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辦公自動化系統(tǒng)的探討
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什么是? 辦公自動化是近年隨關(guān)計算機科學發(fā)展而提出來的新概念,至今還沒有一個統(tǒng)一,公認的確切定義。辦公自動化(OA),是指利用先進的科學技術(shù),盡可能充分地利用信息資源,提高生產(chǎn)、工作率和質(zhì)量,輔助決策,求取更好的經(jīng)濟效益。辦公自動化是指在行政機關(guān)工作中,是采用InternetIntranet技術(shù),基于工作流的概念,以計算機為中心,采用一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和先進的通信技術(shù),廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息,使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息,高效地協(xié)同工作;辦公自動化改變過去復雜、低效的手工辦公方式,辦公自動化為科學管理和決策服務(wù),從而達到提高行政效率的目的。一個企業(yè)實現(xiàn)辦公自動化的程度也是衡量其實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標準。我國辦公自動化專家在第一次全國辦公自動化規(guī)劃討論會上提出辦公自動化的定義為:辦公自動化是利用先進的科學技術(shù),使部分辦公業(yè)務(wù)活動物化于人以外的各種現(xiàn)代化辦公設(shè)備中,由人與技術(shù)設(shè)備構(gòu)成服務(wù)于某種辦公業(yè)務(wù)目的的人一-機信息處理系統(tǒng)。一個完整的辦公,應(yīng)當包括信息采集、信息加工、信息轉(zhuǎn)輸、信息保存四個環(huán)節(jié)。辦公自動化可分為三個層次:事務(wù)型、管理型、決策型。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展,安全技術(shù)的發(fā)展和軟件理論的發(fā)展,辦公自動化的發(fā)展方向應(yīng)該是數(shù)字化辦公。但是要辦公自動化全面實現(xiàn)數(shù)字化辦公還是有一段距離的,首先現(xiàn)有的管理體制要隨著辦公自動化的發(fā)展而改變,另外管理人員原來有工作習慣、工作方式和法律體系有很強的慣性,要適應(yīng)辦公自動化的發(fā)展尚需時日。盡管如此,全面實現(xiàn)數(shù)字化辦公是辦公自動化發(fā)展的盡然趨勢。我國從80年代開始,尤其是進入90年代,辦公自動化發(fā)展迅猛。隨著計算機技術(shù)的發(fā)展,辦公自動化系統(tǒng)從最初的漢字輸入、字處理、排版編輯、查詢檢索等單機應(yīng)用軟件逐漸發(fā)展成為現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò),通過聯(lián)網(wǎng)將單項辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)聯(lián)成一個辦公系統(tǒng)。再通過遠程網(wǎng)絡(luò)將多個系統(tǒng)聯(lián)結(jié)成更大范圍的辦公自動化系統(tǒng)。建立企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)(Intranet)和企業(yè)外部網(wǎng)(Extranet)已經(jīng)成為辦公自動化發(fā)展的必然趨勢。多媒體技術(shù)是辦公自動化發(fā)展的又一趨勢。辦公自動化系統(tǒng)引入多媒體技術(shù),使之處理語音、圖形、圖像功能加強,更能夠滿足辦公要求,提高辦公信息處理的應(yīng)用范圍和價值。近來,隨著技術(shù)的不斷進步和市場的進一步需求,電子商務(wù)(e-Business)已日益成為國內(nèi)外企事業(yè)單位和熱點,所謂電子商務(wù),是指把企業(yè)最關(guān)鍵的商業(yè)系統(tǒng),通過網(wǎng)絡(luò)與員工、顧客、及銷售商直接相連,將傳統(tǒng)的商務(wù)活動通過計算機網(wǎng)絡(luò)加以實現(xiàn)。辦公自動化發(fā)展到現(xiàn)在應(yīng)以協(xié)同辦公為核心,協(xié)同辦公系統(tǒng)成為主題。何為協(xié)同?企業(yè)中名部門,各成員之間不是獨立的,完成一項任務(wù)通常要通過若干部門主管或經(jīng)理的審批,收發(fā)文,日常報銷等群組協(xié)作工作,用協(xié)同辦公系統(tǒng)以滿足流程的審批,公文的收發(fā),工作的轉(zhuǎn)移等。協(xié)同辦公系統(tǒng)辦公自動化的未來發(fā)展方向更應(yīng)逐步過渡到以為核心的新一代辦公自動化。辦公自動化不應(yīng)只是人際辦公的計算機化,而是要融入新的管理方式,要融知識管理于辦公自動化中。通過新的系統(tǒng),辦公自動化為領(lǐng)導層,辦公室,人力資源部門,業(yè)務(wù)部門提供全新高效的工作模式。知識管理的目標在于幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)潛在知識、定位擁有專門知識的人、傳遞知識、和有效利用知識。相信知識管理概念將會為辦公自動化帶來又一個臺階的轉(zhuǎn)變。
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