隨著國內(nèi)外經(jīng)濟環(huán)境的不斷發(fā)展變化，不管是作為新興的電商貿(mào)易行業(yè)，還是傳統(tǒng)的金屬工業(yè)行業(yè)，都必須迎接新技術(shù)和新生產(chǎn)方式的挑戰(zhàn)，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，實現(xiàn)知識的生產(chǎn)、分享、應(yīng)用以及創(chuàng)新，并在企業(yè)個人、組織運營、客戶價值以及經(jīng)濟績效等諸方面形成知識優(yōu)勢和產(chǎn)生價值的過程，已經(jīng)成為指導的核心。

　　一、電商貿(mào)易金屬行業(yè)傳統(tǒng)文件面臨的困惑

　　傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公中，知識管理缺少信息化的支撐工具，遇到了各種挑戰(zhàn)和困惑：

　　1、隱形知識難以積淀

　　人們在工作中的技能、技巧、經(jīng)驗、訣竅、價值觀、文化深藏于個人的內(nèi)心，屬于隱性知識，當員工離職時，會隨之帶走很作隱形知識，隱性知識成為難以積累、復制、分享和管理的焦點。

　　2、知識分散，難以檢索使用

　　知識孤島分散在不同人的頭腦中、不同的電腦系統(tǒng)中，并且傳統(tǒng)的知識紙質(zhì)文件錯綜復雜，給及時取用帶來困擾，管理困難。

　　3、知識創(chuàng)造力差

　　知識創(chuàng)造的動力或能力不足，具體表現(xiàn)在大部分員工只愿乘涼，不愿植樹，缺乏創(chuàng)造新知識的動力，或者創(chuàng)造新知識的能力不足;

　　4、知識難以分享

　　分享的意愿與技術(shù)手段缺乏，造成人和人之間知識共享困難、多個系統(tǒng)之間知識共享困難、人和系統(tǒng)之間知識共享困難;

　　5、知識存在安全隱患

　　傳統(tǒng)辦公中有些知識的過度分享，或者文件保存不當，容易造成機密文檔泄密的隱患。

　　在這種情況下就需要通過專業(yè)的文件知識管理平臺來規(guī)范公司文件管理，同時提高整體管理能力。目前，協(xié)同辦公已經(jīng)發(fā)展到第三個階段，即知識型OA階段，它已經(jīng)超出傳統(tǒng)OA的范疇，轉(zhuǎn)變成為企業(yè)的綜合性管理支撐平臺，新一代協(xié)同OA是解決上述問題的好幫手。以名易軟件為代表的協(xié)同OA辦公管理平臺即是以知識管理為核心的新一代協(xié)同管理系統(tǒng)。

　　二、名易OA協(xié)同辦公管理系統(tǒng)如何解決電商貿(mào)易金屬行業(yè)文件知識管理問題

　　系統(tǒng)從實際工作出發(fā)，本著簡單、適用、高效的原則，為用戶提供一整套標準化的知識管理解決方案。該方案適用于不用行業(yè)，可以應(yīng)用到企業(yè)管理的各個方面，包括文件管理、、內(nèi)容管理、證照管理、項目管理、客戶資料管理、招投標資料管理、會議文件管理、綜合知識資源整合以及大數(shù)據(jù)應(yīng)用等以知識文檔為基礎(chǔ)的眾多領(lǐng)域。并配有移動端，可實現(xiàn)協(xié)作，移動考勤，即時溝通，信息查閱以及知識共享等功能。

　　1、文件管理

　　文件管理是基礎(chǔ)功能之一，主要處理收發(fā)公文、項目資料、檔案等。包含公文的審批、轉(zhuǎn)發(fā)、套紅頭打印管理;項目資料的上傳共享、增改刪、多維度權(quán)限設(shè)置;檔案的收集、存放、節(jié)約、銷毀等過程的控制。

　　2、知識管理

　　知識管理需要對企業(yè)已有的知識進行整合梳理，業(yè)務(wù)部門結(jié)合流程開發(fā)出各種方法論和模板，員工能夠根據(jù)自己的崗位隨時隨地使用自己或他人日常工作的積累，對工作做出指導與幫助、提升工作的績效，全員協(xié)同形成一個共同的工作價值觀，進而產(chǎn)生合力，實現(xiàn)共同目標。

