談到OA選型，大多討論的都是OA選型的成功經(jīng)驗，筆者認(rèn)為在討論OA選型時候，需要回答二個問題：OA選型的目的是什么？OA選型的價值如何體現(xiàn)？對企業(yè)而言，OA選型的目的是為了找到一個適合的辦公平臺，OA選型的價值通過OA系統(tǒng)應(yīng)用體現(xiàn)。下面就從OA應(yīng)用實踐中出發(fā)來分析OA選型。

一、如何認(rèn)識OA選型

談到OA選型大家并不陌生，筆者有幸經(jīng)歷2個企業(yè)的OA選型和應(yīng)用實踐，在這里作為案例和大家一起分享一下。

案例一：甲企業(yè)是一家大型集團(tuán)型民營企業(yè)，涵蓋水泥、鑄造、煤電鋁、礦業(yè)和旅游等五大產(chǎn)業(yè)，其中水泥產(chǎn)業(yè)作為單獨上市公司，下屬23家自主經(jīng)營的分子公司。企業(yè)總資產(chǎn)超500億元，員工超1.5萬人。

2006年，引入職業(yè)經(jīng)理人管理和專業(yè)管理咨詢團(tuán)隊，2007年，集團(tuán)信息化建設(shè)正式拉開序幕，OA項目是企業(yè)IT整體規(guī)劃的一部分，也是第一個上線的系統(tǒng)。2007年2013年，OA系統(tǒng)運(yùn)行五年，2014年，該OA系統(tǒng)停用替換。

案例二：乙企業(yè)是一家大型國營集團(tuán)型傳統(tǒng)，業(yè)務(wù)涵蓋水泥、混凝土和水泥制品等3大產(chǎn)業(yè)。企業(yè)采用三級管理組織架構(gòu)，下屬成員企業(yè)超過300家，員工總數(shù)近3萬人。2009年開始OA選型和系統(tǒng)建設(shè)，系統(tǒng)并發(fā)用戶數(shù)已超過2200個，2009年至今，企業(yè)OA系統(tǒng)應(yīng)用已超過5年。

1.1重新認(rèn)識OA

通常OA在化管理中重視度是不夠的，原因在于企業(yè)信息化建設(shè)過程中對OA投入不足，對OA今后在企業(yè)信息化管理中所扮演的角色認(rèn)識不夠。以筆者經(jīng)歷和總結(jié)發(fā)現(xiàn)這樣一些現(xiàn)象：

1)上線容易，用好不易。通常OA應(yīng)用是停留在（日常工作流轉(zhuǎn)），掙扎在表單應(yīng)用（審批流）和（政令上傳下達(dá)），止步在系統(tǒng)集成和移動應(yīng)用。

2)一旦用上，根本停不下來。因為OA系統(tǒng)上線后，為企業(yè)提供了便捷，統(tǒng)一，高效的辦公平臺，將大家從原來靠郵箱、電話和傳真等傳統(tǒng)的溝通方式中解放出來，特別是公司管理層OA操作熟練和OA表單應(yīng)用深入后，通常大家上班第一件將是登陸OA處理待辦事項。如果在上午上班時間，OA突然停機(jī)10分鐘，CEO會打CIO電話問責(zé)的，這都是上述案例中發(fā)生的真實事情，而且不止一次。

3)OA是檢驗和評價企業(yè)信息化管理水平的第一窗口。在企業(yè)所有信息化系統(tǒng)中，如果問IT哪個系統(tǒng)受眾最多或應(yīng)用最好？如果問管理層哪個系統(tǒng)應(yīng)用最多？答案都是OA。如果問領(lǐng)導(dǎo)評價企業(yè)信息化建設(shè)情況，那么他的直接感受和判斷依據(jù)通常也是來自O(shè)A。因為，OA是行政管理，管理層的權(quán)力和審批事項都在OA上完成的?；氐缴鲜霭咐?，甲企業(yè)信息化建設(shè)已經(jīng)走過8個年頭，ERP、、MES和BI等都陸續(xù)上線，但是對老板和高層管理者而言，他們能分享或者品嘗到的信息化成果依然還是OA。

