利用OA對流程執(zhí)行情況的統(tǒng)計功能,對各崗位流轉的審核審批事項進行統(tǒng)計分析,為優(yōu)化審核審批流程提供依據(jù)。
總裁審批事項占38.3%,運營總裁審批事項占25.9%,審批次數(shù)最多的為印章管理、和付款管理。這樣一來,審批事項堆積在總裁和運營總裁崗位上,特別是隨著項目的增加,等待總裁和運營總裁審批成為業(yè)務開展的瓶頸。
因此,本著效率優(yōu)先和風險制衡的原則,該企業(yè)進行了以下優(yōu)化:
1.將印章管理的權限下移,除合同蓋章、公司紅頭文件蓋章需總裁批準外,其余由分管領導審批蓋章,蓋章文件需要登記備案。
2.對合同和付款按施工類、材料設備類、設計類、營銷類,按合同和付款額度優(yōu)化授權,增加運營總裁及分管領導的審批權限。
3.對設計任務書,優(yōu)化為分管領導審批,不需運營總裁審核、總裁審批。如此等等。
以上優(yōu)化審批流程共計20多項,優(yōu)化后總裁與運營總裁審批事項總和由原來的64.2%降至約40%,基本解決了總裁和運營總裁審批瓶頸的問題,提高了運營效率。
五、為導入EAP奠定基礎,推動公司信息化建設 通過公司業(yè)務流程在OA上的流轉和持續(xù)優(yōu)化,公司的管控體系將逐漸完善和成熟,為公司信息化奠定了一定的基礎。雖然OA能夠實現(xiàn)了業(yè)務流程的流轉和跨部門、跨崗位之間的協(xié)同工作,能夠監(jiān)控流程流轉的效率和合理性,為公司進行流程優(yōu)化提供直觀數(shù)據(jù)分析。但是,OA上流轉的表格和模板中的數(shù)據(jù)無法進行提取、統(tǒng)計、分析,不能進行二次加工為公司運營管理和相關決策帶來不便。
綜上所述,中小型房企需要適時導入EAP系統(tǒng),打造適配企業(yè)發(fā)展階段和管理特點的管理軟件,為公司運營提供強有力的信息化支持。
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