自XX集團(tuán)ERP項(xiàng)目投入到現(xiàn)在，在方面取得了不可磨滅的成績(jī)，但也存在種種問題。若能克服現(xiàn)存的各種問題，ERP在采購(gòu)管理方面的優(yōu)勢(shì)才能更加充分的表現(xiàn)出來，才能使得采購(gòu)成本更低，采購(gòu)效率更高，采購(gòu)質(zhì)量更好，從而提高XX集團(tuán)自身的發(fā)展和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力。為此，提出了以下幾點(diǎn)有關(guān)XX集團(tuán)采購(gòu)管理的建議。

　　1、選擇好的

　　選擇好的供應(yīng)商，才能對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)予以正常的保障，只有生產(chǎn)保障了，企業(yè)才能得到進(jìn)一步的發(fā)展。因此，選擇好的供應(yīng)商是我們最重要的任務(wù)。如同供應(yīng)商的開發(fā)，供應(yīng)商的選擇也存在于整個(gè)的過程中。在眾多潛在的供應(yīng)商中，一般來說，初始階段要選擇五到十個(gè)供應(yīng)商：簡(jiǎn)略的調(diào)查之后，再選擇三到五個(gè)深入調(diào)查，尤其是一些關(guān)鍵數(shù)據(jù);深入調(diào)查之后做出最終決定，這個(gè)時(shí)候會(huì)剩下兩個(gè)左右的供應(yīng)商：最后進(jìn)入試運(yùn)行階段，在這期間進(jìn)行考核，并作出最后的選擇，確定最后的結(jié)果。好的供應(yīng)商表現(xiàn)在：產(chǎn)品質(zhì)量好、價(jià)格合適、技術(shù)含量高、發(fā)展前景好、貨源穩(wěn)定、供應(yīng)有保障等等方面。因此，必須具備以下條件：(1)生產(chǎn)能力強(qiáng)(2)技術(shù)水平高(3)管理水平高(4)服務(wù)水平高。

　　2、集中采購(gòu)

　　集中采購(gòu)是相對(duì)分散采購(gòu)而言的，即采購(gòu)組織為多個(gè)企業(yè)實(shí)施采購(gòu)，這種形式適用于大型集團(tuán)企業(yè);雖然公司仍然像過去那樣自己訂貨，但因?yàn)槭褂昧私y(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)的采購(gòu)流程和統(tǒng)一的采購(gòu)系統(tǒng)(ERP)，局總部和公司可以全面掌握材料需求情況，并派相應(yīng)部門與供應(yīng)商談判，簽訂總合同，大大降低了采購(gòu)成本;而且隨著采購(gòu)的品種、數(shù)量和頻率的增加，集中采購(gòu)的的作用將越發(fā)明顯，包括：(1)企業(yè)內(nèi)部密切合作(2)企業(yè)與外部的合作(3)實(shí)現(xiàn)從為施工采購(gòu)到為訂單采購(gòu)的轉(zhuǎn)化(4)加強(qiáng)對(duì)外部資源的管理。

　　要達(dá)到這樣的效果，需要采取的措施包括：

　　第一層：建立區(qū)域聯(lián)合采購(gòu)中心

　　采購(gòu)的物資屬性具有各子公司聯(lián)合采購(gòu)的可能性(低值消耗材料、勞務(wù)等);

　　第二層：公司采購(gòu)中心

　　采購(gòu)的物資范圍除由區(qū)域聯(lián)合采購(gòu)中心已經(jīng)包括的其它所有要直接和外部打交道的供應(yīng)商所供的物資和服務(wù);根據(jù)公司規(guī)定一定限額的采購(gòu)可以由項(xiàng)目經(jīng)理部自行采購(gòu)，但必須將采購(gòu)申請(qǐng)上報(bào)采購(gòu)中心進(jìn)行限價(jià)采購(gòu);

