1. 辦公管理需求分析 

            企業(yè)在日常管理中經(jīng)常會遇到以下問題: 

            1)企業(yè)分支機構(gòu)分散:各地擁有多個分支機構(gòu)，迫切需要擺脫時間和地域限制，實現(xiàn)協(xié)同辦公、分布式辦公和移動辦公。 

            2)領(lǐng)導(dǎo)常被瑣事干擾:高層領(lǐng)導(dǎo)常被各種審批簽字、材料上報等各種日常事務(wù)干擾，領(lǐng)導(dǎo)迫切需要一個協(xié)同的辦公平臺、知識的共享平臺，以實現(xiàn)文件/費用/報告等材料的電子化簽批，主動獲取企業(yè)的各種決策信息。 

            3) 信息的管理效率低:企業(yè)的規(guī)章制度、業(yè)務(wù)資料、工作報告、培訓(xùn)資料等，都分散存儲，沒有進行集中管理，資料經(jīng)常丟失，經(jīng)驗得不到傳承，新員工進入角色慢，極大地影了信息的管理、查找、利用效率。 

            4)工作進度監(jiān)管不力:企業(yè)缺少高明透明的辦公機制，對工作進展、文件處理情況等缺乏監(jiān)管機制，企業(yè)需要建立規(guī)范的辦事流程、建立部門之間高效協(xié)同的工作機制，有效地監(jiān)管工作辦理情況，提高執(zhí)行力。 

            5) 組織文化建設(shè)困擾:組織文化是現(xiàn)代企業(yè)非常重視的一個管理課題，但企業(yè)缺少一個多元化的溝通平臺，難以開展話題討論、意見征集、經(jīng)驗分享、技術(shù)交流等文化建設(shè)工作，組織凝聚力迫切需要得以增強。 

            6)各種應(yīng)用系統(tǒng)孤立:企業(yè)已有的財務(wù)、人力資源、銷售管理等內(nèi)部業(yè)務(wù)系統(tǒng)，系統(tǒng)間不能有效集成，形成了一個個孤立的信息島。 

            協(xié)同辦公平臺可以幫助客戶解決以上問題，實現(xiàn)“規(guī)范審批流程、加強文件管理、促進信息流通、提高辦公效率、實現(xiàn)分布辦公”的總體目標(biāo)，并從整體上對企業(yè)管理進行全面的業(yè)務(wù)優(yōu)化，包括決策過程科學(xué)化(決策優(yōu)化) 、工作流程順暢化(流程優(yōu)化) 、員工行為規(guī)范化(習(xí)慣優(yōu)化)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)集成化(數(shù)據(jù)優(yōu)化)。 

            2. 協(xié)同辦公平臺解決思路 

            協(xié)同辦公平臺建立以人為本、以流程為導(dǎo)航、以事找人的工作方式，從提高跨部門、跨地域、動態(tài)團隊工作效率的角度，解決組織機構(gòu)在辦文、辦事、溝通、協(xié)作、共享的管理需求。 建立協(xié)同審批的平臺。實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部公文、請示、匯報、各種審批事項等的流轉(zhuǎn)自動化，解決協(xié)同工作及透明度的問題。實現(xiàn)網(wǎng)上督辦的管理機制，對工作任務(wù)進行督辦管理，提高辦公效率、節(jié)約大量的辦公資源。建立知識共享的平臺。在保障信息的安全與使用權(quán)限基礎(chǔ)上，構(gòu)建一個信息資源的共享平臺，使企業(yè)規(guī)章制度、收發(fā)文件、新聞報道、電子刊物、部門業(yè)務(wù)資源、技術(shù)交流、工作總結(jié)等能夠在員工之間得到廣泛的傳播。建立互動溝通的平臺。將電子郵件、系統(tǒng)消息、手機短信、在線論壇、在線會議等相結(jié)合，保障組織單位內(nèi)部信息傳遞與溝通交流的及時性、準(zhǔn)確性，改變了以往人機不在一起的時拖后處理工作的現(xiàn)象。 實現(xiàn)輔助辦公管理。包括會議通知、活動安排、行政公告等。實現(xiàn)電子檔案管理。建立機構(gòu)統(tǒng)一的、與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)一體化的綜合檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息共享，提高企業(yè)內(nèi)部檔案利用的壽命和周期，為領(lǐng)導(dǎo)和各部門提供網(wǎng)上檔案文獻的查詢和利用。建立資源管理平臺。實現(xiàn)對企業(yè)的公共資源的預(yù)約及管理，包括辦公用品、車輛、圖書、會議資源管理等。實現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)共享分級管理的機制，做到?jīng)Q策層及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)可查詢所有經(jīng)營數(shù)據(jù)和信息，各分支機構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)分別對授權(quán)范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)等信息進行分級查詢利用，確保業(yè)務(wù)信息的及時、準(zhǔn)確和安全。 實現(xiàn)分布式辦公。系統(tǒng)支持多分支機構(gòu)、跨地域的辦公模式以及移動辦公。 

            3. 客戶價值體現(xiàn) 

            借助協(xié)同辦公平臺協(xié)同平臺，提升組織的信息效率、協(xié)作效率、辦公效率和管理效率。 

            3.1 形成、傳播、發(fā)展企業(yè)習(xí)慣的好工具 

            加強戰(zhàn)略及策略執(zhí)行的過程控制，形成了高效、規(guī)范、程序化的管理機制，這是一種企業(yè)習(xí)慣，支持組織完整執(zhí)行戰(zhàn)略步驟，實現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)。幫助客戶快速地建立起一個彈性、靈活、高效的電子化協(xié)同辦公與知識管理環(huán)境。 

            3.2 讓管理工作變得輕輕松松 

            信息流通快，以前兩三天處理一個報告的事，在平臺上可以壓縮在一個小時以內(nèi);文件和工作都被自動、有序的流轉(zhuǎn)，在辦工作、待半工作清晰明了。三、信息發(fā)布平臺使無效會議減少。 

            3.3 協(xié)作性、靈活性顯著提高 

            部門和部門、環(huán)節(jié)和環(huán)節(jié)之間協(xié)作效率高低，就成為組織提升整體競爭能力新的驅(qū)動因素。協(xié)同辦公平臺不僅幫助你建設(shè)無邊界組織，消除信息死角，同時提高了部門間的協(xié)作能力。 

