協(xié)同軟件是指那些以團隊協(xié)作為目標(biāo)的協(xié)作軟件工具，主要包括群組協(xié)作管理，如：工作流管理、項目管理等等;各種通信軟件，如E-Mail、即時通信等。網(wǎng)絡(luò)、通信技術(shù)的發(fā)展和用戶全球化等新需求的提出，對協(xié)同軟件概念也賦予了新的含義，可以這樣認(rèn)為：協(xié)同辦公、協(xié)同政務(wù)、協(xié)同商務(wù)等協(xié)同應(yīng)用，以及工作流管理、項目管理、、信息門戶等協(xié)同平臺，電子郵件、即時通訊、遠程視頻、流程編輯器等協(xié)同工具，組成了我們現(xiàn)在意義上的協(xié)同軟件。

　　一、工作流越來越受重視

　　協(xié)同軟件的主要應(yīng)用需求點，以前集中在郵件通訊、即時消息和日程管理等方面。隨著微軟Exchange和Outlook軟件被廣泛應(yīng)用，以及近兩年騰訊RTX、微軟MSN等即時通訊軟件的迅速普及，用戶對于協(xié)同軟件的需求點已經(jīng)轉(zhuǎn)向工作流管理，用戶應(yīng)用協(xié)同軟件的目的，已經(jīng)由溝通轉(zhuǎn)為使團隊協(xié)作工作節(jié)點有條不紊推進。

　　工作流管理(WorkflowManagement,WFM)是人與計算機共同工作的自動化協(xié)調(diào)、控制和通訊，在計算機化的業(yè)務(wù)過程上，通過在網(wǎng)絡(luò)上運行軟件，使所有命令的執(zhí)行都處于受控狀態(tài)。在工作流管理下，工作量可以被監(jiān)督，分派工作到不同的用戶達成平衡。工作流管理有時被稱為業(yè)務(wù)(BPM，BusinessProcessManagement)，為了與企業(yè)(BPM)管理區(qū)分，這里將業(yè)務(wù)流程管理劃入工作流管理范疇。

　　據(jù)工作流管理聯(lián)盟(WorkflowManagementCoalition，WFMC)的定義，工作流管理(WorkflowManagement,WFM)系統(tǒng)通過軟件定義、創(chuàng)建工作流并管理其執(zhí)行。工作流系統(tǒng)是可以運行在一個或多個工作流引擎上，這些引擎解釋對過程的定義，與工作流的參與者(包括人或軟件)相互作用，并根據(jù)需要調(diào)用其他的軟件工具或應(yīng)用。

　　總的來說，實際用戶中運作的工作流管理，是一個人機結(jié)合的系統(tǒng)。其工作流是其最為核心的功能組件，在公文處理、、會議管理、、商務(wù)管理、項目管理等部分被廣泛調(diào)用。同時，該軟件將工作流功能組件在應(yīng)用層開放出來，用戶可以非常靈活地設(shè)置各類不同管理表單和工作流程，以工作流管理思想為基礎(chǔ)，構(gòu)建行政與信息系統(tǒng)。用戶只需要在應(yīng)用層完成人機對話，就可以調(diào)用這些功能，和設(shè)置管理表單、節(jié)點以及應(yīng)用方案。它的基本功能體現(xiàn)在幾個方面：

　　1、定義工作流，包括具體的活動、規(guī)則等，這些定義是同時被人以及計算機所能夠理解的。

　　2、按照工作流的定義創(chuàng)建和運行實際的工作流。

　　3、監(jiān)察、控制、管理運行中的業(yè)務(wù)(工作流)，例如任務(wù)、工作量與進度的檢察、平衡等。

　　4、工作流管理WFM系統(tǒng)是一個真正的人機系統(tǒng)，用戶是系統(tǒng)中的基本角色，是直接的任務(wù)分派對象，他或她可以直接看到電腦針對自己列出的任務(wù)清單，跟蹤每一項任務(wù)的狀態(tài)，或繼續(xù)一項任務(wù)，而不必從一個模塊退出，進入另一個模塊，搜索相應(yīng)任務(wù)的線索。前者是面向功能或?qū)ο蟮?，而后者是直接面向用戶的。這樣，用戶的任務(wù)分派和任務(wù)的完成狀態(tài)，可以被最大程度地電腦化和受到控制。

　　二、國產(chǎn)工作流系統(tǒng)的主要特點：

　　與國外工作流系統(tǒng)相比較，國產(chǎn)工作流系統(tǒng)在汲取世界先進的工作流管理理念的同時，加入了許多適合中國國情的應(yīng)用，功能更貼切中國用戶的普遍需求，

　　具體有如下特點：

　　1.強大的工作流引擎：

　　工作流引擎是工作流管理軟件的核心功能，主要用于負(fù)責(zé)解釋、執(zhí)行各種工作流程，調(diào)度、分發(fā)和管理任務(wù)。

　　2.工作流程的自由定義：

　　國產(chǎn)工作流管理WFM系統(tǒng)，已經(jīng)做到任意定義單個員工、部門、事務(wù)的工作流程，并且可以定義群組的工作流程。采用流程代碼的設(shè)定方式，使系統(tǒng)的靈活性和擴展性大大加強。工作流程步驟不受限制，工作流程的事務(wù)不受限制。

　　3.靈活的組織、員工設(shè)定和權(quán)限管理：

　　工作流管理WFM結(jié)合用戶管理模塊，可以快速定義和修改企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)、人員協(xié)作關(guān)系，并設(shè)定用戶的角色和權(quán)限。

　　4.以任務(wù)為管理線索：

　　所有的工作，都可以分解為單項或者組合任務(wù)，每一任務(wù)可以自由設(shè)定內(nèi)容。工作流管理WFM用戶只需打開事件任務(wù)中心，就可以查看、管理所有的待辦事宜。根據(jù)任務(wù)的執(zhí)行情況，可以對任務(wù)的責(zé)任部分和個人，進行績效考評和過程改進建議。

　　5.多種消息提醒方式：

　　工作流管理WFM中的相關(guān)消息，包括待辦任務(wù)、請示批復(fù)等消息，可以采用Email、系統(tǒng)短消息、手機短訊等方式提醒，并將提醒和處理結(jié)果自動反饋到工作流管理數(shù)據(jù)中去。