，首先需回答好以下兩個(gè)問題： (1).了解自己的需求 是否能很清晰的了解自己的辦公需求，以及需求的重點(diǎn)，成功實(shí)施的重要前提，也是選擇OA廠商的重要參考指標(biāo)。就像你上街買一件日用品，日用品的種類很多，價(jià)格迥異，適合不同的消費(fèi)群體。所以第一步，你必須知道自己要什么。 (2).組織保障 的實(shí)施應(yīng)用，觸及大家的工作習(xí)慣，甚至各個(gè)業(yè)務(wù)部門利益，加上OA系統(tǒng)的用戶基本涵蓋所有組織成員。特別是在初期，實(shí)施阻力較大，是否有一個(gè)強(qiáng)有力的組織保障是關(guān)鍵所在。很多單位視之為一把手工程，實(shí)不為過。從前期需求收集到需求篩選、需求確認(rèn)；從調(diào)研廠商到選擇廠商；從實(shí)施組織到培訓(xùn)、試用……在整個(gè)過程中，信息部門、辦公室作為OA軟件推進(jìn)的責(zé)任部門，必須有有效的組織實(shí)施手段及方法。納入績效考核是較為可行的辦法。 很多單位在選擇OA系統(tǒng)的過程中陷入各種各樣的誤區(qū)，這里我列舉了十大有代表性的誤區(qū)，供廣大用戶借鑒... OA規(guī)劃： 在具備上OA的兩個(gè)本條件后，同時(shí)需要來規(guī)劃OA系統(tǒng)，但是如果規(guī)劃自己的OA系統(tǒng)，許多客戶單位并不清楚。只是看到別人都在實(shí)施了OA系統(tǒng)、自己也需要這樣的系統(tǒng)。但對(duì)于如何規(guī)劃問題則比較模糊。系統(tǒng)規(guī)劃包括這些問題的考慮： •實(shí)施目標(biāo)及明確需求？ •是分期實(shí)施、還是一次性實(shí)施？ •系統(tǒng)實(shí)施的范圍？是全單位，還是局部？ •單位管理制度上是否前行，是否作好了改造的準(zhǔn)備？ •資金是否到位？是否配備了專門的管理員負(fù)責(zé)？ 在明確了以上問題后，便可以進(jìn)行市場咨詢、招標(biāo)等過程。一般情況下，專業(yè)的OA系統(tǒng)服務(wù)商往往會(huì)根據(jù)您的規(guī)劃、需求提出良好的建設(shè)和方案。 許多單位不明確時(shí)，往往習(xí)慣于到其它單位考察，這是非常必要的。但是有一點(diǎn)須明白：OA系統(tǒng)代表著企業(yè)的管理思想、管理辦法、經(jīng)營思路，而各家與各家往往是不一樣的。所以考察不是看都實(shí)施了什么樣的功能？最重要的是要了解： •某些管理問題在系統(tǒng)中是如何解決的？ •如何確保系統(tǒng)實(shí)施和推廣？ •在過程中都遇到哪些難題，并且是如何解決的？ 誤區(qū)： 用OA系統(tǒng)實(shí)行辦公自動(dòng)化已經(jīng)成為很多企事業(yè)單位加強(qiáng)內(nèi)部管理，提升辦公效率和辦公質(zhì)量的重要手段。但是很多單位在選擇OA系統(tǒng)的過程中陷入各種各樣的誤區(qū)，這里我列舉了十大有代表性的誤區(qū)，供廣大用戶借鑒。 誤區(qū)一：自己開發(fā) 自己開發(fā)OA更能夠滿足自身要求，還可以隨時(shí)升級(jí)、維護(hù)，可控性強(qiáng)，能避免上當(dāng)受騙，但實(shí)際上呢？ 首先，OA系統(tǒng)已經(jīng)涉及到越來越多的學(xué)科技術(shù)，包括計(jì)算機(jī)、通信、網(wǎng)絡(luò)、管理與行為、多媒體、數(shù)據(jù)庫、圖形圖像等等，是一個(gè)需要綜合各種人才的團(tuán)隊(duì)工程，一個(gè)或者幾個(gè)普通程序員已經(jīng)很難做好； 其次，單位內(nèi)部的程序員受行業(yè)和職位限制，無法掌握最新的管理理念及其發(fā)展趨勢，往往只能對(duì)市面上的OA系統(tǒng)和自己單位的辦公流程進(jìn)行簡單模仿和克隆，不能夠真正實(shí)現(xiàn)提升管理水平的目的； 再次，頻繁調(diào)整OA系統(tǒng)會(huì)嚴(yán)重影響員工的快速掌握和正常使用，延長融合期； 最后，開發(fā)OA系統(tǒng)需要耗費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力、管理、時(shí)間成本，不可控因素很多，綜合費(fèi)用最低也要幾萬元，很多都要數(shù)十萬元，顯然得不償失。 