4)OA的功能是有限的但生命力是無限的。一方面，在這個充滿不確定性和風(fēng)險性的環(huán)境下，無論多么完美IT規(guī)劃都是蒼白的，對OA系統(tǒng)也是一樣。在OA選型過程中，無論對OA功能考慮的那么全面，3-5年之后，你都會發(fā)現(xiàn)它大多不適合現(xiàn)在的管理需求。另一方面，今天OA在企業(yè)信息化管理系統(tǒng)中優(yōu)勢越發(fā)突出，集中體現(xiàn)在與第三方系統(tǒng)集成和方面。

上述現(xiàn)狀都來自企業(yè)OA應(yīng)用的實踐，對企業(yè)信息化建設(shè)者而言，只有重新認(rèn)識了OA重要性，才能從思想上重視OA選型。

1.2選型的意義

OA選型對OA項目和OA應(yīng)用意味著什么，用一句話來形容就是男怕入錯行，女怕嫁錯郎。回到案例中，2007年，甲企業(yè)的OA選型是充滿戲劇性的，因為它是在ERP選型談判的結(jié)果：協(xié)同（名易名易A6企業(yè)版含200并發(fā)數(shù)）費(fèi)用贈送，且不限并發(fā)數(shù)；協(xié)同OA軟件實施費(fèi)（1500元人天）；OA運(yùn)維免費(fèi)。很快遇到出來二個致命的問題：

1)該版本是單廠版（應(yīng)用一個獨立法人公司），顯然不適合大型集團(tuán)型企業(yè)，對方提出二個解決方案：前者是把集團(tuán)作為系統(tǒng)中公司級目錄，其他產(chǎn)業(yè)及公司作為系統(tǒng)中部門級目錄設(shè)置，后者是每個實體公司部署一套系統(tǒng)，然后通過軟件接口進(jìn)行集成。最后，企業(yè)選擇了前者。

2)系統(tǒng)上線后，OA用戶并發(fā)數(shù)很快突破200個，要求增加并發(fā)數(shù)時，對方才發(fā)現(xiàn)犯下大錯，不應(yīng)該答應(yīng)OA并發(fā)數(shù)不限。如果當(dāng)時者按員工總數(shù)30%來計算，大概3000人，那么并發(fā)數(shù)至少超過2000個，并發(fā)數(shù)折后價300元個，大概費(fèi)用是60萬元。最后，經(jīng)談判考慮到長期合作，達(dá)成結(jié)果：并發(fā)數(shù)免費(fèi)增加到550個。

雖然問題都有了結(jié)果，但是并沒有解決，這些都一直限制著甲企業(yè)OA應(yīng)用深入和信息化管理的提升。從2007年OA上線到2013年OA替換，五年間，他們一直在OA系統(tǒng)中掙扎著。試問：為什么不早點替換呢？是甲企業(yè)不舍得那點錢嗎？但有二點是可以確定的：OA項目是落地生根的，容易上手的，習(xí)慣了也就可以忍受了；企業(yè)信息化建設(shè)是有周期性的，推翻或替換一個系統(tǒng)是需要時機(jī)的。因此，關(guān)于OA選型對OA項目意義重大，須認(rèn)真對待。

1.3選型的誤區(qū)

在和企業(yè)IT工作者一起交流和探討中發(fā)現(xiàn)關(guān)于OA選型，容易出現(xiàn)一些誤區(qū)，可以總結(jié)為以下幾種類型：

1)對管理決策者而言，以花錢多少論英雄，認(rèn)為OA是個小項目，往往不夠重視，在OA選型過程中參與度和配合度不夠。

2)對企業(yè)IT建設(shè)者而言，以技術(shù)難度論成敗，認(rèn)為OA實施很簡單，往往不夠重視，在選型中唯技術(shù)論，容易忽略企業(yè)自身的管理需求。

3)對OA選型評委而言，以貌取人，愛屋及烏。在選型中表現(xiàn)的比較感性，容易出現(xiàn)需求偏離OA本質(zhì)功能。

二、如何做好OA選型

2.1做好規(guī)劃，認(rèn)清自己

OA項目作為企業(yè)IT建設(shè)的一部分，在大企業(yè)通常由專業(yè)IT部門負(fù)責(zé)建設(shè)，而中小企業(yè)未設(shè)置IT部門情況下一般屬于行政管理部門兼職建設(shè)。OA選型對大企業(yè)而言，第一步就是做好規(guī)劃；對中小企業(yè)來說，第一步就是認(rèn)清自己。