            3.4 管理效率提高 

            通過協(xié)同平臺，可以了解到每項業(yè)務(wù)、每個人的進度和狀態(tài)，分析具體環(huán)節(jié)的辦事時間和結(jié)果，并借此提高組織的工作效率和管理效率。 

            3.5 規(guī)范性增強 

            在協(xié)同平臺上，人的意志無法改變程序運行，一切都得按照既定規(guī)則、公司制度行使。同時，相應(yīng)的責(zé)任權(quán)利對應(yīng)相應(yīng)的權(quán)利，杜絕越權(quán)操作，增加了監(jiān)督性。        

            3.6 實現(xiàn)知識管理 

            文檔管理的自動化，一方面可以使優(yōu)秀員工的思想和技能不斷積累和創(chuàng)新，同時即時管理、更新每個部門的各種資料，例如客戶資料，使得組織可以減低當(dāng)人員離職時所帶來的人力資源成本等。 

            4. 協(xié)同辦公平臺特點 

            4.1 靈活的個性設(shè)置 

            每個員工可以根據(jù)個人喜好，設(shè)定常用快捷菜單、常用審批流程、常用批示意見、個性簽名、消息提醒方式、界面配色方案等。 

            4.2 統(tǒng)一的溝通平臺 

            提供即時消息、電子郵件、員工論壇、手機短信、RTX、在線公告欄等多種溝通工具，使員工可以隨時、隨地、隨意交流。 

            4.3 在線表單設(shè)計器 

            可以在線基于瀏覽器設(shè)計出符合不同單位組織規(guī)范的審批表單樣式，簡單易用。 4.4 在線流程設(shè)計器 

            基于圖形化的Java流程圖在線設(shè)計器，支持會簽、子流程(分支)、路徑選擇、異或、批閱、歸檔、流程轉(zhuǎn)接、協(xié)辦等多種流轉(zhuǎn)機制。 

            4.5 支持在線模板引用 

            可以在線設(shè)置發(fā)文、合同等編輯模板，員工在擬文時可以直接在線引用，實現(xiàn)組織內(nèi)部統(tǒng)一行文規(guī)范。 

            4.6 修訂、清稿及用印 

            對不同領(lǐng)導(dǎo)的修訂記錄、批示意見提供筆跡留痕，提供在線一鍵清稿、套紅頭及電子簽章功能，實現(xiàn)文件從擬稿到用印過程可以完全基于瀏覽器進行。 4.7 先進的技術(shù)架構(gòu) 

            產(chǎn)品采用B/S模式，基于J2EE體系架構(gòu)，保證了產(chǎn)品技術(shù)的先進性、開放性及與平臺的無關(guān)性等，支持多種企業(yè)應(yīng)用服務(wù)器(如Tomcat、Weblogic)，支持集團型分布式應(yīng)用，易于維護。  

            5. 產(chǎn)品應(yīng)用框架 

            協(xié)同辦公平臺以工作流及信息共享為核心，解決組織單位內(nèi)外管理、溝通、協(xié)作、共享的應(yīng)用需求。同時基于J2EE架構(gòu)的應(yīng)用系統(tǒng)，可以更好地滿足組織單位在不同發(fā)展階段、不同管理層次、不同應(yīng)用區(qū)域的需求特點。  

            6. 辦公桌面 

            協(xié)同平臺辦公桌就像是傳統(tǒng)的行政辦公桌臺面，是員工個人工作處理的平臺。登錄辦公系統(tǒng)后，重要待辦事宜、日程安排、最新通知公告、最新發(fā)布的文件或規(guī)章制度、員工內(nèi)部討論話題等信息，將會“以事找人”的方式，主動推送到辦公桌面中。 辦公桌面風(fēng)格簡潔友好，功能方便易用，對個人的工作進行了合理歸納，可以極大方便日常的工作處理。 

            辦公桌面的特點: 

            1)“以事找人”的方式將待辦事宜進行推送; 

            2)每個員工都可以靈活自定義個人的常用流程、知識訂閱信息; 

            3)功能菜單及待查閱信息，根據(jù)不同崗位及部門的人員進行自動控制; 

            4)可以靈活配置個性化桌面色彩顯示方案。  

            7. 個性化設(shè)置 

            每個員工都可以對個人資料、密碼、個人簽名、常用批示意見、頁面配色風(fēng)格、不同待辦事宜的消息提醒模式以及常用快捷菜單進行設(shè)置。 

            7.1 配色風(fēng)格設(shè)置 

            系統(tǒng)提供多種配色方案，可以滿足不同需求、不同審美觀念的用戶群體使用，提供頁面樣式風(fēng)格自由選的功能。  

            7.2 消息提醒設(shè)置 

            不同崗位的員或領(lǐng)導(dǎo)，對待辦事宜的關(guān)注焦點均有不同，可以自由設(shè)定不同事宜的提醒方式，如以聲音提醒、頁面提醒、手機提醒等。  

            7.3 快捷菜單設(shè)置 

            對于常用的功能操作，可以直接建立快捷菜單，使其始終顯示在頁面頭區(qū)域，可以簡單快速地開始具體的應(yīng)用。  

            8. 工作流管理 

            協(xié)同辦公平臺可視化工作流配置管理技術(shù)是以工作流程為管理主線、以任務(wù)階段為管理節(jié)點、以業(yè)務(wù)事件為管理對象、以業(yè)務(wù)部門為管理單元、以業(yè)務(wù)權(quán)限為管理范圍，采用可視化的技術(shù)表現(xiàn)形式，將每一個具體工作流程所涉及的相關(guān)崗位角色、相關(guān)資源進行多維度的集成整合，實現(xiàn)對業(yè)務(wù)管理能力和管理規(guī)范的全面提升。 

            (一)表單配置 

            流轉(zhuǎn)表單字段自定義

            表單格式在線設(shè)計

            匯總報表方案設(shè)計 

            (二)流程配置 

            可視化的工作流程自定義

            步驟批閱模式設(shè)定(修訂、只讀) 

            步驟處理屬性的設(shè)定(或、與、異或)

            控制流程特定的使用部門和人員、或不指定 

            辦理期限設(shè)定(同時支持管理員設(shè)定和人工靈活指定) 

