陽春三月,本應(yīng)是陽光明媚令人心曠神怡的季節(jié),但正如近日倒春寒的天氣一樣讓我感到深深的寒意。原因是最近公司讓我接手一個實施到一半的物流項目，而這個項目只有片言片語的幾份簡單文檔。不但沒有詳細的實施計劃，更沒有詳細的實施文檔記錄。在接手此項目后讓我深深的感受到?jīng)]有實施文檔的痛苦，因為所有的一切都要自己重新摸索。不但浪費了寶貴的實施時間，而且還經(jīng)常需要做重復(fù)的工作。缺乏實施文檔讓我在這個物流erp系統(tǒng)項目中吃盡了苦頭，這里和大家分享我對實施文檔的一些反思和總結(jié)。常見的物流erp系統(tǒng)實施文檔缺陷當(dāng)我從公司前任物流erp系統(tǒng)項目實施同事手中接過薄薄兩頁紙的實施文檔時，我難以置信的看著他問沒有了嗎?只有這些?，我同事尷尬的點點頭，然后他再說了一句讓我吐血的話實施計劃和記錄文檔都在我心里記記清清楚楚呢。實際上，這完全是對實施文檔的誤解，也是許多物流erp系統(tǒng)實施顧問的通病。(1)什么是物流erp系統(tǒng)項目實施文檔?物流erp系統(tǒng)實施文檔是用來記錄、描述、展示實施過程一系列信息的處理過程，通過書面或圖示的形式對項目活動過程或結(jié)果進行描述、定義、規(guī)定及報告。例如，分階段實施計劃文檔、標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程文檔、標(biāo)準(zhǔn)編碼及數(shù)據(jù)文檔、標(biāo)準(zhǔn)參數(shù)設(shè)置文檔、功能操作指南文檔等。這些文檔將會伴隨著物流erp系統(tǒng)實施的各個階段逐漸充實、完善,也同時記載了整個實施的過程和成果。從內(nèi)容上說，物流erp系統(tǒng)項目實施文檔可分為成果文檔和過程文檔兩大類。成果文檔作為項目可交付物的一個組成部分，其重要性自然不言而喻。過程文檔主要記錄了項目管理進程中的各種信息，為實施人員提供決策依據(jù)，以保證物流erp系統(tǒng)項目的順利實現(xiàn);另一方面，過程文檔也是實施過程最為寶貴的資產(chǎn)，通過對過程文檔進行歸納和分析，可以對實施項目的成功經(jīng)驗和失敗教訓(xùn)了然于胸，從而對后續(xù)物流erp系統(tǒng)日常運作、維護更加有的放矢。(2)常見的物流erp系統(tǒng)實施文檔缺陷一般來說，實施文檔是否規(guī)范和專業(yè)已成為物流erp系統(tǒng)實施的重要評價指標(biāo)之一。經(jīng)過深入分析，我總結(jié)這個項目主要存在這些缺陷：①文檔編寫不夠規(guī)范：主要表現(xiàn)為項目實施過程中，沒有對每一個階段的文檔進行分層次整理和管理，各類文檔資料缺少一致性。②文檔內(nèi)容描寫不夠完善：在編寫各種文檔過程中，雖然大家都按事先規(guī)定的模式進行了編寫，但編寫的內(nèi)容經(jīng)常不夠完善;要么文檔極其簡單，相當(dāng)于沒有文檔;要么文檔流于形式，沒有什么實際的價值，甚至于有的實施文檔與實施過程完全不相符。③文檔沒有統(tǒng)一入庫管理：隨著物流erp的不斷優(yōu)化、升級，新需求的不斷產(chǎn)生，各種文檔越來越多，沒有建立一個文檔資料庫。不同時期的各種文檔零散存在，造成查詢文檔時非常困難。④只重視文檔的形式，實用性不強。在實際的實施過程中，編制人員沒有時間去關(guān)心它們的用途，也不知道哪些部門使用，更多的是在規(guī)定的時間內(nèi)完成任務(wù)，以免影響考核成績，這樣一來一些不實用的、重復(fù)的文檔不但阻礙物流erp系統(tǒng)實施的可執(zhí)行性，而且還影響項目的整體進度。文檔對項目實施起到什么作用?