摘  要：資產(chǎn)清產(chǎn)是摸清家底的手段，是實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)動(dòng)態(tài)化管理的基礎(chǔ)。本文分析了清查系統(tǒng)應(yīng)具有的功能及一般業(yè)務(wù)流程；討論了最新的信息技術(shù)手段與設(shè)備在資產(chǎn)管理與清查中的應(yīng)用，認(rèn)為要提高資產(chǎn)的管理水平、提高資產(chǎn)清查的效率，充分運(yùn)用最新信息技術(shù)是最佳途徑；研究了如何利用清查數(shù)據(jù)、保持清查成果。 

        資產(chǎn)清查工作是一家單位實(shí)施資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)的準(zhǔn)備工作，是進(jìn)行資產(chǎn)動(dòng)態(tài)化、精細(xì)化管理的前提。一家單位只有進(jìn)行了全面徹底的資產(chǎn)清查，摸清了家底，核實(shí)了全部存量資產(chǎn)的詳細(xì)信息，完善了單位資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)，才算夯實(shí)了資產(chǎn)管理基礎(chǔ)，才能在此基礎(chǔ)上實(shí)施動(dòng)態(tài)化、精細(xì)化管理，推進(jìn)資產(chǎn)管理與預(yù)算管理、財(cái)務(wù)管理相結(jié)合。盡管多數(shù)單位以前都做過資產(chǎn)清查工作，但由于資產(chǎn)數(shù)量龐大，種類繁雜，清查手段落后，管理措施不到位，安全控制體系不完善，沒有及時(shí)地利用清查數(shù)據(jù)建立起合適的資產(chǎn)動(dòng)態(tài)化管理系統(tǒng)，造成清查過后不久就又出現(xiàn)前清后亂、家底不清、賬實(shí)不符、賬賬不符等問題。與山東省財(cái)政廳、山東省教育廳合作，多次參與組織了全省范圍內(nèi)不同類型的行政事業(yè)單位的資產(chǎn)清查工作，積累了豐富的資產(chǎn)清查工作經(jīng)驗(yàn)，利用各種信息技術(shù)手段和互聯(lián)網(wǎng) 思維，開發(fā)了全面、有效的行政事業(yè)資產(chǎn)清查管理系統(tǒng)。

        一、充分利用清查數(shù)據(jù)，保持清查成果

        資產(chǎn)清查數(shù)據(jù)是一個(gè)單位耗費(fèi)了大量的人力物力和時(shí)間得來的，是十分珍貴的資產(chǎn)。如果不及時(shí)地對(duì)資產(chǎn)清查數(shù)據(jù)善加利用，如果“清管兩層皮”，資產(chǎn)很快就會(huì)出現(xiàn)前清后亂的情況，數(shù)據(jù)也就變成了無用的垃圾。十幾年的實(shí)踐證明，保持資產(chǎn)清查成果的最佳措施就是建立滿足單位工作要求的資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)。

        對(duì)于還沒有建立資產(chǎn)管理系統(tǒng)或者資產(chǎn)管理系統(tǒng)已經(jīng)不滿意工作需要的單位，抓住資產(chǎn)清查的有利時(shí)機(jī)，建立資產(chǎn)管理系統(tǒng)，將清查數(shù)據(jù)導(dǎo)入資產(chǎn)管理系統(tǒng)中，對(duì)每一件固定資產(chǎn)的詳細(xì)信息項(xiàng)再次進(jìn)行確認(rèn)和補(bǔ)充完善，明確每一件固定資產(chǎn)的使用部門、使用人（管理人）、存放地點(diǎn)，建立資產(chǎn)卡片檔案，粘貼條形碼（二維碼或RFID）標(biāo)簽，然后對(duì)單位資產(chǎn)從購(gòu)置到日常使用到處置進(jìn)行全生命周期的動(dòng)態(tài)化、精細(xì)化管理。