　　3、信息發(fā)布交流

　　系統(tǒng)為企業(yè)的信息發(fā)布、交流提供一個有效的場所，通過新聞中心、通知公告、論壇、BBS論壇、在線消息通訊、電子郵件、通訊錄、待辦消息提醒等，使企業(yè)的信息及時傳播，使企業(yè)員工能及時感知企業(yè)發(fā)展動態(tài)。

　　4、信息數(shù)據(jù)集成

　　系統(tǒng)還可以與現(xiàn)代企業(yè)中已存在的、等存儲著企業(yè)一些經(jīng)營管理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，把企業(yè)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)集成到工作流系統(tǒng)中，使得系統(tǒng)界面統(tǒng)一、帳戶統(tǒng)一，業(yè)務(wù)間通過流程進行緊密集成。

　　5、職能管理

　　系統(tǒng)的職能管理主要是處理企業(yè)的人事、財務(wù)、項目合同、行政、資產(chǎn)等管理活動，可對這些職能管理工作設(shè)置審批流、信息展示，還可以設(shè)置相應(yīng)的報表統(tǒng)計功能，方便查詢分析使用文件知識。

　　6、系統(tǒng)管理

　　系統(tǒng)管理可對一些基本的數(shù)據(jù)和應(yīng)用進行配置，企業(yè)可迅速的定義適合自身實際情況的辦公應(yīng)用，并可查看系統(tǒng)日志、系統(tǒng)資源情況、系統(tǒng)版本等信息知識。

　　7、手機移動辦公

　　手機辦公系統(tǒng)的使用是文件知識管理與使用的又一重要媒介，通過移動網(wǎng)絡(luò)，用戶可以通過手機等移動終端設(shè)備獲取信息和完成事務(wù)處理。

　　三、名易OA協(xié)同辦公管理系統(tǒng)在電商金屬行業(yè)文件知識管理的特點

　　1、信息集中

　　根據(jù)新聞類、通知類、消息提醒、文檔資料等內(nèi)容，集中統(tǒng)一，不重復，不遺漏，設(shè)計合適的首頁版面，直觀的信息展現(xiàn)，減少頁面層級。

　　2、事務(wù)集中

　　通過系統(tǒng)集成、接口實現(xiàn)等，將各個信息系統(tǒng)的待處理業(yè)務(wù)集中到名易金屬行業(yè)協(xié)同中，通過優(yōu)化設(shè)計系統(tǒng)的工作流，實現(xiàn)各類業(yè)務(wù)的審批和業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)，同事還可以利用短消息等進行提醒催辦等。

　　3、數(shù)據(jù)集中

　　通過數(shù)據(jù)接口，整合信息系統(tǒng)集群，提取大量企業(yè)運行數(shù)據(jù)，利用報表工具，根據(jù)管理需求，集中呈現(xiàn)有效的決策數(shù)據(jù)。

　　4、支持多種運作模式

　　系統(tǒng)支持從中小企業(yè)到大型集團的多種運作模式，支持多組織之間不同地管理模式，提供用戶靈活的配置選擇。

　　5、個性化設(shè)置

　　個性化設(shè)置關(guān)鍵業(yè)務(wù)對象，實現(xiàn)全方位柔性應(yīng)用，根據(jù)企業(yè)中業(yè)務(wù)及管理需求，自由定義業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)路線，自定義表單報表，自定義工作區(qū)域和風格。

　　6、靈活審批模式

　　完全自由、靈活多態(tài)的自定義審批流程，同時可以按既定條件智能匹配審批流程，充分適應(yīng)企業(yè)多型態(tài)的審批需要。

　　7、安全保障

　　多重安全機制充分保障系統(tǒng)安全，對存儲在數(shù)據(jù)庫中的信息全部加密處理;嚴格的功能點權(quán)限控制，任何一個操作點均有相應(yīng)的權(quán)限控制。

　　名易OA系統(tǒng)進行知識管理可以達到對知識的識別、獲取和充分發(fā)揮知識的作用，從而提高企業(yè)的競爭力。名易協(xié)同OA辦公系統(tǒng)的知識管理方案不僅適用于電商貿(mào)易金屬行業(yè)，還適用于休閑娛樂、旅游業(yè)、電力行業(yè)等各行各業(yè)。