因此除了個(gè)別特大型企業(yè)和敏感性單位，建議普通企業(yè)不必自己開發(fā)。 誤區(qū)二：功能越全越好 只要你肯付錢，軟件的功能是可以無限擴(kuò)充的，但這是你必需的么？ 首先，容易造成功能閑置，系統(tǒng)空洞； 其次，功能越全，系統(tǒng)越復(fù)雜，使用越困難，維護(hù)越麻煩； 再次，功能多一點(diǎn)，價(jià)格多一片，一次性投入太大； 最后，服務(wù)成本直線上升，隱形風(fēng)險(xiǎn)增大，甚至使應(yīng)用半途而廢。 選購OA系統(tǒng)時(shí)應(yīng)該考慮一下自己的實(shí)際需求和支付能力，如果以適用為出發(fā)點(diǎn)，那么就堅(jiān)決砍掉那些可有可無、利用率低的雞肋功能，選一個(gè)功能緊湊，滿足自己核心需求的既便宜又容易的系統(tǒng)。 其實(shí)，就OA的功能來說，無論是冠群聯(lián)想、、合強(qiáng)還是不知名的小公司，80%的內(nèi)容都是相同的，只不過應(yīng)用深度不同。而OA的功能每增加10％，價(jià)格至少會(huì)增加100％－300％，經(jīng)理人要看看自己有沒有必要為剩下的20%多付那么多的費(fèi)用。 需要注意的是，為滿足中小企業(yè)客戶小而全的特點(diǎn)，有的OA集成了人事、客戶、財(cái)務(wù)等功能模塊，這些模塊往往是看起來很美，并不能代替專業(yè)的管理軟件，只能做最簡單的記錄和備份工作。 誤區(qū)三：價(jià)格越貴越好 選擇的OA系統(tǒng)越貴，可能發(fā)生的問題就越少？ 首先，判斷一個(gè)OA系統(tǒng)好不好的根本原則不是看它的價(jià)格，而是看它是否適合自己； 其次，價(jià)格越高，投入越大，負(fù)擔(dān)越重，風(fēng)險(xiǎn)越高； 再次，選擇價(jià)格昂貴的名牌產(chǎn)品，其實(shí)是在替廠家支付廣告費(fèi)； 最后，產(chǎn)品可能沒有產(chǎn)品化，開發(fā)商還是按照項(xiàng)目在做，沒有成本優(yōu)勢。 我曾經(jīng)看到一個(gè)小公司在網(wǎng)站上給自己的OA標(biāo)價(jià)360000元，而銷售人員居然連它的功能都說不清楚，在線試用了一下，簡直是一塌糊涂。這就告誡選購者千萬擦亮眼睛，別迷信一分價(jià)錢一分貨，小心被奸商砸著。 對(duì)中小型單位而言，我認(rèn)為萬元左右的OA系統(tǒng)性價(jià)比最高，因?yàn)楣δ苄?、穩(wěn)定性、價(jià)格方面結(jié)合得最好。比如新思創(chuàng)OA，除滿足日常辦公需求外，還實(shí)現(xiàn)了信息流、工作流、知識(shí)流的，同時(shí)具有易上手、不限用戶、權(quán)限管理、簡戶端、自定義工作流、終身免費(fèi)服務(wù)等特點(diǎn)，而價(jià)格僅為7200元，這些特點(diǎn)很適合中小型單位。 誤區(qū)四：價(jià)格越低越好 價(jià)格低固然是好事，但是如果低到4000元以下就值得懷疑了，這里面是否有貓膩？ 首先，質(zhì)量問題。這種價(jià)格極低的OA多是小公司和個(gè)人開發(fā)的，還有是個(gè)人離職后從原來的企業(yè)里帶出來的，產(chǎn)品的穩(wěn)定性、升級(jí)性、版權(quán)等都沒有保障； 其次，隱性成本。有的軟件看起來便宜，但是有用戶數(shù)限制，比如某OA軟件報(bào)價(jià)5800元，但是只支持20個(gè)初始用戶，另外每增加10個(gè)人需付2000元，這樣50個(gè)人的單位就得11800元，還有比這個(gè)更高的用戶費(fèi)呢。 最后，服務(wù)問題。這種軟件一般無法提供可靠的服務(wù)，即使提供服務(wù)也要付出高昂的服務(wù)費(fèi)。