            外出事務(wù)委托設(shè)定(同時支持查詢委托期間代理人的辦理事項) 

            支持按擬稿人、直接上級、分支機構(gòu)、決策組、部門、特定人員

            對表單每一個字段可以控制不可見、查看、編輯、只讀的顯示模式 

            對具體操作進行設(shè)定(掛起、協(xié)辦、傳閱、清稿、用印、打印、轉(zhuǎn)流程) 

            (三)復(fù)雜流程 

            分支:分支流程及合并 

            分流:同時支持8種分流路徑選擇  

            條件:根據(jù)金額、擬稿人職務(wù)或其它內(nèi)容進行條件的自動判斷  

            會流:支持多個經(jīng)辦人同時會簽 

             (四)流轉(zhuǎn)機制  

            待辦:個性設(shè)定多種提醒方式(聲音、手機短信、即時消息)  

            協(xié)辦:在當(dāng)前步驟靈活增加協(xié)辦人，共同對一份文件進行批示處理  

            催辦:為經(jīng)辦人及監(jiān)控員提供催辦  

            掛起:當(dāng)審批事項遇特殊原因需要延緩辦理時，將文件掛起暫停辦理  

            收藏:對跟進或關(guān)注的重點審批事項進行收藏  

            取回:收回文件重新辦理，再次呈批發(fā)送  

            傳閱:正在處理的文件可以發(fā)送給指定人員在線傳閱簽收  

            監(jiān)控:對辦理過程進行圖形化動態(tài)監(jiān)控、重定位和催辦  

            存檔:與知識管理應(yīng)用集成，辦結(jié)的文件可以自動進行歸檔  

            8.1 圖形化的工作流設(shè)計器 

            工作流程自定義——采用了基于網(wǎng)絡(luò)、先進的JAVA技術(shù)實現(xiàn)了基于瀏覽器的流程定義，圖形化界面，鼠標(biāo)輕松拖曳可完成流程自定義功能。 

            8.2基于B/S的表單設(shè)計器

             表單格式自定義——公文流轉(zhuǎn)的表單格式可以根據(jù)需求而自由改動，可以改動成和傳統(tǒng)的日常公文格式相符，以符合日常辦公習(xí)慣，同時具有表單打印功能。 表單輸入項自定義——流轉(zhuǎn)表單所需填寫的字段，可以與擬稿部門、數(shù)據(jù)字典項、文本輸入、日期格式等靈活定義，同時可以設(shè)置查詢字段。對于簽署意見或簽名的字段，可以設(shè)置排序規(guī)則，如按時間先后/時間后先，領(lǐng)導(dǎo)排序先后進行排列，滿足不同組織單位審批習(xí)慣的需求。 

            8.3 基于B/S的報表設(shè)計器 

            提供在線報表設(shè)計向?qū)Аㄟ^報表設(shè)計向?qū)?，對統(tǒng)計字段、查詢字段、分組統(tǒng)計等設(shè)置可以快速完成。 支持工作流報表的格式自定義——通過工作流報表功能，自定義查詢及統(tǒng)計字段，對不同的文件或事務(wù)執(zhí)行情況進行統(tǒng)計，統(tǒng)計出個人或部門的辦事記錄，以反映各部門工作效率、辦事狀態(tài)。 

            8.4 動態(tài)跟蹤文件辦理情況 

            流程跟蹤與監(jiān)控機制——當(dāng)文件在辦理時，提供了記錄其蹤跡(經(jīng)過的步驟及處理情況或意見等)的功能。提交者可以察看自己提交文件的流轉(zhuǎn)情況，流程監(jiān)控員可以察看正在該流程中流轉(zhuǎn)的文件的流轉(zhuǎn)情況。辦理意見及時間跟蹤 動態(tài)流程圖跟蹤, 公文的督辦與催辦 ——可發(fā)送短消息提醒相關(guān)人員閱覽文件，也可以提醒當(dāng)前步驟的處理人盡快處理文件，發(fā)出催辦督辦通知，保證公文的順利落實。 

            流程跳轉(zhuǎn)(重定位)功能——在特殊情況下，可以由流程監(jiān)控人員將正在流轉(zhuǎn)的

            文件，進行步驟跳轉(zhuǎn)。 

            8.5 事務(wù)委托與移交 

            事務(wù)委托和移交功能——提供了委托人機制，當(dāng)用戶出差、休假等不能處理工作事務(wù)時，可以指定代理人，在委托時間里，所有待處理事務(wù)文件將發(fā)送到代理人的事務(wù)待辦箱，從而保證了流程文件的順利流轉(zhuǎn)。 撤消委托及查看代理人經(jīng)辦事項——當(dāng)出差回來后，委托人可以撤消其委托，同時可對委托時間代理人所經(jīng)辦的文件情況進行查詢。從而可以更有效地對代理人在委托期間的職權(quán)和經(jīng)辦事項進行監(jiān)控。  

            8.6 正文模板引用、套紅頭 

            模板設(shè)置:由管理部門根據(jù)組織單位的行文及相關(guān)管理規(guī)范，將常用的正文模板、紅頭模板進行設(shè)置。 模板引用:在擬稿人進行發(fā)文、合同、工作匯報等擬文時能直接調(diào)用，可以有效地避免文稿格式不統(tǒng)一的現(xiàn)象。 套紅頭:當(dāng)紅頭模板與正文模板分開管理時，在校對清稿后，經(jīng)辦人可以在正文模板基礎(chǔ)上，進行套紅頭操作，保持文件的完整性。  

            8.7 在線正文簽批、筆跡留痕、電子簽章 

            修改痕跡保留——對WORD文檔可保留所有修改痕跡，包括修改人、修改時間、修改內(nèi)容，不同修改人的痕跡將以不同顏色另以區(qū)分。支持手寫簽名、電子簽章——支持手寫簽名、電子簽章的批示。支持手寫簽名在內(nèi)的所有信息原稿打印。  流程正文版本控制——工作流文件在流轉(zhuǎn)時，可以拖帶多個附件一起流轉(zhuǎn)。對正文的修改過程提供版本控制功能。  

