l大腦自動(dòng)將信息歸到金字塔結(jié)構(gòu)的不同分組中，以便于理解。

l任何預(yù)先歸到金字塔結(jié)構(gòu)中的思想組都更加易于理解。

l這說明任何書面文書都應(yīng)有意地將其思想組織成金字塔結(jié)構(gòu)。

先提出總結(jié)性思想，然后再提出被總結(jié)的具體思想

控制你表達(dá)思想的順序是做到清晰寫作的唯一最重要的行為，而最清楚的順序就是先提出總結(jié)性思想，然后再提出被總結(jié)的具體思想。

讀者（或聽眾）的大腦只能逐句理解作者表達(dá)的思想。他們會(huì)假定一同出現(xiàn)的思想在邏輯上存在某種關(guān)聯(lián)。如果你不預(yù)先告訴他們這種邏輯關(guān)系，而只是逐句地表達(dá)你的思想，讀者量體裁衣自動(dòng)從中尋找某種共同點(diǎn)，將你表達(dá)的思想進(jìn)行歸類組合，以便了解各個(gè)組合的意義。

但是，由于人們的知識(shí)背景和理解力千差萬別，他們很少能夠?qū)δ惚磉_(dá)的思想作出與你完全一樣的解讀。事實(shí)上，如果你不預(yù)先告訴讀者某一組思想之間的邏輯關(guān)系。他們很有可能會(huì)認(rèn)為某一組中的思想之間根本沒有任何聯(lián)系。退一步說，即使人們能夠作出與你完全相同的解讀，你也使他們的閱讀增加了難度，因?yàn)樗麄儽仨氉约赫页鲞@種未被說明的邏輯關(guān)系。

讀者在攝入信息時(shí)，總是在尋找一種能夠?qū)⑺鶖z入信息聯(lián)系起來的結(jié)構(gòu)。為了保證讀者找到的結(jié)構(gòu)就是你希望他采納的結(jié)構(gòu)，你必須提前把這種結(jié)構(gòu)告訴他們——這樣他們就知道要尋找哪個(gè)共同點(diǎn)。否則，讀者很可能會(huì)發(fā)現(xiàn)某種非你所望的邏輯關(guān)系，甚至還可能根本發(fā)現(xiàn)不了任何邏輯關(guān)系，這樣既是在浪費(fèi)你的時(shí)間，也是在浪費(fèi)讀者的時(shí)間。

概括地說，讀者必然會(huì)將所讀到的思想進(jìn)行歸類概括，以便記住這些思想。如果作者傳達(dá)給讀者的思想事先已經(jīng)經(jīng)過歸類和概括，并且按自上而下的順序表述出來，讀者就能更容易地理解作者所表述的思想。

你可以通過檢查你的思想是否以金字塔結(jié)構(gòu)相互關(guān)聯(lián)，從而預(yù)先確定你是否正確地建立了文章的結(jié)構(gòu)。具體地說，文章的思想必須符合以下規(guī)則：

1．文章結(jié)構(gòu)中任一層次上的思想都必須是其下一層次思想的概括。

2．每一組中的思想都必須屬于同一范疇。

3．每一組中的思想都必須按邏輯順序組織。

大多數(shù)人剛坐下來寫作時(shí)，可能對(duì)他們想要表達(dá)的思想還只有一個(gè)模糊的想法，甚至根本不知如何下筆。在你不得不用話語或文字將你的思想用符號(hào)表示出來之前，你很可能無法準(zhǔn)確地了解自己的思想。甚至連你認(rèn)為已經(jīng)構(gòu)思好的第一個(gè)思想，寫出來可能都不是十分準(zhǔn)確。

因此，不要幻想一坐下來就開始將思想組織成金字塔結(jié)構(gòu)。首先你必須發(fā)現(xiàn)想要表達(dá)的思想。金字塔結(jié)構(gòu)包括的一些子結(jié)構(gòu)能夠加快你發(fā)現(xiàn)思想的過程。這些子結(jié)構(gòu)是：

l主題和子主題之間的縱向關(guān)系

l子主題之間的橫向關(guān)系

l序言的講故事式結(jié)構(gòu)

縱向關(guān)系

縱向聯(lián)系能夠很好地吸引讀者的注意力。通過縱向聯(lián)系，你可以建立一種疑問回答式的對(duì)話，從而使讀者帶著極大的興趣了解你的思維發(fā)展。為什么我們可以肯定讀者一定會(huì)感興趣？因?yàn)檫@種縱向聯(lián)系迫使讀者按照你的思想作出符合邏輯的反應(yīng)。