大企業(yè)在做IT信息化建設(shè)時，通常會請外部專業(yè)的咨詢公司做企業(yè)IT規(guī)劃，OA是企業(yè)整體IT規(guī)劃的一部分。對于OA規(guī)劃的內(nèi)容通常包括：OA在企業(yè)整體IT系統(tǒng)中定位或?qū)蛹?；OA與其他系統(tǒng)之間連接或接口；OA建設(shè)周期或?qū)嵤┞肪€圖和OA項目預(yù)算等。

中小企業(yè)在做OA選型時，第一步就是認(rèn)清自己，明確需求。首先明確誰是OA項目的發(fā)起人或贊助人，他們當(dāng)前最樸實的需求是什么，用OA實現(xiàn)的管理目標(biāo)是什么，對OA遠(yuǎn)景期望是什么。其次做好企業(yè)管理者調(diào)研，執(zhí)行層訪談和操作者宣貫。最后，在上述工作完成的基礎(chǔ)上，進(jìn)行分析和總結(jié)，明確企業(yè)OA真實需求，為OA選型做好準(zhǔn)備。

2.2開闊視野，找準(zhǔn)目標(biāo)

如果企業(yè)在做OA選型時，面臨這二種情形下：需求尚未明確或內(nèi)部達(dá)成一致意見，企業(yè)管理或信息化建設(shè)還處于起步階段或者處于行業(yè)中等水平。實踐經(jīng)驗告訴我們，一定要走出去，開闊視野，找準(zhǔn)目標(biāo)。

建議企業(yè)成立OA選型工作組，到行業(yè)內(nèi)或相近行業(yè)信息化管理一流的企業(yè)進(jìn)行參觀和交流。要求：工作組人員相對固定，周期1個月，企業(yè)不少于3家，每次交流之后立刻進(jìn)行分析和總結(jié)，形成文字記錄。對于企業(yè)來說，這個過程或機(jī)會都是非常寶貴的，是企業(yè)對OA全面認(rèn)識和深入學(xué)習(xí)的過程，企業(yè)管理者通過親身體驗后對OA認(rèn)識也會從最初抽象，概念，片面的理解中得到升華。對協(xié)同OA軟件而言，這個過程是公平的，因為OA應(yīng)用案例和市場才是檢驗產(chǎn)品的最好的標(biāo)準(zhǔn)。

2.3少聽多看，眼見為實

俗話說沒有不透風(fēng)的墻，當(dāng)企業(yè)決定OA項目的時候，協(xié)同OA軟件供應(yīng)商一般都會蜂擁而上，八仙過海各顯神通。企業(yè)與其被動地焦頭爛額地應(yīng)付它們的營銷圍堵，不如主動地把本次OA選型信息正式對外發(fā)布，同時要求他們在規(guī)定時間內(nèi)進(jìn)行技術(shù)交流。就本次OA選型就可以對外傳達(dá)一種聲音：正式、嚴(yán)肅和專業(yè)，避免信息不對稱或溝通不到位引起影響工作效率。結(jié)合案例二OA選型實踐，按照以下步驟開展工作：

1)根據(jù)協(xié)同OA軟件供應(yīng)商報名情況，組建OA選型工作組，制定第一輪技術(shù)交流時間表和議程，按計劃組織技術(shù)交流。

2)第一輪技術(shù)交流完成后，工作組進(jìn)行研討和總結(jié)，并從中選擇3-5家軟件供應(yīng)商，要求到它們的應(yīng)用客戶參觀考察。

3)參觀客戶名單由軟件供應(yīng)商自行推薦1-2家最貼近企業(yè)管理要求的。最后企業(yè)從中選擇一家進(jìn)行實地考察和現(xiàn)場交流。

回到案例中，2009年，乙企業(yè)在協(xié)同OA軟件選型中，不少軟件供應(yīng)商在產(chǎn)品講解和系統(tǒng)演示中都表示產(chǎn)品是集團(tuán)版的，且自定義功能強(qiáng)大，系統(tǒng)擴(kuò)展性和集成性強(qiáng)。經(jīng)過招標(biāo)評審，名易名易A8集團(tuán)版(V3.5)。在2009年2014年期間，遇到一個最大瓶頸就是它的集團(tuán)版無法滿足企業(yè)的管理架構(gòu)要求，因為該集團(tuán)版概念是總部+分子公司，而企業(yè)組織層級是總部+區(qū)域公司+成員企業(yè)。因為我們都知道，大多的匯報都是經(jīng)過修飾的，需要推敲識別的，面對軟件供應(yīng)商的營銷攻勢下，需要堅持少聽多看，眼見為實。

