計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)滲透到單位的日常工作中，大量的公文、報(bào)告、報(bào)表、數(shù)據(jù)等各類信息量越來越大，涉及到的部門、合作伙伴越來越廣泛。傳統(tǒng)的手工處理方式，文件、報(bào)表的傳遞方式和信息的利用方式已經(jīng)不能滿足單位發(fā)展的需要，影響了單位領(lǐng)導(dǎo)的決策和業(yè)務(wù)的發(fā)展，迫切需要利用已經(jīng)擁有的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)資源，實(shí)現(xiàn)單位的信息化，加快內(nèi)部的信息流通與信息的有效利用。從大部分單位的現(xiàn)狀來看，雖然迫切需要實(shí)現(xiàn)信息化，但是，單位的許多現(xiàn)實(shí)情況制約單位信息化的發(fā)展，主要的問題有: 沒有合適的應(yīng)用軟件雖然擁有一定數(shù)量的計(jì)算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，但是沒有支持網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的應(yīng)用軟件，即使建成內(nèi)部的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，也沒有改善信息化應(yīng)用的狀態(tài)。一些部門和業(yè)務(wù)購買通用的業(yè)務(wù)管理軟件，一定程度上實(shí)現(xiàn)個(gè)別業(yè)務(wù)的信息化，解決了部門的一些問題，但是，對單位管理者而言，得到的信息很少，沒有發(fā)揮出計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的作用。技術(shù)隊(duì)伍匱乏很多單位沒有專門的信息管理部門和專職的技術(shù)人員，缺乏對單位信息化建設(shè)的規(guī)劃和信息應(yīng)用系統(tǒng)的管理。 信息化建設(shè)的目標(biāo)不明確 信息化建設(shè)對每一個(gè)單位來講都是新事物，不知道如何才能夠?qū)崿F(xiàn)信息化，不清楚第一步該如何走。 偏重于業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的建設(shè)，對管理和輔助決策分析系統(tǒng)的建設(shè)投入不夠，使計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的建設(shè)停留在數(shù)據(jù)處理階段，沒有上升到信息資源利用的高度。 無法直接從各級、各類業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)中采集數(shù)據(jù)，并加以綜合利用。 大部分員工的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平比較低。 

                OA網(wǎng)絡(luò)智能辦公系統(tǒng)是專門為上述這樣一類用戶設(shè)計(jì)的信息管理系統(tǒng)。作為一個(gè)通用的產(chǎn)品，提供大部分用戶所需要的基本信息化管理功能和基本需求;力求減少一般用戶和系統(tǒng)管理員的使用和管理難度，減少系統(tǒng)使用的培訓(xùn)和維護(hù);提供相當(dāng)?shù)撵`活性，使得單位用戶可以按照本單位的特點(diǎn)構(gòu)建符合單位需要的信息化管理系統(tǒng)，并且有很好的系統(tǒng)擴(kuò)展能力和與其他系統(tǒng)的兼容能力、信息共享能力;力求做到投資少，并且迅速見到投資成效，使單位的信息系統(tǒng)發(fā)揮作用，為單位創(chuàng)造效益。

                1基本概念 

                OA辦公系統(tǒng)即OA，是Office Automation的縮寫，指辦公室自動(dòng)化或自動(dòng)化辦公。其實(shí)OA辦公系統(tǒng)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的概念，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的突飛猛進(jìn)，關(guān)于OA辦公系統(tǒng)的描述也在不斷充實(shí)，至今還沒有人對其下過最權(quán)威、最科學(xué)、最全面、最準(zhǔn)確的定義。當(dāng)今世界是信息爆炸的知識經(jīng)濟(jì)統(tǒng)治的時(shí)代，在這種情況下結(jié)合技術(shù)的各種進(jìn)步所產(chǎn)生的OA辦公系統(tǒng)已與十幾年前的OA發(fā)生了很大的變化。 

                2 功能介紹 

                2.1 工作流系統(tǒng) 

                單位在日常管理過程中，逐步會沉淀下很多規(guī)章制度，其中包括各種紙質(zhì)表單、流程、數(shù)據(jù)規(guī)范、崗位說明、權(quán)限等，制度的形成、推廣和優(yōu)化過程，也是規(guī)范員工行為，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部有效分工、規(guī)范崗位操作、從人治向法制逐步進(jìn)步的過程。 

