筆者本人從事系統(tǒng)實(shí)施若干年，在與行業(yè)人士的交流中體會(huì)到一種共識(shí)：沒有一個(gè)放之四海而皆準(zhǔn)的物料編碼規(guī)則。物料編碼在應(yīng)用領(lǐng)域具有各自的行業(yè)特點(diǎn)，甚至物料數(shù)據(jù)狀態(tài)、流程以及處理方式不同而導(dǎo)致行業(yè)內(nèi)企業(yè)的編碼也大相徑庭；各個(gè)ERP廠商基礎(chǔ)管理之物料編碼的機(jī)制也存在巨大的差異，主要體現(xiàn)在自動(dòng)與手工，程序算法對(duì)編碼的處理效率兩個(gè)方面。有通過手工輸入物料編碼而沒有校驗(yàn)碼機(jī)制的，也有無(wú)視編碼壓縮而導(dǎo)致檢索、分析、查詢、計(jì)算等操作效率天壤之別的。

自動(dòng)編碼方式是將物料按照某個(gè)緯度進(jìn)行分類，確定編碼的規(guī)則，操作人員在做新增物料操作時(shí)，系統(tǒng)根據(jù)物料的屬性選擇自動(dòng)生成編碼的機(jī)制。好的編碼機(jī)制應(yīng)該是簡(jiǎn)單的、便于機(jī)器操作的、同時(shí)應(yīng)該是細(xì)致的，雖然沒有一個(gè)公認(rèn)完美的編碼機(jī)制，但是在長(zhǎng)期實(shí)踐中總結(jié)出一些物料編碼的原則。

物料編碼原則

編碼應(yīng)該反映分類。在打印報(bào)表時(shí)，同類之?dāng)?shù)據(jù)才會(huì)被匯總于一處，將方便被比較或匯總。分類之一般原則是大分類號(hào)在前，小分類號(hào)在后，依序排列。例如編號(hào)時(shí)，可以第一、二碼表示大分類，第三、四、五碼表示中分類，第六、七碼表示小分類，之后編幾位碼的流水號(hào)，如果擔(dān)心日后有新增資料發(fā)生，則可以在分類號(hào)或流水號(hào)中預(yù)留一些空號(hào)以便日后可以插入。

編碼應(yīng)該反映順序。排序是計(jì)算機(jī)強(qiáng)大功能之一，資料在打印或查詢時(shí)通常會(huì)依資料編號(hào)的大小順序由小到大(或由大到小)排列。因此如果我們需要資料在打印時(shí)按照某一種順序來排列，就應(yīng)該在編號(hào)時(shí)對(duì)于資料編號(hào)之大小順序事前加以規(guī)劃。

變動(dòng)屬性不應(yīng)納入編碼。有些資料之某項(xiàng)屬性如果在未來有可能發(fā)生變動(dòng)，則絕不可將該屬性納入編碼中。否則，一旦發(fā)生變動(dòng)時(shí)，是否要修改編碼將會(huì)成為十分困擾的抉擇。例如員工所屬部門就不可納入員工編碼中，因?yàn)閱T工調(diào)動(dòng)部門是經(jīng)?？赡馨l(fā)生的。其它如客戶所屬之責(zé)任區(qū)，商品之分類別(GroupCode)，業(yè)務(wù)員的所屬區(qū)域等等。正確的方法應(yīng)將這些屬性另設(shè)獨(dú)立的字段表達(dá)。

編碼愈簡(jiǎn)短愈好。編碼之目的在求簡(jiǎn)化，如此，可以節(jié)省閱讀、抄寫、輸入的作業(yè)時(shí)間，增加數(shù)據(jù)處理之效率；再者，由于編碼簡(jiǎn)短，在處理的過程中出錯(cuò)的機(jī)率也能夠因而降低，因此編碼位數(shù)愈少愈好。