        對(duì)于已經(jīng)建立了資產(chǎn)管理系統(tǒng)的單位，在財(cái)政部門對(duì)資產(chǎn)清查數(shù)據(jù)確認(rèn)后，應(yīng)該及時(shí)地按清查數(shù)據(jù)修改資產(chǎn)管理系統(tǒng)中的資產(chǎn)數(shù)據(jù)，調(diào)整財(cái)務(wù)賬，然后建立單位資產(chǎn)的動(dòng)態(tài)化、精細(xì)化管理機(jī)制，使單位資產(chǎn)時(shí)刻都保持“賬實(shí)相符、賬賬相符”的狀態(tài)。

        二、充分保證系統(tǒng)功能完善實(shí)用、操作便捷高效

        資產(chǎn)清查系統(tǒng)是行政事業(yè)資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)的重要組成部分，業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)都存在著天然的聯(lián)系。在長(zhǎng)期的資產(chǎn)管理系統(tǒng)研發(fā)與服務(wù)中，不斷對(duì)資產(chǎn)清查功能進(jìn)行完善和細(xì)化，形成了一個(gè)可以做為資產(chǎn)管理系統(tǒng)的一個(gè)內(nèi)在模塊使用又可以獨(dú)立運(yùn)行使用的系統(tǒng)，既支持單位獨(dú)立組織資產(chǎn)清查，又支持財(cái)政部門組織主管部門與基層單位共同參與的資產(chǎn)清查。主要功能按照業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)。

        1、清查過程管理

        系統(tǒng)設(shè)計(jì)了多種不同的資產(chǎn)清查方式，分別針對(duì)不同的應(yīng)用情況。

        手工方式清查，系統(tǒng)可以按固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)、使用科室、使用人、存放地點(diǎn)、種類等不同方式列出明細(xì)，按照“逢屋必進(jìn)、遇物必點(diǎn)”的原則，根據(jù)實(shí)物情況逐條清查，填寫清查狀態(tài)和清查信息項(xiàng)。

        對(duì)于已經(jīng)粘貼了條形碼、二維碼或RFID標(biāo)簽的固定資產(chǎn)，可以使用資產(chǎn)清查終端掃描采集數(shù)據(jù)，逐條補(bǔ)充填寫有關(guān)清查信息項(xiàng)。將終端內(nèi)采集的清查數(shù)據(jù)導(dǎo)入清查系統(tǒng)，對(duì)沒有采集到的資產(chǎn)需要人工逐條落實(shí)資產(chǎn)實(shí)際情況。

        可以使用系統(tǒng)的手機(jī)APP軟件進(jìn)行資產(chǎn)清查，以在線方式，支持上面的手工方式清查和掃描采集條形碼、二維碼標(biāo)簽清查。為了保證手機(jī)清查的數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，支持對(duì)每件被清查的資產(chǎn)從正面和標(biāo)簽面拍照片兩張以上保存到系統(tǒng)。清查過程中，不論按以賬對(duì)物為主還是以物對(duì)賬為主，都應(yīng)該使用另外一種方式進(jìn)行核對(duì)，以免資產(chǎn)流失。

        通過核對(duì)各種賬冊(cè)資料、訪問有關(guān)單位和人員等方式對(duì)流動(dòng)資產(chǎn)、對(duì)外投資、在建工程等進(jìn)行清查。

        2、生成清查數(shù)據(jù)

        從單位使用的資產(chǎn)管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中抽取相關(guān)數(shù)據(jù)，生成資產(chǎn)清查原始數(shù)據(jù)，系統(tǒng)可以從不同數(shù)據(jù)源生成原始數(shù)據(jù)。系統(tǒng)提供輔助工具對(duì)不規(guī)范的原始數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，如固定資產(chǎn)沒有按單件管理、沒有按規(guī)定提取折舊、個(gè)別資產(chǎn)價(jià)值為0、分類錯(cuò)誤、重要信息項(xiàng)不全等。對(duì)清查原始數(shù)據(jù)進(jìn)行整理完善后，可生成固定資產(chǎn)盤點(diǎn)單。

