改造還是按兵不動?在研討會上有人提出，老ERP系統(tǒng)雖然技術(shù)上可能已經(jīng)落后了，但應(yīng)用得好端端的，沒有太大毛病就不需要改造，更何況現(xiàn)在是經(jīng)濟(jì)寒冬期。一旦改造不當(dāng)，那不光不會帶來ERP系統(tǒng)改造產(chǎn)生的好處，反而會弱化管理、降低工作效率、增加經(jīng)營風(fēng)險，而且因此而失敗的例子更是數(shù)不勝數(shù)。 但另一方提出的觀點(diǎn)是，該出手時就要出手，進(jìn)行ERP系統(tǒng)改造這一點(diǎn)應(yīng)當(dāng)是毋庸置疑的，這是大勢所趨。因?yàn)楫?dāng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境迅速惡化時，企業(yè)運(yùn)營策略會發(fā)生很大的變化，現(xiàn)有的老ERP已經(jīng)不符合需求，更重要的關(guān)鍵在于改造成本與維護(hù)成本的相比可能會更節(jié)省。因此，企業(yè)面臨一個新的挑戰(zhàn)：經(jīng)濟(jì)下滑，ERP系統(tǒng)更新是按兵不動，還是毅然的改造老系統(tǒng)呢?
一、老ERP系統(tǒng)無法回避的弊端
(1)老系統(tǒng)包袱沉重，頻繁面臨崩潰風(fēng)險
據(jù)圣經(jīng)記載，耶穌罹難之時背上的十字架承載了過去一切的罪孽與苦難。同樣，老ERP系統(tǒng)也是企業(yè)身上不得不背負(fù)的沉重十字架。隨著時間的推移，老系統(tǒng)會越來越老化，故障也會頻繁發(fā)生。老系統(tǒng)一般是使用有一段比較長的時間，劣勢是老ERP系統(tǒng)使用的技術(shù)已經(jīng)落后，或是系統(tǒng)開發(fā)商已經(jīng)停止開發(fā)和升級該系統(tǒng)新的功能，或甚至該系統(tǒng)廠商已經(jīng)退出市場。企業(yè)從廠商方面將無法獲得老ERP系統(tǒng)的維護(hù)和服務(wù)支持，更嚴(yán)重的是老ERP系統(tǒng)所使用的舊技術(shù)的技術(shù)人員也大幅減少。
如果不進(jìn)行技術(shù)改造，老系統(tǒng)一旦崩潰，恢復(fù)時間將得不到保證，受到的影響不僅僅是使用的業(yè)務(wù)部門，而且可能影響整個公司的運(yùn)營。這對于正陷于經(jīng)濟(jì)下滑的企業(yè)來說，更是雪上加霜。因此，老ERP系統(tǒng)不進(jìn)行改造，前路是充滿艱辛與挑戰(zhàn)。
(2)老系統(tǒng)存在嚴(yán)重的信息孤島風(fēng)險
所謂的ERP系統(tǒng)信息孤島，是指相互之間在功能上關(guān)聯(lián)，但信息不共享以及業(yè)務(wù)流程和應(yīng)用相互脫節(jié)的ERP應(yīng)用系統(tǒng)。原因是企業(yè)進(jìn)行的每一次局部增加的ERP新功能都可能與以前的應(yīng)用不配套，或者是老ERP應(yīng)用系統(tǒng)和其它后期新上線的應(yīng)用系統(tǒng)如、OA等之間沒有統(tǒng)一的技術(shù)和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)據(jù)不能自動傳遞，缺乏有效的關(guān)聯(lián)和共享，從而形成一個個彼此隔離的信息孤島。所以，缺乏高度集成的老ERP系統(tǒng)產(chǎn)生信息孤島有著必然性。
信息孤島的存在所帶來的弊端是顯而易見的，首先是導(dǎo)致信息的多口采集、重復(fù)輸入以及多頭使用和維護(hù)，信息更新的同步性差，從而影響了數(shù)據(jù)的一致性和正確性，并使信息資源分散和大量冗余，信息使用和管理效率低下。其次是由于缺乏業(yè)務(wù)功能交互與信息共享，致使物流、資金流和信息流的脫節(jié)，結(jié)果造成賬賬不符、賬物不符，不僅難以進(jìn)行準(zhǔn)確的財務(wù)核算，而且難以對業(yè)務(wù)過程進(jìn)行有效監(jiān)控，造成計(jì)劃失控、庫存過量、采購與銷售環(huán)節(jié)的暗箱操作等現(xiàn)象。這時除了改造系統(tǒng)，別無選擇。