                但是逐步累積起來的制度和規(guī)范汗牛充棟，員工根本沒有辦法完全學(xué)習(xí)和掌握;規(guī)章制度的優(yōu)化和調(diào)整也很難實(shí)時(shí)的將最新版本傳達(dá)到每位員工，因此制度的形成、推廣和優(yōu)化過程的高難度使得制度不能有效落地，因此構(gòu)建協(xié)同辦公系統(tǒng)流程審批子系統(tǒng)，對于制度落地、規(guī)范管理將有重要的意義。 

                流程審批包括數(shù)據(jù)表定義、表單定義、流程定義(B/S架構(gòu)圖形化流程定義工具)及工作流引擎，系統(tǒng)采用WFMC的流程標(biāo)淮實(shí)現(xiàn)各種復(fù)雜流程的電子化流轉(zhuǎn), 并且采用插件式的設(shè)計(jì)方法讓工作流模塊還可以被其它功能模塊調(diào)用，完成相關(guān)的業(yè)務(wù)流程。 

                OA系統(tǒng)提供了從設(shè)計(jì)、應(yīng)用、優(yōu)化到門戶展現(xiàn)全方位的圖形化自定義，通過自定義規(guī)范、自定義表單、自定義流程、實(shí)現(xiàn)企業(yè)流程地圖的設(shè)計(jì);通過個(gè)性化授權(quán)，可以將常用的流程推送的個(gè)人門戶，方便調(diào)用;通過規(guī)范、表單和流程的集成，可以使得員工運(yùn)用制度和流程時(shí)免學(xué)習(xí);并且該模塊對企業(yè)的流程管理遵循PDCA管理法則，從發(fā)起流程到在辦監(jiān)控、辦結(jié)查閱和效率分析進(jìn)行閉環(huán)管理。 

                流程審批主要功能如下: 

                1、發(fā)起流程:選取要發(fā)起且已經(jīng)制作好的工作流程表單。 

                2、流程辦理:審批或辦理工作流程。 

                3、經(jīng)我審批:是指用戶可以對自己已經(jīng)審批的流程進(jìn)行查閱。 

                4、流程管理:是指對正在辦理的工作流程進(jìn)行管理。 

                5、流程列表:是指用戶可以對已經(jīng)結(jié)束、取消、退回的流程進(jìn)行查閱。 

                流程審批技術(shù)特色如下: 

                1、流程編號:系統(tǒng)能自動(dòng)編號，查重，允許用戶自定義編號規(guī)則; 

                2、簽名印章:支持電子簽名、電子印章技術(shù); 

                3、復(fù)雜流轉(zhuǎn):支持人員設(shè)定、順序流、分支流、并發(fā)流;支持會簽、撤銷、分發(fā)等; 

                4、文件上載:允許帶附件進(jìn)行流轉(zhuǎn)及審批; 

                5、圖形化B/S流程編輯器:流程可以靈活、自由定制，全程B/S圖形化方式拖拖拽拽定制流程，并配備了節(jié)點(diǎn)的流程和表單處理權(quán)限。 

                6、流轉(zhuǎn)監(jiān)控:提供所有流程，有權(quán)限控制的辦理監(jiān)控界面。 

                7、常用批閱語:允許用戶自定義常用批閱語，方便快速錄入; 

                8、流程查閱:提供已辦理、待批流程的查詢; 

                9、痕跡保留:支持正文修改痕跡保留; 

                10、辦理提醒:根據(jù)流程設(shè)置，通過短消息或手機(jī)短信等方式自動(dòng)完成提醒功能。 

                11、流程表單的自定義:無須寫代碼，以所見即所得的方式，可以實(shí)現(xiàn)表單的自定義。 

                12、支持單一審批、多人并行審批、多人順序?qū)徟?、多人審批一人認(rèn)可的組合審批模式。 

                13、采用在線office編輯正文，完全適應(yīng)客戶操作習(xí)慣。 

                14、提供軟件和硬件兩種電子簽章/電子簽名功能的解決方案。 

                15、流程引擎:獨(dú)立的流程引擎設(shè)計(jì)，其它功能模塊可以靈活調(diào)用工作流引擎，實(shí)現(xiàn)各功能模塊的業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)，如信息管理、公文管理、綜合辦公、名片訂購等，工作流程作為獨(dú)立的服務(wù)可被各模塊引用，流程引擎與表單定義相結(jié)合產(chǎn)生工作流程的獨(dú)立應(yīng)用“工作流程”模塊。 