        3、打印資產(chǎn)卡片和標(biāo)簽

        用清查后的系統(tǒng)數(shù)據(jù)重新打印或者修改固定資產(chǎn)卡片，并由資產(chǎn)使用人重新簽字，打印并粘貼固定資產(chǎn)標(biāo)簽。

        4、整理清查清冊(cè)

        手工清查過程中做為清查工作底稿填寫的清查明細(xì)表要及時(shí)錄入系統(tǒng)中，并在系統(tǒng)中對(duì)錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和校驗(yàn)。如果沒有手工填寫清查明細(xì)表而是直接在系統(tǒng)中使用手工方式或標(biāo)簽掃描采集方式進(jìn)行的清查，可以在實(shí)物清查完成后按資產(chǎn)使用科室和使用人打印資產(chǎn)清查情況表。這些清查明細(xì)表或清查情況表應(yīng)該保證與清查管理系統(tǒng)中數(shù)據(jù)保持一致并由資產(chǎn)清查人、使用科室負(fù)責(zé)人、使用人簽字并裝訂，形成清查清冊(cè)保存。

        5、同步資產(chǎn)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)

        在清查數(shù)據(jù)得到主管部門和財(cái)政部門審核確認(rèn)后，單位應(yīng)該及時(shí)用清查數(shù)據(jù)同步資產(chǎn)管理系統(tǒng)，以保證賬實(shí)相符；應(yīng)該用清查數(shù)據(jù)調(diào)整財(cái)務(wù)系統(tǒng)中相關(guān)數(shù)據(jù)，以保證賬賬相符。

        6、審核并生成資產(chǎn)清查報(bào)表

        全部資產(chǎn)清查結(jié)束，清查工作負(fù)責(zé)人要對(duì)清查清冊(cè)、系統(tǒng)中的清查數(shù)據(jù)進(jìn)行審核。審核確認(rèn)后，生成資產(chǎn)清查報(bào)表，包括各種常用報(bào)表，也包括財(cái)政部要求的全套的2016年全國(guó)行政事業(yè)單位資產(chǎn)清查報(bào)表（含資產(chǎn)卡片、固定（無形）資產(chǎn)盤點(diǎn)單、資產(chǎn)清查明細(xì)表、資產(chǎn)清查報(bào)表和資產(chǎn)清查匯總表等）。

        資產(chǎn)清查報(bào)表可以按要求的標(biāo)準(zhǔn)格式進(jìn)行打印、蓋章，上報(bào)，可以自動(dòng)生成并導(dǎo)出上報(bào)需要的清查明細(xì)數(shù)據(jù)。

        7、打印清查明細(xì)表或模板

        按照資產(chǎn)清查流程和分工，可分門別類打印固定資產(chǎn)盤點(diǎn)單或資產(chǎn)清查工作明細(xì)表。如果沒有原始數(shù)據(jù)，系統(tǒng)按照資產(chǎn)的不同種類和屬性設(shè)計(jì)了各類資產(chǎn)的清查模板，可以分門別類打印資產(chǎn)清查明細(xì)空表。清查明細(xì)表可以按科室、使用人、存放地點(diǎn)、資產(chǎn)種類等生成和打印，要統(tǒng)一編碼，要保證打印不重不漏，回收不重不漏。

        8、查詢、統(tǒng)計(jì)分析

        系統(tǒng)和手機(jī)APP中都設(shè)計(jì)了豐富的查詢功能，隨時(shí)可以對(duì)資產(chǎn)情況、清查情況、清查報(bào)表等按部門、人員、地點(diǎn)、種類進(jìn)行查詢和匯總，方便清查過程。各類統(tǒng)計(jì)分析功能，方便對(duì)資產(chǎn)情況和資產(chǎn)清查情況進(jìn)行對(duì)比和分析。