            8.8 多種流轉(zhuǎn)應(yīng)用機制——取回、協(xié)辦、掛起、收藏 取回——即收回文件重新辦理，再次呈批發(fā)送。 協(xié)辦——即在流程的當(dāng)前步驟靈活增加協(xié)辦人，共同對一份文件進行批示處理。 掛起——即暫停辦理，當(dāng)審批事項遇特殊原因需要延緩辦理時，可以將文件掛起。 , 收藏——即跟進或關(guān)注的重點審批事項，可以進行收藏。 

            8.9 流程的關(guān)聯(lián)應(yīng)用——傳閱、轉(zhuǎn)流程、移交歸檔 

            發(fā)送傳閱——可以直接在工作流的處理過程中，將正文批量發(fā)送給指定的人員在線傳閱簽收。轉(zhuǎn)流程——將正在處理的文件，選擇其它流程繼續(xù)流轉(zhuǎn)。 移交歸檔——與知識中心無縫結(jié)合，工作流事務(wù)文件可以進行歸檔，內(nèi)容包括文件信息、處理信息、流經(jīng)步驟、流程信息及附件信息。 

            8.10 流程發(fā)起及監(jiān)控權(quán)限控制 

            起草文件的權(quán)限:可以設(shè)定流程的文件起草(發(fā)起)，只能由指定的部門范圍或人員范圍來操作。 觀察文件的權(quán)限:對于某個審批事項的主管領(lǐng)導(dǎo)，可授權(quán)給予實時查看主管范圍內(nèi)的正在處理或已經(jīng)處理的所有文件信息的權(quán)限。 監(jiān)控文件的權(quán)限:對每個審批流程，都可以指定管理人員，由其對正在處理的文件進行跟蹤、催辦、跳轉(zhuǎn)等操作。  

            8.11 批閱模式、操作按鈕、消息提醒控制 

            操作按鈕操作:可對工作流每一個流轉(zhuǎn)節(jié)點的操作進行控制，如限制套紅頭、清稿等功能只能在“用印”環(huán)節(jié)的經(jīng)辦人操作。 意見查看權(quán)限:工作流文件在流轉(zhuǎn)過程中，可以限制由某個文件處理人或文件發(fā)起人才能查看領(lǐng)導(dǎo)的批閱意見，或設(shè)定只能查看同級職務(wù)或下級職務(wù)人的處理意見。 批閱文件的權(quán)限:控制文件處理人的工作流附件的修改權(quán)限，只有當(dāng)該步驟處于編輯模式下，經(jīng)辦人才能對正文或附件進行批閱(修改)。如果沒有權(quán)限，則無法修改工作流文件及其附件，只能填寫批示意見。 表單字段的權(quán)限:對工作流程的每一個節(jié)點，都可以進行字段控制，即設(shè)定該步驟的經(jīng)辦人，是否可以查看、只讀、修改審批表單的哪些字段信息。如 “部門責(zé)任人簽名” 一欄，只授權(quán)給部門負責(zé)人步驟才能填寫，其它步驟的經(jīng)辦人沒有權(quán)限填寫或修改。 

            8.12 工作流的典型應(yīng)用范例 

            通過工作流引擎、表單設(shè)計器的靈活自定義配置，以行政發(fā)文管理及收文管理為基礎(chǔ)，可涵蓋資源申請、設(shè)備申購、人力資源、財務(wù)報銷、日常報送等工作領(lǐng)域，組織單位內(nèi)部涉及到協(xié)同審批流轉(zhuǎn)的事務(wù)都可以通過工作流來完成。 

            (一)行政管理類應(yīng)用 

            發(fā)文流程審批

            收文辦理審批 

            行政簽報審批 

            合同會審管理

            法律事務(wù)申辦 

            規(guī)章制度修改審批

            計算機與網(wǎng)絡(luò)故障處理登記

            接待計劃審批

            出車使用申請 

            車輛維修申請

            (二)設(shè)備管理類應(yīng)用

            用品申購流程 

            用品領(lǐng)用流程 

            資產(chǎn)調(diào)撥管理

            資產(chǎn)采購管理

             (三)財務(wù)管理類應(yīng)用 

            銀行借款和擔(dān)保審批程序 

            借款單審批程序 

            費用報銷程序  

            支付業(yè)務(wù)款項計劃程序  

            分包工程款支付程序

             (四)人力資源類應(yīng)用  

            員工請假審批程序  

            員工出差審批程序  

            員工培訓(xùn)審批程序  

            員工離職與解聘審批程序 

            員工內(nèi)部調(diào)動審批程序 

            提示:協(xié)同辦公平臺系統(tǒng)在初始化安裝時，已經(jīng)總結(jié)整理了組織單位常用、典型的流程及表單，客戶可以結(jié)合自身管理規(guī)范，靈活進行修訂。 

            發(fā)文管理 

            發(fā)文是企業(yè)行政辦公的主體，需完成從文件草擬到文件下發(fā)的過程處理，如發(fā)文擬稿、會簽、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、發(fā)文編號、用印簽名及下發(fā)傳閱等過程。滿足集團發(fā)文管理及下屬分支機構(gòu)的發(fā)文管理。  

            功能及特點: 

            按照組織單位的管理規(guī)范，完善發(fā)文管理過程; 

            從發(fā)文起草、核稿、簽發(fā)、會簽、文件編號、用印、分發(fā)傳閱、歸檔等全過程管理; , 簡單易用的正文在線編輯，保證文稿按照國家或企業(yè)的行文規(guī)范; 

            提供文件自動編號功能，可自由組合文號生成規(guī)則，避免手工編號所引起的重號現(xiàn)象; , 提供在線批注、筆跡留痕、電子簽章(用印)、簽名; 

            提供發(fā)文轉(zhuǎn)收文流程、在線傳閱、文件歸檔等應(yīng)用集成，滿足不同發(fā)件的處理需要。  

            收文管理 

            收文是由組織單位辦公室對外單位來文進行登記及辦理的過程，包括收文登記、編號、擬辦、領(lǐng)導(dǎo)批示、承辦、歸檔、傳閱等過程。滿足組織單位及其下屬分支機構(gòu)的收文管理。 

            功能及特點: 

            從收文登記、核稿、簽發(fā)、會簽、文件編號、用印、分發(fā)傳閱、歸檔等全過程管理; 

            對來文進行數(shù)字化掃描，加載文件的內(nèi)容，可以縮短領(lǐng)導(dǎo)批示或相關(guān)部門承辦的周期; 