你放在金字塔結(jié)構(gòu)中每一個(gè)方框中的就是一個(gè)“思想”。在本書中，巴巴拉·明托將“思想”定義主“向讀者發(fā)出新信息并引起讀者疑問的語句”。（人們一般不會(huì)閱讀他們已經(jīng)了解的內(nèi)容，因此，也可以說，表達(dá)思想的主要目的就是向讀者傳遞新的信息。）

為了向讀者傳遞新的信息而進(jìn)行的表述必然會(huì)使讀者就其邏輯性產(chǎn)生疑問——例如“為什么會(huì)這樣？”“怎樣才能這樣？”或者“為什么你這樣說？”作為文章的作者，你必須在該表述的下一個(gè)層次橫向地對(duì)該問題作出回答。但是，你的回答仍然是向讀者傳遞他不知道的新信息，這又使讀者產(chǎn)生新的疑問，于是你又在再一個(gè)層次對(duì)新的疑問作出回答。

你將不斷地按照“引起讀者疑問并回答疑問”的模工繼續(xù)你的寫作，直到你認(rèn)為讀者不會(huì)再對(duì)你的新表述提出任何疑問為止。（讀者不一定會(huì)同意作者從第一個(gè)表述到最后一個(gè)表述的思維發(fā)展方式，但是至少能夠明確地了解作者的思路，而這就是任何作者期望的最佳效果。）至此，作者就可以離開金字塔結(jié)構(gòu)的第一個(gè)分支，返回關(guān)鍵句層次，繼續(xù)回答由金字塔最頂端方框中的思想引起的初始疑問。

金字塔結(jié)構(gòu)的巨大價(jià)值，就在于迫使你理清你的思路時(shí)，對(duì)縱向的疑問回答式邏輯關(guān)系在視覺上清晰化。你所做的每一個(gè)表述都應(yīng)當(dāng)引起讀者的疑問，而你也必須在這一表述以下的結(jié)構(gòu)層次上橫向地對(duì)讀者的疑問予以回答。

橫向關(guān)系

表述必須具有明確的歸納或演繹關(guān)系，但不可同時(shí)既具有歸納關(guān)系、又具有演繹關(guān)系。在組織思想時(shí)，歸納和演繹是僅有的兩種可能的邏輯關(guān)系。

演繹性思想組合是由幾項(xiàng)承前啟后的論述組成的。也就是說，第一個(gè)思想是對(duì)當(dāng)今世界上的某種現(xiàn)象的表述；第二個(gè)思想是對(duì)該句子的主語或謂語進(jìn)行的表述；第三個(gè)思想則說明了以上兩種表述同時(shí)在世界上存在時(shí)所具有的隱含意義。

你需要概括演繹性思想組中的論述，以提高一個(gè)抽象層次。

歸納性思想組中的思想僅僅因?yàn)槟隳軌蛴猛粋€(gè)復(fù)數(shù)名詞（支持的原因、反對(duì)的原因、步驟、問題，等等）表示它們而互相關(guān)聯(lián)。

序言結(jié)構(gòu)

寫作的主要目的是告訴別人他們不知道的信息。但是，讀者只有在需要了解問題的答案時(shí)才會(huì)去找答案；如果讀者沒有這種需要，就不會(huì)提出任何疑問；反之亦然。

因此，為了保證你的文章能夠引起讀者的注意，你必須使其能夠回答讀者頭腦中業(yè)已存在的某個(gè)問題，或者是讀者對(duì)周圍發(fā)生的事情進(jìn)行短暫的思考后可能會(huì)提出的問題。文章的序言部分可能通過追溯問題的起源和發(fā)展來確定這一問題。

問題的起源和發(fā)展必然以講故事的形式出現(xiàn)，因此也應(yīng)當(dāng)按照典型的講故事模式發(fā)展。就是說，開頭應(yīng)向讀者說明“情境”的時(shí)間和地點(diǎn)。在這一“情境”中應(yīng)當(dāng)發(fā)生了某件事情稱為“沖突”，使讀者提出（或?qū)⑹棺x者提出）你的文章中將要回答的“疑問”。

這種典型的講故事式講解——情境、沖突、疑問、回答——能夠使你確保在引導(dǎo)讀者了解你的思維過程之前，你和讀者是“站在同一地點(diǎn)”。這種模式還能夠使你明確地將思想的重點(diǎn)放在文章的最前端。這也是判斷你是否以最直接的方式傳遞正確信息的一種辦法。