        三、充分保證系統(tǒng)架構(gòu)及業(yè)務(wù)流程的科學(xué)合理

        資產(chǎn)清查工作一般都具有時(shí)間緊、涉及面廣、要求高等特點(diǎn)，資產(chǎn)清查管理系統(tǒng)緊扣清查工作的要求和特點(diǎn)設(shè)計(jì)系統(tǒng)架構(gòu)和工作流程，力求方便、實(shí)用、提高效率。一個(gè)完整的資產(chǎn)清查流程如圖1。

        一個(gè)單位內(nèi)部的資產(chǎn)清查過程，一般包括前期準(zhǔn)備工作、清查工作、形成資產(chǎn)清查報(bào)表和后期工作。前期工作一般包含清查數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、確定清查方式、生成或打印清查明細(xì)表等，后期工作一般包含上報(bào)主管部門和財(cái)政部門審批、用新數(shù)據(jù)調(diào)整資產(chǎn)管理系統(tǒng)及財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)、整理并打印固定資產(chǎn)卡片并簽字、打印并粘貼固定資產(chǎn)標(biāo)簽等。

        按資產(chǎn)清查對(duì)象區(qū)分，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)主要來源于資產(chǎn)管理系統(tǒng)和財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)。固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)來源于資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，流動(dòng)資產(chǎn)、對(duì)外投資等數(shù)據(jù)來源于單位財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，而無形資產(chǎn)數(shù)據(jù)來源要視單位管理分工情況。

        正式開展資產(chǎn)清查工作，首先要研究分析單位目前的固定資產(chǎn)管理工作基礎(chǔ)情況，視情況決定本次資產(chǎn)清查采取的方式：手工清查方式、條形碼掃描清查方式、二維碼掃描清查方式、RFID標(biāo)簽讀取清查方式、手機(jī)APP軟件清查方式、以賬對(duì)物清查方式、以物對(duì)賬清查方式，可能主要使用一種，或者幾種方式混合使用。

        對(duì)于管理基礎(chǔ)較好、已經(jīng)實(shí)施資產(chǎn)管理軟件進(jìn)行動(dòng)態(tài)化管理的單位，能夠直接從資產(chǎn)管理軟件中獲取單位固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)，形成資產(chǎn)清查系統(tǒng)中的固定資產(chǎn)清查盤點(diǎn)數(shù)據(jù)，建議采用設(shè)備掃描清查與手工清查混合措施按以賬對(duì)物清查方式進(jìn)行資產(chǎn)清查，這樣既可以提高清查效率，又可以保證清查準(zhǔn)確性。如果輔以手機(jī)APP方式，動(dòng)員單位大部分資產(chǎn)使用人員都參與資產(chǎn)清查工作，可進(jìn)一步提高資產(chǎn)清查效率和準(zhǔn)確率。

        對(duì)于管理基礎(chǔ)較差、沒有實(shí)施資產(chǎn)管理軟件或者資產(chǎn)管理軟件中的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性很差的單位，由于無法形成有效的固定資產(chǎn)清查明細(xì)數(shù)據(jù)，建議先按系統(tǒng)設(shè)定的模板打印清查明細(xì)空表，采用手工清查措施按以物對(duì)賬清查方式進(jìn)行，清查后再按賬核實(shí)，以避免資產(chǎn)流失。

        清查獲得的初步數(shù)據(jù)，需要經(jīng)過手工或系統(tǒng)的進(jìn)一步核實(shí)并補(bǔ)充相關(guān)的信息項(xiàng)，得到資產(chǎn)清查清冊(cè)，資產(chǎn)清查清冊(cè)應(yīng)該做為清查成果和以后資產(chǎn)管理的依據(jù)妥為保存和使用。清查清冊(cè)數(shù)據(jù)經(jīng)過單位內(nèi)部審核確認(rèn)，形成

        在主管部門和財(cái)政部門審核批準(zhǔn)后盡快地用資產(chǎn)清查的數(shù)據(jù)更新資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，或者建立新的資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)。在更新資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)的同時(shí)，也應(yīng)該依據(jù)財(cái)務(wù)規(guī)則調(diào)整單位財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)軟件中的有關(guān)數(shù)據(jù)。

