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名易軟件OA協(xié)同辦公系統(tǒng)之企業(yè)資源管理
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名易軟件OA協(xié)同之企業(yè)資源管理 車輛管理對集團(tuán)車輛資源使用情況進(jìn)行管理。通過系統(tǒng)管理員可登記、修改車輛信息,改變車輛使用狀態(tài),記錄車輛維護(hù)信息,查詢各部門、各時(shí)間段的用車情況,審批用車申請等。主要功能需求: 車輛信息管理,支持對車輛型號(hào)、車牌號(hào)碼、維修記錄、司機(jī)姓名、電話等信息的記錄和修改。- 支持車輛使用的工作流,包括用車申請、用車審批、車輛歸還等相關(guān)信息的記錄和流程的審批。
- 部門主管可審批用車申請,審批的最終結(jié)果將以電子郵件形式返回給申請人和相關(guān)人員。
- 支持對車輛使用狀態(tài)的設(shè)置,如空閑、占用、維修等,以及當(dāng)前占用者等信息的查詢。
- 各部門通過該系統(tǒng)可查詢到現(xiàn)有的車輛狀態(tài),進(jìn)行用車申請并可查詢用車記錄。
- 支持對用車歷史信息的維護(hù),能夠查閱某一車輛所有的使用人記錄、使用時(shí)間段等,便于跟蹤管理。
會(huì)議室管理通過該平臺(tái)對會(huì)議室的基本信息進(jìn)行管理。行政辦公人員在開會(huì)前可以查看會(huì)議室大概能夠容納的人數(shù),是否有投影儀,是否已經(jīng)被人占用等信息??梢栽谠撈脚_(tái)中預(yù)定會(huì)議室設(shè)置會(huì)議時(shí)間、參與人數(shù)、是否需要茶水等相關(guān)參數(shù),并能夠自動(dòng)提醒會(huì)議室是否已經(jīng)被預(yù)定,人數(shù)是否超過會(huì)議室容量等。主要功能需求: 支持對會(huì)議室相關(guān)信息的管理,如會(huì)議室數(shù)量,每個(gè)會(huì)議室位置、容納的人數(shù)等。- 支持會(huì)議室的預(yù)定功能,能夠設(shè)置會(huì)議時(shí)間、參與人數(shù)、是否需要茶水等相關(guān)參數(shù),并能夠自動(dòng)提醒會(huì)議室是否已經(jīng)被預(yù)定,人數(shù)是否超過會(huì)議室容量等。
- 會(huì)議室使用狀況的圖形化展示,能夠察看所有會(huì)議室預(yù)定以及使用的時(shí)間段安排,便于操作人員預(yù)定會(huì)議室。
印章管理通過該平臺(tái)管理公司公章使用情況,包括印章申請、審批、歸還等的相關(guān)信息的記錄和流程的審批。另外可以查閱某一印章所有使用者記錄、使用時(shí)間段等、便于跟蹤。主要功能需求: 印章信息管理,支持對印章名稱、用途、使用者權(quán)限等的記錄和修改。- 管理公司公章使用情況,包括印章申請、審批、歸還等的相關(guān)信息的記錄和流程的審批。
- 支持對印章使用狀態(tài)、當(dāng)前占用者等信息的查詢。
- 支持對印章使用歷史信息的管理,能夠查閱某一印章所有使用者記錄、使用時(shí)間段等、便于跟蹤。
管理管理辦公用品的購買、領(lǐng)用、分發(fā)等信息,通過該平臺(tái)能夠查閱相關(guān)物品的購買、領(lǐng)用、分發(fā)的歷史記錄。完成辦公用品利用申請審批流程。主要功能需求: 支持辦公用品的申請、批復(fù)等事務(wù)處理流程和相關(guān)操作。- 支持對辦公用品的購買、領(lǐng)用、分發(fā)等信息的管理,能夠查閱相關(guān)物品的購買、領(lǐng)用、分發(fā)的歷史記錄。
- 能夠支持對調(diào)離員工的辦公用品清理后的信息錄入功能。
- 能夠統(tǒng)計(jì)和查詢各類辦公用品的剩余信息。
對合同模板、合同基本信息、合同變更及執(zhí)行情況進(jìn)行管理。主要功能需求: 支持合同模板的管理 分類管理合同模板。- 按照合同類別和合同模板類型不同定義不同的合同模板。
- 預(yù)先定義一些合同的信息,在創(chuàng)建合同時(shí),自動(dòng)填寫這些信息。
- 系統(tǒng)支持對合同模板的維護(hù)
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- 系統(tǒng)支持合同的建立和維護(hù) 支持在系統(tǒng)中創(chuàng)建及修改合同。
- 能夠支持維護(hù)合同條款,如付款方式,付款條款,帳單周期,自動(dòng)續(xù)簽,提前期等。
- 顯示和維護(hù)合同的費(fèi)用信息,如產(chǎn)品小計(jì),服務(wù)小計(jì),總價(jià)以及其它合同費(fèi)用等。
- 創(chuàng)建、修改和刪除合同明細(xì)項(xiàng)。