如何構(gòu)建金字塔結(jié)構(gòu)

自上而下法：

1．畫出主題方框在方框中寫出你將要討論的主題。

2．確定主要問題確定文章的讀者。你的文章將針對(duì)什么對(duì)象？你希望文章寫完后能夠回答讀者頭腦中關(guān)于該主題的什么問題？

3．寫出對(duì)該問題的回答

4．說明“情境”

5．指出“沖突”

6．檢查主要問題和回答

自下而上法

按照以下“三步走”的過程自下而上地組織你的思想：

1．列出你想表達(dá)的所有思想要點(diǎn)。

2．找出各要點(diǎn)之間的邏輯關(guān)系。

3．得出結(jié)論。

序言部分的具體寫法

總的序言部分可以包括關(guān)于關(guān)鍵句要點(diǎn)的表述。這樣，讀者就可以在開始閱讀的最初30秒內(nèi)了解你的全部思路。由于文章的剩余部分都只是為了解釋或支持你已提出的觀點(diǎn)，如果讀者的時(shí)間有限，他就可以只簡單地瀏覽一下文章。實(shí)踐上，如果讀者在閱讀的頭30秒內(nèi)還不能清楚地了解你的全部思想的話，你就應(yīng)該重寫這篇文章。

標(biāo)題及小標(biāo)題能夠突出文章結(jié)構(gòu)中的重要部分，以便讀者迅速地找到關(guān)于某一個(gè)問題的詳細(xì)論述。如果文章篇幅較長，這種方法尤其有效。但是為了達(dá)到較好的效果，你還應(yīng)當(dāng)注意標(biāo)題的用詞，即標(biāo)題應(yīng)反映某種思想，而不是某種類別。例如，不要將標(biāo)題定為“我們的發(fā)現(xiàn)”或“結(jié)論”。因?yàn)檫@樣的標(biāo)題對(duì)于讀者快速瀏覽沒有什么幫助。

文章的序言部分必須用講故事的形式，也就是說，序言部分必須先引入某種讀者熟悉的“情境”，說明發(fā)生的“沖突”，并由其引發(fā)讀者的“疑問”，然后再對(duì)該“疑問”作出“回答”。用這種講故事的形式對(duì)于組織讀者已知的信息非常有用，作者一旦掌握這種方法，就能夠迅速地構(gòu)思出較短文章的結(jié)構(gòu)。

所有引出“情境”的句子都具有一個(gè)重要的特征，即都能夠?qū)⒛恪版i定”在特定的時(shí)間和空間，從而為敘述故事做好準(zhǔn)備。

什么是關(guān)鍵句

關(guān)鍵句不僅要針對(duì)由文章主題思想句引起的機(jī)關(guān)報(bào)的疑問進(jìn)行回答，還要表明文章的組織結(jié)構(gòu)。因此，如果文章篇幅較長，你就應(yīng)該列出關(guān)鍵句的要點(diǎn)，然后為第一個(gè)要點(diǎn)起一個(gè)小標(biāo)題，并開始寫作。

列出關(guān)鍵句要點(diǎn)能夠使讀者在開始閱讀的頭30秒內(nèi)就能了解你的全部思路。由于隨后的內(nèi)容都只是解釋或支持這些要點(diǎn)，這樣，你就非常得體地將讀者請(qǐng)到了一個(gè)適當(dāng)?shù)奈恢蒙?，由讀者自行決定是繼續(xù)讀下去，還是就此接受你的結(jié)論。不管讀者如何選擇，他們都可以預(yù)計(jì)，接下來的文章不會(huì)有令人意想不到的思想，因而他們?cè)诶^續(xù)閱讀時(shí)會(huì)感到更加容易理解。

要記住，關(guān)鍵句要點(diǎn)必須表達(dá)文章的思想。舉個(gè)反例，像下面這樣寫序言部分是不對(duì)的：

本備忘錄主要說明項(xiàng)目組確定和實(shí)現(xiàn)能顯著改善贏利的目標(biāo)的方法。全文分為以下六個(gè)部分：

l背景

l項(xiàng)目組的方法原則

l什么是項(xiàng)目工作

l如何組織計(jì)劃

l特有的收益和成效

l成功的先決條件

用這種方式列出的文章要點(diǎn)完全無助于向讀者傳達(dá)文章信息。以上方式只是向讀者頭腦中硬塞了一系列他們根本無法明確理解的詞匯，除了浪費(fèi)讀者的時(shí)間、耽誤讀者對(duì)文章的理解之外，沒有任何用處。

