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成都OA軟件的管理內(nèi)容與方法有哪些？
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成都的管理內(nèi)容與方法5.1文件發(fā)送與接收5.1.1集團(tuán)各部門(mén)、各下屬公司下發(fā)、上報(bào)的各類(lèi)審批事務(wù)（包括發(fā)文、收文、通知、公告、會(huì)議通知、簡(jiǎn)報(bào)、信息、合同會(huì)審、信息系統(tǒng)用戶權(quán)限申請(qǐng)及密碼重置等）原則上統(tǒng)一采用系統(tǒng)（OA）發(fā)送，發(fā)出的事務(wù)審批必須符合相關(guān)規(guī)定，電子文檔上傳附件上限不得超過(guò)3M。特殊情況下打印成紙質(zhì)文件報(bào)相關(guān)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)、各職能中心（辦）或集團(tuán)下屬公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。5.1.2集團(tuán)的正式文件事務(wù)，應(yīng)使用的公文處理流程進(jìn)行起草、審核、簽發(fā)，然后統(tǒng)一由總裁辦編號(hào)、發(fā)布或做及時(shí)修訂，并根據(jù)實(shí)際需要打印若干份存檔和上報(bào)。5.1.3電子公文應(yīng)做好登記，并保存歸檔好起草、審核、簽發(fā)人簽名的審批表。5.1.4使用協(xié)同OA系統(tǒng)的各級(jí)用戶應(yīng)保證各類(lèi)文件處理的響應(yīng)時(shí)間。系統(tǒng)所有用戶至少在每個(gè)工作日上午、中午的上班后一個(gè)小時(shí)內(nèi)，中午和下午下班前一個(gè)小時(shí)內(nèi)分別進(jìn)入系統(tǒng)瀏覽一次，以保證公文系統(tǒng)的正常流轉(zhuǎn)和信息的及時(shí)傳送，最好能長(zhǎng)期登陸進(jìn)OA辦公。5.1.5集團(tuán)各職能中心（辦）、各下屬公司應(yīng)按照各審批事務(wù)建立OA系統(tǒng)管理體制，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)文件的管理工作。5.1.6密級(jí)文件應(yīng)直接指定到相關(guān)人員，應(yīng)明確指定密集便于瀏覽人員注意保密；電子文件嚴(yán)格按發(fā)文范圍發(fā)送，發(fā)文范圍的審批流程按集團(tuán)公司有關(guān)辦法執(zhí)行。5.1.7知識(shí)中心內(nèi)容組織、審核和發(fā)布由各職能中心（辦）和各項(xiàng)目公司欄目版主負(fù)責(zé)。5.1.8每位OA用戶要保證在OA系統(tǒng)上發(fā)布、流轉(zhuǎn)的信息和文件的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性，并對(duì)所發(fā)布和審批的內(nèi)容負(fù)責(zé)。在OA系統(tǒng)中的意見(jiàn)和審批與原書(shū)面簽署具有同等效力和權(quán)威，相應(yīng)人員應(yīng)予以執(zhí)行和遵守。5.1.9協(xié)同及固定表單工作處理流程所涉人員，在接收到待辦事項(xiàng)后，正常處理時(shí)間應(yīng)不超過(guò)2個(gè)工作小時(shí)（即一個(gè)工作日內(nèi)）。如有應(yīng)長(zhǎng)期外出、請(qǐng)假、調(diào)休等特殊原因造成無(wú)法使用OA系統(tǒng)的，必須將所有或部分權(quán)限授權(quán)給關(guān)聯(lián)人員，以保證各類(lèi)業(yè)務(wù)的正常流轉(zhuǎn)。5.1.10每位OA用戶的登錄名和登錄密碼應(yīng)予以嚴(yán)格保密，并做到定期更新密碼，以防他人盜用賬戶，由于密碼泄漏造成的損失由用戶名所有人負(fù)責(zé)；同時(shí)為保障系統(tǒng)安全，各個(gè)用戶不得在網(wǎng)吧和其他公共場(chǎng)所使用公用電腦登錄OA系統(tǒng)，而應(yīng)使用公司或家中的電腦登入。5.2用戶注冊(cè)和注銷(xiāo)5.2.1管理根據(jù)用戶開(kāi)通申請(qǐng)，對(duì)用戶進(jìn)行的新增、變更和注銷(xiāo)操作。