隨著人類社會的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)已經(jīng)進(jìn)入了社會的各個領(lǐng)域，并以不同的形式改變著人們的工作和生活方式，使整個社會發(fā)生了翻天覆地的變化。在這種形勢下，使計算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等技術(shù)應(yīng)用到企業(yè)的日常工作過程中以迎合企業(yè)的實際需要是一種必然趨勢，而(0fficeAutomation，0A)系統(tǒng)的應(yīng)用正好能滿足其辦公網(wǎng)絡(luò)化、自動化的管理需求，進(jìn)而提高企業(yè)內(nèi)部的管理水平，全面提升其辦公效率。名易實現(xiàn)了行政辦公管理、電子郵件管理、、人力資源管理、即時通訊與網(wǎng)絡(luò)會議管理、合同與訴訟管理、個人信息與公共信息管理和系統(tǒng)管理等八大模塊，并采用模塊化進(jìn)行處理，使其更加簡便、快捷的投入使用。

　　一、協(xié)同OA系統(tǒng)的特點

　　基于工作流的第三代OA才能稱得上是協(xié)同OA系統(tǒng)，真正的協(xié)同軟件應(yīng)該能夠突破傳統(tǒng)OA系統(tǒng)的限制，不僅能有效地解決傳統(tǒng)的在上的難題，更需要能夠以高度的協(xié)同性、集成性、可擴(kuò)展性、可定制性來滿足企業(yè)全方位的辦公管理需求。具體地說，協(xié)同OA系統(tǒng)具有以下特點：

　　協(xié)同性、知識性、應(yīng)用深化、可定制性、個性化

　　二、設(shè)計目標(biāo)：

　　1.為用戶提供一致的有效溝通和協(xié)同辦公的環(huán)境，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化平臺建設(shè)，滿足業(yè)務(wù)擴(kuò)展需要，在統(tǒng)一規(guī)范下建立集團(tuán)級及各二、三級單位門戶應(yīng)用，以及專業(yè)水平門戶、行政辦公門戶、財物管理門戶、人力資源門戶等的建設(shè);

　　2.實現(xiàn)集團(tuán)級電子郵件、公文流轉(zhuǎn)模塊、合同及訴訟審批模塊、信息共享與發(fā)布模塊、知識管理模塊、流程審批模塊、項目管理和管理支撐等主要功能模塊，實現(xiàn)辦公無紙化、自動化、信息化管理，有效提升辦公效率和資源共享程度。

　　3.對用戶信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，能在各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的用戶信息準(zhǔn)備無誤。同時，用戶帳戶要求統(tǒng)一，為實現(xiàn)不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的統(tǒng)一登錄作為基礎(chǔ)，并為以后新建系統(tǒng)提供良好的訪問權(quán)限標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)員工所處機(jī)構(gòu)、級別、崗位的不同在系統(tǒng)中被賦予不同的角色，每個角色賦予相應(yīng)的權(quán)限，最終將人員的基本信息、登錄信息和角色信息等綜合并添加到系統(tǒng)中。

　　4.由于各業(yè)務(wù)的審批流程存在一定的差異，即使是類似的業(yè)務(wù)，在集團(tuán)公司不同部門之間辦理過程中也存在差異，而且隨著公司不斷的發(fā)展，有些業(yè)務(wù)的審批流程也會發(fā)生改變。為了適應(yīng)各業(yè)務(wù)審批流程的變化，系統(tǒng)應(yīng)具有功能強(qiáng)大的流程定制等功能。

　　5.為了保護(hù)用戶原有系統(tǒng)資源，設(shè)計中要以對原有系統(tǒng)改造少、整體代價盡可能最低的方式來整合原有系統(tǒng)資源，降低項目實施成本。

　　三、設(shè)計架構(gòu)

　　協(xié)同OA系統(tǒng)平臺應(yīng)該采用多層結(jié)構(gòu)，包括表現(xiàn)層、應(yīng)用層、應(yīng)用支撐層和網(wǎng)絡(luò)層四層。

　　1.表現(xiàn)層

　　表現(xiàn)層主要負(fù)責(zé)將與辦公業(yè)務(wù)相關(guān)的所有應(yīng)用和數(shù)據(jù)集成到一個管理平臺之上，并以統(tǒng)一的用戶界面提供給內(nèi)部員工的信息系統(tǒng)，具有信息發(fā)布、信息查詢及信息定制功能。

　　2.應(yīng)用層

　　應(yīng)用層可以實現(xiàn)自動化的協(xié)同工作，提升了工作流的設(shè)備及功能控制，實現(xiàn)安全有效的公文流轉(zhuǎn)和工作流程，建立簡明、快捷的工作平臺，實現(xiàn)可個性化定制的工作流程及多樣式的內(nèi)容發(fā)布系統(tǒng)。

　　3.應(yīng)用支撐層

　　應(yīng)用支撐層為應(yīng)用系統(tǒng)提供了眾多的基本組件，用以組合、搭配形成各種應(yīng)用系統(tǒng)，并且作為組件，還可以加入到現(xiàn)有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，加強(qiáng)現(xiàn)有業(yè)務(wù)系統(tǒng)的功能。

　　4.網(wǎng)絡(luò)層

　　網(wǎng)絡(luò)層負(fù)責(zé)本項目中應(yīng)用系統(tǒng)運行而配備的服務(wù)器設(shè)備及操作系統(tǒng)，將是某集團(tuán)公司的基礎(chǔ)設(shè)施。

　　四、功能概述

　　協(xié)同OA在功能上要求包括行政辦公管理、電子郵件管理、知識管理、人力資源管理、即時通訊與網(wǎng)絡(luò)會議管理、合同及訴訟管理、個人信息與公共信息管理、系統(tǒng)管理與監(jiān)控八個功能子系統(tǒng)，各功能子系統(tǒng)由多個功能模塊組成。

　　1、行政辦公管理

　　會議、接待及值班管理模塊，工作總結(jié)管理模塊，領(lǐng)導(dǎo)日程管理模塊，工作計劃日報月報管理模塊

　　2、電子郵件管理

　　郵箱容量管理模塊，.統(tǒng)一認(rèn)證管理模塊，目錄樹形式多級地址薄管理模塊，監(jiān)控、統(tǒng)計、分析

　　3、知識管理

　　文檔管理，文檔內(nèi)容標(biāo)記與分類索引，開放性的數(shù)據(jù)存儲，工作流定義腳本，多功能編輯

　　4、人力資源

　　人員信息管理部門，統(tǒng)計報表管理

　　5、合同及訴訟管理

　　合同錄入上報、合同接收、合同審查處理、合同審核、合同查閱、訴訟管理

　　6、個人信息與公共信息管理

　　郵件系統(tǒng)、個人日程管理、個人文檔、電子期刊、電子論壇