從容管理時(shí)間

經(jīng)銷(xiāo)商管理系統(tǒng)咨詢集團(tuán)曹雪

美國(guó)的暢銷(xiāo)書(shū)作家詹姆斯.亞瑟.雷說(shuō)過(guò)的一段話，我印象深刻，十分欣賞。他說(shuō)：“使物體從一種狀態(tài)轉(zhuǎn)化到另一種狀態(tài)，那就是我們需要利用時(shí)間做的事。和流行的觀念相比，有紀(jì)律、有組織的生活才是真正自由的生活。因?yàn)榧o(jì)律性，你會(huì)把那些曾經(jīng)雜亂的、隨機(jī)的東西變得有組織、有方向。這種新的定向能像激光一樣可以集中起來(lái)創(chuàng)造出你所需要的東西。

對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)者來(lái)說(shuō),每天要處理大大小小各種事務(wù),工作任務(wù)與工作時(shí)間之間的矛盾就顯得更為突出。在我們現(xiàn)代中我們時(shí)常能能夠看到：某些企業(yè)的管理者工作起來(lái)常常打亂仗,忙得暈頭轉(zhuǎn)向,顧東顧不了西,還需要搭上不少陪家人以及休閑娛樂(lè)的時(shí)間，還是覺(jué)得時(shí)間不夠用,有一大堆的事等著處理,常為此焦慮、失眠。不少管理者會(huì)抱怨:由于陷入各種繁瑣的事務(wù)和應(yīng)酬,感到時(shí)間不夠用,精力跟不上,每天處于疲于應(yīng)付的狀態(tài)。

做領(lǐng)導(dǎo)該做的事情首要就是要做好時(shí)間的規(guī)劃，在開(kāi)展工作時(shí),可以要求有關(guān)部門(mén)制定較為詳細(xì)的月或周的工作計(jì)劃,并成為一種工作習(xí)慣,避免工作時(shí)緊時(shí)松,使工作時(shí)間得到合理安排是完全可行的。作為領(lǐng)導(dǎo)者要樹(shù)立時(shí)間是一種資源的意識(shí),在工作中應(yīng)該增強(qiáng)時(shí)間成本的觀念,養(yǎng)成核算時(shí)間成本的思維習(xí)慣,比如一項(xiàng)工作可以半天完成的就不要花一天時(shí)間,可以開(kāi)短會(huì)解決的事情,就不要開(kāi)長(zhǎng)會(huì),一些領(lǐng)導(dǎo)長(zhǎng)篇累牘的講話,召開(kāi)“馬拉松”式的會(huì)議,就是既不尊重別人時(shí)間,也沒(méi)有時(shí)間成本效應(yīng)觀念的表現(xiàn)。領(lǐng)導(dǎo)者要意識(shí)到讓“會(huì)議縮水”,節(jié)約的不僅僅是自己的時(shí)間,而是大家的時(shí)間。如一個(gè)單位有50個(gè)人,領(lǐng)導(dǎo)者如果一個(gè)月中將會(huì)議壓縮了4個(gè)小時(shí),就一下節(jié)約出200個(gè)小時(shí)。留下的時(shí)間可以讓下屬更好地完成具體工作。不會(huì)管理時(shí)間的領(lǐng)導(dǎo)往往會(huì)使下屬忙得團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)。但從工作績(jī)效上看,卻是一種無(wú)謂的空轉(zhuǎn)。

作為企業(yè)的管理者要從容的管理自己的時(shí)間，是企業(yè)有序的良性運(yùn)轉(zhuǎn)，可以參考如下幾點(diǎn)管理時(shí)間的建議：

一、統(tǒng)籌規(guī)劃，利用零散時(shí)間：

領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行時(shí)間規(guī)劃時(shí),一是應(yīng)注意統(tǒng)籌兼顧,保持時(shí)間上的彈性,合理分配單位工作、學(xué)習(xí)、休息的時(shí)間,做到勞逸結(jié)合,把握好工作節(jié)奏。二是要善于使用零散的時(shí)間,通過(guò)工作規(guī)劃的調(diào)整,把零散時(shí)間集中起來(lái)使用。不少管理者在工作中感到時(shí)間不夠,主要是缺少整塊的時(shí)間來(lái)干一些重要的事情。其實(shí)把零星的事情湊在一起,如一個(gè)下午可以先后安排開(kāi)兩個(gè)會(huì),這樣就可能節(jié)約出另外半天的時(shí)間。人們?cè)诠ぷ髦凶钊菀桌速M(fèi)的就是零星時(shí)間,做好時(shí)間規(guī)劃,把零星時(shí)間湊整使用或做好工作安排,這里面有很大的潛力可挖