不要將某個(gè)名詞范疇作為關(guān)鍵句的要點(diǎn)，而應(yīng)當(dāng)是完整的思想。

序言部分的長度應(yīng)當(dāng)確保在你引導(dǎo)讀者按照你的思路進(jìn)行思考之前，你和讀者“站在同一位置上?！?P>

要想寫出好的序言，必須注意以下原則：

1．序言部分的目的是“提示”讀者而不是“告訴”讀者某些信息

也就是說，序言部分中不應(yīng)含讀者需要證明后才能接受的信息，例如，不應(yīng)含有圖表。

2.序言部分必須具備講故事的三個(gè)要素，即“情境”、“沖突”和“解決方案”

3.序言部分的長度取決于讀者和主題的需要

序言部分可包括讀者充分理解所必需的任何信息，如：問題的背景與淵源、你與該問題的關(guān)聯(lián)、你或他人之間對(duì)該問題所做的研究及發(fā)現(xiàn)、術(shù)語定義等，但所有的信息都可以也應(yīng)當(dāng)用講故事的形勢。

商業(yè)性文章中最常見的四種模式：

1、發(fā)號(hào)施令式（針對(duì)“我們應(yīng)該做什么？”或“我們應(yīng)該如何做？”之類問句）

2、尋求支持式（針對(duì)“我們是否應(yīng)該這樣做？”之類問句）

3、解釋方法式（針對(duì)“我們應(yīng)該如何做？”之類問句）

4、比較選擇式（針對(duì)“我們應(yīng)該做什么？”之類問句）

因?yàn)檠堇[推理比歸納推理更容易實(shí)現(xiàn)，通常人們?cè)谒季S時(shí)會(huì)更多地采用演繹推理的方法。演繹推理法不是人們?cè)谶M(jìn)行解決問題的思考時(shí)通常采用的方法，因此也是人們?cè)诒磉_(dá)自己的思想時(shí)愿意采用的方法。但是，雖然演繹推理是一種有效的思維方法，但在應(yīng)用于寫作時(shí)卻顯得比較笨拙。

由于演繹推理非常繁瑣，巴巴拉·明托建議在關(guān)鍵句層次上盡量避免使用演繹法進(jìn)行論述，盡量用歸納法取而代之。為什么？因?yàn)闅w納法更便于讀者閱讀和理解。

我們將提出“為什么”和“如何做到？”這兩個(gè)疑問的順序顛倒了一下，先提出“如何做到？”再提出“為什么？”。這樣雖然在金字塔結(jié)構(gòu)的最底層仍然使用了演繹推理法，但卻直接回答了讀者的主要疑問，而且思路非常清楚：所有關(guān)于某一主題的信息都集中在一起，不同主題之間的思維界限非常明確。

在連接演繹推理時(shí)，需要記住的幾點(diǎn)是：（1）演繹推理過程不要超過四個(gè)步驟；（2）推導(dǎo)出的結(jié)論不要超過兩個(gè)。

歸納推理

歸納推理比演繹推理難得多，因?yàn)闅w納推理更需要?jiǎng)?chuàng)造性的思維。在進(jìn)行歸納推理時(shí)，大腦首先注意到若干不同事物（思想、事件、事實(shí)）具有某種共性，然后將其歸類于同一個(gè)組中，并說明其共性。

在進(jìn)行歸納推理時(shí)，最重要的就是找到一個(gè)能夠表示該組所有思想的詞。

演繹關(guān)系的建立要求推理過程中的第二步對(duì)第一步作出評(píng)述，并導(dǎo)出一個(gè)推論。歸納關(guān)系則基于句子的結(jié)構(gòu)。作者必須發(fā)現(xiàn)各個(gè)句子主語或謂語之間的相同點(diǎn)，并根據(jù)這一相同點(diǎn)得出推論。如果句子之間沒有相同點(diǎn)，就無法得出推論，這些句子也就根本不屬于這篇文章。

