高效的項目協(xié)作和實時監(jiān)控

1、問題的提出

項目協(xié)調(diào)是企業(yè)常常面臨的問題。我們不知道其它成員的工作完成狀況，項目經(jīng)常延期；需要得到其它成員的協(xié)作時卻遲遲得不到回復(fù)；為了協(xié)調(diào)項目不斷地把所有人放到會議室，進(jìn)行討論，但效果并不佳；與項目相關(guān)的任務(wù)，人員，成本，收入，無法匯總分析，項目不能有效監(jiān)控，規(guī)避風(fēng)險。

2、解決方案

傳媒行業(yè)OA的解決方案：高效的項目協(xié)作和實時監(jiān)控。 l計劃設(shè)定、人員安排井井有條、可即時調(diào)整項目； l相關(guān)文檔、物料、資金、成員，清晰掌握，有力支持項目監(jiān)控，降低風(fēng)險； l跨越組織邊界和地理邊界的項目協(xié)作，調(diào)動集體智慧。

3、模塊架構(gòu)

傳媒行業(yè)通過對項目從立項申請到結(jié)案評估整個生命周期的管理，發(fā)現(xiàn)和分析影響項目的因素，及時作出相應(yīng)調(diào)整；傳媒行業(yè)OA還能為整個項目組包括外部的客戶和合作伙伴提供必要的知識信息和高效的協(xié)同工作平臺，當(dāng)某一任務(wù)發(fā)生變動時，能在第一時間內(nèi)通知到項目組所有成員，并對項目的成本、效益進(jìn)行分解，為成員的績效考核提供有效依據(jù)，最終項目的所有文檔和記錄以寶貴的知識財富留存在組織中。

傳媒行業(yè)OA模塊總體結(jié)構(gòu)圖：

4.模塊綜述

傳媒行業(yè)OA管理項目的整個生命周期，包括項目的啟動、計劃、執(zhí)行、控制和結(jié)束。企業(yè)可以根據(jù)實際情況實現(xiàn)合理的項目運(yùn)作，對項目的人、財、物進(jìn)行恰當(dāng)?shù)姆峙浜凸芾?。傳媒行業(yè)OA還可以管理各種會議，并可自動啟動相關(guān)的工作流。

傳媒行業(yè)OA對項目進(jìn)行逐層的分解，最終獲得可控制和可操作的子任務(wù)，用戶可以制訂相應(yīng)的項目計劃，包括具體的工作內(nèi)容、人力資源使用、進(jìn)度安排、負(fù)責(zé)人安排、物料需求等，并且通過工作流傳達(dá)給相應(yīng)的人員。

傳媒行業(yè)OA在項目進(jìn)行的整個過程中管理與項目相關(guān)的所有信息，使得項目的進(jìn)展情況一目了然。它為所有指定的人員在任何時間、任何地點(diǎn)安全且精確地提供與其項目角色匹配的項目信息（包括人力，財務(wù)，時間進(jìn)度，項目流程等），使項目隨時處于監(jiān)控狀態(tài)，并可實時進(jìn)行調(diào)整。

傳媒行業(yè)OA可對項目進(jìn)行各種角度的分析，辦公OA幫助管理者分析項目進(jìn)展的狀況、人力和物料使用的狀況以及相關(guān)的預(yù)算和費(fèi)用支出，它可以幫助用戶及時發(fā)現(xiàn)影響項目進(jìn)展的因素從而對項目作出調(diào)整，達(dá)到項目管理的最優(yōu)化。

4、主要功能

■基礎(chǔ)功能

生命周期管理 項目的整個生命周期，從立項、計劃、執(zhí)行、控制到結(jié)束，都涉及到相應(yīng)的工作流程的執(zhí)行，例如一個項目的立項審批、或者執(zhí)行過程中的物料申購。通過與的結(jié)合，傳媒行業(yè)OA保證這些工作的高效進(jìn)行并完成相應(yīng)數(shù)據(jù)庫的更新。

項目分解 通過傳媒行業(yè)OA，可以把一個大型的項目逐層分解為可控制、可執(zhí)行和可調(diào)整的子項目。傳媒行業(yè)OA支持多達(dá)十級的項目分解，并定義子項目與其他各級子項目之間的關(guān)系。

人力資源安排

通過傳媒行業(yè)OA與OA軟件的結(jié)合，對項目執(zhí)行過程中的人員使用作出詳細(xì)的安排，包括人員所負(fù)責(zé)的具體工作內(nèi)容和職責(zé)、起始和結(jié)束日期、工期、和其他人員之間的關(guān)系等。

在項目安排和實施過程中，可以對項目人員作出通知，使其及時獲取項目的工作安排和變更，明晰自己的工作內(nèi)容和要求，以及自己在整個項目中的角色。通過與的結(jié)合，確保項目信息完整和及時地被相關(guān)人員獲得。

相關(guān)項目人員的工作安排和個人工作計劃、會議安排一樣，都將匯總到OA軟件人力資源數(shù)據(jù)庫中，用戶通過自己的人力資源卡片就可以獲得最新的工作日程表，這將有助于用戶制訂全面的個人工作日程。

