用友財務軟件培訓教程第一節(jié)總賬子系統(tǒng)概述

　　一、用友財務軟件教程總賬子系統(tǒng)的主要功能

　　總賬子系統(tǒng)是財務及企業(yè)管理系統(tǒng)中一個核心的子系統(tǒng)，它的主要功能包括基本設置、憑證管理、出納管理、賬簿管理、輔助核算管理和月末處理等。

　　1.基本設置

　　由用戶根據(jù)本企業(yè)的需要建立賬務應用環(huán)境，將系統(tǒng)處理變成適合本單位實際需要的專用系統(tǒng)。如設置會計科目、設置外幣及匯率、期初余額的錄入。憑證類別及結算方式的定義，以及各類輔助核算項目的定義等。

　　2.憑證管理

　　通過嚴密的制單控制保證填制憑證的正確性。提供資金赤字控制、支票按制、預算控制、外幣折算誤差控制以及查看最新余額等功能，加強對發(fā)生業(yè)務的及時管理和控制。完成憑證的錄入、審核、記賬、查詢、打印，以及出納簽字、常用憑證定義等。

　　3.出納管理

　　為出納人員提供一個集成辦公環(huán)境，加強對現(xiàn)金及銀行存款的管理?？赏瓿摄y行日記賬、現(xiàn)金日記賬，隨時出最新資金日報表、余額調節(jié)表以及進行銀行對賬。

　　4，賬簿管理

　　強大的查詢功能使整個系統(tǒng)實現(xiàn)總賬、明細賬、憑證聯(lián)查，并可查詢包含未記賬憑證的最新數(shù)據(jù)?？呻S時提供如下標準賬表：

　　(1)總賬、余額表。

　　(2)序時賬、明細賬、多欄賬，以及能夠同時查詢上級科目總賬數(shù)據(jù)及末級科目明細數(shù)據(jù)的月份綜合明細賬。

　　(3)日記賬、日報表。

　　5.輔助核算管理

　　(1)個人往來管理。主要進行個人借款、還款管理工作，及時地控制個人借款，完成清欠工作。提供個人借款明細賬、催款單、余額表、賬齡分析報告及自動清理核銷已清賬等功能。

　　(2)部門核算。主要為了考核部門費用收支的發(fā)生情況，及時地反映控制部門費用的支出，對各部門的收支情況加以比較，便于進行部門考核。提供各級部門總賬、明細賬的查詢，并對部門收人與費用進行部門收支分析等功能。

　　(3)項目管理。用于生產成本、在建工程等業(yè)務的核算，以項目為中心為使用者提供各項目的成本、費用、收人、往來等匯總與明細情況以及項目計劃執(zhí)行報告等，也可用于核算科研課題、專項工程、產成品成本、旅游團隊、合同、訂單等等。提供項目總賬。明細賬及項目統(tǒng)計表的查詢。

　　(4)往來管理。主要進行客戶和供應商往來款項的發(fā)生。清欠管理工作，及時掌握往來款項的最新情況。用友財務軟件教程提供往來款的總賬、明細賬、催款單、往來賬清理、賬齡分析報告等功能。

　　6.月末處理

　　自動完成月末分攤、計提、對應轉賬、銷售成本、匯兌損益、期間損益結轉等業(yè)務。進行試算平衡、對賬、結賬、生成月末工作報告。靈活的自定義轉賬功能、各種取數(shù)公式可滿足各類業(yè)務的轉賬工作。

　　二、總賬子系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的主要關系

　　總賬子系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的主要關系。

　　1.總賬系統(tǒng)與系統(tǒng)管理

　　總賬系統(tǒng)與系統(tǒng)管理共享基礎數(shù)據(jù)。也就是說，總賬系統(tǒng)需要的基礎數(shù)據(jù)既可以在系統(tǒng)管理中統(tǒng)一設置，也可以在總賬系統(tǒng)中自行錄入，最終都是由各模塊共享。

　　2.總賬系統(tǒng)與應收系統(tǒng)