        四、充分利用最新的信息技術(shù)和設(shè)備

        信息技術(shù)日新月異的發(fā)展，尤其是物聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、自動(dòng)識(shí)別等技術(shù)的發(fā)展，為資產(chǎn)管理、資產(chǎn)清查工作帶來了全新的理念、全新的方法、全新的技術(shù)手段。充分利用這些新技術(shù)、新設(shè)備，為每一件固定資產(chǎn)建立身份證，不僅能夠帶來資產(chǎn)管理、資產(chǎn)清查工作效率和質(zhì)量的提高，更重要的是能夠帶來管理水平的大幅提高，讓原來難以實(shí)現(xiàn)的管理要求輕松實(shí)現(xiàn)。在資產(chǎn)清查工作中常用的信息技術(shù)主要有條形碼技術(shù)、二維碼技術(shù)、RFID射頻技術(shù)、清查終端識(shí)別技術(shù)、移動(dòng)終端APP技術(shù)等。

        條形碼技術(shù)是目前使用最普及的固定資產(chǎn)標(biāo)識(shí)管理技術(shù)。優(yōu)點(diǎn)是使用簡(jiǎn)單方便，無論是標(biāo)簽還是標(biāo)簽打印設(shè)備、識(shí)別設(shè)備成本都很低，缺點(diǎn)是條形碼自身含有的信息量低，需要依賴資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)查詢資產(chǎn)的詳細(xì)信息項(xiàng)。

        二維碼技術(shù)是隨著近幾年移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展而迅速普及起來的一項(xiàng)技術(shù)，隨后被引用到了固定資產(chǎn)管理上來，和條形碼相比，同樣使用簡(jiǎn)單方便、價(jià)格低廉，標(biāo)簽自身含有的信息量要遠(yuǎn)大于條形碼，但仍然需要依賴資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)查詢資產(chǎn)的詳細(xì)信息項(xiàng)。從目前實(shí)踐情況看，在固定資產(chǎn)管理工作中二維碼大有取代條形碼成為主流的趨勢(shì)。

        RFID（Radio Frequency Identification，無線射頻識(shí)別）技術(shù)，通過無線電訊號(hào)識(shí)別特定目標(biāo)并讀寫相關(guān)數(shù)據(jù)，而無需識(shí)別系統(tǒng)與特定目標(biāo)之間建立機(jī)械或光學(xué)接觸。與條形碼、二維碼相比，RFID技術(shù)是通過遠(yuǎn)距離、非接觸采集射頻卡的信息、實(shí)現(xiàn)物品的自動(dòng)識(shí)別，能夠批量采集，從而實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的自動(dòng)化管理，能夠大大降低資產(chǎn)清查的工作量和錯(cuò)誤率。有研究機(jī)構(gòu)實(shí)驗(yàn)表明，RFID技術(shù)資產(chǎn)清查比條形碼清查快6.5倍，比手工清查快了11倍。但RFID標(biāo)簽和終端設(shè)備價(jià)格都要稍高于條形碼、二維碼，影響了RFID技術(shù)在資產(chǎn)管理領(lǐng)域的普及使用。

        隨著智能終端（特別是智能手機(jī)）的普及，利用手機(jī)APP軟件進(jìn)行資產(chǎn)管理和清查，具有其獨(dú)特的優(yōu)點(diǎn)：設(shè)備普及率高、可識(shí)別條形碼和二維碼、可GPS定位、可拍照片、能夠和數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器直接聯(lián)網(wǎng)等。利用APP軟件進(jìn)行大規(guī)模的資產(chǎn)清查，可以將清查任務(wù)分發(fā)到單位里每一個(gè)資產(chǎn)使用人員，定時(shí)同步進(jìn)行清查工作，極大地提高工作效率，提高準(zhǔn)確率。