內(nèi)部管理控制：內(nèi)部管理控制是為提高企業(yè)經(jīng)營效率，促使遵行各項管理政策，以便達到既定目標的控制體系。內(nèi)部管理控制的控制范圍是企業(yè)所有的內(nèi)部管理活動和管理職責，是對各項經(jīng)濟業(yè)務進行內(nèi)部
會計控制的起點，其實現(xiàn)的手段是制度和工作流程的控制，主要目的就是提高企業(yè)的經(jīng)營效率，保證各項規(guī)章制度的順利執(zhí)行。
ERP應用中的內(nèi)部控制---如何在ERP環(huán)境下完善內(nèi)部控制
(二)制度方面控制 制度控制一般是以管理制度的形式實施的,即由主管部門制定一系列的規(guī)章制度,監(jiān)督會計部門實行,以保證會計軟件的正常、安全運行,免遭外界干擾破壞。主要包括:組織和制度、操作管理制度、文檔管理制度、機房管理制度、系統(tǒng)開發(fā)和維護制度等;例如建立設(shè)備、設(shè)施安全措施,檔案保管安全控制,聯(lián)機接觸控制等,規(guī)定建立備份或副本的數(shù)量和時間;當系統(tǒng)被破壞需要恢復時,應先經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導同意,決不允許輕率地進行系統(tǒng)恢復工作,以防利用系統(tǒng)恢復時修改系統(tǒng)。另外內(nèi)部控制措施的執(zhí)行應該一視同仁,嚴密防范。責任領(lǐng)導應重視并督促內(nèi)部控制系統(tǒng)的建立健全以及有效執(zhí)行。但這些制度都不是一成不變的,應根據(jù)實際情況及時加以修改、完善。
(三)程序控制 程序控制是指依靠計算機程序(軟件)對會計核算進行內(nèi)部控制,以實現(xiàn)系統(tǒng)的自我保護。這種自我保護的內(nèi)部控制往往比通過各種管理制度實現(xiàn)的控制更為有效,主要包括:身份和權(quán)限控制:對用戶、設(shè)備、文件分別授予不同級別的特權(quán),以防止未經(jīng)授權(quán)的人員有意進入系統(tǒng)或無意誤入系統(tǒng),不允許合法用戶使用權(quán)限之外的設(shè)備、文件或程序,不允許進行各種越權(quán)操作。另外對更換、修改、升級時,要有一定的審批手續(xù),并由有關(guān)人員進行監(jiān)督,以保證ERP數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全。同時要定期對計算機程序及軟件進行維護,建立防治計算機病毒、黑客等入侵的措施。
建立ERP崗位責任制,就是要明確每個工作的職責范圍,便于企業(yè)更便捷地進行內(nèi)部控制。ERP崗位設(shè)置可以根據(jù)企業(yè)的實際情況按照不同的思路劃分為不同的崗位。比如可以把工作崗位分為基本職能崗位和ERP系統(tǒng)崗位。其中基本職能崗位可以設(shè)置為銷售、生產(chǎn)、庫存、采購、財務、出納、審核、物流、投資、戰(zhàn)略等崗位。ERP系統(tǒng)崗位分為直接管理、操作、維護ERP系統(tǒng)及計算機軟、硬件人員等。各企業(yè)可以根據(jù)內(nèi)部牽制制度的要求和本單位的工作需要,在保證數(shù)據(jù)安全的前提下交叉設(shè)置崗位,各崗位應保持相對獨立,但又相互聯(lián)系,相互制約。
(四)操作控制 通過ERP操作管理制度的建立,明確規(guī)定上機操作人員對ERP軟件的操作工作內(nèi)容和權(quán)限。一般包括輸入和輸出兩部分控制,首先輸入控制要保證輸入到計算機中的會計數(shù)據(jù)都經(jīng)過了嚴格的審核,并且所有的會計信息都是正確的,例如在ERP運行中,預防未經(jīng)審核的各種原始憑證輸入系統(tǒng)以及對錯誤的原始憑證拒絕輸入、及時更正和再輸入;凡上機操作人員必須經(jīng)過授權(quán);禁止原系統(tǒng)開發(fā)人員接觸或操作計算機,熟悉計算機的無關(guān)人員不允許任意進入機房;在輸出控制方面最重要的目標是保證各種輸出結(jié)果的正確性、真實性、完整性,保證輸出的接觸人員僅限于經(jīng)過授權(quán)的人員。建立輸出記錄;建立輸出文件及報告的簽章制度;建立輸出授權(quán)制度;嚴格減少資產(chǎn)的文件輸出,如開支票、發(fā)票、提貨單要經(jīng)過有關(guān)人員授權(quán),并經(jīng)過有關(guān)人員審核簽章。此外,運用數(shù)據(jù)文件的保護和數(shù)據(jù)加密存儲也可以保護數(shù)據(jù)的安全;對重要的ERP檔案進行雙備份,應存放在不同的地點,并做好ERP數(shù)據(jù)的防磁、防火、防潮和防塵等工作。