　　第三層：公司區(qū)域采購(gòu)中心

　　公司所屬項(xiàng)目分散在不同區(qū)域，由公司集中采購(gòu)難度較大;采購(gòu)的物資范圍除由區(qū)域聯(lián)合采購(gòu)中心已經(jīng)包括的其它所有要直接和外部打交道的供應(yīng)商所供的物資和服務(wù);根據(jù)公司規(guī)定一定限額的采購(gòu)可以由項(xiàng)目經(jīng)理部自行采購(gòu)，但必須將采購(gòu)申請(qǐng)上報(bào)公司采購(gòu)中心進(jìn)行限價(jià)采購(gòu);

　　第四層：項(xiàng)目自行采購(gòu)

　　某遠(yuǎn)離公司本部的單個(gè)項(xiàng)目;根據(jù)公司規(guī)定金額達(dá)到一定限額的物資采購(gòu)需報(bào)公司進(jìn)行審批并參與采購(gòu)過程;但根據(jù)系統(tǒng)初時(shí)上線和各公司集中采購(gòu)程度的要求，在系統(tǒng)上線后各公司要以集中采購(gòu)為原則，輔以目前的采購(gòu)方式來進(jìn)行采購(gòu)業(yè)務(wù)。

　　3、建立采購(gòu)價(jià)格管理

　　(1)建立公司內(nèi)部物資采購(gòu)價(jià)格平臺(tái)

　　物資采購(gòu)的同常帳務(wù)處理全部納入進(jìn)行管理后，系統(tǒng)能夠自動(dòng)保留物資采購(gòu)的歷史價(jià)格信息，生成物資采購(gòu)的歷史價(jià)格信息庫(kù)。實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目物資實(shí)際采購(gòu)價(jià)格與項(xiàng)目預(yù)算價(jià)格的比較，以便分析差異;實(shí)現(xiàn)同一物資在不同項(xiàng)目間的采購(gòu)價(jià)格比較。

　　(2)建立公司間物資采購(gòu)價(jià)格平臺(tái)

　　全局所有直屬分公司和子公司均使用ERP系統(tǒng)后，各公司物資采購(gòu)均在ERP系統(tǒng)中處理，將能夠?qū)崿F(xiàn)全局公司間物資采購(gòu)價(jià)格信息共享，根據(jù)權(quán)限分配能夠查詢某一物資在某一地區(qū)其它公司的采購(gòu)價(jià)格，以便在公司招(議)標(biāo)時(shí)能夠提供相關(guān)參考數(shù)據(jù)，也為公司集中采購(gòu)、局區(qū)域集中采購(gòu)提供數(shù)據(jù)支撐。

　　4、優(yōu)化采購(gòu)管理理念

　　(1)以職責(zé)為核心

　　在傳統(tǒng)的管理模式下，其貫穿的管理思路是基于部門的管理，其層次首先是部門，其然后是部門對(duì)應(yīng)的工作范圍，如我們?cè)谄髽I(yè)組織機(jī)構(gòu)圖中能夠找到供應(yīng)部(科)，之后我們進(jìn)一步去了解供應(yīng)部負(fù)責(zé)的具體工作。而在ERP系統(tǒng)中，尤其是國(guó)外大型ERP系統(tǒng)，每名員工首先是對(duì)應(yīng)各個(gè)職責(zé)，這些職責(zé)既可以是系統(tǒng)預(yù)先設(shè)定的，也可以靈活進(jìn)行定義。

　　(2)基礎(chǔ)信息高度共享

　　雖然許多企業(yè)在實(shí)施ERP時(shí)都將減少日常工作量作為成功標(biāo)準(zhǔn)之一，但在使用ERP系統(tǒng)后，有些崗位的工作量是會(huì)增加的，尤其是提供基礎(chǔ)信息的崗位。具體到采購(gòu)管理中，采購(gòu)員、詢價(jià)報(bào)價(jià)管理員的工作會(huì)增加，因?yàn)橐酝@些工作都是通過電話來完成，而ERP系統(tǒng)要求所有的采購(gòu)單據(jù)都要在系統(tǒng)中進(jìn)行記錄，這樣做就會(huì)給采購(gòu)管理帶來如下變革：