　　應收系統(tǒng)向總賬系統(tǒng)傳遞憑證，并能夠查詢所生成的憑證。對傳過來的憑證，可以在總賬系統(tǒng)中審核確認，并記賬。

　　3.總賬系統(tǒng)與應付系統(tǒng)

　　應付系統(tǒng)向總賬系統(tǒng)傳遞憑證，并能夠查詢所生成的憑證。對傳過來的憑證，可以在總賬系統(tǒng)中審核確認，并記賬。

　　4.總賬系統(tǒng)與工資系統(tǒng)

　　工資系統(tǒng)將工資分攤結果自動生成轉賬憑證，傳遞給總賬系統(tǒng)，并可以查詢憑證。

　　5.總賬系統(tǒng)與固定資產系統(tǒng)

　　總賬系統(tǒng)接收固定資產系統(tǒng)中增加資產、減少資產以及原值和累計折舊的調整、折舊計提等所產生的記賬憑證，同時通過對賬保持固定資產賬目的平衡，并可查詢憑證。

　　6.總賬系統(tǒng)與成本管理系統(tǒng)

　　成本管理系統(tǒng)將各種成本費用結轉后生成的憑證，傳遞到總賬系統(tǒng)，審核并記賬。

　　7.總賬系統(tǒng)與存貨核算系統(tǒng)

　　存貨核算系統(tǒng)生成的各種單據(jù)、憑證，可用于賬務處理系統(tǒng)生成總賬。并可查詢單據(jù)、憑證。

　　8.總賬系統(tǒng)和UFO報表總賬系統(tǒng)向UFO報表系統(tǒng)提供相關科目數(shù)據(jù)，以生成財務系統(tǒng)所需的各種報表。

　　9.總賬系統(tǒng)與決策支持系統(tǒng)

　　總賬系統(tǒng)向決策支持系統(tǒng)提供財務數(shù)據(jù)，生成財務報表及其他財務分析表。

　　10.總賬系統(tǒng)與財務分析系統(tǒng)

　　總賬系統(tǒng)向財務分析系統(tǒng)提供財務數(shù)據(jù)，生成財務報表及其他財務分析表。

　　第二節(jié)用友財務軟件培訓教程之總賬子系統(tǒng)初始化

　　系統(tǒng)初始化就是結合本企業(yè)的實際情況，將一個通用的賬務核算系統(tǒng)改造為適合本企業(yè)核算要求的專用賬務核算系統(tǒng)，即將手工會計核算體系移植到計算機，這是企業(yè)保證會計核算及各種專項輔助核算等工作順利開展的重要環(huán)節(jié)之一。初始化處理分兩部分實現(xiàn)，即核算體系的建立與期初數(shù)據(jù)的整理錄入。

　　一、核算體系的建立

　　1.操作員設置

　　所謂操作員設置，就是將本單位財務人員設置為系統(tǒng)認可的操作員，以便在計算機系統(tǒng)上進行操作分工及權限控制。系統(tǒng)管理員和賬套的會計主管通過對系統(tǒng)操作的分工和權限的管理，一方面可避免與業(yè)務無關人員對系統(tǒng)的操作;另一方面可以對系統(tǒng)所含的各個子系統(tǒng)的操作進行協(xié)調，以保證系統(tǒng)的安全與保密。以系統(tǒng)管理員身份注冊，進入系統(tǒng)管理的具體操作詳見第二章中設置操作員及權限部分。

　　2.建立核算賬套

　　當用戶第一次使用系統(tǒng)時，首先需要建立新的核算賬套，以后每個新的會計年度開始時.只需建立新年度的核算賬簿即可。新賬套的建立參見第二章第一節(jié)的相關內容。

　　賬套中的會計主管應該是本單位的財務人員，因此要先進行操作員設置，再建立核算賬套。

　　如果存貨(或客戶、供應商)要分類，那么在進行基礎信息設置時，必須先設置存貨分類，然后才能設置存貨檔案，否則可以直接設置存貨(或客戶、供應商)檔案。

　　賬套主管可以通過【賬套】下的【修改】功能，根據(jù)本單位的實際情況，對允許進行修改的內容進行修改。

　　3.操作員權限設置

　　設置好操作員并建立核算賬套后，應對每一個操作員賦予一定的權限。該項操作只能由系統(tǒng)管理員和他所指定的賬套主管來進行操作，其中，以系統(tǒng)管理員的身份進行操作可以放棄或指定賬套主管。操作員權限設置參見第二章第一節(jié)相關內容。