當(dāng)你完成全篇寫作時(shí)，你還必須仔細(xì)地檢查一下全篇的結(jié)構(gòu)，因?yàn)槟憧赡軙?huì)發(fā)現(xiàn)自己獨(dú)生子了以下兩種常見錯(cuò)誤中的一種：

l僅僅因?yàn)榭捎猛粋€(gè)復(fù)數(shù)名詞概括，而將關(guān)聯(lián)性不強(qiáng)的思想以排列的方式放在一起（例如，“十個(gè)步驟”或“五個(gè)問題”等），實(shí)際上這些思想缺乏內(nèi)在的邏輯關(guān)系。

l金字塔結(jié)構(gòu)頂端的主題思想使用的是“缺乏思想”的句子（例如，“該公司存在五個(gè)問題”），而非具有揭示性的觀點(diǎn)。

時(shí)間順序

在按照時(shí)間順序組織中的思想組中，你要做的就是按照采取行動(dòng)的順序（第一、第二、第三）依次表述達(dá)到某一效果所必須采取的行動(dòng)。該組中的思想可以是實(shí)際行動(dòng)步驟或行動(dòng)性的思想（如：建議、目標(biāo)等），也可以是大腦中隱含的思維過程得出的一些結(jié)論。在這兩種情況下都有可能出現(xiàn)邏輯不清的現(xiàn)象：前一種情況是由于人們?cè)诹_列思想時(shí)無法區(qū)分原因和結(jié)果；后一種情況是由于人們沒有認(rèn)識(shí)到他們的思維中實(shí)際上已包含了某種邏輯過程。

建議每組思想最好不要超過四點(diǎn)或五點(diǎn)。巴巴拉·明托認(rèn)為，如果某一組思想超過五點(diǎn)，那么其中某些思想之間的聯(lián)系便可能失去緊密性。如果你不指明思想之間的邏輯關(guān)系，你的部分思想就會(huì)變得模糊不清。

結(jié)構(gòu)順序

什么是結(jié)構(gòu)順序？結(jié)構(gòu)順序就是當(dāng)你使用示意圖、地圖、圖畫或照片想象某事物時(shí)的順序。你想象的“某事物”既可以是真實(shí)的，也可以是概念性的；既可以是一個(gè)物體，也可以是一個(gè)過程。但是，這個(gè)“某事物”必須被合理地劃分為不同的部分。

在將某個(gè)整體（不論是客觀存在的還是概念性的整體）劃分為不同的部分時(shí)，你必須保證劃分后的各部分符合以下要求：

l各部分之間相互獨(dú)立。

l所有部分完全窮盡。

寫作時(shí)，必須首先構(gòu)思文章的結(jié)構(gòu)，否則你可能根本不知道自己已經(jīng)寫得一塌糊涂。按照結(jié)構(gòu)進(jìn)行寫作能夠使你及時(shí)地發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤和遺漏。

重要性順序

重要性順序，也稱程度順序，是對(duì)你一組因?yàn)榫哂心撤N共同點(diǎn)而被聚集在一起的事物所采用的順序，如：三個(gè)問題、四個(gè)原因、五個(gè)因素等。在這里將思想簡單羅列出來而缺乏深入思考的現(xiàn)象尤為嚴(yán)重。

在商業(yè)文書的寫作中，這種基于分組的重要性順序遠(yuǎn)比時(shí)間順序或結(jié)構(gòu)順序使用得少。

“缺乏思想”的句子對(duì)讀者而言是索然無味的，因?yàn)檫@種句子無法鎖定讀者的注意力，無法激勵(lì)讀者繼續(xù)往下讀，還可能使讀者根本就無法了解你所表達(dá)的思想。

在處理行動(dòng)性思想時(shí)，理順自己的思路的最簡單的方法，就是想象自己確實(shí)采取了這些行動(dòng)，然后根據(jù)完成這些行動(dòng)將導(dǎo)致的明確結(jié)果，修改各行動(dòng)步驟的語言，使之更加明確。

本書的這一部分對(duì)那些需要寫這類文章的各類人士，包括政府公務(wù)員、管理咨詢顧問、戰(zhàn)略分析題、市場研究人員和MBA學(xué)生等都很有用。雖然涵蓋的內(nèi)容冗長且復(fù)雜，但介紹的方法是經(jīng)過實(shí)踐檢驗(yàn)的，全球的咨詢顧問和分析師們每天都在使用。如果在你的工作和學(xué)習(xí)中有寫文章的任務(wù)時(shí)，需要先界定和分析問題，再將解決方案寫出來與人交流，你會(huì)發(fā)現(xiàn)本篇值得一讀。