與本項目前任負責(zé)同事溝通中了解到，他對實施文檔的作用存在非常多的誤解，認(rèn)為實施的事情本來就多，有許多用戶抱怨的事情要處理，根本沒有時間來寫文檔。因為有了這樣的想法，就開始忽略文檔的編制。例如，認(rèn)為寫文檔太累了，能用嘴說的就不用手寫，能簡單寫的就絕不詳細寫。實際上，實施文檔是一種工具，是古語有云的磨刀不誤砍柴功。(1)文檔能提高實施過程的能見度規(guī)范、齊全的文檔會詳細記錄項目實施過程中發(fā)生的事件，便于實施人員掌握項目實施進度、實施質(zhì)量以及各種資源的調(diào)配。同時，文檔還有助于實施人員與操作人員明確了解各自的職責(zé)，信息互通，共同把握實施過程的節(jié)奏。因此，實施成員用一定時間編制、整理實施文檔，可以使實施人員對各個階段的工作進行周密思考、理順和找出存在的問題，從而減少差錯，提高項目實施質(zhì)量。例如，通過對文檔的檢查，在項目實施早期發(fā)現(xiàn)文檔錯誤或不一致的地方，及時糾正以減少大問題的出現(xiàn)和為糾正失誤而付出的更大的成本。(2)文檔能規(guī)范實施問題的處理實施過程中肯定會遇到各種各樣的問題需要解決，這類問題的處理和解決是關(guān)系到實施效果是否有效的標(biāo)志。這類問題主要分兩種情況：①是重要的反饋遲遲得不到解決和回復(fù)，當(dāng)文檔化做得好時，在出現(xiàn)問題的時候，打開文檔可以一目了然，責(zé)任不會被推卸。②是有些問題在不同部門和不同的階段頻繁出現(xiàn)，簡單而又瑣碎的重復(fù)問題會讓實施顧問疲于奔命，效率低下。這時，一個文檔化的FAQ問題集對項目實施就顯得意義重大。(3)便于項目成員之間的交流與合作文檔是一種無聲的語言，它記錄了項目實施過程中有關(guān)軟件配置、運行、維護和培訓(xùn)等方面的信息，有利于管理人員、實施人員、操作用戶之間的交流和合作。例如，明確的操作指南文檔可幫助最終用戶規(guī)范化操作，強化培訓(xùn)效果。因此，描述清楚、完備的文檔便于團隊成員了解實施過程中的各項指標(biāo)，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與實施團隊之間架起的一座橋梁。另外，文檔的重要性還表現(xiàn)在對于項目傳承的重要性。有了好的文檔，那么當(dāng)項目有新成員進入，物流erp系統(tǒng)實施文檔就可以承擔(dān)起指導(dǎo)新成員快速工作的作用，而不是單單詢問原來的成員，節(jié)省了大家的時間。而且當(dāng)實施完成后，實施文檔可成為企業(yè)實施信息化的文字載體，為在后續(xù)人員培訓(xùn)方面提供詳盡的素材。(4)實施文檔是人員經(jīng)驗提升的最好途徑善于學(xué)習(xí)，對于任何職業(yè)而言都是前進所必需的動力。對于物流erp系統(tǒng)實施來說，這種要求就更加高了，項目文檔對于項目實施人員的素質(zhì)提升大有裨益的。目前不少企業(yè)在進行物流erp系統(tǒng)項目實施時都會出現(xiàn)一個通病：由于人員素質(zhì)有限，許多的決定只憑口頭敘述，缺少足夠的文字記錄，以至在項目出現(xiàn)問題時往往顯得無所適從。而從本質(zhì)上講，項目文檔強調(diào)的是一種規(guī)范化管理，要求項目人員利用書面語言進行溝通表達，以指引項目運作。所以，實施人員不應(yīng)該只為寫實施文檔而寫文檔，良好的文檔是思想交流、溝通的基礎(chǔ)，也是整理和理清思路的基礎(chǔ)。不懂得從經(jīng)驗中學(xué)習(xí)和成長，永遠不會有質(zhì)的提高。只有當(dāng)每次完成一個實施任務(wù)時，都有目的的隨時總結(jié)和尋找不足，一個實施顧問才可能成長起來。