軟件的服務(wù)是和產(chǎn)品融為一體的，軟件報(bào)價(jià)應(yīng)該包括一個(gè)合理的后續(xù)服務(wù)的費(fèi)用，不然用戶利益得不到有效的保障，服務(wù)費(fèi)就成了一個(gè)無底洞。 記住，過低的報(bào)價(jià)往往損失了軟件應(yīng)用的功能和服務(wù)，是對(duì)客戶的不負(fù)責(zé)任。 還有很多原因?qū)е庐a(chǎn)品低于正常價(jià)格銷售，比如惡性競爭、搶占市場、爭奪用戶、產(chǎn)品剛上市或準(zhǔn)備退出市場等等，這就要求用戶不能貪圖便宜，最終損害了自己的利益。 誤區(qū)五：系統(tǒng)越透明、開放、越自由越好 就是讓一切都變得透明、開放、自由么？ 開放必須是相對(duì)的，如果所有員工都可以在網(wǎng)上隨意瀏覽單位的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶資料、成本信息、配方工藝等重要文件，就很容易造成泄密，給企業(yè)帶來不可估量的損失。 為解決開放和保密的矛盾，好的OA系統(tǒng)都可以讓用戶很方便的進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，這樣既方便各種文件在系統(tǒng)內(nèi)的統(tǒng)一管理又保證安全，管理者根據(jù)職位高低給員工設(shè)置不同的訪問權(quán)限，只有具有相應(yīng)權(quán)限的人才能夠看到這些資料，其他人則看不到。IBM的OA系統(tǒng)解決方案是軟硬件一體化的，具有更高的安全性。 誤區(qū)六：系統(tǒng)應(yīng)該完全符合單位的辦公模式 如果有人說他要找一個(gè)完全符合自己辦公模式的系統(tǒng)，那么我要問：這樣的系統(tǒng)價(jià)值在哪里？ 首先，軟件必須要體現(xiàn)它自身的思想和特點(diǎn)，因?yàn)檫@是軟件的作用所在，價(jià)值體現(xiàn)； 其次，OA系統(tǒng)不是將傳統(tǒng)辦公搬到網(wǎng)上，它融合了先進(jìn)的管理理念和積極的工作態(tài)度，體現(xiàn)了新的辦公方式； 再次，OA的公開、公正、透明會(huì)觸及某些人的私人利益，使之產(chǎn)生抵觸心理。 因?yàn)镺A系統(tǒng)是對(duì)舊模式的改造，所以會(huì)與舊有的辦公習(xí)慣和慣性思維產(chǎn)生一些沖突，必然有融合期，這就要求單位能夠積極創(chuàng)新，勇于變革，從觀念和行動(dòng)上除舊納新。 所以應(yīng)該選擇那些具有先進(jìn)的管理思想，能夠產(chǎn)生推動(dòng)作用OA產(chǎn)品，而不是一味的追求符合自己的使用習(xí)慣和使用上的簡單，也要主動(dòng)的去適應(yīng)軟件，因?yàn)橥苿?dòng)管理進(jìn)步是應(yīng)用軟件的最終目的。 為了讓用戶能夠順暢的工作。優(yōu)秀OA系統(tǒng)均可以讓用戶自定義工作流，化解了軟件模式化與單位個(gè)性化的之間的沖突。 誤區(qū)七：大企業(yè)開發(fā)的一定好 大企業(yè)開發(fā)的不一定好，即使好又真的適合你么？ 首先，術(shù)業(yè)有專攻，大企業(yè)能做強(qiáng)某個(gè)軟件或者硬件，卻不一定能做好OA，因?yàn)樗鼈兪遣煌母拍睿?其次，大企業(yè)開發(fā)的OA系統(tǒng)價(jià)格驚人，往往是普通OA的數(shù)倍甚至數(shù)十倍； 再次，OA系統(tǒng)的開發(fā)技術(shù)和理念日漸成熟，很多公司都開發(fā)出了優(yōu)秀的OA軟件； 最后，大企業(yè)開發(fā)的OA系統(tǒng)更適合大企業(yè)來用，因?yàn)橹行∑髽I(yè)使用的版本需要具有中小企業(yè)特色，包括結(jié)構(gòu)、功能、流程、維護(hù)等。相反規(guī)模不是很大的公司開發(fā)出來的系統(tǒng)可能更實(shí)用，因?yàn)樗麄儗?duì)中小企業(yè)理解更直接，更深刻。 誤區(qū)八：選一個(gè)OA軟件來徹底改善管理 單位管理混亂，能通過一個(gè)軟件來解決問題么？ 