這類文章通常需要回答以下三個(gè)最普通的問題之一?；卮鹉膫€(gè)問題，取決于讀者事先是否已經(jīng)知道：

1．我們應(yīng)該做什么？（如果不知道解決方案）

2．我們應(yīng)該做嗎？（如果已經(jīng)給出了解決方案）

3．我們應(yīng)該怎么做？你會(huì)怎么做？（如果已經(jīng)知道且接受解決方案）

下圖是一種理想的流程：

實(shí)施分析構(gòu)建金字塔

界定問題結(jié)構(gòu)性分析找到解決方案與別人交流

提高寫作研究咨詢報(bào)告的效率的秘訣在于：

（1）界定問題

（2）有條理地搜集和分析數(shù)據(jù)，以便它們轉(zhuǎn)換為金字塔的形式

判定問題是否存在，通常要看經(jīng)過一定努力得到的結(jié)果和希望得到的結(jié)果之間是否有差距。由世界上存在的某一特定情境導(dǎo)致的某一特定結(jié)果，巴巴拉·明托稱之為非期望結(jié)果（R1）。

問題是指你不喜歡某一結(jié)果（比如銷售下降），想得到其他結(jié)果（比如銷售增長），巴巴拉·明托把其稱為期望結(jié)果（R2）。解決方案則是指如何從R1到R2。

以上界定問題的方法叫序列分析，是一種非常有效的解決問題的技巧，它可以幫助你從以下按邏輯順序排列的問題中尋找答案：

1．有沒有可不可能有問題（或機(jī)會(huì)）？

2．它在哪里？

3．為什么存在？

4．我們能做什么？

5．我們應(yīng)該做什么？

問題1和問題2的答案用來界定問題，問題3讓你去尋找原因，問題4和問題5決定解決問題（或抓住機(jī)遇）的最佳辦法。

問題界定框架需要你回答以下三個(gè)問題：

l發(fā)生了什么事情？（情境[切入點(diǎn)序幕+困擾事件]）

l我們不喜歡它什么？（R1）

l我們想要的是什么？（R2）

回答上述問題后，需要解決的問題就得到了界定。由此入手，你可以確定讀者的問題是什么，并開始尋找解決方案。解決方案通常通過改變現(xiàn)有結(jié)構(gòu)和流程，即界定的切入點(diǎn)序幕。

現(xiàn)在可以對(duì)問題進(jìn)行結(jié)構(gòu)性分析。為此需要建立診斷框架和邏輯樹，對(duì)各個(gè)方面進(jìn)行徹底分類。

我們需要確定四個(gè)要素后才能界定問題，并由此尋找解決方案。四個(gè)要素分別是：

l切入點(diǎn)序幕

l困擾事件

lR1（非期望結(jié)果）

lR2（期望結(jié)果）

困擾事件

困擾事件上是指現(xiàn)在發(fā)生、即將發(fā)生或未來發(fā)生的事件，它對(duì)序幕中所描繪的相對(duì)穩(wěn)定的情境構(gòu)成威脅，并因此引發(fā)了非期望結(jié)果（R1）。

困擾事件的起因有：

外部原因——結(jié)構(gòu)或流程所在環(huán)境以外的地方發(fā)生的變化，如出現(xiàn)新的競爭對(duì)手、改用新技術(shù)、政府或消費(fèi)者政策發(fā)生轉(zhuǎn)變等。

內(nèi)部原因——公司內(nèi)部的變化，如增加業(yè)務(wù)流程、安裝新的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、進(jìn)軍新市場、改變產(chǎn)品線等。

近期認(rèn)識(shí)到的其他原因——自己認(rèn)識(shí)到或有證據(jù)表明肯定或可能會(huì)發(fā)生變化，如產(chǎn)品流程的性能落后、運(yùn)營水平低于平均、市場調(diào)研顯示消費(fèi)者態(tài)度可能發(fā)生改變等。

有時(shí)侯，尤其是寫咨詢項(xiàng)目建議書時(shí)，由于信息不充分，你無法確定是什么使你認(rèn)識(shí)到存在問題，但你能夠找到客戶（即你的讀者）對(duì)現(xiàn)有結(jié)構(gòu)或流程不滿意的地方。

以問題界定框架為行動(dòng)指南，根據(jù)讀者尋找解決方案的切入點(diǎn)不同，通常會(huì)面臨下列七種不同情形之一：

最常見的情形

1．不知道如何從R1到R2

2．知道如何從R1到R2，但不敢肯定是否正確

3．知道從R1到R2的正確方案，但不知道如何實(shí)施

最常見情形的變型

4．知道從R1到R2的解決方案，并且已經(jīng)實(shí)施，但由于某種原因行不通

5．確定了好幾個(gè)解決方案，但不知道選哪一個(gè)

