在知識經(jīng)濟時代，知識管理的方興未艾，然而因免費日程管理軟件而真正受益的企業(yè)卻寥寥無幾。免費日程管理軟件系統(tǒng)很容易“沉寂”下去的主要障礙是：免費日程管理軟件系統(tǒng)與日常工作脫節(jié)，免費日程管理軟件系統(tǒng)不能及時解決業(yè)務(wù)問題，員工不太愿意事后再去共享知識。

        免費日程管理軟件成功的關(guān)鍵在于，免費日程管理軟件必須與日常工作結(jié)合在一起，并融入到日常業(yè)務(wù)流程(業(yè)務(wù)流程專題：)中，這種和業(yè)務(wù)流程緊密結(jié)合、并基于業(yè)務(wù)流程的免費日程管理軟件模式稱為業(yè)務(wù)流程導(dǎo)向的免費日程管理軟件。具體實施時，免費日程管理軟件系統(tǒng)將知識嵌入到日常的工作流程，從而使知識輕松易得，并且無所不在，隨時幫助你工作，最終實現(xiàn)智慧的流程。

        開展業(yè)務(wù)流程導(dǎo)向的免費日程管理軟件需要將人、流程、信息技術(shù)三因素協(xié)調(diào)管理。如下圖所示：

        圖1業(yè)務(wù)流程的免費日程管理軟件三要素關(guān)系

        人的因素

        企業(yè)應(yīng)建立“共享”的文化氛圍，共享文化包括相互信任、開放式交流、主動學(xué)習(xí)等，知識共享文化氛圍的營造需要通過管理層的支持和行動、持續(xù)宣傳、免費日程管理軟件培訓(xùn)、樹立標(biāo)桿、激勵機制等方式逐步形成。|/darticle3/list.asp?id=170047|2

        免費日程管理軟件激勵措施有兩種：一種是通過業(yè)務(wù)流程本身控制員工必須共享知識，適用于流程內(nèi)的輸入輸出物；另一種是公司建立量化的績效考核標(biāo)準(zhǔn)，通過物質(zhì)和精神激勵鼓勵員工共享適用于流程的參考知識和隱性知識。

        在設(shè)計激勵機制時，應(yīng)重點關(guān)注專家型員工，專家型員工會感覺自己知識貢獻多而獲得少，導(dǎo)致不愿意貢獻知識。為了鼓勵專家型員工共享知識可以采用讓專家型員工承擔(dān)組織整體風(fēng)險和收益的方式（例如股權(quán)激勵）鼓勵其共享知識。

        流程的因素

        業(yè)務(wù)流程運行伴隨著物流、資金流、信息流和知識流，流程知識的種類，從流程的維度可以分為關(guān)于流程的知識、流程內(nèi)的知識和流程外的知識；從知識本身的維度可以分為顯性知識和隱性知識，如下圖所示：

        圖2流程知識分類

        關(guān)于流程的知識，指描述流程如何運行的知識，包括輸入、輸出、活動及活動之間的關(guān)系等要素，一般在企業(yè)中以制度、流程、規(guī)范等形式展現(xiàn)，但仍有些關(guān)于流程的隱性知識存在于有經(jīng)驗的員工大腦中，公司應(yīng)統(tǒng)一組織完善公司的流程體系（實現(xiàn)統(tǒng)一模板并避免流程之間存在矛盾），并定期進行評估與修訂。關(guān)于流程的知識通過E化可以加強流程執(zhí)行的剛性。

        流程內(nèi)的知識，指流程不同階段的輸入、輸出物及員工執(zhí)行流程的經(jīng)驗技巧。特別是知識密集型流程，流程內(nèi)的輸入、輸出物是重要的知識資產(chǎn)，應(yīng)確保公司統(tǒng)一管理，避免知識資產(chǎn)流失。

        流程外的知識，是指為了有效地執(zhí)行流程需要參考的外部技術(shù)資料、市場行業(yè)知識、相關(guān)流程內(nèi)的知識及員工的思維方式、價值觀等。

        流程知識按照重要性排序為：關(guān)于流程的知識、流程內(nèi)的知識和流程外的知識。流程知識可以按照流程的不同階段進行梳理，如下表：

        表1流程知識梳理表

        信息技術(shù)的因素

        業(yè)務(wù)流程導(dǎo)向的免費日程管理軟件，是將免費日程管理軟件融入業(yè)務(wù)流程，它將是組織成員日常工作必需的智能化系統(tǒng)。由于將免費日程管理軟件融入日常工作流程，組織成員將不會感到這個系統(tǒng)是負擔(dān)，并且由于系統(tǒng)能幫助解決實際問題而樂于接受和使用。免費日程管理軟件系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)將深度集成，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的知識統(tǒng)一儲存在免費日程管理軟件系統(tǒng)中，后者將為各業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供知識存儲和查詢等基礎(chǔ)性服務(wù)，免費日程管理軟件系統(tǒng)還承擔(dān)知識統(tǒng)一展現(xiàn)的功能。

        例如，在IT運維系統(tǒng)中，技術(shù)員接受派工單時可以方便地在免費日程管理軟件系統(tǒng)中查詢到相關(guān)的解決方案。如果方案不存在，技術(shù)員必須創(chuàng)建解決方案放入免費日程管理軟件系統(tǒng)，否則該事件無法關(guān)閉。這樣，就可以保證免費日程管理軟件系統(tǒng)中知識量的積累。

        開展業(yè)務(wù)流程導(dǎo)向的免費日程管理軟件，使人員、流程、信息技術(shù)實現(xiàn)和諧同步發(fā)展，實現(xiàn)免費日程管理軟件系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成，使知識的利用和獲取達到“隨風(fēng)潛入夜，潤物細無聲”的境界，最終打造智慧的流程，為企業(yè)創(chuàng)造價值。