5.2.2OA系統(tǒng)管理員提供新增用戶賬號(hào)和初始密碼，OA用戶領(lǐng)取賬號(hào)和密碼信息后，在首次登錄，要求更改登錄密碼，防止密碼信息泄露，詳細(xì)密碼規(guī)則參見(jiàn)《XX集團(tuán)用戶密碼管理細(xì)則》。5.2.2集團(tuán)各職能中心（辦）、各下屬公司應(yīng)對(duì)用戶的新增、變更和注銷(xiāo)建議統(tǒng)一管理，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)申請(qǐng)、變更和注銷(xiāo)事項(xiàng)。5.3表單5.3.1流程模塊是OA平臺(tái)的精髓所在，其中包含日常工作、公司公文、行政事務(wù)三大類(lèi)型。用戶只需根據(jù)實(shí)際需求如：請(qǐng)假申請(qǐng)、加班申請(qǐng)、出差申請(qǐng)、采購(gòu)申請(qǐng)、工作交辦等等，填寫(xiě)相應(yīng)授權(quán)范圍內(nèi)的表單，并根據(jù)系統(tǒng)綁定的流程提交審核。固定表單綁定流程中的各級(jí)用戶應(yīng)根據(jù)公司相關(guān)制度規(guī)定和要求對(duì)表單進(jìn)行操作和審批。5.3.2新增加表單流程，由各部門(mén)OA關(guān)鍵用戶提出申請(qǐng)，按申請(qǐng)流程進(jìn)行審批（含信息管理部評(píng)估和審批）后，OA系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)執(zhí)行。5.3.3OA系統(tǒng)管理員在系統(tǒng)中增加新表單，增加后發(fā)送至發(fā)起人，由發(fā)起人查看OA系統(tǒng)中的表單流程確定無(wú)誤，進(jìn)行簽字確認(rèn)，流程結(jié)束。5.3.4修改現(xiàn)有表單及流程，由各部門(mén)OA關(guān)鍵用戶提出申請(qǐng)，需求寫(xiě)明需修改的表單名，及修改內(nèi)容，發(fā)起按申請(qǐng)流程進(jìn)行審批（含信息管理部評(píng)估和審批）后，OA系統(tǒng)管理員在系統(tǒng)中修改表單，發(fā)送至發(fā)起人，由發(fā)起人查看成都名易OA系統(tǒng)中的表單流程確定無(wú)誤，進(jìn)行簽字確認(rèn)，流程結(jié)束。5.3.5用戶新建流程并提交后應(yīng)點(diǎn)擊已辦事宜，以確保所設(shè)流程的準(zhǔn)確性。上級(jí)審批人在接收到流程發(fā)起人的申請(qǐng)后應(yīng)及時(shí)審批，若拒絕發(fā)起人的申請(qǐng)可不進(jìn)行提交，但必須在簽辦反饋中寫(xiě)明拒辦理由并保存反饋，流程發(fā)起人在接收到回退指令后，應(yīng)認(rèn)真查閱回退理由，以便重新調(diào)整和更改流程。5.4數(shù)據(jù)備份5.4.1根據(jù)系統(tǒng)備份計(jì)劃，運(yùn)行數(shù)據(jù)備份機(jī)制，詳細(xì)備份策略執(zhí)行參郵XX集團(tuán)IT備份管理規(guī)定。5.5文檔歸檔、查詢和共享5.5．1各級(jí)用戶均可對(duì)自行發(fā)起、審批或協(xié)同的協(xié)同文檔或固定表單進(jìn)行歸檔，但原則上一般由流程中的最終協(xié)同或使用人進(jìn)行歸檔。5.5．2工作流程歸檔時(shí)是按文檔類(lèi)別進(jìn)行的合理歸檔，一般人員可在公共文檔的工作流歸檔文件夾中查看與自己相關(guān)的工作流文檔。5.5．3公共文檔中設(shè)置了部門(mén)文檔文件夾，各部門(mén)主管可設(shè)置各自部門(mén)文檔查詢、編輯或下載權(quán)限，確保文檔只給有對(duì)應(yīng)權(quán)限的人使用或查閱，重要業(yè)務(wù)文檔或財(cái)務(wù)報(bào)表等文檔一般只能設(shè)置查詢權(quán)限，不得開(kāi)放編輯和下載權(quán)限，以保證重要數(shù)據(jù)的安全性。5.5．4各級(jí)有權(quán)限人員均可進(jìn)入公共文檔中進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)文檔的調(diào)閱和使用，各部門(mén)主管有進(jìn)入公共文檔中對(duì)各類(lèi)文檔查詢的權(quán)限。公共文檔的具體分類(lèi)和使用對(duì)象見(jiàn)附件2:《OA平臺(tái)公共文檔權(quán)限分配表》。6.