　　第一、業(yè)務(wù)的可追溯性強(qiáng)：ERP系統(tǒng)可隨時(shí)查詢?nèi)魏螘r(shí)候與任何供應(yīng)商發(fā)生的采購(gòu)業(yè)務(wù)，并可以查出該筆業(yè)務(wù)進(jìn)行的狀態(tài)，包括庫(kù)存接收的數(shù)量、采購(gòu)?fù)素浀臄?shù)量、發(fā)票數(shù)量等。

　　第二、減少業(yè)務(wù)操作中的人為因素：對(duì)供應(yīng)商的管理在采購(gòu)管理中是一個(gè)中心環(huán)節(jié)，傳統(tǒng)的供應(yīng)商管理存在大量人為因素。使用ERP系統(tǒng)后，系統(tǒng)將按照設(shè)定的指標(biāo)對(duì)供應(yīng)商的狀態(tài)進(jìn)行分析，包括供應(yīng)商供貨質(zhì)量分析、數(shù)量分析等，并從中總結(jié)規(guī)律制定相應(yīng)的供應(yīng)商管理策略，如設(shè)定相應(yīng)的配額和詢價(jià)優(yōu)先級(jí)等。這樣將業(yè)務(wù)人員的調(diào)動(dòng)對(duì)工作的影響盡可能的減少，新來的業(yè)務(wù)人員可以通過系統(tǒng)方便的查詢某一類供應(yīng)商的名單、聯(lián)系方式、歷史供貨記錄，并按照設(shè)定的供應(yīng)策略進(jìn)行采購(gòu)業(yè)務(wù)。

　　(3)控制體系完備

　　事前控制、事中監(jiān)督、事后分析這一管理理念在ERP系統(tǒng)中的具體運(yùn)用，是ERP系統(tǒng)與傳統(tǒng)信息系統(tǒng)最明顯的區(qū)別：

　　第一、流程有序：在ERP系統(tǒng)中可以設(shè)定哪些物料必須經(jīng)過采購(gòu)申請(qǐng)，哪些物料必須首先制定總的采購(gòu)計(jì)劃等來對(duì)采購(gòu)工作流程進(jìn)行控制，來細(xì)化采購(gòu)部門的日常管理，加大管理幅度;

　　第二、審批嚴(yán)格：雖然在傳統(tǒng)模式下，我們也強(qiáng)調(diào)采購(gòu)管理要按照一定的層次進(jìn)行控制，但是在實(shí)際操作中，尤其是跨地區(qū)的公司要這點(diǎn)非常難。通過ERP系統(tǒng)建立采購(gòu)單據(jù)的審批控制流程，可以控制不同職責(zé)的員工可以采購(gòu)哪種物料，其采購(gòu)金額上限是多少，超過一定的金額必需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，否則ERP系統(tǒng)中將無法繼續(xù)處理該單據(jù)，包括接收相應(yīng)的貨物、進(jìn)行付款等。

　　第三、監(jiān)督有方：在采購(gòu)業(yè)務(wù)處理過程中，監(jiān)督人員(不僅指采購(gòu)部門領(lǐng)導(dǎo))若通過查詢發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)處理有問題，則可以終止或暫停業(yè)務(wù)處理，直到問題解決為止。如若發(fā)現(xiàn)某定單屬于重復(fù)定單，可以將其暫停，查明原因，或取消該定單;區(qū)別于傳統(tǒng)管理模式，ERP系統(tǒng)還可以隨時(shí)運(yùn)行需要的報(bào)表，來反映某一時(shí)期采購(gòu)業(yè)務(wù)的執(zhí)行情況，包括趨勢(shì)分析等，為下一階段工作改善提供及時(shí)的信息;ERP系統(tǒng)實(shí)施對(duì)采購(gòu)管理的改善不僅局限于上述三個(gè)方面，更重要的是它為業(yè)務(wù)人員帶來了一種體驗(yàn)，讓業(yè)務(wù)人員認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)是如何改變和優(yōu)化業(yè)務(wù)流程的。