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- 系統(tǒng)支持對合同執(zhí)行情況的跟蹤,根據(jù)合同的具體情況,支持用戶創(chuàng)建一個(gè)活動(dòng)計(jì)劃給合同,在活動(dòng)計(jì)劃中為合同定義一系列的活動(dòng)。
外部資源管理利用該平臺(tái)管理集團(tuán)除客戶關(guān)系以外的其他關(guān)系,如與政府機(jī)構(gòu)、商務(wù)合作伙伴、外部專家、社會(huì)團(tuán)體等對外關(guān)系的管理。主要功能需求: 應(yīng)對外部專家機(jī)構(gòu)實(shí)行合理的分類;- 可實(shí)現(xiàn)便捷的按各個(gè)分類屬性的查詢;
- 針對每一專家機(jī)構(gòu)應(yīng)記錄其詳細(xì)的屬性信息(如地址、聯(lián)系方式、簡介、關(guān)系維護(hù)責(zé)任部門等)、各次聯(lián)系與交流的記載與評價(jià);
- 在瀏覽權(quán)限管理上能就某些具有共享價(jià)值的信息設(shè)置共享,機(jī)密性信息保持保密;
- 關(guān)于專家機(jī)構(gòu)的上傳文檔,也應(yīng)該能夠被員工瀏覽和搜索到等。
4.2.4.2.會(huì)議管理會(huì)議管理主要提供集團(tuán)公司級和部門級會(huì)議的管理功能。通過該系統(tǒng),會(huì)議管理者能夠書寫會(huì)議內(nèi)容,包括會(huì)議主持人、主題、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員,發(fā)起人能夠選擇給所有與會(huì)人員發(fā)送郵件或者短信息的方式通知開會(huì),會(huì)議結(jié)束后,所有與會(huì)人員都能夠填寫會(huì)議的總結(jié)和紀(jì)要。會(huì)議通知起草人能夠通過系統(tǒng)查看領(lǐng)導(dǎo)的日程安排狀態(tài),也能夠查看投影儀等資源的借用情況,從而更有效地安排會(huì)議。會(huì)議管理員可對所有會(huì)議進(jìn)行歸類設(shè)置以便查看。主要功能需求: 支持自定義各類會(huì)議的模版,能夠?qū)?huì)議要素預(yù)制到各類會(huì)議模版中,便于會(huì)議發(fā)起人提高效率,和相關(guān)要素填寫的規(guī)范性。- 支持會(huì)議的發(fā)起功能,能夠填寫或?qū)霑?huì)議相關(guān)要素,包括會(huì)議名稱、會(huì)議目的、開始及結(jié)束時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參與人、會(huì)議議程、上會(huì)材料等。
- 支持通過工作流的方式進(jìn)行參加會(huì)議人員名單確定,安排會(huì)議室預(yù)訂,處理重要的與會(huì)人員的時(shí)間沖突等。
- 一旦選定參加人員,系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)出郵件通知,在用戶的待辦事宜和郵件中顯示開會(huì)通知,包括會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、參與人、需要準(zhǔn)備的材料等信息。必要時(shí)可設(shè)置通過發(fā)送短信通知選定的人員,并且可要求參加人員在收到通知后填寫回執(zhí)。
- 會(huì)議資料處理,管理會(huì)議議程、紀(jì)要、文件等會(huì)議相關(guān)資料的準(zhǔn)備、編制、審批、發(fā)放等。支持會(huì)議紀(jì)要的錄入和會(huì)議相關(guān)資料的上傳。
- 支持會(huì)議任務(wù)的分派,能夠在系統(tǒng)中錄入會(huì)議中形成的任務(wù)安排,并將相關(guān)任務(wù)分派給指定的責(zé)任人。
- 具有任務(wù)提醒功能,能夠設(shè)定時(shí)間提醒責(zé)任人匯報(bào)任務(wù)進(jìn)度,跟蹤任務(wù)完成情況。
- 支持多維度的查詢功能,能夠?qū)?huì)議、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議相關(guān)資料、會(huì)議任務(wù)等從多個(gè)維度進(jìn)行查詢。
- 支持對會(huì)議個(gè)數(shù)、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議任務(wù)完成情況的統(tǒng)計(jì)分析,能夠圖形化展示企業(yè)特定時(shí)間內(nèi)的會(huì)議個(gè)數(shù)、某類會(huì)議所耗費(fèi)的時(shí)間、某職員任務(wù)完成的比例等統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果。
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