名易軟件OA協(xié)同之企業(yè)資源管理

車輛管理

對集團(tuán)車輛資源使用情況進(jìn)行管理。通過系統(tǒng)管理員可登記、修改車輛信息，改變車輛使用狀態(tài)，記錄車輛維護(hù)信息，查詢各部門、各時(shí)間段的用車情況，審批用車申請等。主要功能需求： 車輛信息管理，支持對車輛型號(hào)、車牌號(hào)碼、維修記錄、司機(jī)姓名、電話等信息的記錄和修改。
• 支持車輛使用的工作流，包括用車申請、用車審批、車輛歸還等相關(guān)信息的記錄和流程的審批。
• 部門主管可審批用車申請，審批的最終結(jié)果將以電子郵件形式返回給申請人和相關(guān)人員。
• 支持對車輛使用狀態(tài)的設(shè)置，如空閑、占用、維修等，以及當(dāng)前占用者等信息的查詢。
• 各部門通過該系統(tǒng)可查詢到現(xiàn)有的車輛狀態(tài)，進(jìn)行用車申請并可查詢用車記錄。
• 支持對用車歷史信息的維護(hù)，能夠查閱某一車輛所有的使用人記錄、使用時(shí)間段等，便于跟蹤管理。
• 會(huì)議室管理
  • 通過該平臺(tái)對會(huì)議室的基本信息進(jìn)行管理。行政辦公人員在開會(huì)前可以查看會(huì)議室大概能夠容納的人數(shù)，是否有投影儀，是否已經(jīng)被人占用等信息?？梢栽谠撈脚_(tái)中預(yù)定會(huì)議室設(shè)置會(huì)議時(shí)間、參與人數(shù)、是否需要茶水等相關(guān)參數(shù)，并能夠自動(dòng)提醒會(huì)議室是否已經(jīng)被預(yù)定，人數(shù)是否超過會(huì)議室容量等。主要功能需求： 支持對會(huì)議室相關(guān)信息的管理，如會(huì)議室數(shù)量，每個(gè)會(huì)議室位置、容納的人數(shù)等。
    • 支持會(huì)議室的預(yù)定功能，能夠設(shè)置會(huì)議時(shí)間、參與人數(shù)、是否需要茶水等相關(guān)參數(shù)，并能夠自動(dòng)提醒會(huì)議室是否已經(jīng)被預(yù)定，人數(shù)是否超過會(huì)議室容量等。
    • 會(huì)議室使用狀況的圖形化展示，能夠察看所有會(huì)議室預(yù)定以及使用的時(shí)間段安排，便于操作人員預(yù)定會(huì)議室。
    • 印章管理
      • 通過該平臺(tái)管理公司公章使用情況，包括印章申請、審批、歸還等的相關(guān)信息的記錄和流程的審批。另外可以查閱某一印章所有使用者記錄、使用時(shí)間段等、便于跟蹤。主要功能需求： 印章信息管理，支持對印章名稱、用途、使用者權(quán)限等的記錄和修改。
        • 管理公司公章使用情況，包括印章申請、審批、歸還等的相關(guān)信息的記錄和流程的審批。
        • 支持對印章使用狀態(tài)、當(dāng)前占用者等信息的查詢。
        • 支持對印章使用歷史信息的管理，能夠查閱某一印章所有使用者記錄、使用時(shí)間段等、便于跟蹤。
        • 管理
          • 管理辦公用品的購買、領(lǐng)用、分發(fā)等信息，通過該平臺(tái)能夠查閱相關(guān)物品的購買、領(lǐng)用、分發(fā)的歷史記錄。完成辦公用品利用申請審批流程。主要功能需求： 支持辦公用品的申請、批復(fù)等事務(wù)處理流程和相關(guān)操作。
            • 支持對辦公用品的購買、領(lǐng)用、分發(fā)等信息的管理，能夠查閱相關(guān)物品的購買、領(lǐng)用、分發(fā)的歷史記錄。
            • 能夠支持對調(diào)離員工的辦公用品清理后的信息錄入功能。
            • 能夠統(tǒng)計(jì)和查詢各類辦公用品的剩余信息。
            • • 對合同模板、合同基本信息、合同變更及執(zhí)行情況進(jìn)行管理。主要功能需求： 支持合同模板的管理 分類管理合同模板。
                • 按照合同類別和合同模板類型不同定義不同的合同模板。
                • 預(yù)先定義一些合同的信息，在創(chuàng)建合同時(shí)，自動(dòng)填寫這些信息。
                • 系統(tǒng)支持對合同模板的維護(hù)
                • 1. 系統(tǒng)支持合同的建立和維護(hù) 支持在系統(tǒng)中創(chuàng)建及修改合同。
                  2. 能夠支持維護(hù)合同條款，如付款方式，付款條款，帳單周期，自動(dòng)續(xù)簽，提前期等。
                  3. 顯示和維護(hù)合同的費(fèi)用信息，如產(chǎn)品小計(jì)，服務(wù)小計(jì)，總價(jià)以及其它合同費(fèi)用等。
                  4. 創(chuàng)建、修改和刪除合同明細(xì)項(xiàng)。
                  5. 1. 系統(tǒng)支持對合同執(zhí)行情況的跟蹤，根據(jù)合同的具體情況，支持用戶創(chuàng)建一個(gè)活動(dòng)計(jì)劃給合同，在活動(dòng)計(jì)劃中為合同定義一系列的活動(dòng)。
                     2. 外部資源管理
                        • 利用該平臺(tái)管理集團(tuán)除客戶關(guān)系以外的其他關(guān)系，如與政府機(jī)構(gòu)、商務(wù)合作伙伴、外部專家、社會(huì)團(tuán)體等對外關(guān)系的管理。主要功能需求： 應(yīng)對外部專家機(jī)構(gòu)實(shí)行合理的分類；
                          • 可實(shí)現(xiàn)便捷的按各個(gè)分類屬性的查詢；
                          • 針對每一專家機(jī)構(gòu)應(yīng)記錄其詳細(xì)的屬性信息（如地址、聯(lián)系方式、簡介、關(guān)系維護(hù)責(zé)任部門等）、各次聯(lián)系與交流的記載與評價(jià)；
                          • 在瀏覽權(quán)限管理上能就某些具有共享價(jià)值的信息設(shè)置共享，機(jī)密性信息保持保密；
                          • 關(guān)于專家機(jī)構(gòu)的上傳文檔，也應(yīng)該能夠被員工瀏覽和搜索到等。