因此，專業(yè)的實施文檔是涉及到一個實施顧問的做事能力和風(fēng)格，不但是體現(xiàn)實施顧問能力的標(biāo)志，也是體現(xiàn)一個物流erp系統(tǒng)實施團隊管理水平的重要標(biāo)志。(5)有利于項目實施的監(jiān)控作用物流erp系統(tǒng)實施是一項風(fēng)險很高的工程，需要進行嚴(yán)謹(jǐn)?shù)捻椖勘O(jiān)控。一般來說，在物流erp系統(tǒng)項目實施過程中每項工作的事前計劃、事中實施記錄、事后分析結(jié)果都要形成相應(yīng)的文檔，文檔包括與項目相關(guān)的資源及其使用情況。因此，階段性的檢查、評審和文檔化成果是實施項目監(jiān)控的重要方法之一。因為詳盡而規(guī)范的實施文檔成果不僅有利于監(jiān)控項目進度，也利于項目驗收。項目的階段性成果是以文檔形式體現(xiàn)的，由此人們熟知的一句話項目的運作在一定程度上是由文檔驅(qū)動的是有道理的。從文檔的角度來看，物流erp系統(tǒng)項目的實施過程就是一個文檔制作與實施的過程。高效管理實施文檔的策略和方法如前文所述，實施文檔對于物流erp系統(tǒng)實施項目管理的作用是不容置疑的，但實施文檔的管理卻通常是物流erp系統(tǒng)實施管理中最容易忽略的部分。通過對這次項目的反思和經(jīng)驗總結(jié)，我認(rèn)為在文檔管理中應(yīng)該要注意以下幾個方面：(1)應(yīng)建立規(guī)范的文檔管理制度。重點應(yīng)體現(xiàn)為兩點:①要對實施文檔的數(shù)量、名稱、標(biāo)識、類型、管理責(zé)任人、內(nèi)容等基本內(nèi)容做出事先安排,得出實施文檔的總覽表。②是制定對各種項目文檔的管理程序,如批準(zhǔn)、發(fā)布、修訂、標(biāo)識、密級、貯存、傳遞、查閱等,為項目的文檔配置管理鋪設(shè)一個良好的基礎(chǔ)平臺。(2)規(guī)范化文檔版本管理。這是一個非常重要的步驟，因為版本混亂不但是實施文檔的一個致命傷，更是一個非常常見的缺陷，所以實施文檔的有效管理必須要實行版本控制。(3)創(chuàng)建文檔庫的訪問規(guī)則，這是文檔管理的重要環(huán)節(jié)。訪問規(guī)則確定誰可以訪問、閱讀、升級以及在文檔庫中添加文檔。同時，文檔庫還應(yīng)定期進行檢查，以便對哪些文件進行存檔或?qū)δ男┡f文件進行清理，以確保實施文檔的管理符合公司、項目實施組的需求。(4)文檔的審核。除用于溝通之外，重要的文檔應(yīng)該要進行審核。審核就是檢查編寫的項目文檔是否齊全、有無遺漏、是否符合文檔的規(guī)范要求、內(nèi)容描寫是否正確緊扣主題、列出的圖表信息是否準(zhǔn)確等等，以確保實施文檔的質(zhì)量。例如，階段性成果實施文檔應(yīng)該由相關(guān)主管簽字，以確認(rèn)階段性成果符合要求并予以接受。(5)使用工具管理文檔。對于一個大型的物流erp系統(tǒng)項目實施來說，經(jīng)過調(diào)研、實施、和應(yīng)用維護等各個階段，整個實施周期中都會有大量的文檔。這些文檔的內(nèi)容有的是在不斷變化的、有的是連續(xù)的、有的是承前啟后的、有的是新增加的、也有的是廢除的。這就需要一個統(tǒng)一的文檔管理工具，分門別類的統(tǒng)一存放管理各種實施文檔資料，或應(yīng)要建立實施文檔資料庫?？傊?，實施文檔在物流erp系統(tǒng)項目實施過程中起到關(guān)鍵的作用。從某種意義上來說，實施文檔是項目實施規(guī)范的體現(xiàn)和指南，按照規(guī)范要求編制一整套實施文檔的過程，也就是完成一個項目的實施過程，是絕對不應(yīng)該輕視的。
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