我們的目標(biāo): 改善檔案管理工作。利用檔案數(shù)字化管理，沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為企業(yè)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。 

            實(shí)施步驟: 

            傳統(tǒng)檔案數(shù)字之路由三個(gè)相互聯(lián)系的階段組成:

            一、檔案數(shù)字化 

            檔案的數(shù)字化包含著以下三層含義，其一是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的引入，建立檔案部門的自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)化管理，完成檔案管理的數(shù)字化;其二是所藏信息數(shù)字化，數(shù)字化的館藏檔案信息能直接被計(jì)算機(jī)識(shí)別和處理，建成完備的信息數(shù)據(jù)庫;其三是構(gòu)建平滑高效的檔案信息數(shù)字化傳輸平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)一管理和資源共享。

            二、數(shù)字化檔案 

            在檔案館數(shù)字化基礎(chǔ)上，形成以數(shù)字化信息為館藏內(nèi)容，以計(jì)算機(jī)為管理手段，以網(wǎng)絡(luò)傳遞為利用方式的一種新型檔案館，是采用現(xiàn)代高新技術(shù)的數(shù)字信息資源系統(tǒng)。

            三、數(shù)字檔案

            運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)技術(shù)，將個(gè)體數(shù)字化檔案聯(lián)合起來，進(jìn)行擴(kuò)張、伸展，組成完全意義的數(shù)字檔案，遵循共同協(xié)議，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化信息共享，是超大規(guī)模的、便于使用的、沒有時(shí)空限制的知識(shí)信息中心。用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)終端提出需求，由數(shù)字檔案系統(tǒng)完成查找和調(diào)閱檔案信息，完全不受時(shí)間和地理?xiàng)l件的限制。如果說運(yùn)用虛擬技術(shù)，建立虛擬檔案館的話，那么，檔案管理發(fā)展到第三個(gè)階段，才真正可以稱得上是虛擬化檔案。 

            我們的解決方案:  

            本檔案管理系統(tǒng)主要是針對(duì)企業(yè)基建工程的檔案管理工作開發(fā)的專業(yè)管理軟件，是根據(jù)系統(tǒng)對(duì)基建工程檔案管理的要求，結(jié)合了一般檔案管理工作的特點(diǎn)，定向開發(fā)的檔案管理系統(tǒng)，具有專業(yè)性強(qiáng)、使用方便、實(shí)用等特點(diǎn)。本和系統(tǒng)以科技檔案的管理為主，兼顧了文書檔案、會(huì)計(jì)檔案和圖書的管理。主要包括系統(tǒng)設(shè)置、數(shù)據(jù)錄入、收集整編、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、權(quán)限設(shè)置、鑒定銷毀、借閱管理、檢索、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、光盤制作、檔案管理網(wǎng)站和WEB檢索、數(shù)據(jù)維護(hù)等十二個(gè)子系統(tǒng)。滿足了企業(yè)檔案整理及利用的需要。 

            本系統(tǒng)分為兩大應(yīng)用子系統(tǒng):

            一、為檔案管理子系統(tǒng)

            二為檔案網(wǎng)絡(luò)查詢子系統(tǒng)

            其中檔案管理子系統(tǒng)為C/S架構(gòu)采用先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫開發(fā)平臺(tái)delphi開發(fā)，數(shù)據(jù)庫采用了微軟公司的Sql-Server;網(wǎng)絡(luò)查詢?yōu)锽/S架構(gòu)采用跨平臺(tái)的JAVA語言開發(fā)。人機(jī)界面良好，使用方便，具有較好的兼容性和可拓展性。本系統(tǒng)既可在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下使用，也可單機(jī)使用;既可以是局域網(wǎng)應(yīng)用，也滿足廣域網(wǎng)查詢利用;既考慮了檔案網(wǎng)絡(luò)管理的安全性，又考慮了網(wǎng)絡(luò)查詢應(yīng)用最大的廣泛性;既可由一個(gè)單位整理數(shù)據(jù)，也可多個(gè)單位整理，完成后對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行合并。較好的滿足了檔案整理過程中數(shù)據(jù)量大，參與單位多的要求。 

            一、系統(tǒng)設(shè)置子系統(tǒng) 

            該系統(tǒng)為用戶提供了一個(gè)自我設(shè)計(jì)平臺(tái)，用戶可以根據(jù)本單位檔案管理的規(guī)范和需求進(jìn)行自由的定義。 

            二、數(shù)據(jù)錄入子系統(tǒng) 

            通過數(shù)據(jù)錄入子系統(tǒng)，在自定義的界面下錄入、編輯修改各種檔案數(shù)據(jù)已完成檔案文書與各種電子檔案元件的掛接。在此處可完成項(xiàng)目錄入、案卷錄入、文件錄入等工作。 

