)同完成資產(chǎn)的相關(guān)處理。