安全保密6.1按照公司《公司網(wǎng)絡(luò)管理制度》的規(guī)定，為了保證各單位的網(wǎng)絡(luò)暢通，嚴(yán)禁使用BT、電騾、電驢、迅雷、PPlive等占用網(wǎng)絡(luò)帶寬的軟件，嚴(yán)禁在線觀看與工作無(wú)關(guān)的網(wǎng)絡(luò)視頻；嚴(yán)禁對(duì)網(wǎng)絡(luò)軟件和硬件進(jìn)行非法操作。6.2OA系統(tǒng)的所有用戶，不得利用協(xié)同OA系統(tǒng)從事危害國(guó)家、集體和他人利益的活動(dòng)，不得在系統(tǒng)上制作、傳播有礙社會(huì)治安和不健康的信息，不得制造和輸入計(jì)算機(jī)病毒以及其他危害系統(tǒng)安全的數(shù)據(jù)。6.3OA系統(tǒng)中的所有用戶應(yīng)按規(guī)定的權(quán)限閱讀和使用系統(tǒng)提供的信息。不得盜用他人用戶賬號(hào)，不得干擾其他用戶和破壞系統(tǒng)服務(wù)。6.4未經(jīng)管理人員的同意，任何人不得隨意讓公司無(wú)關(guān)人員及外部人員查看OA系統(tǒng)中的內(nèi)容，更不許下載受控的內(nèi)容。7.網(wǎng)絡(luò)維護(hù)為確保網(wǎng)絡(luò)的正常運(yùn)行，全體員工都有對(duì)OA系統(tǒng)維護(hù)的義務(wù)；7.1公司OA管理員是公司OA系統(tǒng)欄目，版面變更唯一的指定人；7.2禁止在OA系統(tǒng)上傳帶有病毒的文件、圖片等； 7.3未經(jīng)許可，不得私自改變OA系統(tǒng)的桌面內(nèi)容；7.4不得對(duì)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行進(jìn)行人為設(shè)限。8.考核為強(qiáng)化OA系統(tǒng)的健康運(yùn)行，發(fā)揮其有效作用，實(shí)施考核管理。8.1OA系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)協(xié)同工作進(jìn)行跟蹤，對(duì)每位同事工作事項(xiàng)的處理周期、處理件數(shù)、延誤情況進(jìn)行記錄。并將使用情況納入季度或年度考核范圍。8.2對(duì)長(zhǎng)期不使用OA系統(tǒng)、不按統(tǒng)一要求進(jìn)行規(guī)范使用；網(wǎng)上辦公數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，對(duì)工作造成不良影響的，將按照事務(wù)的后果情況進(jìn)行處理，對(duì)考考核周期內(nèi)處理事務(wù)周期較短的獎(jiǎng)懲相關(guān)規(guī)定進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)。8.3對(duì)不遵守規(guī)定、影響流程傳輸正常運(yùn)行的使用部門(mén)和使用人員，依照有關(guān)規(guī)定追究相關(guān)人員和領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任。8.4對(duì)泄落機(jī)密，造成不良后果的，按公司有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。9.應(yīng)急措施應(yīng)急措施是保證、文件信息、資料不丟失的有效措施。9.1對(duì)公司制度、報(bào)告、考核、檔案等有價(jià)值的內(nèi)容、信息，在發(fā)布的同時(shí)，發(fā)布人還應(yīng)進(jìn)行備份，以避免信息丟失。9.2公共文檔中各部門(mén)體系文件，各部門(mén)主管應(yīng)留有本部門(mén)相關(guān)備份文件。9.3OA管理員對(duì)OA系統(tǒng)要及時(shí)進(jìn)行維護(hù)管理，防止發(fā)生系統(tǒng)失效，每周進(jìn)行一次系統(tǒng)清理，每周進(jìn)行一次資料備份，對(duì)服務(wù)器進(jìn)行安全防護(hù)。10.附則10.1為了保障OA系統(tǒng)的硬件、軟件和信息的安全，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行，全體用戶應(yīng)遵守本管理制度，違反者應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任并接受公司考核制度的處罰。10.2本制度未盡事宜按公司有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
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