            三、收集整理子系統(tǒng) 

            實(shí)現(xiàn)了未歸檔的文件、資料、圖紙的管理、存儲(chǔ)和預(yù)歸檔，并為用戶提供上述未歸檔文件的檢索、查詢和利用。 

            四、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換子系統(tǒng) 

            利用該系統(tǒng)將用戶以前使用其他管理軟件所錄入的檔案數(shù)據(jù)，轉(zhuǎn)換到本軟件中。 

            五、權(quán)限設(shè)置子系統(tǒng) 

            檔案管理人員可通過該模塊對(duì)網(wǎng)上的每一個(gè)用戶及其權(quán)限、以及本單位各部門或?qū)I(yè)對(duì)檔案權(quán)限等一系列靈活的設(shè)置。 六、鑒定銷毀子系統(tǒng)銷毀管理子系統(tǒng)允許用戶對(duì)經(jīng)過鑒定的舊檔案進(jìn)行銷毀處理，即從檔案庫中刪除，同時(shí)在系統(tǒng)日志中記錄銷毀信息(如申請(qǐng)人、批準(zhǔn)人、銷毀原因、銷毀日期等)，以便于對(duì)從前銷毀的操作進(jìn)行檢索。 

            七、借閱管理子系統(tǒng) 

            借閱管理子系統(tǒng)主要是面向紙介質(zhì)檔案的利用。功能包括:借閱、歸還和催還，并打印借閱和催還單。還可以對(duì)用戶的借閱情況，以及網(wǎng)上用戶對(duì)檔案查詢和利用情況進(jìn)行方便地統(tǒng)計(jì)和打印。 

            八、檢索子系統(tǒng) 

            檢索子系統(tǒng)主要用于對(duì)本系統(tǒng)所管理的各類檔案進(jìn)行多種方式的檢索、瀏覽和下載。用戶可按:分類、工程項(xiàng)目、案卷、文件、進(jìn)行各種條件的組合檢索，也可采用對(duì)用戶來講更為形象直觀的卡片檢索，另外，對(duì)用戶庫和日志庫也可進(jìn)行組合檢索，并隨時(shí)可以打印檢索結(jié)果。在用戶權(quán)限允許的條件下，直接瀏覽所需信息的原文，甚至于下載到本地機(jī)供用戶利用。 

            九、統(tǒng)計(jì)報(bào)表子系統(tǒng) 

            用戶通過該子系統(tǒng)，不僅能夠完成檔案工作所需的任意報(bào)表的設(shè)計(jì)和打印工作，而且可以通過系統(tǒng)提供的強(qiáng)大的報(bào)表設(shè)計(jì)功能來打印和統(tǒng)計(jì)各種檔案數(shù)據(jù)。此系統(tǒng)可以靈活的定義統(tǒng)計(jì)和檢索條件等。 

            十、光盤制作子系統(tǒng) 

            全面支持該光盤標(biāo)準(zhǔn)，可以對(duì)標(biāo)準(zhǔn)格式的光盤進(jìn)行數(shù)據(jù)讀入、數(shù)據(jù)輸出及檢索，并可將檔案數(shù)據(jù)按照上述標(biāo)準(zhǔn)的格式直接存儲(chǔ)在光盤中。形成的光盤檔案可以用于數(shù)據(jù)交換和電子檔案的脫機(jī)保管。 

            十一、檔案管理網(wǎng)站和WEB檢索 

            此子系統(tǒng)可以作為本單位檔案信息的發(fā)布、查詢和下載利用的平臺(tái)，既可獨(dú)立使用，可以嵌入用戶單位主頁，為用戶的檢索查詢提供極大方便。 

            十二、數(shù)據(jù)維護(hù)子系統(tǒng) 

            用戶可以在自己的客戶機(jī)上進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的備份和恢復(fù)工作，而不用去操作服務(wù)器上的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)的安全性提供了良好保障。  

            按照功能模塊詳細(xì)的劃分，可分為以下若干子系統(tǒng)系統(tǒng): 

            1、系統(tǒng)設(shè)置子系統(tǒng) 

            該子系統(tǒng)為用戶提供了一個(gè)自我設(shè)計(jì)平臺(tái)，用戶可以根據(jù)本單位檔案管理的規(guī)范和需求進(jìn)行自由的定義。 

            2、數(shù)據(jù)錄入子系統(tǒng) 

            通過數(shù)據(jù)錄入子系統(tǒng)，在自定義的界面下錄入、編輯修改各種檔案數(shù)據(jù)已完成檔案文本與各種電子檔案元件的掛接。在此處可完成項(xiàng)目錄入、案卷錄入、文件錄入，電子文件掛接等工作。 