可能但不常見的情形

6．知道R1，但不能具體地描述R2，所以無法找到解決方案

7．知道R2，但不清楚自己是否處在R1（這是典型的基準(zhǔn)研究）

問題界定框架的概念對(duì)初讀者而言，接受和理解起來會(huì)有困難。但無論口頭還是書面解釋問題，它都是特別有用的工具，可以指導(dǎo)你怎樣寫作文章的序言和提出解決問題的方案。

當(dāng)然，從問題界定到找到解決方案，還要經(jīng)過對(duì)問題的實(shí)際分析——確定問題產(chǎn)生的原因并評(píng)估解決問題的各種方案。問題界定框架的價(jià)值就在于它能指導(dǎo)你在尋找有效解決方案時(shí)，提高確定原因和進(jìn)行結(jié)構(gòu)性分析的工作效率。

分析問題的標(biāo)準(zhǔn)程序是：

收集信息描述發(fā)現(xiàn)得出結(jié)論提出方案

為了最有效地找到結(jié)論和行動(dòng)方案，分析人員必須有意識(shí)、有條理地去收集事實(shí)，從中得出邏輯上一致的發(fā)現(xiàn)。但多數(shù)情況卻不是這樣。一般人很可能會(huì)去收集該領(lǐng)域一切可以找到的資料，等到所有的事實(shí)和資料齊備的時(shí)侯才開始正式進(jìn)行分析。

當(dāng)然，每個(gè)人都可以這樣做，但肯定要付出額外的辛苦。比較好的方法是建立診斷框架和邏輯樹來指導(dǎo)分析和引導(dǎo)思維，不僅能提高解決問題的效率，而且簡化了把結(jié)果構(gòu)建成金字塔的工作。

現(xiàn)行之有效的方法是在收集數(shù)據(jù)之前對(duì)問題進(jìn)行結(jié)構(gòu)性分析，現(xiàn)在已被很多優(yōu)秀的咨詢公司采用。在某種程度上，這種方法是重復(fù)傳統(tǒng)的科學(xué)方法：

l提出各種假設(shè)

l設(shè)計(jì)一項(xiàng)或幾項(xiàng)重要的實(shí)驗(yàn)，根據(jù)產(chǎn)生的各種結(jié)果排珍重一個(gè)或多個(gè)假設(shè)

l通過實(shí)驗(yàn)得出明確的結(jié)論

l相應(yīng)地采取補(bǔ)救措施

換句話說，就是強(qiáng)迫自己思考問題產(chǎn)生的各種可能原因（這種技巧叫做外展推理），之后的重點(diǎn)就是收集資料以證明是這些原因或不是這些原因。只有假設(shè)自己已經(jīng)找到問題產(chǎn)生的原因，才能更好地提出創(chuàng)造性解決問題的方案。

那么你會(huì)問，應(yīng)該如何去找出問題產(chǎn)生的可能原因呢？又不能憑空捏造。當(dāng)然不能，你必須認(rèn)真研究問題所在領(lǐng)域的結(jié)構(gòu)，即界定問題框架中的序幕或切入點(diǎn)。為了深入進(jìn)去，你需要采用合適的診斷框架。

設(shè)計(jì)診斷框架

使用診斷框架幫助你設(shè)想客戶產(chǎn)生問題的領(lǐng)域的狀況。這種設(shè)想最終會(huì)揭示出你的分析應(yīng)該關(guān)注的要素或活動(dòng)。

采用“相互獨(dú)立完全窮盡）的分類方法。

通過逐項(xiàng)展開，就可以按排除的難易程度對(duì)所有可能的原因進(jìn)行篩選。

結(jié)構(gòu)性分析的方法只有三種：劃分結(jié)構(gòu)、尋找因果關(guān)系和分類。為了找出問題產(chǎn)生的原因，可以用其中的一種或幾種方法來建立診斷框架。

劃分結(jié)構(gòu)

任何一個(gè)企業(yè)或行業(yè)的具體領(lǐng)域都應(yīng)該有清楚的結(jié)構(gòu)，即包括由不同的單位組成的系統(tǒng)，各自完成某項(xiàng)特定的功能。畫一幅系統(tǒng)的現(xiàn)況或理想狀況的圖，能幫助你決定是否要回答這些問題，并通過分析確定問題產(chǎn)生的原因。

