1.1ERP的概念
ERP系統(tǒng)即企業(yè)資源計劃,是上世紀(jì)90年代美國著名的信息系統(tǒng)項目研究與決策咨詢機構(gòu)GartnerGroupInc.首先提出的概念。ERP系統(tǒng)是現(xiàn)代管理科學(xué)與信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)結(jié)合的產(chǎn)物,它主張以企業(yè)的業(yè)務(wù)流程為主線,整合并處理企業(yè)零散的資源,從而形成高度集成的標(biāo)準(zhǔn)化管理系統(tǒng)。在系統(tǒng)組成上,包括信息資源管理、物質(zhì)資源管理、人力資源管理、財務(wù)資源管理等模塊,通過各模塊功能的高度集成,可以實現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)流程的平臺化管理,達(dá)到最佳的資源組合,收獲企業(yè)的最高利潤。
1.2中小企業(yè)實施ERP系統(tǒng)的必要性
我國中小企業(yè)占全國企業(yè)總數(shù)的99%,提供了約75%的就業(yè)崗位,在全國工業(yè)產(chǎn)值中占60%,實現(xiàn)的利稅占全國企業(yè)的40%。由此可見,中小企業(yè)已經(jīng)成為我國社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的生力軍和極大動力,并在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中具有相當(dāng)重要的地位和作用。中小企業(yè)發(fā)展速度的高低、發(fā)展水平的好壞成為衡量國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的重要指標(biāo)。但是中小企業(yè)普遍存在管理不規(guī)范、信息發(fā)展水平滯后、業(yè)務(wù)流程不明晰、部門管理不協(xié)同等問題,對市場變化應(yīng)變能力相對較差,盲目決策行為嚴(yán)重,對市場的了解和分析不夠充分。伴隨著信息經(jīng)濟(jì)時代的到來,市場競爭機制正在逐步健全和完善,上述問題將制約中小企業(yè)的發(fā)展,使其在激烈的競爭中處于不利位置。
相比大企業(yè),中小企業(yè)雖然規(guī)模相對較小,但是生產(chǎn)經(jīng)營活動所涉及的業(yè)務(wù)內(nèi)容與模塊仍然很豐富,生產(chǎn)采購、訂單管理、標(biāo)準(zhǔn)BOOM工藝、貨品管理、財務(wù)運作、等活動貫穿企業(yè)各種活動中。這些復(fù)雜的業(yè)務(wù)活動在運作中常常會出現(xiàn)信息不對稱、不順暢、信息孤立等現(xiàn)實狀況。通過ERP系統(tǒng)的實施,利用系統(tǒng)工具的準(zhǔn)確性和客觀性,可以整合企業(yè)供應(yīng)鏈、信息流、業(yè)務(wù)工作流等內(nèi)容,從而達(dá)到工作流程化,實現(xiàn)科學(xué)決策,優(yōu)化戰(zhàn)略管理,提高企業(yè)生產(chǎn)率,優(yōu)化配置企業(yè)資源,提升競爭能力。
二、中小企業(yè)ERP系統(tǒng)實施的現(xiàn)狀 我國中小企業(yè)在實施ERP系統(tǒng)過程中,通常會遇到以下問題。
1.難以找到合適的和。從目前市場上使用的ERP系統(tǒng)來看,無論是國內(nèi)外成型的ERP產(chǎn)品還是自行開發(fā)的ERP軟件系統(tǒng),都存在一定的問題。主要體現(xiàn)在以下方面:①國外企業(yè)的市場環(huán)境、經(jīng)營模式、企業(yè)背景與國內(nèi)企業(yè)存在較大區(qū)別,國外ERP軟件在國內(nèi)企業(yè)實施時需要經(jīng)過大量的和配置,而且國外ERP軟件整體費用高昂,容易造成項目成本的增加及個別功能模塊的浪費;②國外ERP軟件在財務(wù)報表、生成憑證的格式方面與國內(nèi)相關(guān)模塊的用戶使用習(xí)慣存在區(qū)別,在財務(wù)上很難貼近國內(nèi)企業(yè)實際情況,難以套用;③由于國內(nèi)大型ERP信息系統(tǒng)的實施起步較晚,導(dǎo)致國內(nèi)ERP軟件實施商對其理論理解不夠充分,未能形成系統(tǒng)的、科學(xué)的實施體系;④開發(fā)出的ERP系統(tǒng)較為粗淺,忽略了動態(tài)數(shù)據(jù)的監(jiān)控與子系統(tǒng)間的融合性,導(dǎo)致其他子業(yè)務(wù)系統(tǒng)兼容性和拓展性較差。