            3、數(shù)據(jù)規(guī)范化轉(zhuǎn)換子系統(tǒng) 

            利用該系統(tǒng)將用戶以前使用其他管理軟件所錄入的檔案數(shù)據(jù)，轉(zhuǎn)換到本軟件中。 

            4、權(quán)限設(shè)置子系統(tǒng) 

            檔案管理人員可通過該模塊對(duì)網(wǎng)上的每一個(gè)用戶及其權(quán)限、以及本單位各部門或?qū)I(yè)對(duì)檔案權(quán)限等一系列靈活的設(shè)置。 

            5、鑒定銷毀子系統(tǒng) 

            銷毀管理子系統(tǒng)允許用戶對(duì)經(jīng)過鑒定的舊檔案進(jìn)行銷毀處理，即從檔案庫中刪除，同時(shí)在系統(tǒng)日志中記錄銷毀信息(如申請(qǐng)人、批準(zhǔn)人、銷毀原因、銷毀日期等)，以便于對(duì)從前銷毀的操作進(jìn)行檢索。 

            6、借閱管理子系統(tǒng) 

            借閱管理子系統(tǒng)主要是面向紙介質(zhì)檔案的利用。功能包括:借閱、歸還和催還，并打印借閱和催還單。還可以對(duì)用戶的借閱情況，以及網(wǎng)上用戶對(duì)檔案查詢和利用情況進(jìn)行方便地統(tǒng)計(jì)和打印。 

            7、檢索子系統(tǒng) 

            檢索子系統(tǒng)主要用于對(duì)本系統(tǒng)所管理的各類檔案進(jìn)行多種方式的檢索、瀏覽和下載。用戶可按:分類、工程項(xiàng)目、案卷、文件、進(jìn)行各種條件的組合檢索，也可采用對(duì)用戶來講更為形象直觀的卡片檢索，另外，對(duì)用戶庫和日志庫也可進(jìn)行組合檢索，并隨時(shí)可以打印檢索結(jié)果。在用戶權(quán)限允許的條件下，直接瀏覽到所需信息的原文，甚至于下載到本地機(jī)供用戶利用。 

            8、統(tǒng)計(jì)報(bào)表子系統(tǒng) 

            用戶通過該子系統(tǒng)，不僅能夠完成檔案工作所需的任意報(bào)表的設(shè)和打印工作，而且可以通過系統(tǒng)提供的強(qiáng)大的報(bào)表設(shè)計(jì)功能來打印和統(tǒng)計(jì)各種檔案數(shù)據(jù)。此系統(tǒng)可以靈活的定義統(tǒng)計(jì)和檢索條件等。 

            9、光盤制作子系統(tǒng) 

            全面支持該光盤標(biāo)準(zhǔn)，可以對(duì)標(biāo)準(zhǔn)格式的光盤進(jìn)行數(shù)據(jù)讀入、數(shù)據(jù)輸出及檢索，并可將檔案數(shù)據(jù)按照上述標(biāo)準(zhǔn)的格式直接存儲(chǔ)在光盤中。形成的光盤檔案可以用于數(shù)據(jù)交換和電子檔案的脫機(jī)保管。 

            10、檔案管理網(wǎng)站 

            此子系統(tǒng)可以作為本單位檔案信息的發(fā)布、查詢和下載利用的平臺(tái)，相關(guān)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的公示，既可獨(dú)立使用，也可嵌入用戶單位主頁。 

            11、網(wǎng)絡(luò)負(fù)載均衡 

            提供網(wǎng)絡(luò)訪問負(fù)載均衡服務(wù)。 

            12、多用戶網(wǎng)絡(luò)查詢子系統(tǒng) 

            J2EE架構(gòu)，主要提供B/S方式用于對(duì)本系統(tǒng)所管理的各類檔案進(jìn)行多種方式的檢索、瀏覽和下載，支持多種格式的電子文件。 

            13、網(wǎng)絡(luò)用戶密鑰認(rèn)證系統(tǒng) 

            提供網(wǎng)絡(luò)用戶的加密鑰鎖的加密認(rèn)證服務(wù)。 

            14、數(shù)據(jù)維護(hù)子系統(tǒng) 

            用戶可以在自己的客戶機(jī)上進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的備份和恢復(fù)工作，而不用去操作服務(wù)器上的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)的安全性提供了良好保障。 

            15、數(shù)據(jù)文件服務(wù)器 

            提供FTP服務(wù)，提供對(duì)電子文件的加密保存、訪問、修改等服務(wù)，用戶可以通過FTP協(xié)議訪問已經(jīng)歸檔的電子檔案、掃描件。 

            16、OA系統(tǒng)接口系統(tǒng) 