            提供收文自動編號功能，可自由組合文號生成規(guī)則，避免手工編號所引起的重號現(xiàn)象; 

            提供收文轉(zhuǎn)發(fā)文流程、在線傳閱、文件歸檔等應(yīng)用集成，滿足不同文件的處理需要。  

            合同會審 

            組織單位對外、對內(nèi)的涉及合同的事務(wù)繁多，包括采購合同、勞動合同、付款合同、銷售合同等等，傳統(tǒng)的合同簽批模式，容易產(chǎn)生合同簽訂履行監(jiān)控制度不完善，合同簽訂行為不規(guī)范、約定不明確，沒有建立合同臺帳，合同內(nèi)容沒有進行統(tǒng)      

            管理等問題。  

            功能及特點: 

            可按組織單位的合同管理制度，貫徹合同審批程序及合同擬文規(guī)范; 

            從合同草擬、主管核稿、法律審核、領(lǐng)導(dǎo)簽字、合同編號、合同用印等全過程管理; 

            提供合同自動編號功能，可自由定義合同號生成的規(guī)則，避免手工編號所引起的重號現(xiàn)象; 

            可按合同額、合同類型、合同申請單位等信息，自動判斷審批步驟、審批人和權(quán)限; 

            提供合同模板在線調(diào)用功能，統(tǒng)一組織單位合同擬文規(guī)范; 

            提供在線批注、筆跡留痕、電子簽章(用印)、簽名; 

            提供在線合同傳閱、合同審批單打印、合同歸檔等應(yīng)用集成，滿足各種合同的處理需要。 

            請銷假管理  

            功能及特點: 

            規(guī)范組織單位請銷假流程。 

            可按請假人職務(wù)、請假天數(shù)、假期類別等，自動判斷審批步驟、審批人和權(quán)限。 

            可根據(jù)請假部門、請假時間、請假人等進行分類查詢，輸出相關(guān)統(tǒng)計表。 

            9.1 知識中心 

            協(xié)同辦公平臺提供了完善的知識管理功能，知識不但可以靈活定義分類結(jié)構(gòu)、設(shè)定信息訪問權(quán)限，同時還提供收藏、評論、評分、置頂、欄目焦點、個性設(shè)定等功能，形成一個管理系統(tǒng)優(yōu)化的知識鏈，實現(xiàn)知識的積累與運用，創(chuàng)建一個領(lǐng)導(dǎo)和全體員工都認同的知識共享平臺，對積極參與知識共享的員工予以獎勵的激勵機，促進員工學(xué)習(xí)交流、構(gòu)建學(xué)習(xí)型的組織。 

            知識的收采取各種手段和措施對企業(yè)的顯性知識、隱性知識、內(nèi)部知識和外部知識加以收集，整 按一定方法將收集到的知識進行分類，使信息和知識從混亂狀態(tài)變得有序化。 知識的存將收集整理的知識存入知識庫，并提供方便的檢索和更新手段，以便員工充分利用。 儲知識的利通過員工之間的相互交流和學(xué)習(xí)，對知識庫中的知識加以利用，將知識融入企業(yè)的產(chǎn)用 品和服務(wù)，能夠創(chuàng)造和發(fā)現(xiàn)新的知識，實現(xiàn)知識的價值。 知識的評通過對已有的知識進行價值評價，可以調(diào)整知識收集整理的方式;可以更新知識庫;價 可以提高員工利用知識的積極性，并幫助改善員工利用知識的方法。

            多樣化信息利用手段 

            發(fā)布與審核。提供了基于瀏覽器的word編輯器，可以在線發(fā)表文章，如工作總結(jié)、企業(yè)新聞、刊物等，并可調(diào)整文章內(nèi)容的字體大小、顏色。同時，可以在文章內(nèi)容中插入圖片，達到圖文并茂的排版效果。對需要審核才能發(fā)布的信息，新信息將自動推送到審核人桌面，審核通過后才能正式發(fā)布。 借閱與授權(quán)。員工查詢到信息標(biāo)題后，如果沒有權(quán)限訪問，可以提出借閱申請，經(jīng)管理員授權(quán)許可后，才能查看文檔的詳細內(nèi)容。對保密、敏感的信息，可以定不公開分類，一般員工不能訪問、借閱。 推薦與收藏。員工可以將自己關(guān)注或常用的信息進行收藏，通過推薦功能，將某些重要的信息推薦給其它同事閱讀。 信息訂閱。每個員工可以按知識分類進行訂閱，由系統(tǒng)自動推送到辦公桌面中。 , 轉(zhuǎn)發(fā)郵件。與電子郵件應(yīng)用集成，可以直接將內(nèi)容發(fā)送郵件進行傳遞。 , 發(fā)起流程。與工作流應(yīng)用集成，可引用知識內(nèi)容直接發(fā)起一個新的工作流申請。 , 移交歸檔。與檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用集成，各種有長期保管價值或歸檔要求的文件、業(yè)務(wù)資料，可以將定期、批量地移交到檔案管理系統(tǒng)。

            信息安全控制機制 

            可按組織架構(gòu)對不同分公司、業(yè)務(wù)部門的信息進行隔離。如“下屬公司經(jīng)營月報”，授權(quán)各分公司上報及管理本公司的數(shù)據(jù)，無權(quán)查閱其它分公司的經(jīng)營數(shù)據(jù)，而集團上級領(lǐng)導(dǎo)則可以查閱所有下屬公司上報的經(jīng)營數(shù)據(jù)。既實現(xiàn)對分公司(或區(qū)域)進行信息隔離，又達到主管單位全面掌控重要信息的管理目標(biāo)。 可按領(lǐng)導(dǎo)角色、管理職能對信息進行交替授權(quán)。如“工作總結(jié)”，可以授權(quán)分管財務(wù)部和人力資源部的領(lǐng)導(dǎo)，只能查閱其管轄范圍內(nèi)的信息。其它部門的數(shù)據(jù)無權(quán)查閱。 可按不同功能操作進行權(quán)限控制。如對于組織機構(gòu)核心的資料，可以設(shè)定基礎(chǔ)員工只能查閱標(biāo)題，內(nèi)容或附件只能通過借閱并得到授權(quán)后才能查閱;而下載附件、移歸檔、轉(zhuǎn)發(fā)郵件、發(fā)起工作流程等操作，只能由相關(guān)管理部門的責(zé)任人進行。 