(五)發(fā)揮審計職能 充分發(fā)揮審計職能。由于審計是以內(nèi)部控制系統(tǒng)為基礎(chǔ)的,外部審計人員為了對被審計單位會計資料的公正性發(fā)表意見,必須首先研究和評價內(nèi)部控制。內(nèi)部審計人員亦如此,他們從評價各部門的內(nèi)部控制制度入手,在生產(chǎn)、采購、銷售、財務會計、人力資源管理等各個領(lǐng)域查找管理漏洞,識別并防范風險,查錯糾弊,對既成損失提出應對策略等,而且有時內(nèi)部審計還直接以完善內(nèi)部控制為目的。因此被審計單位應認真聽取審計人員的寶貴意見,不斷完善內(nèi)部控制系統(tǒng)。
新經(jīng)濟條件下,企業(yè)內(nèi)部控制將發(fā)生明顯變化,因此內(nèi)部控制應當結(jié)合企業(yè)實際不斷進行創(chuàng)新。企業(yè)特別是大企業(yè)內(nèi)部控制應當關(guān)注并實施企業(yè)資源計劃(ERP),在實施ERP時,應充分考慮到其帶來的各種風險,把控制的水平提高起來積極應對,使ERP的效用發(fā)揮到最大,從而為企業(yè)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟效益。
(六)實例 某公司是一家傳統(tǒng)的物流企業(yè)，就像剛剛起步的物流公司一樣，單靠幾輛車，一個大倉庫，從生產(chǎn)地到有需求的目的地……在簡簡單單的運輸設(shè)備，通過簡簡單單的業(yè)務流程，在沒有信息技術(shù)的支持下，缺乏了信息共享，導致短期效應，成本增加，最終導致企業(yè)難以獲利，從而虧本。
這家缺乏了信息化的企業(yè)，在訂貨時，因沒有信息共享，會導致需求逐級放大，導致庫存積壓，過剩的庫存將是錢的積壓，錢一旦變成貨物，又銷不出去，那么必定貨物貶值，走向貨物大甩賣的路線，導致企業(yè)難以獲利，從而虧本或保本，出來的都是賺錢的，試問有哪家企業(yè)愿意虧損或愿意白忙一場呢?因為這家企業(yè)信譽好，企業(yè)在慢慢擴建，規(guī)模越來越大，品種多，樣式多，在產(chǎn)品盤點時，因無信息化管理，人力消耗在大，時間花費較多，而且人工盤點沒有機器的作用下，容易出錯，復雜又沒有效率?，F(xiàn)在都是講效率的社會，也可以這么說，誰辦事效率高，誰就將獲得越來越多的訂單，盈利也就越來越高，而且貨物從入庫到商品的出庫在轉(zhuǎn)入顧客的手中，這些環(huán)節(jié)在常人的眼光來看，很簡單的一個流程，但是在一個偌大的沒有信息化的企業(yè)里，要保證商品的有頭有尾是個難點，因品種多，復雜多樣，很容易出錯，弄的頭兩個大。
每家企業(yè)都愿意自己的訂單越來越多，也明白送貨最重要的是要快，把貨物及時送到顧客的手中，只要解決了商品的有頭有尾的出入庫，保證商品能有效率的送達到顧客手中
有進有出用機子說話，讓信息技術(shù)來幫忙，做個有頭有理的。
這家企業(yè)就選用ERP技術(shù)，讓它幫忙管理整個企業(yè)。并且能夠做到快速反應，立馬發(fā)貨：只要ERP上有訂單(各門店隨時發(fā)出訂單要求)，現(xiàn)在所用的單不再是手寫單了，而是用ERP調(diào)撥單的規(guī)格來打單，在打單的同時可以隨時查看庫存的狀態(tài)，每打出一種商品，庫存出庫情況也隨時記錄，及時做出反應，不會在為盤點的事情抓狂了，要查單時，只要輸入商品名或者單號，就可以隨時看到某款商品入庫出庫的情況;可隨時看到某款商品剩余庫存，為高層領(lǐng)導提供訂貨的參考，(這個月賣出多少臺，庫存還剩多少臺，下次應定多少，用所知道的定律，來測定下次的訂單數(shù)，可以大大減少邊際效應，提高盈利)。
用了ERP，可以隨時查閱公司的信息或新文(最近有什么活動，什么時候開會，最近有什么重大的事情發(fā)生…)，可獲知的向我們發(fā)出訂單，可以做到及時處理。自從用了ERP之后，這家慢慢現(xiàn)代技術(shù)看齊，效率明顯增加，生意越做越大，越來越好，贏得更多的回頭客。
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