            通過該系統(tǒng)，用戶可以自動(dòng)的將OA系統(tǒng)中的日常未歸檔文件自動(dòng)轉(zhuǎn)移到檔案管理系統(tǒng)中，并且將電子文件傳到數(shù)據(jù)服務(wù)器。 

            17、文檔一體化管理系統(tǒng) 

            實(shí)現(xiàn)了未歸檔的文件、資料、圖紙的管理、存儲(chǔ)和預(yù)歸檔，并為用戶提供上述未歸檔文件的檢索、查詢和利用 

            18、流媒體技術(shù)點(diǎn)播服務(wù)器 

            實(shí)現(xiàn)了對(duì)聲像檔案的流媒體實(shí)時(shí)播放服務(wù)。  

            核心技術(shù) : 

            1、電子文件的真實(shí)性保存。

            對(duì)于電子檔案，由于其易變性和載體分離性等特點(diǎn)，使電子檔案與傳統(tǒng)檔案相比在真實(shí)性上顯得沒有保障。本系統(tǒng)中使用了公鑰基礎(chǔ)設(shè)施，使電子文件和電子檔案在其整個(gè)生命周期內(nèi)，能證明其來源的不可否認(rèn)性。 

            2、全文索引技術(shù)。

            為了給使用者提供高質(zhì)量的檔案利用手段，清華紫光數(shù)字檔案館提供了真正實(shí)現(xiàn),,,文件全文檢索、多字段多條件查詢檢索、檔案資料的復(fù)用、多語言查詢檢、智能型自然語言斷詞和“詞索引”機(jī)制、高效數(shù)據(jù)同步等功能。 

            3、多格式安全瀏覽。

            在企業(yè)信息化過程中，產(chǎn)生的電子文件格式類型各異，并且為了能在網(wǎng)上安全進(jìn)行瀏覽，在本系統(tǒng)中采用了多格式文件安全瀏覽技術(shù)。 

            4、流媒體技術(shù)點(diǎn)播。

            為了能在網(wǎng)上直接利用聲像檔案，數(shù)字檔案館系統(tǒng)中采用了流媒體點(diǎn)播技術(shù)。 

            突出體現(xiàn)“應(yīng)用為本”的思想，系統(tǒng)大量采用向?qū)浇缑妫岣卟僮髡吖ぷ餍?，降低了操作的難度。使系統(tǒng)應(yīng)用更加方便。 ?系統(tǒng)采用了全文檢索功能，具有準(zhǔn)確率高，速度快。海量數(shù)據(jù)使用全文檢索速度保持在秒級(jí)。 檔案的原文圖像采用國際最新的JBIG壓縮技術(shù)，大小為1M左右的圖像經(jīng)過壓縮后可以達(dá)到10K左右。系統(tǒng)的模塊化設(shè)計(jì)給不同階層不同用戶提供相應(yīng)的解決方案，根據(jù)不同的 用戶設(shè)計(jì)不同的軟件，使系統(tǒng)更具有專業(yè)性。系統(tǒng)具有非常方便的借閱管理功能，可以自動(dòng)督促借閱人歸還案。 系統(tǒng)件通過不同用戶的登陸權(quán)限，來限制系統(tǒng)操作人員的不同功能。使檔案的管理非常完善。系統(tǒng)為了防止黑客透過網(wǎng)絡(luò)協(xié)議和操作系統(tǒng)的漏洞入侵到數(shù)據(jù)庫中直接獲取數(shù)據(jù)，系統(tǒng)對(duì)存入磁盤中的數(shù)據(jù)及其它文件都采取了嚴(yán)密的多級(jí)安全加密措施，采用了最先進(jìn)的MD5加密算法，同時(shí)在數(shù)據(jù)傳輸過程中，用密鑰管理技術(shù)，對(duì)數(shù)據(jù)包進(jìn)行數(shù)據(jù)的安全置換，確保數(shù)據(jù)內(nèi)容傳輸?shù)陌踩?。系統(tǒng)設(shè)計(jì)中為了能夠方便用戶的數(shù)據(jù)管理，為用戶的數(shù)據(jù)進(jìn)行的多種接口管理功能，可以與不同的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)相結(jié)合。 在數(shù)據(jù)的安全備份中，系統(tǒng)設(shè)計(jì)了獨(dú)有的數(shù)據(jù)自動(dòng)備份、刻錄光盤功能。確保了數(shù)據(jù)的健全。 特有的庫房管理功能，可以實(shí)現(xiàn)庫房的溫濕度自動(dòng)測試、控制，將采集的數(shù)據(jù)得出相關(guān)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表。 系統(tǒng)最新版本增加了數(shù)據(jù)的回收站管理功能，可以對(duì)用戶誤刪除的數(shù)據(jù)能夠及時(shí)地恢復(fù)。