辦公室是各行業(yè)工作的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策的場所。領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)做出決策，發(fā)布指示，除了文檔上的往來之外，更深層的工作，實際上是信息的收集、存儲、檢索、處理、分析，從而做出決策，并將決策作為信息傳向下級機構(gòu)或合作單位，或業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)單位。這些都需要的輔助。

　　人是系統(tǒng)第一因素，即辦公室主要因素是工作人員，包括各種人員，除了傳統(tǒng)辦公室的角色外，現(xiàn)在又要加部分管理設(shè)備的專業(yè)技術(shù)人員，例如，計算機工程師，其它設(shè)備維護(hù)人員等。

　　技術(shù)設(shè)備，計算機是另一因素。設(shè)備中有各種機器，如計算機、復(fù)印機、速印機、電話機、傳真機、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、光盤機等等，這些設(shè)備統(tǒng)稱為硬設(shè)備，或稱硬件。而各種信息設(shè)備中還需要有管理設(shè)備的軟件，例如，計算機的操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)、

　　顯然辦公自動化這一人機系統(tǒng)，人，機，缺一不可。而設(shè)備方面，硬件及必要軟件都需齊備。辦公是處理信息的系統(tǒng)，是進(jìn)入信息時代后的一種新概念。名易就灌輸了這一理念。

　　軟件優(yōu)勢

　　1.督辦管理模塊

　　督辦管理模塊包括上級交辦、領(lǐng)導(dǎo)交辦、會議督辦、人大議案、建議督辦、政協(xié)提案、其他督辦。功能包括：督辦件登記處理、查詢統(tǒng)計。

　　2.營銷審批流程

　　相關(guān)業(yè)務(wù)的管理審批流程。如政企客戶部營銷政策的審批、駐地網(wǎng)選號等相關(guān)政策的審批。

　　3.請銷假審批流程

　　企業(yè)員工可以通過請銷假管理，來實現(xiàn)企業(yè)請銷假的審批流程。請銷假管理還要與代理機制結(jié)合使用，以保證員工在休假期間，工作可以由他人繼續(xù)代理完成所屬工作。

　　4.報表展現(xiàn)模塊

　　實現(xiàn)跨系統(tǒng)采集數(shù)據(jù)，集中展現(xiàn)。對于BOSS等服務(wù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的生產(chǎn)系統(tǒng)，考慮到公司辦公網(wǎng)與生產(chǎn)網(wǎng)相分離的重要特點，有關(guān)數(shù)據(jù)信息通過統(tǒng)計查詢系統(tǒng)與展示平臺進(jìn)行數(shù)據(jù)交互，實現(xiàn)信息展現(xiàn)，提供公司領(lǐng)導(dǎo)和各級相關(guān)主管對信息查詢、分析的需求。

　　5.工作流優(yōu)化

　　5.1部門收文自動啟動子流程

　　要求公司發(fā)文流程結(jié)束后，自動啟動部門收文子流程，流程中業(yè)務(wù)信息可自動傳遞到子流程中，比如發(fā)文時，文件標(biāo)題、文號、正文、附件等都自動傳遞到收文流程，收文人員不需要手工再輸入這些基本信息。部門綜合主管收文直接分理擬辦送部門領(lǐng)導(dǎo)，部門領(lǐng)導(dǎo)直接選經(jīng)辦人發(fā)送文件，并支持部門內(nèi)三級多人承辦，減少中間處理環(huán)節(jié)，降低公文處理時限。

　　5.2表單完整打印功能

　　現(xiàn)有表單打印功能不完善，尤其是流程的審批表單，給財務(wù)報銷和歸檔工作帶來極大不便，擬在本期實現(xiàn)表單的完整打印。

　　5.3分流程設(shè)置代理人

　　現(xiàn)有OA系統(tǒng)的代理人設(shè)置機制不靈活，一旦設(shè)置代理人，便代理其所有事務(wù)。擬在本期實現(xiàn)按不同的流程分別指定不同的代理人。代理人撤消代理權(quán)限時，可以同時回撤正在被代理的流程，并顯示曾經(jīng)被代理過的流程。

　　5.4翻頁定位功能

　　待辦事宜分多頁的，瀏覽處理完畢回到當(dāng)前頁。

　　5.5系統(tǒng)用戶分級管理

　　公司系統(tǒng)管理員可設(shè)定部門管理員，部門管理員可維護(hù)和管理本部門內(nèi)部員工的變化，如新增、調(diào)動、刪除等，并提供通過Web訪問直接管理用戶的功能，不需要安裝客戶端就可實現(xiàn)用戶的管理。

　　5.6批量處理功能

　　對于多個同類型待辦文件，用戶可進(jìn)行批量處理，如可選定多個知會事宜進(jìn)行批量閱畢處理，不需要打開每個文件進(jìn)行閱讀操作，方便用戶辦公。

　　5.7附件掃描功能

　　紙質(zhì)文件可直接掃描作為文件的附件，不需要先掃描另存到本地，再作為附件上傳。

　　5.8附件權(quán)限設(shè)置

　　發(fā)文時，擬文人員可對每個文件的附件閱讀(公開)范圍可進(jìn)行設(shè)定，如A附件只允許A部門人員閱讀。

　　6.公文統(tǒng)計查詢功能

　　提供對公文的查詢和對辦公效率(處理時間、及時辦理統(tǒng)計，催辦統(tǒng)計)的統(tǒng)計，及流程使用頻率、次數(shù)等指標(biāo)。旨在發(fā)現(xiàn)公文處理的效率到底慢在哪里，哪些流程真正有用，便于整合公文的應(yīng)用效率，掌握員工的辦公效率。