                16、構(gòu)建復(fù)雜流程模型的能力:智能的工作流引擎，提供標(biāo)準(zhǔn)活動(dòng)、子活動(dòng)、虛擬活動(dòng)、自動(dòng)返回等多種活動(dòng)類型;采用前驅(qū)、后繼的模式可以建立任意模型的流程，同時(shí)支持由流程辦理人選擇下一環(huán)節(jié)及由表單內(nèi)容條件判斷來實(shí)現(xiàn)流程的路由，并在條件路由時(shí)支持與表單中各字段的關(guān)系判斷并支持與流程啟動(dòng)人或上一辦理人的職務(wù)級別的判斷。 

                17、圖表統(tǒng)計(jì):提供強(qiáng)大的自定義統(tǒng)計(jì)模型，可以根據(jù)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，提供6種圖表統(tǒng)計(jì)樣式。 

                2.2 公文系統(tǒng) 

                公文檔案管理OA解決方案系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了收文管理和發(fā)文管理的自動(dòng)化，OA公文系統(tǒng)功能包括我的收文、發(fā)文擬稿、發(fā)文草稿、發(fā)文查閱、發(fā)文設(shè)置、簽收公文、收文查閱、收文設(shè)置等，并且公文的正文支持修改留痕、手寫簽名、套紅頭、簽章等各種應(yīng)用?？伸`活設(shè)定公文流程，自動(dòng)進(jìn)行流程跟蹤、催辦、查辦，并可歸類存檔和檢索。 

                2.3 項(xiàng)目管理系統(tǒng) 

                OA項(xiàng)目管理系統(tǒng)除了擁有工作流的所有功能外，還提供了以下幾項(xiàng)智能平臺功能，適用于各行業(yè)的項(xiàng)目管理: 

                1、多項(xiàng)目發(fā)布功能:通過自定義分類可以創(chuàng)建不同類型，不同格式，不同審批方式，不同數(shù)據(jù)表單的項(xiàng)目。 

                2、項(xiàng)目表單管理:通過項(xiàng)目表單的自定義，可以在項(xiàng)目中隨便自定義項(xiàng)目立項(xiàng)、項(xiàng)目表單、項(xiàng)目模型中的數(shù)據(jù)項(xiàng)。 

                3、項(xiàng)目模型管理:通過項(xiàng)目模型的自定義創(chuàng)建，可以在項(xiàng)目中創(chuàng)建適用于公司的所有輸入表單及功能，如:項(xiàng)目合同、項(xiàng)目問題討論、項(xiàng)目文檔管理、項(xiàng)目前期分析中的多個(gè)表單、項(xiàng)目驗(yàn)收單等等。 

                4、強(qiáng)大的項(xiàng)目數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)功能，可以深入到每個(gè)模型表單的統(tǒng)計(jì); 

                2.4 CRM系統(tǒng) 

                提供包括產(chǎn)品、銷售、合同、收款、采購、庫存、供應(yīng)商、客戶、回訪等功能的客戶關(guān)系管理系統(tǒng)。 

                所有系統(tǒng)支持表單自定義、審批轉(zhuǎn)流、客戶分配。 

                2.5 人力資源系統(tǒng) 

                主要包括組織機(jī)構(gòu)管理和部門管理，內(nèi)部人員的調(diào)動(dòng)、請假、出差、離職等人事相關(guān)流程，考核和合同管理。 

                2.6 行政辦公系統(tǒng) 

                物品管理 

                物品管理主要對各單位內(nèi)部的辦公用品進(jìn)行采購、領(lǐng)用管理，對分支機(jī)構(gòu)及部門內(nèi)部辦公用品的費(fèi)用分?jǐn)傄约胺种C(jī)構(gòu)、部門內(nèi)部領(lǐng)用的數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。 

                設(shè)備管理 

                設(shè)備管理的主要作用是完成單位設(shè)備日常業(yè)務(wù)的核算和管理，按部門和單位實(shí)現(xiàn)對設(shè)備資產(chǎn)的基本信息錄入、查詢、采購、領(lǐng)用、調(diào)撥轉(zhuǎn)移、維修折舊等管理。 

                公共信息管理 

                公共信息包括組織機(jī)構(gòu)、機(jī)關(guān)最新動(dòng)態(tài)、規(guī)章制度、政策法規(guī)、辦公辦事指南、工程建設(shè)、信息發(fā)布等功能，內(nèi)部用戶可通過本系統(tǒng)平臺，查詢政府內(nèi)部相關(guān)資料，以及相關(guān)動(dòng)態(tài)信息。 