傳媒行業(yè)OA提供多種方式對人力資源的使用作出分析，項目經(jīng)理可以獲得每個子項目的人力資源安排情況，也可以獲得每個人員所負(fù)責(zé)的所有子項目的情況，這將有助于對人力資源作出合理的安排以保證項目的順利進(jìn)行。

項目進(jìn)度安排 傳媒行業(yè)OA可以幫助對整個項目的工作時間進(jìn)行估算，進(jìn)而對任一級子項目做出進(jìn)度安排從而形成整個項目的進(jìn)度表。

實時更新項目信息 通過賦予項目經(jīng)理、項目人員、客戶和其他外部資源以相應(yīng)的權(quán)限，他們可以在權(quán)限范圍內(nèi)給予項目最新的狀態(tài)。

多個項目版本 無論是計劃或是執(zhí)行的項目，對其中的因素，如人力資源安排或進(jìn)度安排作出變更后，都將形成項目的新的版本。不同的項目版本是形成項目分析報告的一個基礎(chǔ)。

項目監(jiān)控 通過對整個項目和各級子項目的進(jìn)度和人力資源安排的監(jiān)控，從而獲得項目執(zhí)行過程中的不利因素以便及時對項目作出調(diào)整。傳媒行業(yè)OA提供對不同版本項目的多個對象的比較并形成相應(yīng)的報告。

項目預(yù)算 傳媒行業(yè)OA可以制訂每個子項目的預(yù)算從而形成整個項目的預(yù)算，通過與e-Financials的結(jié)合，這些預(yù)算在相應(yīng)的財務(wù)數(shù)據(jù)中有所體現(xiàn)，幫助企業(yè)控制項目執(zhí)行過程中的資金風(fēng)險。

提醒功能 傳媒行業(yè)OA將實時地監(jiān)控項目進(jìn)展?fàn)顩r并對未滿足要求的工作向項目人員作出警示。

項目的安全性 項目信息也和系統(tǒng)中的其他信息一樣，對其進(jìn)行讀取和編輯都有嚴(yán)格的安全控制，這將由項目人員的職位和角色分配決定。圍繞項目開展的各工作流，在中對其進(jìn)行了定義，將保證工作流的流轉(zhuǎn)完全符合項目實際操作的要求。 完備的日志使用戶獲得對項目信息進(jìn)行的操作的詳細(xì)記錄。

快速獲得信息 傳媒行業(yè)OA提供多種方式以使用戶快速獲得項目信息： 1、搜索--可以以項目的狀態(tài)、類型、關(guān)聯(lián)的客戶、文檔等條件進(jìn)行搜索 2、我的項目--直接獲取所有自己關(guān)聯(lián)的項目 3、人力資源--通過個人人力資源檔案獲得自己關(guān)聯(lián)的項目 4、工作計劃--通過工作計劃表獲得自己關(guān)聯(lián)的項目，并對任務(wù)的安排一目了然。

■分析功能

傳媒行業(yè)OA提供對項目的多角度的分析報表?？梢詫φ麄€項目或者各級子項目進(jìn)行分析，包括：

1、整個項目及各級子項目的人力資源使用狀況 2、整個項目及各級子項目的進(jìn)度狀況 3、項目執(zhí)行過程中的各關(guān)鍵要素的變化和比較 4、延期、超期、進(jìn)度緩慢的項目匯總 5、項目類型和狀態(tài)的匯總 6、從組織結(jié)構(gòu)的視角獲得項目的總體狀況

■協(xié)同功能

管理項目的所有資源 傳媒行業(yè)OA與其他模塊共同組成項目的完整信息。用戶通過一張項目卡片，可以獲得所有有關(guān)項目的信息，包括項目評價書、各種方案、交易情況、相關(guān)客戶情況、工作流程等。無論這些信息通過哪個模塊的應(yīng)用被錄入或被修改，只要與選定的項目相關(guān)，它就會自動成為項目信息庫的一個組成部分。

人力資源使用 傳媒行業(yè)OA與OA軟件協(xié)同運(yùn)作共同完成項目對人力資源的安排并對其進(jìn)行分析，以作出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。

物料使用 傳媒行業(yè)OA與OA協(xié)同運(yùn)作共同完成項目對物料的使用過程。

協(xié)同工作 通過傳媒行業(yè)OA，所有的項目成員，包括關(guān)聯(lián)的客戶和外部資源，都可以共享最新的項目信息，并且通過信息門戶共同推進(jìn)項目的進(jìn)展：

1、項目經(jīng)理--對項目作出計劃和安排，監(jiān)控項目的進(jìn)展，并獲得最新的項目分析報告以實時對其作出調(diào)整。 2、項目人員--獲得自己在項目中的角色和負(fù)責(zé)任務(wù)的清晰認(rèn)識。 3、客戶和外部資源--不僅可以共享項目的信息，還可以與內(nèi)部項目成員進(jìn)行高效的溝通，無論是項目問題交流、物資采購、合同流轉(zhuǎn)等都可以迅速地進(jìn)行。