在過去的許多年里，項目實施基本上是作坊式的實施沒有章法，實施顧問想怎么做就怎么做，所有的知識都在腦子里;項目做完以后，除了實施顧問長了點個人經(jīng)驗以外，對于公司和其他同事而言，什么都沒有留下。
經(jīng)過幾年的發(fā)展，物流erp系統(tǒng)廠商都開始注重項目實施方法論的建設(shè)，也開始強調(diào)項目實施過程中的關(guān)鍵成果與里程碑檢查，項目實施文檔就成了必需品。EPR廠商也提出了項目實施文檔一個不能少的口號并付諸行動，這算是實現(xiàn)了項目實施文檔從無到有的過程。老高目前就處于解決了有沒有的問題，但他面臨著一個新問題，那就是項目實施文檔的質(zhì)量問題。
許多企業(yè)在構(gòu)建了項目實施方法論之后，都會制作一個實施模板，這原本是想讓實施顧問提高項目實施的效率，因為可以不用思考文檔的結(jié)構(gòu)了。以業(yè)務(wù)解決方案為例，實施步驟可這么劃分：第一步描述業(yè)務(wù)背景，第二步畫業(yè)務(wù)流程圖，第三步做流程說明，第四步做當(dāng)前流程問題解析，第五步做建議方案(可能會有方案一、二、三)，第六步做方案對比和建議。但實施顧問有了這樣的模板之后，就突然不會思考了。為什么這么說呢?人都是有惰性的，所有文檔的結(jié)構(gòu)都一樣，再看看內(nèi)容，好像大多數(shù)客戶的業(yè)務(wù)場景也差不多，因此，大多數(shù)實施顧問的做法是：找?guī)讉€歷史項目的業(yè)務(wù)解決方案，參照著復(fù)制，一個方案就快速出爐了，修改一下就可以給客戶使用了。
這樣的業(yè)務(wù)解決方案，從某個業(yè)務(wù)場景和要點來看，好像很有道理，但從整體業(yè)務(wù)解決方案來看，前后業(yè)務(wù)場景脫節(jié)，甚至是出現(xiàn)矛盾，或者是客戶的重要業(yè)務(wù)需求漏掉了;還有，對著某個業(yè)務(wù)場景仔細(xì)一琢磨，才發(fā)現(xiàn)客戶的業(yè)務(wù)現(xiàn)狀與解決方案里的根本不是一回事。結(jié)果業(yè)務(wù)解決方案就被這么套成了擺設(shè)，客戶就只把它當(dāng)成參考資料來用，根本沒有起到與客戶明確項目范圍、目標(biāo)實現(xiàn)方法的作用。
接下的事情就會讓這個項目變得非常慘了。因為客戶根本沒有確認(rèn)前期的業(yè)務(wù)解決方案，或者即便客戶確認(rèn)了，也只是形式，客戶可以在你做方案的時候聽你擺布，把方案給簽了，但到了上線的時候，客戶可就秋后算賬了。方案上線后，客戶看到這個流程跟自己的業(yè)務(wù)不相符，那個功能在系統(tǒng)中沒有提供，再看看業(yè)務(wù)流程設(shè)置得挺完美，但就是在客戶這里用不起來，因為沒有考慮客戶的特殊情況。這時只能修改了，軟件改配置，客戶改流程，甚至要更換軟件，一直改到雙方都受不了折磨了，然后，大家各退一步，將就著用吧，這個系統(tǒng)就這樣上線了。到了最后，基本上是實施顧問一撤，系統(tǒng)就廢了，成了真正的擺設(shè)。
上述的場景絕非筆者危言聳聽，導(dǎo)致物流erp系統(tǒng)項目失敗的死法有很多，但這種死法讓客戶很冤。那我們應(yīng)該如何解決物流erp系統(tǒng)項目實施過程中的文檔質(zhì)量問題呢?
