生活在當(dāng)今社會，對于電子文件一定不會陌生。時(shí)代進(jìn)步，紙質(zhì)文件由于存在太多無法解決的缺陷，逐漸被電子文件所代替。相信目前大部分上班族每天打交道最多的就是各種電子文件。

電子文件的定義十分廣泛，其中包含：各種報(bào)表、多媒體文件、手機(jī)數(shù)據(jù)、賬目單等等信息化、電子化的文件。簡而言之，就是電腦中一切與工作有關(guān)的文件，都包含在內(nèi)。

根據(jù)電子文件的廣泛定義，可以肯定的是，每個(gè)企業(yè)的電子文件一定是多如天上繁星。而且隨著每天的工作，還會持續(xù)增長。根據(jù)調(diào)查，電子文件以20%左右的增長率在飛速的增長。企業(yè)文檔數(shù)量不斷增加，發(fā)展到今時(shí)今日，可以用泛濫二字來形容這些電子文件。但是面對這些泛濫成災(zāi)的電子文件，很多人手足無措。大多電子文件都對企業(yè)有很大的作用，一定要做到良好的保護(hù)。但是面對太過分散且數(shù)量巨大的文件，著實(shí)不易保護(hù)。做不到良好的保管與管理，讓企業(yè)文件時(shí)刻存在著風(fēng)險(xiǎn)。對于企業(yè)來說是十分不負(fù)責(zé)任的事情。

再有，文件太過分散、簡單的存儲，十分容易造成泄密。面對如今惡劣的環(huán)境，層出不窮的泄密事件。使企業(yè)不得不提防，一旦自己的核心技術(shù)等真貴信息泄露，后果不堪設(shè)想。

除此之外，大量的文件資料堆積，電子文件數(shù)量過多。在日常的使用與查找中難度也會加大，浪費(fèi)很多時(shí)間在查找上，拉低工作效率。浪費(fèi)企業(yè)的資源，在無用之處。

面對這種種難題，企業(yè)也在不斷的尋找解決方案。很多人將目光鎖定到資料管理系統(tǒng)的身上。與此同時(shí)，關(guān)于資料管理系統(tǒng)的價(jià)值問題，浮出水面。很多企業(yè)都自問到底有沒有必要為自己添設(shè)資料管理系統(tǒng)？

關(guān)于此問題，我們特意咨詢了國內(nèi)資料管理專家，名易軟件的專家團(tuán)隊(duì)。讓他們?yōu)槲覀冞M(jìn)行了專業(yè)的講解。

將所有問題歸類，總結(jié)。其實(shí)只有三點(diǎn)，保管、保密、使用。所有電子文件的煩惱，均可歸結(jié)入這三點(diǎn)之中，只要解決這三點(diǎn)大問題，其他一切問題將會迎刃而解。為此，我們以最新研發(fā)的名易文件管理系統(tǒng)協(xié)同資料管理系統(tǒng)為例，看看資料管理系統(tǒng)是如何應(yīng)對這三點(diǎn)的。

1、 保管問題。名易文件管理系統(tǒng)系統(tǒng)采用集中存儲模式。將所有文件存入自身服務(wù)器之中，進(jìn)行集中存儲，統(tǒng)一保管。此種模式可以彌補(bǔ)以往文件分散，不易于管理和管理費(fèi)時(shí)的缺陷。

與掃描儀無縫集成，可將紙質(zhì)文檔直接掃描進(jìn)入系統(tǒng)管理。并且提供文檔屬性功能，使之與現(xiàn)實(shí)文件相管理。方便雙向查找。

定時(shí)備份，可以將系統(tǒng)中的文檔全部進(jìn)行備份保存，以防意外的發(fā)生。而且可以定時(shí)，讓系統(tǒng)自動執(zhí)行備份功能，不用手動執(zhí)行。

支持外網(wǎng)訪問。系統(tǒng)采用BS架構(gòu)，可通過外網(wǎng)進(jìn)行訪問。在外辦公、出差、分公司等現(xiàn)象，均可不受影響。使用公司的文件資源。

2、安全問題名易文件管理系統(tǒng)協(xié)同資料管理系統(tǒng)擁有權(quán)限管理功能。公司領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)部門或是員工職位亦或是文件的重要程度等，進(jìn)行權(quán)限分配。降低核心文件的流通率與曝光率。讓文件得到良好的保密。

同時(shí)登陸限制功能與加密存儲功能的搭配使用，可使文件收到全方位的保護(hù)。登陸限制功能可以限制員工只可在單位或是指定地點(diǎn)進(jìn)行系統(tǒng)登陸。而加密存儲則是使服務(wù)器中的文件處于加密模式。一旦加密，服務(wù)器中的文件只可在系統(tǒng)中或是正常途徑下載后才能進(jìn)行操作。用其他手段得到，是無法打開，進(jìn)行任何操作的。保護(hù)文件安全。

3、使用問題名易文件管理系統(tǒng)協(xié)同資料管理系統(tǒng)，配備強(qiáng)大的協(xié)同辦公功能。各種高科技、智能化的功能，讓企業(yè)辦公更加快捷。

例如名易軟件獨(dú)有的規(guī)則功能，即自動處理功能。根據(jù)預(yù)先設(shè)定好的觸發(fā)條件和執(zhí)行動作?？梢宰屜到y(tǒng)中的文件根據(jù)需求自行運(yùn)作。減少人力操作，減少資源浪費(fèi)。

高級搜索功能，可針對需要搜索文件的各種信息進(jìn)行查找，關(guān)鍵字、創(chuàng)建時(shí)間、修改時(shí)間、類型等。同時(shí)搜索深度可達(dá)文件正文，不僅是文件名。并且將搜索速度保持在毫秒級別。減少浪費(fèi)在搜索上的眾多時(shí)間。

文檔關(guān)聯(lián)功能，將所有相關(guān)文檔進(jìn)行關(guān)聯(lián)。再次使用時(shí)方便查看。多版本管理，對于最終版形成之前的版本進(jìn)行保存，可以隨時(shí)退回或者查看，并且可記錄想每一版本的獨(dú)有信息，方便再次使用。定時(shí)提醒，對于日后某特定時(shí)間需要用的文件，可設(shè)置提醒，保證不會遺忘。

根據(jù)上述介紹可以得知，一款好的穩(wěn)定管理系統(tǒng)，足以應(yīng)付企業(yè)中所有關(guān)于電子文件方面的問題與困擾。所以引入一套適合自己的資料管理系統(tǒng)是十分必要的。在這個(gè)電子文件泛濫成災(zāi)的時(shí)期，就讓資料管理系統(tǒng)來掃清一切電子文件困擾。