2.企業(yè)投資ERP系統(tǒng)具有一定盲目性。相當(dāng)一部分中小企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者,對ERP系統(tǒng)缺乏深刻全面的了解和認(rèn)識,對實施過程并不關(guān)注,只強調(diào)某個功能點的實現(xiàn),而忽略了整體效應(yīng)。甚至有的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)以為實施ERP系統(tǒng)就是通過花錢實現(xiàn)自動化辦公,沒有從管理的核心本質(zhì)上做流程梳理和優(yōu)化。這樣往往導(dǎo)致企業(yè)為了求大、求全,花了大價錢購買了與企業(yè)實際業(yè)務(wù)契合度不高的ERP系統(tǒng),反而使得企業(yè)內(nèi)部的用戶在使用系統(tǒng)時處處掣肘,使得企業(yè)各模塊業(yè)務(wù)陷人混沌狀態(tài)。目前國內(nèi)企業(yè)實施ERP系統(tǒng)功能模塊使用率,財務(wù)模塊98.5%、生產(chǎn)制造模塊95.2%、人力資源模塊73.6%、模塊43.2%、其他模塊32.8%。
3.缺乏高效的項目組織與管理。ERP系統(tǒng)的實施工程相當(dāng)復(fù)雜,這并不僅僅是一個TI項目,而是一個系統(tǒng)工程,是一個管理項目,涉及軟件配置、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、制度的梳理、業(yè)務(wù)工作流程的再造等。
它需要企業(yè)的高層管理者給予充分的重視,最好能夠親自決策并參與實施過程。但是很多企業(yè)高管都認(rèn)為ERP系統(tǒng)是純技術(shù)的事情,只與信息部門的技術(shù)人員有關(guān),在制定項目組運作方式時便犯下了錯誤。信息部門的技術(shù)人員在實施中遇到問題時難以與同級部門進(jìn)行資源調(diào)配與協(xié)調(diào),造成系統(tǒng)周期拖沓,最終給系統(tǒng)帶來缺陷。另外,由于ERP系統(tǒng)普遍實施周期較長,資金投人較大,但是系統(tǒng)的應(yīng)用卻很難起到立竿見影的效果,這點對于中小企業(yè)而言具有一定的風(fēng)險性,極易加大項目成本。
4.系統(tǒng)實施周期過長。ERP系統(tǒng)的實施相對其他信息系統(tǒng),周期較長。不同的企業(yè)規(guī)模、實施需求、業(yè)務(wù)深度要求、實施人員素質(zhì)和能力、企業(yè)高管重視程度等都左右著項目周期和成本費用。實施過程中,企業(yè)容易在需求調(diào)研階段因為追求完美和全面,陷人需求循環(huán)的怪圈,導(dǎo)致項目停滯不前,難以推進(jìn),而與此同時,高昂的咨詢費用、實施費用、龐大的培訓(xùn)規(guī)模都讓項目負(fù)責(zé)人倍感壓力,形成了系統(tǒng)實施的一大風(fēng)險點。
5.企業(yè)需求分析不精準(zhǔn)。企業(yè)實施ERP系統(tǒng)是為了優(yōu)化現(xiàn)有資源配置,整合現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程及模式,提高企業(yè)運營效率。在整合時會牽涉到許多不同的業(yè)務(wù)部門,每個業(yè)務(wù)部門都會提出自己的需求。由于需求過多,很多業(yè)務(wù)人員并未形成明確的業(yè)務(wù)或功能需求點,只是一些想法或者初步的概念,導(dǎo)致實施人員在開發(fā)時,難以精確滿足需求。繁雜的不同業(yè)務(wù)需求導(dǎo)致實施人員方向不明,往往會顧此失彼,甚至分不出重點需求與普通需求,導(dǎo)致系統(tǒng)愈發(fā)龐大不可控制,最后反而難以滿足用戶需求。
6.企業(yè)內(nèi)部實施ERP的專業(yè)人才缺乏。ERP系統(tǒng)的實施要求既要精通計算機技術(shù),還要透徹理解企業(yè)管理模式和業(yè)務(wù)流程的專業(yè)人才。而當(dāng)前大多數(shù)項目組的實際情況為實施人員往往更偏重于計算機技術(shù),對企業(yè)業(yè)務(wù)模式不夠理解,缺乏企業(yè)管理背景,而項目組實施骨干的作用不夠明顯,難以面面俱到。大多數(shù)實施人員的專業(yè)技能偏低,綜合能力不夠,導(dǎo)致了項目的拖延和效果的下降。
7.企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)難以保證系統(tǒng)順利運行。大多數(shù)中小企業(yè)由于長期以來不規(guī)范的管理導(dǎo)致基礎(chǔ)數(shù)據(jù)混亂,毫無規(guī)則可言,不能確保數(shù)據(jù)真實有效。此外,部分企業(yè)工作人員工作習(xí)慣不好,責(zé)任心不強,導(dǎo)致了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的錄人出現(xiàn)錯誤,甚至庫存數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確等。在中小企業(yè)中,數(shù)據(jù)的安全性也沒有得到應(yīng)有的重視,會直接導(dǎo)致系統(tǒng)的開發(fā)和設(shè)計存在一定的漏洞和缺陷,嚴(yán)重時會導(dǎo)致企業(yè)重大財務(wù)事故,造成重大損失。
三、中小企業(yè)有效實施ERP系統(tǒng)的應(yīng)用對策 1.選擇合理的ERP軟件供應(yīng)商
