發(fā)文處理是指以設計公司名義發(fā)出去的文件就范圍可以分為:公司發(fā)文、部門發(fā)文;發(fā)文類型為:下行文,上行文和平行文;文件類型為:行政文件,紀委文件,黨委文件,工會文件,團委文件,聯(lián)合發(fā)文;文號可以根據(jù)設計公司的實際情況設定;發(fā)文系統(tǒng)可以具有以下功能:
1.要求對所有的發(fā)文通過管理系統(tǒng)進行擬稿、核稿、會簽、復核、文秘修訂、簽發(fā)、成文、蓋章(聯(lián)合蓋章)、封發(fā)。
2.可對發(fā)文進行顯示、排序、查詢、統(tǒng)計、打印。
3.對發(fā)文的處理全過程進行自動化管理、跟蹤和記錄
4.可以實現(xiàn)文件取回功能,處理發(fā)送錯誤等誤操作。
5.實現(xiàn)流程跳轉(zhuǎn)和審批人變更及事后補簽功能。
6.所有用戶在收到系統(tǒng)所發(fā)文件后應自動發(fā)送回執(zhí)。
7.公文加蓋電子印章技術,含聯(lián)合蓋章。
8.根據(jù)不同類別公文自動引入套紅的文頭、自動排版功能。
9.實現(xiàn)套紅后的文件打印功能。
10.實現(xiàn)有權限的使用者的督辦、催辦功能,督辦、催辦可以通過人工手工方式實現(xiàn),也可以通過系統(tǒng)自動實現(xiàn)督辦、催辦。
11.實現(xiàn)文件審批任務的委托功能。
12.嚴格的權限控制功能。
1.1.2收文 收文處理是指處理接收到的外來文件,外來文件包括上級主管部門等的文件;收文處理系統(tǒng)有以下功能:
1.要求對所有的來文通過管理系統(tǒng)進行簽收登記、錄入、擬辦、批示、辦理、傳閱。
2.可對來文進行顯示、排序、查詢、統(tǒng)計、打印。對來文的處理全過程進行自動化管理和記錄,對要求辦理的文件進行全自動跟蹤、監(jiān)督及閉環(huán)控制。
3.具有文件取回功能,處理發(fā)送錯誤等誤操作。
4.實現(xiàn)有權限的使用者的督辦、催辦功能,督辦、催辦可以通過人工手工方式實現(xiàn),也可以通過系統(tǒng)自動實現(xiàn)督辦、催辦。
5.實現(xiàn)文件審批任務的委托功能。
6.嚴格的權限控制功能。
1.2會議管理 會議管理包括會議申請、會議查詢、會議信息管理、會議室設置、會議紀要。
1.2.1會議申請 系統(tǒng)可以將用戶已申請的會議按照待批會議、已準會議、進行中會議和未準會議進行分類列出,方便用戶查詢和管理自己的申請。在申請會議前,可以查看會議室的預約情況;用戶申請會議后,會議管理員如果未審批,則狀態(tài)為待批會議,如果審批通過,狀態(tài)變更為已準會議,審批不通過,狀態(tài)為未批準會議。
【進行中會議列表】羅列出已經(jīng)通過審批,并且到達會議開始時間的會議。
1.2.2會議查詢 會議查詢模塊主要實現(xiàn)用戶對各種狀態(tài)中的會議進行詳細的查詢,查詢的結果以列表列出。
1.2.3會議管理 會議管理模塊提供給會議管理員用來管理所有用戶已提交申請。按照待批會議、已準會議、進行中會議和未準會議分類列出。會議管理員可以修改會議申請信息,可以批準或者不批準會議。
1.2.4會議室設置 會議室設置用于新建和管理會議室的基本信息,會議管理員可以新建、修改和刪除會議室的基本信息,也可以查看每個會議室的預定情況。
1.2.5會議紀要 會議紀要主要實現(xiàn)對已經(jīng)結束的會議的紀要進行管理,會議申請者和管理員均可修改會議紀要。
1.3車輛管理 車輛管理共分為車輛使用申請、車輛使用查詢、部門審批管理、車輛使用管理、車輛維護管理、車輛信息管理和調(diào)度人員管理六個部分。申請人申請車輛的使用,由車輛調(diào)度員和部門審批人共同審批。系統(tǒng)可以管理車輛的使用情況和維護情況。
1.4財務費用管理 1.4.1減少信息重復成本 員工在填寫紙質(zhì)表單時,每次均需要填寫姓名、部門、項目等重復的信息。電子化報銷流程中,將這些固定的信息全部存儲于系統(tǒng)中,表單自動顯示員工的姓名和部門,工程名稱可以從系統(tǒng)中選擇。
1.4.2減少出錯率 由于員工填寫的報銷單據(jù)中存在計算過程,靠手工填寫的數(shù)據(jù)會出現(xiàn)錯誤。電子表單設置了計算公式,提高了單據(jù)的準確性。
1.4.3減少審批成本 目前領導的工作時間被零散的審批打斷,工作效率會受到影響。使用電子化流程,領導可以自行安排審批計劃,可以每天安排固定的時間登錄系統(tǒng)進行審批。系統(tǒng)預設審批流程,自動的進行判斷,審批領導無需擔心單據(jù)是否該自己審批。
遇上領導出差,報銷人需要等待。使用電子化流程,領導可以遠程進行審核,提高了效率。
1.4.4減少財務審核成本 系統(tǒng)預設了審批流程,財務部不再需要將精力過多的投入在流程檢查上,只需要判斷員工填寫的條件項是否正確。表單預設了計算公式和標準的設置,減少了財務人員計算的工作量
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