                2.7 移動(dòng)OA辦公管理 

                移動(dòng)辦公是一套將移動(dòng)通信元素與協(xié)同辦公系統(tǒng)有機(jī)的結(jié)合在一起，手機(jī)版OA集日常辦公、信息查看、內(nèi)部通信等多項(xiàng)功能為一體的在線辦公溝通工具;為實(shí)現(xiàn)信息溝通和資源共享，盡量節(jié)省投資，應(yīng)對終端手機(jī)有較高的兼容性，不同平臺及智能程度的手機(jī)終端能實(shí)現(xiàn)相同的功能。 

                2.8 知識庫 

                知識管理解決方案可以實(shí)現(xiàn)如下功能:文件及目錄操作、資料共享發(fā)布、文件檢索、日志管理、文件回收站等。  

                2.9 在線交流 

                論壇為內(nèi)部的工作人員提供非正式的溝通交流平臺。用戶可通過論壇管理將更好的利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)資源，實(shí)現(xiàn)討論發(fā)布、信息交流、信息共享，達(dá)成共識等功能。 

                2.10 日常工作 

                特有的即時(shí)消息、協(xié)同工作解決日常工作中的全部溝通問題，溝通內(nèi)容便于積累和追溯，信息獲取方式可以是消息提醒框、郵件提醒、短信提醒等方式。合理安排和查詢?nèi)粘９ぷ饔?jì)劃、日程和會議，并可將工作流程進(jìn)行規(guī)范和優(yōu)化，通過強(qiáng)大的表單和流程自定義設(shè)計(jì)功能，用戶可根據(jù)自己的業(yè)務(wù)特點(diǎn)設(shè)計(jì)復(fù)雜的業(yè)務(wù)流程及表單，利用現(xiàn)有的sql輸入檢索功能可以抓取本系統(tǒng)及其他系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)和其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)整合 

                任務(wù)管理包括自己給自己安排的任務(wù)和領(lǐng)導(dǎo)安排給我的任務(wù)，任務(wù)管理子系統(tǒng)的目的在于規(guī)范工作的目標(biāo)，領(lǐng)導(dǎo)對任務(wù)能進(jìn)行實(shí)時(shí)管控。 

                個(gè)人在日常工作中有可能會給外部的人員發(fā)送電子郵件或者接收外部人員發(fā)給我的電子郵件，郵件管理子系統(tǒng)提供基于Web的Email發(fā)送、閱讀和存儲、查找功能，并支持郵件轉(zhuǎn)協(xié)同。 

                3 主要特點(diǎn) 

                隨著知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，社會進(jìn)步正在不斷加速，組織迫切需要一個(gè)可以實(shí)現(xiàn)內(nèi)外資源整合的高效的信息系統(tǒng)，從而提升其管理水平。具體表現(xiàn)在: 

                1)需要一個(gè)高效的協(xié)同管理工作平臺 

                能夠?qū)⒔M織管理中的業(yè)務(wù)活動(dòng)、管理活動(dòng)及活動(dòng)產(chǎn)生的信息在組織、部門、個(gè)人之間進(jìn)行及時(shí)高效、有序可控、全程共享的溝通和處理。 

                2)需要一個(gè)有效的知識資產(chǎn)管理平臺 

                過去在組織的信息化建設(shè)過程往往重視人、財(cái)、物這些有形的物質(zhì)資產(chǎn)管理，忽視了知識資產(chǎn)的管理，需要借助知識管理工具對組織內(nèi)外的知識進(jìn)行有效的獲取、沉淀、共享、應(yīng)用、學(xué)習(xí)和創(chuàng)新，從而提高員工的素質(zhì)和技能、執(zhí)行力。 

                3)需要一個(gè)個(gè)性化的系統(tǒng)訪問門戶 

                傳統(tǒng)的OA功能比較單一，員工容易使用，隨著功能的不斷擴(kuò)展，員工對功能的需求也不盡相同，這就要求系統(tǒng)必須具有人性化設(shè)計(jì)，能夠根據(jù)不同員工的需要進(jìn)行功能組合，將合適的功能放在合適的位置給合適的員工訪問，實(shí)現(xiàn)真正的人本管理蓬 勃范 文網(wǎng):協(xié)同oa辦公軟件)。 

                4)需要一個(gè)良好的組織文化管理平臺 

                開放的社會造就了開放的社會人，組織規(guī)模的不斷擴(kuò)大，導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)與員工、員工與員工間的直接溝通機(jī)會越來越少，組織需要構(gòu)建新的文化環(huán)境，便于員工相互溝通、增進(jìn)了解、發(fā)現(xiàn)思想傾向并及時(shí)加以引導(dǎo)。 

                5)需要一個(gè)集中的信息整合呈現(xiàn)平臺