(3)老系統(tǒng)難以適應(yīng)模式的變化
十年前，ERP系統(tǒng)用的是當(dāng)時最新的技術(shù)，但從現(xiàn)在的眼光來看，舊的技術(shù)在解決同一個問題時表現(xiàn)實(shí)在很糟糕。雖然依賴?yán)舷到y(tǒng)的熟悉情緒總是存在的，但其實(shí)我們更要接受老技術(shù)已經(jīng)過時了，不再能適應(yīng)新的競爭環(huán)境的挑戰(zhàn)的現(xiàn)實(shí)。因此，沒有理由為丟掉老系統(tǒng)而有什么情緒波動。事實(shí)上，不斷改造ERP系統(tǒng)，使其更好的運(yùn)行，不斷提升創(chuàng)新，確保技術(shù)支持商業(yè)運(yùn)行，確保在變化的、惡劣的經(jīng)濟(jì)環(huán)境中的保持競爭優(yōu)勢更是重中之重。因此要明白，無論是經(jīng)濟(jì)環(huán)境如何變化，技術(shù)始終是為業(yè)務(wù)發(fā)展需求服務(wù)的，該出手改造還是要出手改造，這是核心原則。
二、進(jìn)退兩難的老ERP系統(tǒng)改造
企業(yè)ERP運(yùn)營需要考慮平衡，如果ERP系統(tǒng)按兵不動會使企業(yè)冒極大的風(fēng)險，甚至可能導(dǎo)致對服務(wù)永久性的破壞。這時除了改造系統(tǒng)，別無選擇。但改造ERP系統(tǒng)就如同替換多米諾骨牌中的一張，必須要保證其他骨牌不能倒掉。在經(jīng)濟(jì)下滑時，改造老系統(tǒng)的優(yōu)勢和劣勢同樣明顯。
(1)改造老ERP系統(tǒng)能簡化ERP應(yīng)用環(huán)境
面對IT技術(shù)日新月異，十年前的老技術(shù)在應(yīng)對現(xiàn)在復(fù)雜的ERP系統(tǒng)來說實(shí)在是表現(xiàn)很糟糕。今天，ERP應(yīng)用環(huán)境的復(fù)雜性已經(jīng)泛濫成為一場熊熊燃燒的森林大火，簡化ERP復(fù)雜性的任務(wù)已經(jīng)變得空前重要。簡化ERP應(yīng)用環(huán)境，只有簡單的幾個字，但簡化ERP系統(tǒng)的任務(wù)卻任重而道遠(yuǎn)。實(shí)際上，多數(shù)企業(yè)ERP系統(tǒng)的建立都跨越了很多年，這些年間許多與企業(yè)合作的ERP系統(tǒng)提供商或許已經(jīng)在多次的并購免費(fèi)版中都已經(jīng)不復(fù)存在。
ERP應(yīng)用環(huán)境的日益復(fù)雜，會導(dǎo)致過高的成本和管理的難度，如果能夠徹底簡化ERP環(huán)境，應(yīng)用系統(tǒng)將更容易被管理。但當(dāng)企業(yè)迫切想要改變現(xiàn)狀和推進(jìn)簡化進(jìn)程時，通常倍感挫折，因?yàn)镋RP改造考古挖掘工作通常進(jìn)展緩慢。所以，企業(yè)想要改造和簡化老ERP系統(tǒng)，是一件風(fēng)險很大的事情，因?yàn)楦脑旌秃喕倪^程必須去發(fā)掘和理解那些古老的沉積已久的架構(gòu)和應(yīng)用技術(shù)。
(2)改造系統(tǒng)后能減少故障修復(fù)時間
ERP系統(tǒng)故障修復(fù)管理的概念其實(shí)很簡單，那就是把ERP系統(tǒng)的故障發(fā)生率降至最低，即使發(fā)生了故障，排除故障的時間也要最短化。作為ERP系統(tǒng)運(yùn)維來說，最讓運(yùn)維人員花精力的就是為了提升ERP系統(tǒng)故障修復(fù)效率。經(jīng)過痛苦折磨的ERP運(yùn)維人員都會有這樣的感受：他們愿意付出任何代價，只為提高快速解決故障的時效以及降低各種設(shè)備發(fā)生故障的頻率。而一般來說，改造ERP系統(tǒng)晨如果在得到廠商的有力支持下，往往比較容易解決系統(tǒng)老化產(chǎn)生的故障，或因企業(yè)多種不同系統(tǒng)間的整合溝通和數(shù)據(jù)交換問題，但老的ERP系統(tǒng)，廠商還會有技術(shù)支持嗎?
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