2.4預(yù)算合理，立足長遠(yuǎn)

巧婦難為無米之炊，OA建設(shè)也是一樣，所以要求OA選型之前，立項預(yù)算要合理，同時立足長遠(yuǎn)。OA系統(tǒng)建設(shè)費(fèi)用通常分為4部分：硬件（服務(wù)器和存儲）、軟件許可費(fèi)、軟件實施費(fèi)和系統(tǒng)運(yùn)維費(fèi)，通常OA選型要購買的部分是后面3個部分，下面我們逐一進(jìn)行分析。

1)軟件許可費(fèi)：軟件費(fèi)用通常按照某個版本的系統(tǒng)并發(fā)數(shù)（系統(tǒng)支持最大在線用戶數(shù)）來計算，并發(fā)數(shù)不等同OA系統(tǒng)用戶數(shù)。企業(yè)在OA選型前，需要根據(jù)企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和管理要求，以5年為周期，測算出企業(yè)需要的最大并發(fā)數(shù)，這樣不僅可以在OA選型談判中爭取到更低優(yōu)惠價格，而且為企業(yè)管理者提供一個OA建設(shè)的投入預(yù)期，避免事后麻煩。在上述二個OA應(yīng)用案例中都遇到這樣困境，其中案例乙企業(yè)，在OA系統(tǒng)上線運(yùn)行一年后，先后二次申請增加OA并發(fā)數(shù)，分別增加1000（270元個）和500（300元個），累加投入費(fèi)用42萬元。目前，系統(tǒng)存在問題之一就是OA并發(fā)數(shù)不夠，在每天上班高峰期會出現(xiàn)OA無法登陸的情況。

2)軟件實施費(fèi)：軟件實施費(fèi)是軟件供應(yīng)商為企業(yè)提供專業(yè)培訓(xùn)和技術(shù)支持而收取的費(fèi)用，一般按預(yù)計投入人天數(shù)進(jìn)行測算，以2000元人天，預(yù)計投入100人天，那么軟件實施費(fèi)為：2000元人天*100人天=20萬元?？紤]到OA項目建設(shè)周期比較長，系統(tǒng)應(yīng)用提升需要一個過程，即使OA實施計劃可控，但是OA應(yīng)用的價值體現(xiàn)確是一個認(rèn)識和改變的過程。因此，建議企業(yè)OA實施采取企業(yè)主導(dǎo)，軟件供應(yīng)商輔導(dǎo)方式，培養(yǎng)企業(yè)自身的培訓(xùn)講師，降低整體軟件實施費(fèi)。

3)系統(tǒng)運(yùn)維費(fèi)：系統(tǒng)上線應(yīng)用后，為了保障系統(tǒng)安全、穩(wěn)定、高效運(yùn)行，系統(tǒng)運(yùn)維是必不可少的。運(yùn)維方式是靈活多樣的，它一般決定著運(yùn)維費(fèi)用。除了在OA選型談判中，爭取免費(fèi)系統(tǒng)運(yùn)維1-2年之外，還要盡可能地規(guī)劃后未來5年的OA運(yùn)維問題，因為一般OA系統(tǒng)應(yīng)用2年之后，系統(tǒng)數(shù)據(jù)量增加和應(yīng)用深入后，OA運(yùn)維問題會日益凸顯的。

因此，OA的時候，要做到預(yù)算合理，立足長遠(yuǎn)。不然就會遇到案例乙企業(yè)出現(xiàn)的問題：OA項目實施計劃分3個階段，當(dāng)完成前2個階段的時候，發(fā)現(xiàn)當(dāng)時的項目預(yù)算已無法支撐后續(xù)的實施，為了完成既定目標(biāo)，IT部門就需要不斷的申請增加費(fèi)用，項目進(jìn)度一再延后，企業(yè)管理層的期望也隨之降低了。

2.5精心組織，現(xiàn)場定標(biāo)

OA項目招標(biāo)作為OA選型的最后階段工作，也是臨門一腳。關(guān)于OA招標(biāo)，除了按照常規(guī)法定的招標(biāo)流程外，往往給大家留下OA招標(biāo)水很深的印象，這里不談技術(shù)，對企業(yè)而言，關(guān)鍵是要做到精心組織，現(xiàn)場定標(biāo)。結(jié)合以往OA招標(biāo)案例，有以下幾點可以借鑒：

