采購員或者計(jì)劃員制定初步采購合同,在相關(guān)負(fù)責(zé)人審核后形成采購合同,采購過程按照合同進(jìn)行。采購合同是企業(yè)與供應(yīng)商簽訂的供貨合約,對(duì)于采購過程發(fā)生問題的采購可以終止或者凍結(jié)采購合同的執(zhí)行。
1.合同模版輸入:將合同中經(jīng)常用的固定的條款進(jìn)行定義,在生成合同的時(shí)候可以選擇具體模版,詳細(xì)內(nèi)容只需在模版空白處填寫即可。
2.采購合同輸入:選擇相應(yīng)的合同模版,輸入具體條款內(nèi)容,草擬合同,合同中針對(duì)不同的供應(yīng)商、品種,有不同的質(zhì)量要求和扣罰標(biāo)準(zhǔn),為材料結(jié)算做依據(jù)。提交審批后不允許做任何操作,只能查詢,提交前可以進(jìn)行修改、刪除操作。
3.根據(jù)選定的審批流程進(jìn)行各個(gè)環(huán)節(jié)的審批,可以自定義審批流程,審核時(shí)選擇同意轉(zhuǎn)入下一個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行審批,選擇不同意則返回到指定人手中進(jìn)行修改,審核過程中,如果前一個(gè)人沒有通過審核,則不能進(jìn)行下一個(gè)人的審批。
4.合同凍結(jié)、作廢:將采購過程中發(fā)生問題供應(yīng)商的合同進(jìn)行凍結(jié)或者作廢,凍結(jié)針對(duì)臨時(shí)性問題,作廢針對(duì)永久性問題,凍結(jié)或作廢后的合同不允許做任何操作,只可以查詢。
5.采購合同解凍:對(duì)已經(jīng)解決問題的采購合同進(jìn)行解凍處理,解凍后的采購合同可以進(jìn)行其他未完成的操作。
6.采購合同查詢:按照不同的條件組合查詢合同情況。
7.采購合同臺(tái)帳:按照不同的條件組合查詢合同的執(zhí)行情況,包括合同明細(xì),采購歷史,材料進(jìn)廠情況。
六、進(jìn)廠通知單 1、通知單輸入:供貨合同簽訂后由采購人員錄入材料進(jìn)廠通知單。內(nèi)容包括原料名稱、供貨單位名稱、運(yùn)輸單位名稱、礦點(diǎn)、車種、車號(hào)信息。
七、供應(yīng)商管理 管理各個(gè)供應(yīng)商的詳細(xì)資料,維護(hù)供應(yīng)商的基本資料、聯(lián)系人等靜態(tài)數(shù)據(jù),方便采購員采購原材料以及對(duì)供應(yīng)商的有效管理。
1.供應(yīng)商考察:根據(jù)設(shè)定的供應(yīng)商考察規(guī)則確認(rèn)質(zhì)量情況,由各部門人員對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)定過程。
2.合格供應(yīng)商評(píng)定:根據(jù)化驗(yàn)室對(duì)供應(yīng)商供應(yīng)的物料的檢測和采購部門的供方考察報(bào)告,生成合格供方評(píng)價(jià)表,提交各部門審定,以確定是否成為合格供應(yīng)商。
3.供應(yīng)商重新評(píng)審:對(duì)在供應(yīng)過程中連續(xù)出現(xiàn)多次的供應(yīng)商進(jìn)行重新評(píng)審,由質(zhì)量部門出具新的質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告,車間提供的使用該供應(yīng)商物料的評(píng)價(jià),來重新評(píng)審該供應(yīng)商是否合格供應(yīng)商。
4.輸入供應(yīng)商檔案:錄入供應(yīng)商的基本信息,包括檔案信息,詳細(xì)信息,聯(lián)系人信息,銀行帳號(hào)信息等。
5.供應(yīng)商查詢:查詢供應(yīng)商的檔案信息、簽訂合同、材料進(jìn)廠、材料結(jié)算的信息。
八、供應(yīng)商門戶管理 1、供求信息輸入:采購員根據(jù)采購任務(wù)單編制采購詢價(jià)單并提交到供應(yīng)商門戶,采購詢價(jià)單網(wǎng)上公開發(fā)布,所有合格供應(yīng)商都有權(quán)查詢?cè)儍r(jià)系統(tǒng)。取消供貨資格的單位無法登錄詢價(jià)系統(tǒng),暫停供貨的單位在網(wǎng)上無法看到詢價(jià)單。
2、供應(yīng)商管理:對(duì)在門戶注冊(cè)的供應(yīng)商進(jìn)行管理??梢栽O(shè)置該供應(yīng)商是否為合格供貨單位。
3、供應(yīng)商報(bào)價(jià)管理:經(jīng)過注冊(cè)后的合格供貨單位可以直接在網(wǎng)上進(jìn)行報(bào)價(jià),不合格的供貨單位可以取銷供貨資格或暫停報(bào)價(jià)資格,報(bào)價(jià)根據(jù)供求信息時(shí)間需求,在規(guī)定時(shí)間內(nèi),任何人員都不可查詢供應(yīng)商報(bào)價(jià)信息,規(guī)定時(shí)間過后,相關(guān)人員可以自由查詢供應(yīng)商報(bào)價(jià)信息,但對(duì)比較緊急的采購事項(xiàng),有權(quán)限的人員可以提前解除報(bào)價(jià)鎖定,提前查詢供應(yīng)商報(bào)價(jià)信息。
4、中標(biāo)通知:根據(jù)報(bào)價(jià)單由采購人員生成采購訂單,發(fā)送給中標(biāo)單位,通知供貨單位談判合同等信息。
5、供應(yīng)信息查詢:供應(yīng)商可以通過供應(yīng)商門戶查詢到相關(guān)的報(bào)價(jià)、材料進(jìn)廠以及結(jié)算情況,供應(yīng)商只能查詢到與自己有關(guān)的信息,不能查詢到其他供應(yīng)商的相關(guān)信息。
6、報(bào)價(jià)查詢:各公司有權(quán)限人員可以查詢所有供應(yīng)商在門戶的報(bào)價(jià)情況,分報(bào)價(jià)時(shí)間、供應(yīng)商、品種查詢報(bào)價(jià)信息,可以比較同一供應(yīng)商同一品種給不同分廠的報(bào)價(jià)信息。
九、采購員管理 管理采購員檔案和采購歷史資料。
1.采購員檔案輸入:輸入采購員的基本信息。
1.2查詢、統(tǒng)計(jì)與分析 1.原料進(jìn)廠日?qǐng)?bào)表 根據(jù)不同原料、不同供應(yīng)商查詢每日進(jìn)廠數(shù)量。
2.原料進(jìn)廠查詢 根據(jù)不同原料,不同供應(yīng)商、不同時(shí)期查詢進(jìn)廠數(shù)量,匯總進(jìn)廠數(shù)量。
3.計(jì)劃采購與實(shí)際進(jìn)廠比較表 根據(jù)每日進(jìn)廠數(shù)匯總出當(dāng)月采購情況,比較計(jì)劃采購的數(shù)量與同期實(shí)際采購的數(shù)量的差額,便于采購員查看合同執(zhí)行情況。
4.供應(yīng)商資料查詢 查詢統(tǒng)計(jì)供應(yīng)商的具體資料,如供應(yīng)的物料,產(chǎn)地、供貨能力、信用等級(jí)等情況。
信息發(fā)布:廣州名易軟件有限公司 http://www.jetlc.com