　　4.定義編碼方案

　　為了便于用戶進行分級核算、統(tǒng)計和管理，可以對基礎數(shù)據(jù)的編碼進行分級設置。因此，在系統(tǒng)初始時，應對系統(tǒng)將要用到的一些目錄的編碼級次及每級位數(shù)進行定義?？煞旨壴O置的內容有：科目編碼、存貨分類編碼、地區(qū)分類編碼、客戶分類編碼、供應商分類編碼、部門編碼、成本對象編碼、收發(fā)類別編碼和結算方式編碼。

　　編碼級次和各級編碼長度的設置將決定用戶單位如何編制基礎數(shù)據(jù)的編號，進而構成用戶分級核算、統(tǒng)計和管理的基礎。

　　定義編碼級次方案，可以在建立賬套過程，通過建賬向導來定義;也可以在【系統(tǒng)控制臺】界面，通過【基礎設置】中的【編碼方案】來定義、修改編碼方案;還可以通過修改賬套參數(shù)的方法來修改編碼方案。

　　5.啟用賬套

　　啟用賬套，就是要根據(jù)企業(yè)的業(yè)務特點，對總賬系統(tǒng)的一些系統(tǒng)選項進行設置，以便總賬系統(tǒng)配置相應的功能或執(zhí)行相應的控制。當?shù)谝淮螁⒂每傎~系統(tǒng)時，系統(tǒng)自動出現(xiàn)圖3-5所示對話框，可以進行選項設置。在啟用賬套或業(yè)務變更后，也可以通過該對話框查看或調整賬簿的選項。另外，在【總賬系統(tǒng)】界面，單擊【文件】菜單下的【選項…】，也可以得到選項對話框。

　　從圖3-5可以看到，對話框共有四個頁簽：

　　(1)憑證頁簽。

　　①制單控制：主要設置在填制憑證時，系統(tǒng)應對哪些操作進行控制。

　?、弁鈳藕怂悖喝绻髽I(yè)有外幣業(yè)務，則應選擇相應的匯率方式。

　?、蹜{證控制：主要設置處理憑證時，系統(tǒng)應對哪些操作進行控制。

　?、芡鶃砜刂品绞剑褐饕O置企業(yè)往來核算控制方式。

　　(2)賬簿頁簽。用來調整各種賬簿的輸出方式及打印要求等。當希望對查詢和打印權限作進一步細化時，可選擇明細賬查詢權限控制到科目選項，然后再到系統(tǒng)菜單【設置】下的【明細權限】中去設置明細賬科目查詢權限。

　　(3)會計日歷頁簽?？梢圆榭锤鲿嬈陂g的起始日期與結束日期，以及啟用會計年度和啟用日期。此處僅能查看會計日歷的信息，如需修改請到系統(tǒng)管理中進行。修改時要注意以下限制：

　?、倏傎~系統(tǒng)的啟用日期不能在系統(tǒng)的啟用日期之前。

　?、谝唁浫?yún)R率后不能修改總賬啟用日期。

　?、劭傎~中已錄入期初余額(包括輔助期初)則不能修改總賬啟用日期。

　?、芸傎~中已制單的月份不能修改總賬的啟用日期，其他系統(tǒng)中已制單的月份不能修改總賬的啟用日期。

　?、莸诙赀M入系統(tǒng)，不能修改總賬的啟用日期。

　　(4)其他頁簽。對系統(tǒng)的其他選項進行設置，但賬套信息的修改只能到系統(tǒng)管理中由賬套主管進行。

　　6.定義外幣及匯率

　　匯率管理是專為外幣核算服務的。企業(yè)有外幣業(yè)務，要進行外幣及匯率的設置。這里只能錄入固定匯率與浮動匯率值，并不決定在制單時使用固定匯率還是浮動匯率，在【賬簿選項】中的【匯率方式】的設置決定制單使用固定匯率還是浮動匯率。

