采購(gòu)員或者計(jì)劃員制定初步采購(gòu)合同，在相關(guān)負(fù)責(zé)人審核后形成采購(gòu)合同，采購(gòu)過(guò)程按照合同進(jìn)行。采購(gòu)合同是企業(yè)與供應(yīng)商簽訂的供貨合約，對(duì)于采購(gòu)過(guò)程發(fā)生問(wèn)題的采購(gòu)可以終止或者凍結(jié)采購(gòu)合同的執(zhí)行。
1.合同模版輸入：將合同中經(jīng)常用的固定的條款進(jìn)行定義，在生成合同的時(shí)候可以選擇具體模版，詳細(xì)內(nèi)容只需在模版空白處填寫(xiě)即可。
2.采購(gòu)合同輸入：選擇相應(yīng)的合同模版，輸入具體條款內(nèi)容，草擬合同，合同中針對(duì)不同的供應(yīng)商、品種，有不同的質(zhì)量要求和扣罰標(biāo)準(zhǔn)，為材料結(jié)算做依據(jù)。提交審批后不允許做任何操作，只能查詢，提交前可以進(jìn)行修改、刪除操作。
3.根據(jù)選定的審批流程進(jìn)行各個(gè)環(huán)節(jié)的審批，可以自定義審批流程，審核時(shí)選擇同意轉(zhuǎn)入下一個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行審批，選擇不同意則返回到指定人手中進(jìn)行修改，審核過(guò)程中，如果前一個(gè)人沒(méi)有通過(guò)審核，則不能進(jìn)行下一個(gè)人的審批。
4.合同凍結(jié)、作廢：將采購(gòu)過(guò)程中發(fā)生問(wèn)題供應(yīng)商的合同進(jìn)行凍結(jié)或者作廢，凍結(jié)針對(duì)臨時(shí)性問(wèn)題，作廢針對(duì)永久性問(wèn)題，凍結(jié)或作廢后的合同不允許做任何操作，只可以查詢。
5.采購(gòu)合同解凍：對(duì)已經(jīng)解決問(wèn)題的采購(gòu)合同進(jìn)行解凍處理，解凍后的采購(gòu)合同可以進(jìn)行其他未完成的操作。
6.采購(gòu)合同查詢：按照不同的條件組合查詢合同情況。
7.采購(gòu)合同臺(tái)帳：按照不同的條件組合查詢合同的執(zhí)行情況，包括合同明細(xì)，采購(gòu)歷史，材料進(jìn)廠情況。
六、進(jìn)廠通知單 1、通知單輸入：供貨合同簽訂后由采購(gòu)人員錄入材料進(jìn)廠通知單。內(nèi)容包括原料名稱(chēng)、供貨單位名稱(chēng)、運(yùn)輸單位名稱(chēng)、礦點(diǎn)、車(chē)種、車(chē)號(hào)信息。
七、供應(yīng)商管理 管理各個(gè)供應(yīng)商的詳細(xì)資料，維護(hù)供應(yīng)商的基本資料、聯(lián)系人等靜態(tài)數(shù)據(jù)，方便采購(gòu)員采購(gòu)原材料以及對(duì)供應(yīng)商的有效管理。
1.供應(yīng)商考察：根據(jù)設(shè)定的供應(yīng)商考察規(guī)則確認(rèn)質(zhì)量情況，由各部門(mén)人員對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)定過(guò)程。
2.合格供應(yīng)商評(píng)定：根據(jù)化驗(yàn)室對(duì)供應(yīng)商供應(yīng)的物料的檢測(cè)和采購(gòu)部門(mén)的供方考察報(bào)告，生成合格供方評(píng)價(jià)表，提交各部門(mén)審定，以確定是否成為合格供應(yīng)商。
3.供應(yīng)商重新評(píng)審：對(duì)在供應(yīng)過(guò)程中連續(xù)出現(xiàn)多次的供應(yīng)商進(jìn)行重新評(píng)審，由質(zhì)量部門(mén)出具新的質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告，車(chē)間提供的使用該供應(yīng)商物料的評(píng)價(jià)，來(lái)重新評(píng)審該供應(yīng)商是否合格供應(yīng)商。