            知識分類靈活管理 

            提供多級別的目錄設(shè)置，可按組織架構(gòu)或業(yè)務(wù)內(nèi)容進行分類管理，并分配欄目管理權(quán)限、信息發(fā)布部門或人員范圍;

            9.2 文件傳閱 

            在日常辦公過程中，專題小組或員工經(jīng)常需要將一些文檔，征集相關(guān)同事的意見，相互討論后再進行發(fā)布。以往大多采用發(fā)送郵件的方式來征詢意見，這樣無法做到自動匯集相關(guān)人員的反饋意見。通過信息互遞的文件傳閱板，可以很好地解決該問題。 文件傳閱實現(xiàn)了一定范圍內(nèi)的信息共享，并提供意見征集機制，指定閱讀范圍以外的人員無法看到信息。 發(fā)布傳閱信息 查看閱讀情況 , 回復(fù)傳閱意見 , 了解反饋意見 

            9.3 通知公告 

            是發(fā)布重要通知、公告、活動預(yù)告、會議通知、值班安排等公共信息的發(fā)布平臺。所發(fā)布的信息可以面向所有員工，也可以局限于某些特定的部門。授權(quán)人員可在相應(yīng)欄目發(fā)布、管理公告信息, 所發(fā)布的公告可以面向整個機構(gòu)或指定團隊, 可指定公告失效日期，到期后信息自動隱藏 

            9.4 新聞中心 

            建立新聞發(fā)布中心。, 管理新聞分類 發(fā)表新聞 , 審核新聞  

            10. 檔案管理 

            10.1 傳統(tǒng)檔案管理模式存在的主要問題 

            傳統(tǒng)手工維護的檔案管理模式，檔案資料長期僅僅以紙張、照片等形式保存檔案，會帶來許多不必要的風(fēng)險和麻煩，歸納起來主要表現(xiàn)在以下幾方面: 紙張經(jīng)常翻閱會產(chǎn)生破損，保管不當(dāng)會出現(xiàn)字跡衰減、變質(zhì)、腐爛等問題。通常情況下紙張壽命的保管年限在10至15年，大多情況下不能達到檔案的保管要求。 信息利用渠道不暢通，有時在需要某一檔案材料時，因不便或是因不知檔案索引條件而無法取到已有的重要信息，影響了信息利用的積極性，造成資源相對費。檔案利用時常發(fā)生突出，檔案資源不能共享，而因信息的唯一性、不便共享性而妨礙了工作的順利進行。 紙質(zhì)檔案自產(chǎn)生后需經(jīng)常進行手工歸集、整理、分類、裝訂、建檔等十分繁瑣的工作，并且原始檔案的管理、存放需要大量的人力、物力和空間。 10.2 電子化檔案管理的需求分析, 歷史檔案逐步進行數(shù)字化，可以按照國家檔案管理規(guī)范進行電子化管理。 組織單位本部及下屬機構(gòu)的員工能通過網(wǎng)絡(luò)查閱利用有關(guān)的檔案資料數(shù)據(jù)，包括以往歷史檔案資料和科技期刊。能快速安全地保存海量的案數(shù)據(jù)，可迅速查閱檔案，有完善的查詢權(quán)限管理機和其他安全保障機制，為領(lǐng)導(dǎo)和各部門提供網(wǎng)上文件檔案資料的查詢和利用。 在協(xié)同辦公平臺系統(tǒng)或其它系統(tǒng)中業(yè)務(wù)過程產(chǎn)生的電子文檔數(shù)據(jù)自動歸檔，形成數(shù)字資源中心，實現(xiàn)所有機構(gòu)部門檔案的自動歸檔，高效統(tǒng)一管理。

             10.3 電子檔案管理的特點及應(yīng)用價值 

            多組織全宗管理，滿足集團化管理需求 

            集團企業(yè)由于辦公場地分散，往往存在由各地分公司自主管理檔案資料的需求，但集團檔案管理部門又需要實時了解下屬機構(gòu)的檔案業(yè)務(wù)情況。通過多全宗的維護、分級別分部門的權(quán)限分配，可以實現(xiàn)總部集中掌控、分部各自管理的集團檔案管理需求。全宗檔案管理員接收 全宗檔案管理員需要對各部門的不同門類、不同載體的檔案進行科學(xué)有效地管理，實現(xiàn)檔案的綜合利用。包括定義符合檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、案卷封面以及備考表，各種類別檔案的檔號格式，對組卷后需要重新整理的案卷，進行案卷的分拆、合并、剔除、排序等調(diào)整，對已組卷檔案的案卷號、卷內(nèi)頁號、件號等序號進行修改等。 部門(下屬單位)檔案管理員 門檔案管理員負責(zé)整個部門檔案的管理工作，包括錄入、整理、調(diào)整和原文管理。但只能對本部門或允許范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)進行檔案管理，不能對其他部門檔案進行管理，除非經(jīng)過檔案系統(tǒng)管理更新 員授權(quán)，如會計部門檔案管理員只能對所有會計部門的檔案進行管理，而不能對其他部門的檔案進行管理。  

            11. 互動溝通 

            11.1 通 訊 錄  

            通訊錄為整個公司提供了一個便捷的聯(lián)系人共享方案。用戶可以方便的管理客戶、供應(yīng)商、合作伙伴、上級管理機構(gòu)、公司員工、好友等聯(lián)系人信息，并對聯(lián)系人進行分類。, 查詢單位員通訊錄  管理個人或外單位聯(lián)系人信息 建立個人通訊錄, 建立個性化人員分組 與消息中心應(yīng)用集成，可以根據(jù)組織單位通訊錄導(dǎo)航，進行即時消息的群發(fā)。  

            12. 工作安排 

            12.1 日程安排 

            日程安排可以直觀地在日歷上進行工作安排、設(shè)置提醒、設(shè)置重復(fù)周期、給下屬或他人布置工作。功能包括:可按月/周/日來查看日程安排  為他人安排日程 , 設(shè)置日程的重復(fù)周期，增加按日、按周、按月重復(fù)的日程 , 瀏覽未閱讀的日程和提醒 , 用戶自定義日程安排是否公開 