　　如果使用固定匯率，則應在每月月初錄入記賬匯率(即期初匯率)，月末計算匯兌損益時錄入調整匯率(即期末匯率);如果使用浮動匯率，則應每人在此錄入當日匯率。

　　7.建立會計科目

　　建立會計科目是會計核算方法之一，財務系統(tǒng)一般都提供了符合國家會計制度規(guī)定的一級會計科目，明細科目的確定要根據(jù)各企業(yè)情況自行確定，確定原則如下：

　　第一，會計科目的設置必須滿足會計報表編制的要求，凡是報表所用數(shù)據(jù)，需從系統(tǒng)取數(shù)的，必須設立相應科目。

　　第二，會計科目的設置必須保持科目與科目間的協(xié)調性和體系完整性。不能只有下級而無上級;既要設置總賬科目，又要設置明細科目，以提供總括和詳細的會計核算資料。

　　第三，會計科目要保持相對穩(wěn)定，會計年中不能刪除;如已經使用，不能增設下一級明細科目。一級科目名稱要符合國家標準，明細科目名稱要通俗易懂。

　　第四，設置會計科目要考慮與子系統(tǒng)的銜接。在總賬系統(tǒng)中，只有末級會計科目才允許有發(fā)生額，才能接收各個子系統(tǒng)轉入的數(shù)據(jù)。因此，要將各個于系統(tǒng)中的核算科目設置為末級科目。

　　一般來說，為了充分體現(xiàn)計算機管理的優(yōu)勢，在企業(yè)原有的會計科目基礎上，應對以往的一些科目結構進行優(yōu)化調整，充分發(fā)揮總賬系統(tǒng)提供的輔助核算功能，深化、強化企業(yè)的核算和管理工作。

　　當企業(yè)規(guī)模不大，往來業(yè)務較少時，可采用和手工方式一樣的科目結構及記賬方法，即將往來單位、個人、部門、項目通過設置明細科目來進行核算管理：而對于一個往來業(yè)務頻繁，清欠、清理工作量大，核算要求嚴格的企業(yè)來說，應該采用總賬系統(tǒng)提供的輔助核算功能進行管理，即將這些明細科目的上級科目設為末級科目并設為輔助核算科目，并將這些明細科目設為相應的輔助核算目錄。一個科目設置了輔助核算后，它所發(fā)生的每一筆業(yè)務將會登記在總賬和輔助明細賬上。

　　(1)增加會計科目。在【總賬系統(tǒng)】中，單擊【系統(tǒng)初始化】下的【會計科目】，進入會計科目界面，單擊【增加】按鈕，出現(xiàn)會計科目一新增對話框，如圖36所示：

　?、倏颇烤幋a：科目編碼必須唯一，且必須按其級次的先后次序建立。科目編碼只能由數(shù)字、英文字母及減號(-)、正斜杠()表示，其他字符(如’;空格等)禁止使用。

　?、诳颇棵Q：分為科目中文名稱和科目英文名稱，可以是漢字、英文字母或數(shù)字，可以是減號(-)。正斜杠()，但不能輸入其他字符?？颇恐形拿Q最多可輸入10個漢字，科目英文名稱最多可輸入100個英文字母。

　　需要注意的是，科目中文名稱和英文名稱不能同時為空。在中文版中，必須錄入中文名稱;若是英文版，則必須錄入英文名稱。

　?、劭颇款愋停盒袠I(yè)性質為企業(yè)時，科目類型分為：資產、負債、所有者權益、成本、損益，沒有成本類的企業(yè)可不設成本類;行業(yè)性質為行政單位或事業(yè)單位時，按新會計制度科目類型設置。

　?、苜~頁格式：定義該科目在賬簿打印時的默認打印格式。系統(tǒng)提供了金額式、外幣金額式、數(shù)量金額式、外幣數(shù)量式四種賬頁格式供選擇。

　?、葜洿a：用于幫助記憶科目，一般可用科目名稱中各個漢字拼音的頭一個字母組成，例如，管理費用，其助記碼可寫為glfy，這樣在制單或查賬中可使用助記碼glfy，系統(tǒng)可自動將助記碼轉換成科目名稱。

