文件管理系統(tǒng)-協(xié)同工作

　　在新經(jīng)濟時代，所有的工作都需要多人協(xié)作、信息共享。企業(yè)內(nèi)部的員工、外部的顧問、客戶、合作伙伴需要跨團隊、跨組織地高效協(xié)作;出差、在家辦公等工作要求對協(xié)作帶來了更高的挑戰(zhàn)。文件管理系統(tǒng)對分散的、移動的、以及延伸型的動態(tài)組織提供了一個功能豐富的協(xié)同工作平臺。

　　名易軟件協(xié)同系統(tǒng)具有靈活的可伸縮性且易于使用。它使用戶安全地與合作伙伴、客戶及協(xié)同工作，并突破組織架構(gòu)、地理區(qū)域及時區(qū)限制。它提供各種功能，例如共享的日程安排、、討論及企業(yè)聯(lián)系人。

　　工作區(qū)

　　每個團隊、部門及項目具有其自身的需求。工作區(qū)是協(xié)同工作的場所，幫助團隊成員高效協(xié)作。

　　個人工作區(qū)可以實現(xiàn)個人文檔的存儲和獲取、任務管理、日程管理等。

　　組織工作區(qū)是組織內(nèi)全部用戶的工作區(qū)。作為一個中央知識庫，組織工作區(qū)允許公司文檔、政策、計劃、指導方針及合同的存取、共享、流轉(zhuǎn)、審批。

　　項目工作區(qū)用于特定項目、任務或案例。多個組織的用戶可以參與并共享關于項目的信息，共同決策。

　　版本控制

　　對文檔有訪問權的多個用戶能同時編輯文檔。系統(tǒng)會保存各個版本，而用戶雙擊打開的始終是最新的版本。

　　一個文檔可以對應多個版本，不必再依靠命名文檔標題來區(qū)分版本。

　　內(nèi)容URL(CURL)–虛擬文檔鏈接

　　獨有的網(wǎng)絡內(nèi)容定位標識(CURL)技術，文檔可通過系統(tǒng)生成的唯一URL方式訪問。

　　唯一URL可被嵌入某一郵件、表格或其他外部對象?？梢杂行У販p少網(wǎng)絡上的文檔傳輸量，并保證文檔的安全查看。

　　討論

　　關于內(nèi)容而形成的討論與內(nèi)容本身同樣重要。使用討論及意見，文件管理系統(tǒng)使您的團隊能夠輕松保留關于任何文檔的有價值的討論。

　　多文檔引用、鏈接

　　文件管理系統(tǒng)能夠?qū)⑽臋n與相關文檔、圖紙及附件進行連接管理，比如研究報告和參考文獻之間建立連接，易于用戶找到相關信息。

　　任務管理

　　通過使用任務管理(包括個人、被指派或業(yè)務流程相關任務)，文件管理系統(tǒng)實現(xiàn)高水平的日?；顒痈櫦敖M織。用戶可以分配任務、管理任務列表、監(jiān)看任務進度。任務管理也可以與MicrosoftOutlook同步，并支持各種CSV、MicrosoftExcel等格式的導入導出。

　　文檔流程

　　可以使用文檔流程進行文檔的傳閱、審批、借閱。

　　活頁夾

　　用戶可以基于主題或項目將不同形式的內(nèi)容通過活頁夾進行捆綁，活頁夾里的內(nèi)容可以是文件夾、文檔、聯(lián)系人信息、郵件等。將活頁夾共享給相關人員，達到高效共享的效果。

　　日程管理

　　名易軟件文件管理系統(tǒng)的協(xié)同日歷幫助個人及企業(yè)跟蹤并管理約會、例會、會議要求和定期提醒。用戶可以與團隊成員共享個人日程并能夠從自己的帳戶查看其他人共享的日程。

　　與文檔相關的日期可被直接鏈接到日歷，以便可以將關鍵日期自動通知相關用戶，例如合同更新日期及方案提交日期。

　　與MicrosoftOutlook的同步可以使用熟悉的方式維護日歷，并提供例如iCal、CSV及MicrosoftExcel格式的輸出輸入。

　　郵件、提醒及通知

　　文件管理系統(tǒng)通過及時的電子郵件通知，向用戶提供最新信息。

　　查看你的收件箱

　　對于我們許多人而言，查看電子郵件是我們每天坐在辦公桌前的第一件事情。文件管理系統(tǒng)可以將您所需要了解的每件事情發(fā)送到您的收件箱中。

　　訂閱某一感興趣的文檔或文檔夾

　　當用戶訂閱某一文檔或文檔夾時，文件管理系統(tǒng)能夠通知用戶該文檔的更新狀況。

　　聯(lián)系人管理

　　文件管理系統(tǒng)的聯(lián)系人管理允許個人管理自己的聯(lián)系人信息，并將聯(lián)系人信息與其他人分享。與文件管理系統(tǒng)郵件管理緊密集成，動態(tài)郵件通訊組的創(chuàng)建可以基于聯(lián)系人信息屬性，例如客戶或合作伙伴的出生日期或地址等。

　　文件管理系統(tǒng)可以與MicrosoftOutlook的聯(lián)系人信息進行同步，并可以支持符合行業(yè)標準格式的軟件進行聯(lián)系人信息交換，如vCard、CSV、MicrosoftExcel等格式。