            12.2 會議安排 

            對會議的全過程實現(xiàn)智能化管理，適用于辦公室對于會議進行統(tǒng)一組織、管理的所有會議，并可靈活地通過公告欄、即時消息、手機短信等方式進行通知，使會議計劃以最快捷的方式傳播給與會人員。 

            會議管理的功能包括會議室資源預(yù)約，會議計劃、會議通知、與會應(yīng)答、會議紀(jì)要 , 會議資源:與會議室管理有機結(jié)合起來，可實時查看會議室容納人數(shù)、設(shè)備配置等信息，便于確定與會時間和會議室預(yù)訂; 會議計劃:新建一個會議計劃，登記會議主題、與會時間、主持人、參與人、會議議程等信息。 , 會議通知:與即時消息、手機短信等多種方式結(jié)合，將會議計劃發(fā)送給與會人員。 , 會議紀(jì)要:對正在召開或已經(jīng)結(jié)束的會議，會議組織部門可以形成會議紀(jì)要、會議決議等內(nèi)容，會議組織者及與會人員可以查看會議紀(jì)要的內(nèi)容。 會議查詢:一般與會人員可以查詢本人參加的會議信息;會議組織者或管理者，可以查詢到權(quán)限范圍內(nèi)的會議信息。 

            13. 資源管理 

            13.1 辦公用品 

            主要對辦公易耗品進行管理，包括對庫存、類別、入庫、領(lǐng)用、借用及歸還、庫存盤點等進行管理。入庫登記, 庫存盤點, 借出及歸還管理, 庫房管理、辦公用品分類管理, 用品領(lǐng)用管理，可隨時查看用品使用情況，可以按不同部門、個人、類別進行統(tǒng)計分析，讓管理部門了解用品的使用情況，以便加強成本控制。 

            13.2 車輛管理 

            對車輛登記、車輛申請、車輛審批、車輛管理等功能?？蓪λ熊囕v的基本信, 息進行查閱與管理，如查看車輛狀態(tài)、申請用車、用車審批及發(fā)車管理等車輛分類管理 , 出車及歸車登記 , 車輛報廢管理 , 車輛調(diào)撥管理, 費用登記及查詢 

            13.3 圖書管理 

            是圖書館管理人員的好幫手，可以為員工提供圖書借閱、歸還、圖書登記以及查詢功能。 圖書分類管理, 圖書入庫登記 , 新書推薦 , 圖書借閱管理、歸還登記 , 已到期圖書催還   

            14. 系統(tǒng)管理 

            協(xié)同辦公平臺辦公平臺整合了多層次的安全控制方案，確保用戶從登錄到數(shù)據(jù)傳輸?shù)母叨劝踩?nbsp;

            14.1 組織架構(gòu)管理 

            支持多級用戶組管理，能夠根據(jù)企業(yè)組織架構(gòu)進行分級管理，也能夠按照企業(yè)的崗位設(shè)置進行分組管理。

            14.2 用戶信息管理 

            對于組織單位內(nèi)部的員工，可以對其所屬部門、直屬上級、職務(wù)、角色類別、帳號使用狀態(tài)、界面配色風(fēng)格等進行配置。

            提示:當(dāng)組織單位的協(xié)同辦公系統(tǒng)進行分散式部署，或需要與外單位的公文系統(tǒng)進行信息交換時，通過“公文交換用戶”選項，指定該用戶負責(zé)與外單位的公文交換工作。 

            14.3 權(quán)限控制機制 

            協(xié)同辦公平臺用戶權(quán)限控制支持基于業(yè)務(wù)模塊功能的權(quán)限控制，以及基于數(shù)據(jù)訪問權(quán)限的控制兩大類: 基于業(yè)務(wù)模塊權(quán)限:是控制用戶能否訪問該模塊，能夠進行哪些操作，由角色權(quán)限分配就可以完成。(權(quán)限模式為角色授權(quán)) 角色授權(quán) 示例 將具有相同操作權(quán)限、相同職位、相同職責(zé)的用戶抽象成一個角色，避免逐一授權(quán)。 

            1) 一個角色分配給多個用戶:比如將管理員角色同時分配給所有部門的管理員。 

            2) 一個用戶分配多個角色:比如將某一用戶同時賦予流程管理、系統(tǒng)管理等角色。 基于數(shù)據(jù)訪問權(quán)限:是控制用戶能夠查閱或管理哪些數(shù)據(jù)內(nèi)容，由具體的工作流程、知識分類、或具體的業(yè)務(wù)信息管理員所決定。(權(quán)限模式為數(shù)據(jù)授權(quán)) 

            14.4 附 加 碼認證 

            附加碼是應(yīng)對在線破解密碼口令的一種安全技術(shù)，它是由服務(wù)器隨即生成的一個字符和數(shù)字序列，該字符串通常需要用戶進行識別輸入，作為用戶注冊登錄進行認證身份的附加信息，常用的附加碼是圖形化的附加碼。 

            附加碼的特點 

            (1)附加碼是隨機生成的。 

            (2)附加碼只是為防止程序猜測等目的而生成的

            無意義字符串，不需要用戶記憶。 

            (3)附加碼只對當(dāng)前服務(wù)有效，并具備時效性，

            只在一定時間內(nèi)有效。如一般網(wǎng)頁規(guī)定附加碼的有效

            時間為5分鐘。 

            (4)附加碼通常采用圖形化的附加碼，首先是由服務(wù)器隨機產(chǎn)生文本序列，然后與背景圖片進行信息融合生成最終的附加碼。附加碼作為一種安全技術(shù)，其根本就在于其具備一定的信息隱藏性，使得一般程序化手段難以進行提取，因此，提高了系統(tǒng)用戶認證的安全性。  

            15. 系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu) 

            協(xié)同辦公平臺協(xié)同辦公系統(tǒng)采用了Java技術(shù)，以J2EE方式構(gòu)建開發(fā)的先進的自主群件平臺。Java技術(shù)由于其跨平臺特性、面向?qū)ο筇匦?、安全特性等，使之成為?gòu)建各類應(yīng)用系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)。J2EE 把數(shù)據(jù)庫訪問，Java 組件和WEB技術(shù)等有機地集成在一起，使之特別適合于構(gòu)建復(fù)雜的大中型應(yīng)用，保證系統(tǒng)具有很好的可擴展性。