二、根據(jù)層級(jí)設(shè)定分管范圍

本來(lái)應(yīng)當(dāng)屬于下屬的事情,他親自動(dòng)手,甚至對(duì)職工實(shí)行越級(jí)管理。表面上看起來(lái),事無(wú)巨細(xì),都親自過(guò)問(wèn),實(shí)際上違反了組織管理的基本規(guī)則。如一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)干了下屬的事情,往往會(huì)使下屬在工作中產(chǎn)生依賴心理,甚至養(yǎng)成不良的工作習(xí)慣,當(dāng)然對(duì)于經(jīng)驗(yàn)不足的職工,偶爾的示范和具體指導(dǎo),也未嘗不可,但仍應(yīng)鼓勵(lì)下屬自己去完成。而越級(jí)管理的結(jié)果,不僅削弱了下層管理者的權(quán)威,也會(huì)導(dǎo)致組織運(yùn)轉(zhuǎn)中的混亂無(wú)序現(xiàn)象,領(lǐng)導(dǎo)者把握不了自己職責(zé),總是做自己不該做的事,時(shí)間當(dāng)然不夠用。

其實(shí)組織層級(jí)的設(shè)計(jì),本身就考慮到管理者的工作量和工作時(shí)間。如只有幾個(gè)人的組織一般只有一個(gè)管理層級(jí),而幾十個(gè)人的組織往往需要兩個(gè)管理層級(jí)。而幾百上千人的組織往往需要三個(gè)以上管理層級(jí)。一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)者領(lǐng)導(dǎo)的組織越大,管理層級(jí)越多,越要懂得領(lǐng)導(dǎo)和管理的藝術(shù)。處于高層的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)集中精力把握戰(zhàn)略性問(wèn)題,用人問(wèn)題和對(duì)工作進(jìn)程的督查,即使要深入基層了解情況,也只能作為一種不定期的非經(jīng)常性的工作,這樣才能把自己從大量瑣碎細(xì)微的事務(wù)中解放出來(lái),集中時(shí)間和精力履行自己的職責(zé)。

三、始終不脫離工作工作中心及目標(biāo)進(jìn)行管理

一個(gè)善于領(lǐng)導(dǎo)的人,在工作中知道應(yīng)該抓什么,不應(yīng)該抓什么。如在推進(jìn)一項(xiàng)工作時(shí),領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該抓的是方向、是目標(biāo)、是結(jié)果的考核。即干什么、要達(dá)到什么樣的結(jié)果,要做到心中有數(shù)。至于怎么干,用什么方法去干則應(yīng)該交給下屬。如果一項(xiàng)工作多人合作完成,則用什么人,怎樣分工也應(yīng)該交給具體負(fù)責(zé)這一工作的人,不要插手下屬份內(nèi)的事務(wù)。

除了抓中心環(huán)節(jié),領(lǐng)導(dǎo)在工作中最重要的是把握住工作目標(biāo)。首先是目標(biāo)的確立是重中之重。確立工作目標(biāo)要有充分的調(diào)查研究、深入的分析思考,這方面要多花點(diǎn)時(shí)間,這是一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)份內(nèi)的工作,這個(gè)環(huán)節(jié)一定要把握住、確定好。除了目標(biāo)的確立,目標(biāo)的考核的作用也不可小視。對(duì)于目標(biāo)的考核,實(shí)際上起到對(duì)工作的監(jiān)督和推動(dòng)作用。只有抓住目標(biāo)的考核,才能保證工作目標(biāo)的落實(shí)與工作任務(wù)的圓滿完成。

領(lǐng)導(dǎo)在工作中,應(yīng)該避免對(duì)工作過(guò)程和細(xì)節(jié)的過(guò)度參與。每個(gè)人對(duì)工作節(jié)奏的把握也不完全一樣,領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該注重的是工作結(jié)果的考核。這樣才能最大限度地調(diào)動(dòng)下屬的積極性、創(chuàng)造性。

四、養(yǎng)成良好的工作方法

可以借鑒的一個(gè)提高工作效率的方法就是把你每天的6件關(guān)鍵工作分派到各個(gè)時(shí)間塊：1個(gè)小時(shí)、2個(gè)小時(shí)，甚至是一個(gè)時(shí)間塊占用4個(gè)小時(shí)。從專(zhuān)注于自己最重要的工作開(kāi)始，不要讓自己被瑣事打擾，在劃分好的時(shí)間塊內(nèi)，只做該時(shí)間塊內(nèi)被分配的工作。養(yǎng)成專(zhuān)注的做完一件工作再開(kāi)始下一件工作的習(xí)慣，不被下周的困難嚇倒，甚至不被明天的計(jì)劃困擾，只做好當(dāng)天的事情，當(dāng)下的事情。久而久之，你的工作目標(biāo)就變成了現(xiàn)實(shí)。

時(shí)間在現(xiàn)代社會(huì)已成為一種有限的資源,對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)者而言,就應(yīng)該像對(duì)待土地、礦產(chǎn)、資金、人才一樣做好時(shí)間的使用規(guī)劃，有效的正是提升生產(chǎn)力的重中之重！

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