選擇ERP系統(tǒng)時,企業(yè)管理層首先需要明確企業(yè)實施ERP系統(tǒng)的目標(biāo),期望系統(tǒng)解決什么問題,側(cè)重點是什么模塊,急需滿足的功能或業(yè)務(wù)在哪里;其次需要仔細(xì)考慮ERP軟件的價格和功能,包括前期的咨詢服務(wù),后續(xù)的實施服務(wù)和運維服務(wù);還需要重視供應(yīng)商的持續(xù)發(fā)展能力,以確保軟件上線后的穩(wěn)定性和延續(xù)性。
2.做好項目啟動前期的準(zhǔn)備工作
在項目正式啟動前,需要組建合適項目組團(tuán)隊;制定詳細(xì)的實施時間計劃,并確定合適的項目實施步驟;制定明確的技術(shù)路線和實施方案,并由企業(yè)高層進(jìn)行可行性論證分析;制定詳細(xì)的項目實施預(yù)算計劃,制定項目內(nèi)溝通機制、匯報流程,都有利于系統(tǒng)實施的過程可控化、透明化,保證實施周期按時完全,避免項目嚴(yán)重超支,確保有一個科學(xué)、嚴(yán)格、規(guī)范的管理體制。
3.組建內(nèi)部精英團(tuán)隊,加強各層級人員溝通
ERP系統(tǒng)的實施并不是信息部門單個部門的事情,需要企業(yè)所有部門都積極參與,實現(xiàn)資源調(diào)配和協(xié)調(diào)。想要順利實施,必須由企業(yè)高層重視并親自參與,從上至下推進(jìn)。然后需要選擇一個責(zé)任心強、能力出眾,技術(shù)和業(yè)務(wù)都精通且經(jīng)驗豐富的項目負(fù)責(zé)人,并配備相應(yīng)的項目團(tuán)隊。團(tuán)隊成員要求技術(shù)過關(guān)、業(yè)務(wù)精通熟悉,具備一定創(chuàng)新能力的人員應(yīng)占據(jù)一定比例。這一團(tuán)隊需要出自于企業(yè)內(nèi)部,這樣更加契合企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)需求,有助于ERP系統(tǒng)的實施成功。
4.優(yōu)化企業(yè)業(yè)務(wù)流程,重視流程再造
為了使ERP系統(tǒng)更好地服務(wù)于企業(yè)的日常管理活動,企業(yè)也應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身實際情況重組和再造內(nèi)部業(yè)務(wù)流程,升級和調(diào)整企業(yè)組織架構(gòu),對流程上的每個工作人員劃分責(zé)權(quán),定職定崗,只有如此企業(yè)才能配套于ERP系統(tǒng),發(fā)揮最大效用。
進(jìn)行業(yè)務(wù)流程再造需要遵循以下原則:①將職能管理轉(zhuǎn)變?yōu)槊嫦驑I(yè)務(wù)流程執(zhí)行的管理,縮短信息溝通的時間;②注重整體流程最優(yōu)化的思路,理順業(yè)務(wù)流程,強調(diào)流程中的關(guān)鍵節(jié)點實現(xiàn)最優(yōu)化。
5.業(yè)務(wù)需求合理化,分階段滿足需求
綜合考慮企業(yè)長遠(yuǎn)戰(zhàn)略規(guī)劃和當(dāng)前需要解決的當(dāng)務(wù)之急內(nèi)容后,梳理出詳細(xì)的需求清單,并理清輕重緩急,按照緊急度排列出優(yōu)先次序,分階段實施和滿足,制定出實施的總體目標(biāo)和階段目標(biāo),并逐步達(dá)成。
6.保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的真實性和有效性
①系統(tǒng)參數(shù)應(yīng)由項目小組專門人員負(fù)責(zé),形成規(guī)范的文檔,經(jīng)過相關(guān)人員審核后再導(dǎo)人系統(tǒng),在每次修改時還應(yīng)做好記錄。②對于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不完善的企業(yè),需要制定固定的格式和標(biāo)準(zhǔn),按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收集整理。對已有的基礎(chǔ)數(shù)據(jù),按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行梳理和修正。③對于期初數(shù)據(jù)的處理,需要考慮數(shù)據(jù)的截止時間點,避免財務(wù)上的賬務(wù)出入和差異。
結(jié)語
中小企業(yè)要想在競爭激烈的市場上分一杯羹，就必須提高自己的自身實力和競爭力。要想提升實力和競爭力，首先要從企業(yè)的管理抓起，ERP無疑是企業(yè)的一個理想的選擇。作為信息管理的結(jié)晶，ERP蘊含著優(yōu)秀的管理思想，能夠幫助企業(yè)提高核心競爭力。
我國中小企業(yè)在過去的探索和嘗試中也已經(jīng)積累了一定的寶貴經(jīng)驗，也逐步進(jìn)行寬領(lǐng)域、深層次的ERP系統(tǒng)管理的實施。相信未來我國企業(yè)應(yīng)用的成熟程度和效益性都會隨著關(guān)注度和研究力度的加大而不斷提高，最終使我國中小企業(yè)真正實現(xiàn)管理現(xiàn)代化。
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