                          • 4.2.4.2.會(huì)議管理

                            會(huì)議管理主要提供集團(tuán)公司級和部門級會(huì)議的管理功能。通過該系統(tǒng)，會(huì)議管理者能夠書寫會(huì)議內(nèi)容，包括會(huì)議主持人、主題、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員，發(fā)起人能夠選擇給所有與會(huì)人員發(fā)送郵件或者短信息的方式通知開會(huì)，會(huì)議結(jié)束后，所有與會(huì)人員都能夠填寫會(huì)議的總結(jié)和紀(jì)要。會(huì)議通知起草人能夠通過系統(tǒng)查看領(lǐng)導(dǎo)的日程安排狀態(tài)，也能夠查看投影儀等資源的借用情況，從而更有效地安排會(huì)議。會(huì)議管理員可對所有會(huì)議進(jìn)行歸類設(shè)置以便查看。主要功能需求： 支持自定義各類會(huì)議的模版，能夠?qū)?huì)議要素預(yù)制到各類會(huì)議模版中，便于會(huì)議發(fā)起人提高效率，和相關(guān)要素填寫的規(guī)范性。

                            支持會(huì)議的發(fā)起功能，能夠填寫或?qū)霑?huì)議相關(guān)要素，包括會(huì)議名稱、會(huì)議目的、開始及結(jié)束時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參與人、會(huì)議議程、上會(huì)材料等。

                            支持通過工作流的方式進(jìn)行參加會(huì)議人員名單確定，安排會(huì)議室預(yù)訂，處理重要的與會(huì)人員的時(shí)間沖突等。

                            一旦選定參加人員，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)出郵件通知，在用戶的待辦事宜和郵件中顯示開會(huì)通知，包括會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、參與人、需要準(zhǔn)備的材料等信息。必要時(shí)可設(shè)置通過發(fā)送短信通知選定的人員，并且可要求參加人員在收到通知后填寫回執(zhí)。

                            會(huì)議資料處理，管理會(huì)議議程、紀(jì)要、文件等會(huì)議相關(guān)資料的準(zhǔn)備、編制、審批、發(fā)放等。支持會(huì)議紀(jì)要的錄入和會(huì)議相關(guān)資料的上傳。

                            支持會(huì)議任務(wù)的分派，能夠在系統(tǒng)中錄入會(huì)議中形成的任務(wù)安排，并將相關(guān)任務(wù)分派給指定的責(zé)任人。

                            具有任務(wù)提醒功能，能夠設(shè)定時(shí)間提醒責(zé)任人匯報(bào)任務(wù)進(jìn)度，跟蹤任務(wù)完成情況。

                            支持多維度的查詢功能，能夠?qū)?huì)議、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議相關(guān)資料、會(huì)議任務(wù)等從多個(gè)維度進(jìn)行查詢。

                            支持對會(huì)議個(gè)數(shù)、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議任務(wù)完成情況的統(tǒng)計(jì)分析，能夠圖形化展示企業(yè)特定時(shí)間內(nèi)的會(huì)議個(gè)數(shù)、某類會(huì)議所耗費(fèi)的時(shí)間、某職員任務(wù)完成的比例等統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果。

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