避免采用有意義編碼。很多人在設(shè)計(jì)編碼時(shí)都希望讓編碼反映某些意義，目的在使編碼容易記憶或者可以望字生義。因此往往以英文單詞前綴或縮寫字母冠于編碼上。在物料編碼時(shí)則喜歡把一些規(guī)格、尺寸等屬性直接反映于料號(hào)中?；蛟S在資料筆數(shù)少時(shí)，這種方式的確可以獲得一些方便，但在資料筆數(shù)龐大時(shí)，此法事實(shí)上已收不到易記的效果，反而使分類性、順序性、彈性及唯一性等更重要的編碼原則難以兼顧，結(jié)果只是徒增編碼工作的困擾。有許多公司，特別是電子電機(jī)裝配業(yè)常常就是為了要理出有意義的料號(hào)體系，而使得編碼工作變得異常艱巨、耗時(shí)，甚至編到一半就夭折而難以接續(xù)下去。再不然就是勉強(qiáng)將現(xiàn)行料件都編上了料號(hào)，結(jié)果日后有新增的料件時(shí)，卻發(fā)覺實(shí)在不易遵行原來的原則來進(jìn)行新料件的編碼工作。

事實(shí)上，料號(hào)僅是料件的代碼。是在計(jì)算機(jī)化時(shí)作為使用者與計(jì)算機(jī)之間的溝通工具而已。它甚至可以不需要具備任何意義，如果能體認(rèn)這一觀點(diǎn)，那么即使有上萬(wàn)筆的料件，也可以在短短兩、三周內(nèi)就完成整個(gè)編碼工作。

避免使用英文字母，就是說最好全部用阿拉伯?dāng)?shù)字來編碼。一則可使鍵入編碼的作業(yè)效率提至最高，一則可避免數(shù)字與某些英文字母因?yàn)樾蜗蠡蜃x音雷同而產(chǎn)生混淆的情形。如果非用英文字母的話，則英文字母最好排在編碼之前幾碼，且位數(shù)必需一致。千萬(wàn)要避免英文字母與數(shù)字混雜使用。

避免使用特殊符號(hào)。有人為了使編碼段落分明而在編碼中使用“-”符號(hào)，或者在編碼中夾雜“*”“．”“”等特殊符號(hào)。這些符號(hào)之使用將影響輸入之效率，而在口述編碼時(shí)亦會(huì)造成不便，因此最好避免采用。其實(shí)編碼在使用一段時(shí)間后自然會(huì)適應(yīng)，不必刻意去使用一些特殊符號(hào)讓段落分明。如果非用這些符號(hào)不可，則應(yīng)該讓符號(hào)出現(xiàn)之位置加以固定，否則反而易生困擾。

編碼長(zhǎng)度應(yīng)求一致。編碼長(zhǎng)度一致可使閱讀或輸入時(shí)一眼即可發(fā)現(xiàn)異常錯(cuò)誤。再者，一致之長(zhǎng)度在我們附加檢查號(hào)碼時(shí)也將方便許多。如果在實(shí)際編碼時(shí)很難求取編碼位數(shù)之一致，則至少要求同一類者位數(shù)一致。

編碼應(yīng)有防錯(cuò)功能。當(dāng)編碼位數(shù)愈長(zhǎng)時(shí)，我們?cè)陂営[、口述、輸入一串阿拉伯?dāng)?shù)字構(gòu)成的編碼時(shí)，發(fā)生錯(cuò)誤、漏字、次序顛倒、重復(fù)等錯(cuò)誤的幾率就愈為頻繁。有時(shí)這種錯(cuò)誤會(huì)導(dǎo)致資料張冠李戴之嚴(yán)重后果。因此只要編碼長(zhǎng)度超過六碼以上者，就應(yīng)該考慮在編碼后加上一位驗(yàn)證碼，而視為編碼的一部份。如此我們即可用計(jì)算機(jī)來判斷并警告資料輸入時(shí)發(fā)生的錯(cuò)誤。