首先，管理混亂是因?yàn)闆]有規(guī)范的流程，而規(guī)范的流程需要人來制定，然后借助OA系統(tǒng)來讓流程得到有效的執(zhí)行； 其次，OA是一個(gè)工具，不具有主觀能動(dòng)性，管理中最重要的問題如激勵(lì)、分析、決策等等都需要人來完成； 再次，OA的作用是提高整個(gè)單位的辦公效率和辦公質(zhì)量，將人從低端工作中解放出來處理核心事務(wù)。 所以，過低或過高的看待OA的作用都是不正確的，只有提高整個(gè)單位的人員素質(zhì)，特別是領(lǐng)導(dǎo)者素質(zhì)，才能徹底提高管理水平。當(dāng)然也不是說必須讓管理變得完美之后再來應(yīng)用OA，OA與人的作用應(yīng)該是相輔相成、互相促進(jìn)。 誤區(qū)九：一步到位，一勞永逸 一步到位就能一勞永逸么？ 首先，企業(yè)發(fā)展不會(huì)一步到位，人員、規(guī)模、制度、思維、文化等都在不斷的調(diào)整、改進(jìn)中； 其次，產(chǎn)品發(fā)展不會(huì)一步到位，應(yīng)用技術(shù)、功能模塊、管理理念日新月異，必須時(shí)刻更新； 再次，社會(huì)發(fā)展不會(huì)一步到位，社會(huì)進(jìn)步突飛猛進(jìn)，要么創(chuàng)新，要么淘汰。 任何軟件都是滿足當(dāng)前乃至未來一段時(shí)間的需要，不可能一步到位，一勞永逸。軟件沒有最好，只有更好，只有保持不斷的改進(jìn)，才會(huì)保持持續(xù)的優(yōu)勢。所以在選擇軟件的時(shí)候，應(yīng)該選擇那些易于擴(kuò)充升級(jí)的。 誤區(qū)十：好的OA系統(tǒng)并不需要什么服務(wù) 服務(wù)既費(fèi)錢又麻煩，找個(gè)完善的OA來省卻諸多煩心事？ 首先，買軟件只是第一步，真正的工作在于應(yīng)用，這是個(gè)長期的過程，沒有可靠的服務(wù)是不可能做好的； 其次，OA系統(tǒng)發(fā)展迅速，拒絕服務(wù)也就拒絕了持續(xù)改進(jìn)、持續(xù)領(lǐng)先的機(jī)會(huì)； 再次，單位自己的維護(hù)人員的技術(shù)水平很難滿足技術(shù)發(fā)展需要。 其實(shí)從長遠(yuǎn)看，軟件商的服務(wù)更專業(yè)，并且風(fēng)險(xiǎn)和成本更低，現(xiàn)在很多著名大企業(yè)都將IT服務(wù)外包，說明還是值得去做的。 總結(jié)來說，選擇OA有5大標(biāo)準(zhǔn)，那就是理念先進(jìn)，功能適用，使用方便，服務(wù)到位，價(jià)格合理。其中最重要的一點(diǎn)就是適用，買軟件之前一定先問問自己：我為什么要用OA？我用OA主要解決哪方面的問題？我準(zhǔn)備用這套OA解決幾年內(nèi)的問題？我主要用OA的哪些功能？哪些人、多少人要用OA？我能承受什么價(jià)格的OA……必須形成清晰的分析報(bào)告，而不是憑模糊的感覺來判斷，這樣你就可以將主動(dòng)權(quán)掌握在自己手里，而不被賣家的花言巧語所蠱惑和欺騙。 3、協(xié)同OA需求建議 在實(shí)施一套OA系統(tǒng)之前，首先需要在規(guī)劃的基礎(chǔ)之上，細(xì)化具體的需求分析，在如果定義自己的OA需求，需要注意： (1).需求陷阱------貪大求全 內(nèi)部需求的采集一般都是把一疊白紙發(fā)給各個(gè)業(yè)務(wù)部門，一段時(shí)間后收集上來匯總；然后從各個(gè)OA廠商的產(chǎn)品文檔中各抽取部分，然后整理出一個(gè)大而全，缺乏整體性考慮的需求。作為招標(biāo)文件，讓各個(gè)OA廠家去做方案。你還堅(jiān)持這些需求是客觀合理的，而且必須100%滿足，如是這樣，你離失敗不遠(yuǎn)了。為什么這樣說呢？ 我們來看看，首先你搜集上來的各個(gè)業(yè)務(wù)部門的需求，很多是站在部門角度去考慮需求，普遍的情況是這些需求充滿著本來應(yīng)該歸納到業(yè)務(wù)范疇的應(yīng)用需求。依照這種需求，世上沒有一套現(xiàn)成的軟件能夠100%滿足。