(OA)，是70年代中期發(fā)達國家為解決辦公業(yè)務(wù)量急劇增加對企業(yè)生產(chǎn)率產(chǎn)生巨大影響問題的背景下，發(fā)展起來的一門綜合性技術(shù)。它的基本任務(wù)是利用先進的科學(xué)技術(shù)，使人們借助各種設(shè)備解決對一部分辦公業(yè)務(wù)的處理，達到提高生產(chǎn)率、工作效率和質(zhì)量，方便管理和決策的目的。OA的知識領(lǐng)域覆蓋了行為科學(xué)、管理科學(xué)、社會學(xué)、系統(tǒng)工程學(xué)等學(xué)科，并且OA體現(xiàn)了多學(xué)科的相互交叉、相互滲透性，所以O(shè)A的應(yīng)用是現(xiàn)代化的標(biāo)志之一。由于OA的出現(xiàn)，使得傳統(tǒng)的機關(guān)事務(wù)型辦公業(yè)務(wù)中的勞動力就業(yè)比率結(jié)構(gòu)發(fā)生了變化，據(jù)美國勞動統(tǒng)計局1980年的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，美國四大產(chǎn)業(yè)的勞動力比率約為：信息產(chǎn)業(yè)占50%以上、服務(wù)業(yè)占30%、工業(yè)占13%、農(nóng)業(yè)占2%。因此OA的應(yīng)用將會進一步得到發(fā)展。

　　誤區(qū)一：系統(tǒng)應(yīng)該完全符合單位的辦公模式

　　如果有人說他要找一個完全符合自己辦公模式的系統(tǒng)，那么我要問：這樣的系統(tǒng)價值在哪里?

　　首先，軟件必須要體現(xiàn)它自身的思想和特點，因為這是軟件的作用所在，價值體現(xiàn);

　　其次，不是將傳統(tǒng)辦公搬到網(wǎng)上，它融合了先進的管理理念和積極的工作態(tài)度，體現(xiàn)了新的辦公方式;

　　再次，OA的公開、公正、透明會觸及某些人的私人利益，使之產(chǎn)生抵觸心理。

　　因為OA系統(tǒng)是對舊模式的改造，所以會與舊有的辦公習(xí)慣和慣性思維產(chǎn)生一些沖突，必然有融合期，這就要求單位能夠積極創(chuàng)新，勇于變革，從觀念和行動上除舊納新。

　　所以應(yīng)該選擇那些具有先進的管理思想，能夠產(chǎn)生推動作用OA產(chǎn)品，而不是一味的追求符合自己的使用習(xí)慣和使用上的簡單，也要主動的去適應(yīng)軟件，因為推動管理進步是應(yīng)用軟件的最終目的。

　　為了讓用戶能夠順暢的工作。優(yōu)秀OA系統(tǒng)均可以讓用戶自定義工作流，化解了軟件模式化與單位個性化的之間的沖突。

　　誤區(qū)二：大企業(yè)開發(fā)的一定好

　　大企業(yè)開發(fā)的不一定好，即使好又真的適合你么?

　　首先，術(shù)業(yè)有專攻，大企業(yè)能做強某個軟件或者硬件，卻不一定能做好OA，因為它們是不同的概念;

　　其次，大企業(yè)開發(fā)的OA系統(tǒng)價格驚人，往往是普通OA的數(shù)倍甚至數(shù)十倍;

　　再次，OA系統(tǒng)的開發(fā)技術(shù)和理念日漸成熟，很多公司都開發(fā)出了優(yōu)秀的;

　　最后，大企業(yè)開發(fā)的OA系統(tǒng)更適合大企業(yè)來用，因為中小企業(yè)使用的版本需要具有中小企業(yè)特色，包括結(jié)構(gòu)、功能、流程、維護等。相反規(guī)模不是很大的公司開發(fā)出來的系統(tǒng)可能更實用，因為他們對中小企業(yè)理解更直接，更深刻。

　　誤區(qū)三：選一個OA軟件來徹底改善管理

　　單位管理混亂，能通過一個軟件來解決問題么?

　　首先，管理混亂是因為沒有規(guī)范的流程，而規(guī)范的流程需要人來制定，然后借助OA系統(tǒng)來讓流程得到有效的執(zhí)行;

　　其次，OA是一個工具，不具有主觀能動性，管理中最重要的問題如激勵、分析、決策等等都需要人來完成;

　　再次，OA的作用是提高整個單位的辦公效率和辦公質(zhì)量，將人從低端工作中解放出來處理核心事務(wù)。

　　所以，過低或過高的看待OA的作用都是不正確的，只有提高整個單位的人員素質(zhì)，特別是領(lǐng)導(dǎo)者素質(zhì)，才能徹底提高管理水平。當(dāng)然也不是說必須讓管理變得完美之后再來應(yīng)用OA，OA與人的作用應(yīng)該是相輔相成、互相促進。

　　誤區(qū)四：一步到位，一勞永逸

　　一步到位就能一勞永逸么?

　　首先，企業(yè)發(fā)展不會一步到位，人員、規(guī)模、制度、思維、文化等都在不斷的調(diào)整、改進中;

　　其次，產(chǎn)品發(fā)展不會一步到位，應(yīng)用技術(shù)、功能模塊、管理理念日新月異，必須時刻更新;

　　再次，社會發(fā)展不會一步到位，社會進步突飛猛進，要么創(chuàng)新，要么淘汰。

　　任何軟件都是滿足當(dāng)前乃至未來一段時間的需要，不可能一步到位，一勞永逸。軟件沒有最好，只有更好，只有保持不斷的改進，才會保持持續(xù)的優(yōu)勢。所以在選擇軟件的時候，應(yīng)該選擇那些易于擴充升級的。

　　誤區(qū)五：好的OA系統(tǒng)并不需要什么服務(wù)

　　服務(wù)既費錢又麻煩，找個完善的OA來省卻諸多煩心事?

　　首先，買軟件只是第一步，真正的工作在于應(yīng)用，這是個長期的過程，沒有可靠的服務(wù)是不可能做好的;

　　其次，OA系統(tǒng)發(fā)展迅速，拒絕服務(wù)也就拒絕了持續(xù)改進、持續(xù)領(lǐng)先的機會;

　　再次，單位自己的維護人員的技術(shù)水平很難滿足技術(shù)發(fā)展需要。

　　其實從長遠看，軟件商的服務(wù)更專業(yè)，并且風(fēng)險和成本更低，現(xiàn)在很多著名大企業(yè)都將IT服務(wù)外包，說明還是值得去做的。

　　總結(jié)來說，選擇OA有5大標(biāo)準(zhǔn)，那就是理念先進，功能適用，使用方便，服務(wù)到位，價格合理。其中最重要的一點就是適用，買軟件之前一定先問問自己：我為什么要用OA?我用OA主要解決哪方面的問題?我準(zhǔn)備用這套OA解決幾年內(nèi)的問題?我主要用OA的哪些功能?哪些人、多少人要用OA?我能承受什么價格的OA……必須形成清晰的分析報告，而不是憑模糊的感覺來判斷，這樣你就可以將主動權(quán)掌握在自己手里，而不被賣家的花言巧語所蠱惑和欺騙。