　?、圯o助核算：也叫輔助賬類。用于說明本科目是否有其他核算要求，系統(tǒng)除完成一般的總賬，明細賬核算外，并提供部門核算，個人往來核算、客戶往來核算、供應商往來核算、項目核算四種專項核算功能供選用。設置輔助核算要考慮以下幾點：

　　第一，一個科目可同時設置兩種專項核算，如管理費用既想核算各部門的使用情況，也想了解各項目的使用情況，那么可以同時設置部門核算和項目核算。

　　第二，個人往來核算不能與其他專項一同設置，客戶與供應商核算不能一同設置。輔助賬類必須設在未級科目上，但為了查詢或出賬方便，有些科目也可以在未級和上級設賬類。但若只在上級科目設賬類，其末級科目沒有設該賬類，系統(tǒng)將不承認，也就是說當上級科目設有某賬類時，其末級科目中必設有該賬類，否則只上級設賬類，系統(tǒng)將不處理。

　　第三，在設置輔助核算時請盡量慎重，因為如果科目已有數(shù)據(jù)，而要對科目的輔助核算進行修改，那么很可能會造成總賬與輔助賬對賬不平。

　?、倨渌怂悖河糜谡f明本科目是否有其他要求，如銀行賬、日記賬等。一般情況下，現(xiàn)金科目要設為日記賬;銀行存款科目要設為銀行賬和日記賬。

　　③科目性質(余額方向)：增加記借方的科目，科目性質為借方;增加記貸方的科目，科目性質為貸方。一般情況下，只能在一級科目設置科目性質，下級科目的科目性質與其一級科目的相同。已有數(shù)據(jù)的科目不能再修改科目性質。

　?、弁鈳藕怂悖河糜谠O定該科目是否有外幣核算，以及核算的外幣名稱。一個科目只能核算一種外幣，只有有外幣核算要求的科目才允許也必須設定外幣幣名。

　?、軘?shù)量核算：用于設定該科目是否有數(shù)量核算和數(shù)量計量單位。計量單位可以是任何漢字或字符，如公斤、件、噸等。

　　(2)科目修改。當科目屬性有錯誤時，可以對錯誤屬性進行修改。但是如果某科目已被制過單或已錄入期初余額，則不能修改該科目。如要修改該科目必須先刪除有該科目的憑證，并將該科目及其下級科目余額清零，再修改，修改完畢后要將余額及憑證補上。已使用的科目不能增加下級。

　　(3)科目查詢。準確而迅速地將指針定位在用戶所要查詢的科目上，方便地查詢或修改科目的各種屬性。

　　(4)科目刪除。對于不再使用的科目，可以將其從科目庫中刪除掉。但是已有余額的科目不能刪除，不能刪除非未級科目。

　　(5)指定科目。指定會計科目是指定出納的專管科目。只有指定科目后，才能執(zhí)行出納簽字，從而實現(xiàn)現(xiàn)金、銀行管理的保密性，才能查看現(xiàn)金、銀行存款日記賬。

　　8.建立輔助核算

　　將科目設置了輔助核算還是不夠的，還應將從科目中去掉的明細科目設置為輔助核算的目錄。不同的輔助核算，應設置不同的核算目錄，如部門目錄、個人目錄、項目目錄、客戶目錄。供應商目錄。

　　(1)部門目錄設置。按照已經定義好的部門編碼級次原則輸入部門編號及其信息。最多可分5級，編碼總長12位，部門檔案包含部門編碼、名稱、負責人、部門屬性等信息。在【總賬系統(tǒng)】界面，單擊【系統(tǒng)初始化】下的【部門目錄】，出現(xiàn)【部門檔案】界面。單擊【增加】按鈕，在相應編輯區(qū)域輸入部門檔案的各項信息，然后單擊【保存】工具鈕，所增加的部門即在左側空白區(qū)中顯示，如圖37所示：