4.輸入供應(yīng)商檔案：錄入供應(yīng)商的基本信息，包括檔案信息，詳細(xì)信息，聯(lián)系人信息，銀行帳號(hào)信息等。
5.供應(yīng)商查詢：查詢供應(yīng)商的檔案信息、簽訂合同、材料進(jìn)廠、材料結(jié)算的信息。
八、供應(yīng)商門(mén)戶管理 1、供求信息輸入：采購(gòu)員根據(jù)采購(gòu)任務(wù)單編制采購(gòu)詢價(jià)單并提交到供應(yīng)商門(mén)戶，采購(gòu)詢價(jià)單網(wǎng)上公開(kāi)發(fā)布，所有合格供應(yīng)商都有權(quán)查詢?cè)儍r(jià)系統(tǒng)。取消供貨資格的單位無(wú)法登錄詢價(jià)系統(tǒng)，暫停供貨的單位在網(wǎng)上無(wú)法看到詢價(jià)單。
2、供應(yīng)商管理：對(duì)在門(mén)戶注冊(cè)的供應(yīng)商進(jìn)行管理?？梢栽O(shè)置該供應(yīng)商是否為合格供貨單位。
3、供應(yīng)商報(bào)價(jià)管理：經(jīng)過(guò)注冊(cè)后的合格供貨單位可以直接在網(wǎng)上進(jìn)行報(bào)價(jià)，不合格的供貨單位可以取銷(xiāo)供貨資格或暫停報(bào)價(jià)資格，報(bào)價(jià)根據(jù)供求信息時(shí)間需求，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)，任何人員都不可查詢供應(yīng)商報(bào)價(jià)信息，規(guī)定時(shí)間過(guò)后，相關(guān)人員可以自由查詢供應(yīng)商報(bào)價(jià)信息，但對(duì)比較緊急的采購(gòu)事項(xiàng)，有權(quán)限的人員可以提前解除報(bào)價(jià)鎖定，提前查詢供應(yīng)商報(bào)價(jià)信息。
4、中標(biāo)通知：根據(jù)報(bào)價(jià)單由采購(gòu)人員生成采購(gòu)訂單，發(fā)送給中標(biāo)單位，通知供貨單位談判合同等信息。
5、供應(yīng)信息查詢：供應(yīng)商可以通過(guò)供應(yīng)商門(mén)戶查詢到相關(guān)的報(bào)價(jià)、材料進(jìn)廠以及結(jié)算情況，供應(yīng)商只能查詢到與自己有關(guān)的信息，不能查詢到其他供應(yīng)商的相關(guān)信息。
6、報(bào)價(jià)查詢：各公司有權(quán)限人員可以查詢所有供應(yīng)商在門(mén)戶的報(bào)價(jià)情況，分報(bào)價(jià)時(shí)間、供應(yīng)商、品種查詢報(bào)價(jià)信息，可以比較同一供應(yīng)商同一品種給不同分廠的報(bào)價(jià)信息。
九、采購(gòu)員管理 管理采購(gòu)員檔案和采購(gòu)歷史資料。
1.采購(gòu)員檔案輸入：輸入采購(gòu)員的基本信息。
1.2查詢、統(tǒng)計(jì)與分析
1.原料進(jìn)廠日?qǐng)?bào)表
根據(jù)不同原料、不同供應(yīng)商查詢每日進(jìn)廠數(shù)量。
2.原料進(jìn)廠查詢
根據(jù)不同原料，不同供應(yīng)商、不同時(shí)期查詢進(jìn)廠數(shù)量，匯總進(jìn)廠數(shù)量。
3.計(jì)劃采購(gòu)與實(shí)際進(jìn)廠比較表
根據(jù)每日進(jìn)廠數(shù)匯總出當(dāng)月采購(gòu)情況，比較計(jì)劃采購(gòu)的數(shù)量與同期實(shí)際采購(gòu)的數(shù)量的差額，便于采購(gòu)員查看合同執(zhí)行情況。
4.供應(yīng)商資料查詢
查詢統(tǒng)計(jì)供應(yīng)商的具體資料，如供應(yīng)的物料，產(chǎn)地、供貨能力、信用等級(jí)等情況
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