1)標(biāo)書制作和發(fā)放。標(biāo)書編制是由企業(yè)專業(yè)團(tuán)隊完成，用來回答我的現(xiàn)狀，我的OA需求是什么，通常包括企業(yè)概況，管理需求，技術(shù)路線和遠(yuǎn)景規(guī)劃等。標(biāo)書發(fā)放時，通常是要明確對象（有競爭力軟件供應(yīng)商），避免不符合條件的軟件供應(yīng)商參與圍標(biāo)。

2)評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計。關(guān)于評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和和分值的設(shè)計通常取決于企業(yè)的價值取向，有的價格之上，有的技術(shù)為準(zhǔn)，有的服務(wù)為本。這里，沒有標(biāo)準(zhǔn)答案，但是不建議價格作為主要考慮因素。

3)評標(biāo)委員選擇：評委的選擇通常帶有企業(yè)的政治和權(quán)力色彩，無論如何角逐，有個基本常識一定要遵守：專業(yè)的事情交給專業(yè)的人做。因此在評委中應(yīng)該設(shè)置這樣的角色：IT管理人員、行政管理人員、法務(wù)人員和外部專家（業(yè)內(nèi)信息化負(fù)責(zé)人、第三方咨詢顧問）。

4)現(xiàn)場定標(biāo)。大家可能會遇到招標(biāo)會結(jié)束了，但招標(biāo)結(jié)果確遲遲不見公布，其中原因?qū)ν饨缈赡苡肋h(yuǎn)是個迷。這里不做展開，從企業(yè)利益和公平性出發(fā)，建議現(xiàn)場定標(biāo)。

表1OA選型評分標(biāo)準(zhǔn)

三、關(guān)于OA選型的幾點忠告

3.1企業(yè)是OA選型的責(zé)任主體

設(shè)想一下如果企業(yè)OA系統(tǒng)應(yīng)用不理想，通常是這樣追究原因的：

1)為什么OA系統(tǒng)應(yīng)用不理想，因為OA功不能滿足企業(yè)需求。

2)為什么OA功能不滿足企業(yè)需求，因為OA產(chǎn)品不行。

3)為什么OA產(chǎn)品不行，因為OA選型是錯誤的。

4)為什么OA選型是錯誤的，因為OA評審有問題。

5)為什么OA評審有問題，因為OA評委中存在腐敗。

那么，能對OA選型評委問責(zé)嗎？誰能對OA選型負(fù)責(zé)呢？誰會對OA選型的結(jié)果最終買單呢？答案只有一個：企業(yè)。因此，我們必須明確，企業(yè)是OA選型的責(zé)任主體，是要對OA系統(tǒng)應(yīng)用的承擔(dān)者。

3.2設(shè)置OA合理的生命周期

OA作為一個產(chǎn)品或者一個項目形態(tài)出現(xiàn)，就一定存在認(rèn)識或技術(shù)的局限性，往往烙上時代的印記。那么OA就應(yīng)該存在一個必然的生命周期。作為企業(yè)IT建設(shè)者應(yīng)該清楚這一點，并向企業(yè)管理者明確地指出。目的不是為了免責(zé)而是給企業(yè)OA應(yīng)用設(shè)置一個合理的生命周期，做到OA功能與企業(yè)管理需求的匹配，保證OA應(yīng)用價值在企業(yè)管理中的體現(xiàn)。

3.3OA選型是個技術(shù)活

面對軟件供應(yīng)商令人眼花繚亂營銷和層出不窮的新技術(shù)，正確的選擇對企業(yè)來說是一個巨大的挑戰(zhàn)。記得在一次OA選型中，一個軟件供應(yīng)商大肆地宣揚(yáng)該產(chǎn)品的和的功能如何強(qiáng)大，結(jié)果在評審中有一個評委確以此為由強(qiáng)力推薦。那么請問：OA的本質(zhì)是什么？OA的核心功能和應(yīng)用又是什么？引用當(dāng)下一句話：你這OA中的知識管理和人事管理也叫管理？你讓KM和HR軟件供應(yīng)商情何以堪？所以謹(jǐn)記，OA選型是個技術(shù)活。