             15.1 基于J2EE軟件架構(gòu)開發(fā)的優(yōu)越性, 不依賴于任何特定平臺SUN推出的J2EE平臺具備非常優(yōu)秀的穩(wěn)定性及擴展能力，各大公司的產(chǎn)品也正在逐步向J2EE平臺遷移。協(xié)同辦公平臺完全基于J2EE技術(shù)平臺開發(fā)，不依賴于任何特定平臺，為今后企業(yè)應(yīng)用系統(tǒng)的升級提供了良好的平臺基礎(chǔ)。支持多種企業(yè)應(yīng)用服務(wù)器協(xié)同辦公平臺可根據(jù)企業(yè)的規(guī)模及實際應(yīng)用水平的不同，選擇并部署到各類企業(yè)應(yīng)用服務(wù)器上，如免費的Tomcat、高端的WebLogic。平臺無關(guān)性 Unix及Linux因其穩(wěn)定性和安全性極高，正逐漸成為公認的服務(wù)器操作系統(tǒng)。協(xié)同辦公平臺得于JAVA的平臺無關(guān)性，可輕松的部署于Unix及Linux操作系統(tǒng)中。 完整的開發(fā)工具包 分布式共享數(shù)據(jù)對象CACHE服務(wù) , 能夠開發(fā)部署在異構(gòu)環(huán)境中的可移植程序, J2EE具有非常好的可伸縮性 , 完全B/S結(jié)構(gòu):方便使用、易于維護 , 系統(tǒng)更穩(wěn)定由于數(shù)據(jù)庫服務(wù)得到了很好的保護，所以系統(tǒng)可以無故障運行的時間長，數(shù)據(jù)庫也更加安全。原來因為數(shù)據(jù)庫崩潰引起的系統(tǒng)故障將不再出現(xiàn)。 

            16. 系統(tǒng)運行環(huán)境 

            (一) 服務(wù)器選型建議 

            由于JAVA的開放性，運行協(xié)同辦公平臺可選擇的硬件平臺很多，如IBMRS/6000(OS:AIX)、IBM OpenPower(OS:Linux)、HP 9000(OS:HP-UX)、PC erver(OS:Windows)等。 

            1) 針對大、超大規(guī)模集團企業(yè)應(yīng)用，推薦使用: IBM pSeries ( RS/6000)，RS/6000擴展性極強，可選型號較多，在Unix高端服務(wù)器市場站主導(dǎo)地位?；萜談幽芊?wù)器高端型號，其芯片是工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的64位的安騰處理器，擴展性非常好 

            2) 針對大數(shù)據(jù)量企業(yè)級應(yīng)用，可以有兩種主流的應(yīng)用方案: 

            IBM eServer OpenPower 服務(wù)器，使用IBM Power5芯片，針對 Linux? 環(huán)境進行了調(diào)優(yōu)，它以較具競爭力的性能價格比，為企業(yè)級客戶的使用提供了一個長期而且穩(wěn)定的硬件平臺。 HP Integrity動能服務(wù)器中低端型號。 

            3) 針對對單體公司應(yīng)用，可以使用PC服務(wù)器，推薦使用: IBM x系列的服務(wù)器，在協(xié)同辦公平臺產(chǎn)品的安裝、部署和使用過程中表現(xiàn)出了較強的系統(tǒng)穩(wěn)定性和較優(yōu)秀的性能。 

            (二) 數(shù)據(jù)庫選型建議 

            目前主流的數(shù)據(jù)庫有Oracle、DB2、SQL SERVER、SYBASE、INFORMIX等， DB2、SQL SERVER 、Oracle已通過測試，推薦使用SQL Server 、Oracle數(shù)據(jù)庫。 在IBM OpenPower和P系列服務(wù)器上，推薦使用IBM的DB2數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫和服務(wù)器硬件為同一廠家，用戶將會獲得更多的服務(wù)保障和可靠的性能。 在HP Integrity服務(wù)器上，推薦使用Oracle數(shù)據(jù)庫。 在PC Server服務(wù)器上，推薦使用MS SQL Server數(shù)據(jù)庫 

            (三) 應(yīng)用服務(wù)選型建議 

            目前協(xié)同辦公平臺系統(tǒng)的主流應(yīng)用服務(wù)器產(chǎn)品有:Tomcat(僅150用戶以內(nèi)應(yīng)用) , BEA WebLogic 

            (四) 最低配置要求 

            用 途 配置建議 數(shù)量, 提供24小時工作的安全、穩(wěn)定性能; 各1臺 , 具有兼容性能好，可擴展能力強，可滿足未來2年內(nèi)的數(shù)據(jù)計算、存儲和備份等能力; 主應(yīng)用服務(wù)器 , 雙CPU，CPU至強3.0、4G以上內(nèi)存; 及雙通道磁盤陳列卡，支持RAID5; 數(shù)據(jù)庫服務(wù)器 千兆網(wǎng)卡，10/100Base-Tx Net-card;, 2塊熱插拔硬盤，至少支持200 GB的硬盤存儲空間。 推薦設(shè)備: 服務(wù)器類型:塔式 入選原因: CPU:英特爾至強3.2GHz IBM x226-8648 I05是一款塔式服務(wù)器，采用性能卓越的英特爾標(biāo)配CPU個數(shù)/最大支持個數(shù):1/2 至強3.0GHz處理器;擴展性較內(nèi)存(RAM)標(biāo)準(zhǔn)/最大:1GB/16GB 強，內(nèi)存能最大支持到16GB，硬IBM xSeries 226 硬盤類型/個數(shù):73GB SCSI 硬盤 盤最大能支持到880GB，方便了網(wǎng)絡(luò):Br協(xié)同辦公平臺dcom 5721千兆以太日后升級的需求，同時綜合性價網(wǎng)控制器 比較高。軟驅(qū)/光驅(qū):1.44MB/DVD-ROM 服務(wù):3年有限保修 

            (五) 客戶端配置要求 

            操作系統(tǒng):Microsoft Windows 98/NT/2000/XP/2003 , 256MB以上內(nèi)存, 瀏 覽 器:Microsoft IE 6.0以上 , 分 辨 率:800×600以上分辨率，建議1024×768