尋找因果關(guān)系

診斷問題的第二種方法是尋找具有因果關(guān)系的要素、行為或任務(wù)，得出最終診斷結(jié)果。

將可能原因分類

第三種方法是把所有可能的原因按相似性進(jìn)行分類，前提是這種預(yù)先的分類有助于綜合分析各種事實(shí)。

一旦建立了診斷框架，你就可以運(yùn)用這一神奇的解釋性工具與客戶進(jìn)行交流，從事實(shí)上和概念上向他說明公司的現(xiàn)狀：

l該結(jié)構(gòu)系統(tǒng)導(dǎo)致R1。它的現(xiàn)狀如何？（即公司的現(xiàn)狀）

l該結(jié)構(gòu)系統(tǒng)導(dǎo)致R1。從邏輯上分析，它在過去是什么樣？（即你過去一直做的）

l理想中的結(jié)構(gòu)系統(tǒng)導(dǎo)致預(yù)期的R2。它應(yīng)該是什么樣？（即為了實(shí)現(xiàn)目標(biāo)你需要做的）

在第一種和第二種情況下，可以通過與理想狀態(tài)的比較，論證變革的必要性。在第三種情況，可以通過與理想狀態(tài)的比較，揭示現(xiàn)實(shí)的不足之處。

好的解決方案不是抽象得來的，首先要求你對(duì)所在領(lǐng)域——制造、營銷、信息系統(tǒng)等有全面的了解。大量深入的關(guān)于目標(biāo)領(lǐng)域的知識(shí)是必不可少的。解決問題的診斷框架通常隱含在問題界定的序幕中。

使用邏輯樹可以得出解決問題的不同方案。它有以下步驟：

1．有沒有問題？

2．問題在哪里？

3．為什么存在？

4．我們能做什么？

5．我們應(yīng)該做什么？

使用邏輯樹可以從邏輯上找出解決問題的可能的方案。

決定一張幻燈片的內(nèi)容，應(yīng)牢記以下指導(dǎo)性原則：

1．每次只演示和說明一個(gè)論點(diǎn)

2．論點(diǎn)應(yīng)使用陳述性語言，而不是標(biāo)題性語言

3．文本應(yīng)盡量簡短每一張幻燈片最好不要超過6行或約30個(gè)單詞。如果一張幻燈片無法說明一個(gè)思想觀點(diǎn)，可以使用更多的幻燈片。

4．使用簡單的單詞和數(shù)字比如490萬美元就比4876987美元更容易讓人記住。

5．字號(hào)應(yīng)足夠大

6．注意幻燈片的趣味性

7．使用“搭積木“的方法提高趣味性

制作圖表幻燈片的訣竅是：確定你想用圖表回答的問題，把答案作為圖表的標(biāo)題，然后選擇最適合表現(xiàn)論點(diǎn)的圖表形式。

從金字塔結(jié)構(gòu)到演示文稿，巴巴拉·明托通常采用以下方法：

1．序言盡量寫得詳細(xì)，把每個(gè)你想說的詞按照你想要的順序?qū)懴聛?。這樣做除了可以保證沒有遺漏外，還可以再次確認(rèn)你回答的問題是否仍然是聽眾想問的。

2．采用寫故事梗概的形式。寫作每張空白幻燈片的順序從上往下依次為序言論點(diǎn)、關(guān)鍵句論點(diǎn)和關(guān)鍵句下一層論點(diǎn)。

3．初步?jīng)Q定你準(zhǔn)備采用的視覺方法。這時(shí)你可能還沒有準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，但只要知道數(shù)據(jù)的類型和想要表現(xiàn)何種關(guān)系即可。

4．準(zhǔn)備好每張幻燈片的講稿，確保整個(gè)演示像講故事一樣流暢。

5．完成幻燈片的設(shè)計(jì)和繪圖。

6．排練，排練，再排練！

我們是通過圖像而不是文字來進(jìn)行理性思維的，因?yàn)檫@樣效率更高。圖像能把大量的事實(shí)綜合成簡單抽象的概念。鑒于一個(gè)人不能同時(shí)思考七個(gè)或八個(gè)以上的問題，用這種方法把整個(gè)世界濃縮就能帶來極大的方便，否則只能在一些低層次的事實(shí)基礎(chǔ)上作出決策。

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