告訴實施顧問如何進(jìn)行思考，這只是一個方向與指引，而作為一家企業(yè)而言，還需要在機制上保障實施顧問的思考方向不偏離客戶的要求。所以，還需要解決另一個問題，那就是：項目實施文檔到底應(yīng)該怎么管?對于這個問題可以按如下思路來做：
1.構(gòu)建項目實施文檔體系
在項目實施過程中，列出可供參考的文檔模板、必須由客戶簽署的項目成果文檔、可使用的過程文檔、相應(yīng)文檔的使用方法、文檔是否受控等，得到項目實施文檔的清單;基于項目的過程文檔和關(guān)鍵成果，通過成果評審得到最佳業(yè)務(wù)實踐(實施案例)，并通過最佳實踐提煉得到項目實施的模板與指引，這是一層層抽象的過程。
2.制定文檔管理程序
如是否需要評審，是否需要批準(zhǔn)，如何發(fā)布，如何修訂，如何進(jìn)行標(biāo)識與界定密級，如何進(jìn)行貯存，如何進(jìn)行傳遞和查閱。
3.制定文檔模板使用規(guī)范
如前文所說，文檔模板是必需的，這對于提高工作效率有著巨大作用，但對于如何使用這些文檔的模板，應(yīng)該有一個清晰的指引，只用其形，而不用其里，這才應(yīng)該是模板的作用。
4.構(gòu)建項目實施文檔庫
基于項目文檔進(jìn)行版本控制，并構(gòu)建項目實施的文檔庫，避免出現(xiàn)文檔太多、版本混亂導(dǎo)致的文檔無法進(jìn)行復(fù)用的問題。
5.構(gòu)建文檔評審與審批機制
項目實施過程中重要文檔的產(chǎn)生不應(yīng)該是實施顧問拍腦袋拍出來的結(jié)果，也不應(yīng)該只是簡單的復(fù)制+粘貼出來的結(jié)果，它需要項目小組成員根據(jù)客戶業(yè)務(wù)實際情況進(jìn)行討論、編寫，同時還需要提交給公司主管評審，只有通過評審之后發(fā)布給客戶。只有通過這個機制，才能夠保證實施顧問在使用模板的時候不是簡單地復(fù)制，而是經(jīng)過認(rèn)真思考得到的成果，這才是真正幫助客戶解決問題的成果，才能得到客戶的真正認(rèn)可。
6.使用IT系統(tǒng)進(jìn)行支撐
一個項目的文檔好管理，但100個項目呢?一個大型的物流erp系統(tǒng)項目實施過程中，可能會產(chǎn)生上千個文檔，沒有IT系統(tǒng)對于文檔管理制度的支撐，那是難以想象的。
總結(jié)上述內(nèi)容：有了項目實施方法論和相應(yīng)的實施工作模板，并不意味著實施顧問可以不思考了。相反，實施顧問不需要思考簡單可重復(fù)的工作了，但需要更深入地思考更深層次的問題客戶的核心業(yè)務(wù)問題，而這個問題的解決對實施顧問提出了更高的要求，當(dāng)然也更能夠體現(xiàn)出實施顧問的價值。
鏈接
何為項目實施文檔？
什么是項目實施文檔
在物流erp系統(tǒng)項目實施過程中用來記錄、描述、展示實施工作過程所生產(chǎn)的文檔，或者是對項目活動結(jié)果的描述、規(guī)定或報告。從上述定義中可以看出，物流erp系統(tǒng)項目實施文檔可以分為成果文檔和過程文檔兩大類。成果文檔作為項目實施工作交付產(chǎn)物的一個組成部分，是項目實施過程中的必備文檔。而過程文檔記錄了項目實施過程中的各類信息，是項目實施人員或是公司管理層進(jìn)行決策的重要依據(jù)，也是實施過程中非常寶貴的資產(chǎn)。
項目實施文檔有什么用
能提高實施過程的能見度：實施成員按一定時間編制整理實施文檔，可以使實施人員對各個階段的工作進(jìn)行周密思考，理順和找出存在的問題，從而減少差錯，提高項目實施質(zhì)量。
能規(guī)范實施問題的處理：項目實施過程中難免出現(xiàn)問題，但問題產(chǎn)生的原因是什么?是誰的責(zé)任?應(yīng)該由誰來解決?是否已經(jīng)得到有效解決?這一切都依賴于良好的項目實施文檔追蹤。
便于項目成員之間的交流與合作：描述清楚、完備的文檔便于團(tuán)隊成員了解實施過程中的各項指標(biāo)，在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與實施團(tuán)隊之間架起一座橋梁。同時，當(dāng)項目有新成員進(jìn)入或者是有新人接手時，物流erp系統(tǒng)實施文檔可以承擔(dān)起指導(dǎo)新成員快速工作的作用。
是人員經(jīng)驗提升的最好途徑：對于物流erp系統(tǒng)實施顧問來說，善于學(xué)習(xí)與總結(jié)，才是職業(yè)生涯不斷發(fā)展的基礎(chǔ)。專業(yè)的實施文檔能夠體現(xiàn)一個實施顧問的學(xué)習(xí)與總結(jié)能力，也是體現(xiàn)一個物流erp系統(tǒng)實施團(tuán)隊管理水平的重要標(biāo)志。
從文檔的角度來看，物流erp系統(tǒng)項目的實施過程就是一個文檔制作與實施的過程。大家都認(rèn)識到了項目文檔在項目實施過程中的重要性，但實施顧問在實際構(gòu)建項目實施文檔的過程中，用了最快捷的方式復(fù)制，卻并沒有掌握好如何復(fù)制。每一個項目都有其特殊性，如果沒有在相應(yīng)的項目實施成果中顯示這個特殊性，那就不需要另外做一次項目了。
綜上所述，有了項目實施模板和實施案例文檔，實施顧問可以不用思考如何構(gòu)建文檔格式;但一定要更貼近客戶實情進(jìn)行思考，并思考如何解決實際問題，才這是顧問的核心價值所在。
信息發(fā)布：廣州名易軟件有限公司 http://www.jetlc.com
名易MyOA協(xié)同綜合辦公平臺
名易MyCRM客戶關(guān)系管理平臺
名易MyHR人力資源管理平臺
名易MyIDP智能開發(fā)平臺
名易MyIBP保險業(yè)務(wù)管理平臺
名易MyHMS酒店綜合管理系統(tǒng)
名易MyPM項目管理平臺
名易MyTMS物流運輸管理平臺
名易MyVMS汽車綜合管理系統(tǒng)
名易MyIMS貸款管理系統(tǒng)
名易MyEDU教育管理平臺
名易MyPCS生產(chǎn)事務(wù)協(xié)調(diào)系統(tǒng)
名易MyWIDP微信智能開發(fā)平臺