　　注意：部門編號必須符合部門編碼級次原則。

　　(2)個人目錄設置。主要用于記錄本單位使用系統(tǒng)的職員列表，包括職員編號、名稱、所屬部門及職員屬性等。職員編號必須唯一，職員編號和職員名稱必須輸入。

　　(3)項目目錄設置。一個單位項目核算的種類可能多種多樣，比如說，在建工程、對外投資、技術改造、融資成本、在產品成本、課題、合同訂單……，為此應允許企業(yè)定義多個種類的項目核算。可以將具有相同特性的一類目定義成一個項目大類，一個項目大類可以核算多個項目，為了便于管理，還可以對這些項目進行分類管理。例如，可以按以下步驟定義項目：

　?、僭O置科目：為對部分成本費用和收人按項目核算、管理，在會計科目設置功能中先設置相關的項目核算科目，然后再定義項目目錄。如對生產成本科目設置項目核算的輔助賬類。

　?、诙x項目大類：即項目核算的分類類別。在項目目錄定義功能中，增加項目大類，如增加生產成本項目大類。項目大類名稱是該類項目的總稱，而不是會計科目名稱。如果使用了存貨核算系統(tǒng)，可以在此選擇存貨中已定義好的存貨目錄作為項目目錄。

　　③指定核算科目：即具體指定需按此類項目核算的科目。一個項目大類可以指定多個科目，一個科目只能指定一個項目大類。在項目目錄定義功能中指定。如將直接材料、直接工資和制造費用指定為生產成本項目大類的科目。

　?、芏x項目分類：為了便于統(tǒng)計，可將同一項目大類下的項目進一步劃分。如生產成本項目大類進一步劃分明細項目為自行開發(fā)項目和委托開發(fā)項目。

　　⑤定義項目欄目：是將各個項目大類中的具體項目輸入系統(tǒng)。具體輸入的內容又取決于項目欄目中所定義的欄目名稱或數(shù)據(jù)。

　　(4)客戶檔案設置。當往來客戶較多時，可以對客戶進行分類，以便對客戶進行分類統(tǒng)計和匯總。在桌面中單擊【系統(tǒng)初始化】下的【客戶分類】，屏幕顯示圖3-8所示【客戶分類】界面?？蛻舴诸惥幋a必須唯一，客戶分類的分類編碼必須與編碼原則中設定的編碼級次結構相同。

　　如果需要進行往來管理，那么，必須將企業(yè)中客戶的詳細信息錄入客戶檔案中。建立客戶檔案直接關系到對客戶數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、匯總和查詢等分類處理。設置充客戶分類，就可在最末級客戶分類下增加客戶目錄。在桌面中單擊【系統(tǒng)初始化】下的【客戶檔案】，選擇最末級分類，單擊【增加】，屏幕顯示圖3-9所示【客戶檔案卡片】界面?？蛻魴n案中基本信息中客戶編碼、名稱、簡稱必須輸入，其余可輸可不輸;聯(lián)系信息包括地址、郵政編碼。E-mail地址。電話、傳真、呼機等;信用信息包括應收余額、信用等級、信用額度、付款條件等;其他信息包括分管部門、專營業(yè)務員、停用日期、使用頻度等。

　　(5)供應商檔案設置。建立供應商檔案主要是為企業(yè)的采購管理、庫存管理、應付賬款管理服務的。在填制采購入庫單、采購發(fā)票和進行采購結算、應付款結算和有關供貨單位統(tǒng)計時都會用到供貨單位檔案，因此必須先設立供應商檔案，以便減少工作差錯。

　　用友財務軟件教程提供了對供貨客戶檔案的設置和管理功能。若在賬簿選項中將供應商往來款項設為由應付系統(tǒng)核算，那么對供應商檔案的設置和管理也可在應付系統(tǒng)中進行，同時應付系統(tǒng)所生成的憑證將自動傳輸給總賬系統(tǒng)，若在賬簿選項中將供應商往來款項設為由總賬系統(tǒng)核算，在總賬系統(tǒng)制作的憑證，應付款的查詢仍可在應付系統(tǒng)中進行。其操作原理與客戶目錄設置相同。