權(quán)限的控制

單位應(yīng)當(dāng)對采購與付款業(yè)務(wù)建立嚴(yán)格的授權(quán)批準(zhǔn)制度，明確授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施，規(guī)定經(jīng)辦人辦理采購與付款業(yè)務(wù)的職責(zé)范圍和工作要求。對各類不同的物資請購，企業(yè)應(yīng)建立完善的責(zé)任授權(quán)體系。部門物資需求由部門資產(chǎn)主管人負(fù)責(zé)；特殊請購計劃的制訂必須由公司計劃部、營銷部等相關(guān)部門綜合討論決定，與戰(zhàn)略相關(guān)的大宗支出還必須取得高層領(lǐng)導(dǎo)的同意。同時，為了保證權(quán)責(zé)對等，企業(yè)應(yīng)建立適當(dāng)?shù)目己梭w系，真正做到誰擁有權(quán)利誰承擔(dān)責(zé)任。例如，某公司賬套主管是李明，采購部業(yè)務(wù)員王麗向公司上級主管提出請購鍵盤計劃，請購數(shù)量為10只，業(yè)務(wù)員據(jù)此填制請購單。此時就必須需要賬套主管李明登錄系統(tǒng)，啟動采購系統(tǒng)，執(zhí)行“采購選項”、“業(yè)務(wù)及權(quán)限控制命令”，在“權(quán)限控制”下，選中“檢查業(yè)務(wù)員權(quán)限和檢查操作員權(quán)限”復(fù)選框。如果賬套主管沒有賦予業(yè)務(wù)員王麗操作權(quán)限，則在王麗錄入請購單時會彈出“對不起，您沒有錄入該部門的權(quán)限”窗口。

審批的控制

企業(yè)的各個部門都應(yīng)該力求使采購申請業(yè)務(wù)制度化，即明確不同類型、不同級別的請購業(yè)務(wù)審批流程，保證所有的采購申請業(yè)務(wù)都經(jīng)過規(guī)定的審批程序。對于采購申請、采購訂單、外協(xié)加工訂單等，必須經(jīng)過某一個人的審核才能接著處理下一流程。對于不同的部門可能會指定不同的審核人。不正確的業(yè)務(wù)更正與刪除，待解報單的處理等都必須嚴(yán)格按規(guī)定進(jìn)行，嚴(yán)格執(zhí)行復(fù)核制度，充分保證計算機賬務(wù)處理不錯不亂。無論是靜態(tài)審核，還是動態(tài)審核，都要仔細(xì)核對輸出的賬務(wù)憑證與實際發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否一致。另外，制定相應(yīng)的上機守則與操作規(guī)程，是操作控制制度化的具體體現(xiàn)。比如固定資產(chǎn)的審核歸口到設(shè)備管理部門；計算機等IT設(shè)備的采購歸口到IT主管部門；預(yù)算審核歸口到財務(wù)主管部門；不同級別的人員又分別有不同金額的限制，超過之后必須由更高級別的人審核。

業(yè)務(wù)執(zhí)行控制

1．到貨數(shù)量控制

控制到貨的數(shù)量是否允許超過訂單數(shù)量。對采購數(shù)量進(jìn)行控制，采購部門首先應(yīng)當(dāng)對每一份請購單審查其請購數(shù)量是否在控制限額的范圍內(nèi)，其次是檢查使用物品或獲得勞務(wù)的部門主管是否在采購單上簽字同意。對于大宗采購必須做各種采購數(shù)量對成本影響的分析。內(nèi)部會計控制制度必須對這些成本分析做出強制性的規(guī)定，并指定專人對成本分析是否實施進(jìn)行監(jiān)督。將各種請購項目進(jìn)行有效的分類，然后利用經(jīng)濟(jì)批量法測算出成本；對于請購數(shù)量不大或者零星請購的物品，采購批量的成本分析控制可參照資金預(yù)算來執(zhí)行。采購量越多，價格相對越低，但并不是采購越多越好，資金周轉(zhuǎn)率、倉庫儲存的成本等都會直接影響采購成本，應(yīng)根據(jù)資金周轉(zhuǎn)率、儲存成本物料需求計劃等綜合計算出最經(jīng)濟(jì)的采購量。因此必須事先確定好采購量。使存貨總成本最低的訂購量被稱為經(jīng)濟(jì)訂購量?！　?p style="line-height: 3em;">2．到貨成本控制　　

控制到貨成本是否允許超過訂單或合同成本。比如，設(shè)置了某一貨物的采購入庫成本不能超過訂單的10％，系統(tǒng)就不允許錄入成本超過訂單10％的采購入庫。從成本的角度來說，采購原材料或待售商品的價格和采購行為本身的成本構(gòu)成了產(chǎn)品成本中相當(dāng)大的一部分，因此，采購作業(yè)對企業(yè)盈利能力和財務(wù)流動性有著顯著影響。采購作業(yè)和存貨管理有著密切的關(guān)系，可以說，企業(yè)采購作業(yè)的成本在很大程度上取決于存貨管理的質(zhì)量?？茖W(xué)的、精確的存貨管理會在保證正常生產(chǎn)的基礎(chǔ)上，最大程度地降低采購作業(yè)的成本。

　　3.儲存成本

當(dāng)企業(yè)有存貨時就會有保管費用的發(fā)生，這一費用包括占用在存貨中的資金不能再投資的機會成本及場地租金、保險費等與儲存有關(guān)的費用。因此，為了節(jié)約儲存成本，企業(yè)應(yīng)盡量減少庫存量。對于這類成本，理想的狀況是降低到零，這就是及時采購的主要思想?？梢酝ㄟ^以下措施來解決這一問題：1）減少數(shù)目，這樣就減少了談判的時間；2）調(diào)用供應(yīng)商檔案，選擇信譽好的供應(yīng)商，以降低檢驗和質(zhì)量成本。

付款控制

付款控制應(yīng)該屬于應(yīng)付賬款系統(tǒng)，但是實際引發(fā)的原因在采購系統(tǒng)?？刂聘犊羁梢酝ㄟ^以下辦法來進(jìn)行控制：

（1）財務(wù)部門在辦理付款業(yè)務(wù)時，應(yīng)當(dāng)對購貨發(fā)票、供應(yīng)商發(fā)票、結(jié)算憑證、訂購單、驗收單以及入庫單等資料的真實性、完整性、一致性、合法性進(jìn)行嚴(yán)格審核。對于未經(jīng)核準(zhǔn)的款項不能支付，對于上述資料不全的款項，應(yīng)要求補齊資料后，才能支付。

（2）會計人員要及時核銷已經(jīng)完成了付款程序的采購業(yè)務(wù)，并對應(yīng)付賬款、預(yù)付賬款等重要賬戶進(jìn)行嚴(yán)格管理。

（3）更改供應(yīng)商設(shè)置，控制對該供應(yīng)商的應(yīng)付賬款。

（4）企業(yè)也可在系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置預(yù)警。公司設(shè)立請款控制，由財務(wù)人員對部門預(yù)算和付款要求核實后給予批準(zhǔn)；出納依據(jù)ERP中的供應(yīng)商信息，銀行轉(zhuǎn)賬付款或簽發(fā)票據(jù)。這里供應(yīng)商賬號信息的維護(hù)是企業(yè)需要關(guān)注的重點。會計人員依據(jù)付款單制單，為了確保業(yè)務(wù)的準(zhǔn)確，建立企業(yè)與銀行間、企業(yè)與供應(yīng)商間的對賬機制也是很有必要的。

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