面對(duì)這些需求中復(fù)雜的術(shù)語和深?yuàn)W晦澀的部門業(yè)務(wù)概念，作為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的你未必能夠逐一甄別。 其次，你的需求要集各個(gè)OA軟件廠商之所長，而且要100%滿足。任何一家OA軟件產(chǎn)品，都有自己的特色，亮點(diǎn)。要一個(gè)集所有廠家之所長的產(chǎn)品幾無可能。如果一定要有的話，代價(jià)是實(shí)施周期無限期的延長，資金投入成倍的加大。直到開發(fā)出一個(gè)你認(rèn)為集各個(gè)OA軟件廠商之所長的產(chǎn)品來。實(shí)施周期無限期的延長與需求的不斷變化，永遠(yuǎn)沒有止境，最后項(xiàng)目只有不了了之，以失敗告終，這樣的前車之鑒還少嗎？ (2).需求分析建議 所以你必須這么去整理需求，從繁雜浩瀚的細(xì)節(jié)中脫出身來，本位主義一概放到后面，先找到一個(gè)組織共性的需求協(xié)同，然后才是關(guān)鍵部門的需求，最后才是重要角色的需求。另外你可能有其他各種需求，有你敬畏的上級(jí)提出的，有強(qiáng)勢部門提出的，有不起眼的人提出的，其技術(shù)難度和實(shí)施難度可能有天壤之別，你必須衡量輕重緩急以及其需求是否滿足對(duì)全局的成敗影響。否則這些匯總的需求將使得你毫無把握項(xiàng)目主干進(jìn)度的節(jié)奏的能力，雙方有限的資源被分解為千瘡百孔補(bǔ)丁工程，重蹈前人久拖不上的覆轍。 4、協(xié)同OA長期推廣 經(jīng)歷了ERP的一哄而上、盲目投資，經(jīng)歷了鋪天蓋地的練兵，我們?cè)谧罱鼛啄暧瓉砹藚f(xié)同的發(fā)展，并在應(yīng)用、管理軟件的汪洋大海中嶄露頭角。 當(dāng)軟件大軍又一哄而上、都來協(xié)同糊口的時(shí)候，名易軟件網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)如藍(lán)色巨人IBM一樣在關(guān)注如何打造100%的客戶滿意率了。如何使項(xiàng)目成功？如何為客戶創(chuàng)造更多效益？如何使客戶與名易軟件網(wǎng)絡(luò)共同成長？ 98%的應(yīng)用率，100%的驗(yàn)收率，0失敗案例，看似簡單的數(shù)字，在國內(nèi)協(xié)同管理軟件市場普遍驗(yàn)收率不高、實(shí)施后缺乏有效推廣、應(yīng)用率低下、系統(tǒng)形同虛設(shè)的狀況下，這無疑是個(gè)奇跡。這樣的成績從何而來呢？ 大家可能馬上想到了一定有靈活易用、功能強(qiáng)大的產(chǎn)品的支撐。沒錯(cuò)，關(guān)注客戶最實(shí)際的需求，開發(fā)客戶最易用的產(chǎn)品，名易軟件網(wǎng)絡(luò)協(xié)同軟件事業(yè)部總經(jīng)理徐海棠如是說。但是這只其中的一半，另外一半是名易軟件項(xiàng)目實(shí)施方法論的支撐！ 名易軟件協(xié)同辦公系統(tǒng)項(xiàng)目有一整套的實(shí)施方法 確保名易軟件協(xié)同辦公系統(tǒng)成功實(shí)施的有力保障是沉淀近十年、被稱為集體智慧結(jié)晶的《名易軟件OA項(xiàng)目實(shí)施方法論》。此項(xiàng)目實(shí)施方法論涵蓋了項(xiàng)目實(shí)施的前前后后，將各種知識(shí)、技能、工具和技術(shù)應(yīng)用于項(xiàng)目實(shí)施過程中，強(qiáng)有力的保障了項(xiàng)目的成功實(shí)施。 名易軟件項(xiàng)目經(jīng)理的定位：名易軟件培養(yǎng)項(xiàng)目經(jīng)理的要求是具備一定軟件技術(shù)的、更強(qiáng)調(diào)非技術(shù)方面的顧問咨詢、項(xiàng)目管理的綜合素質(zhì)很強(qiáng)的人才。有效控制項(xiàng)目質(zhì)量、項(xiàng)目進(jìn)度、帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)成功完成項(xiàng)目實(shí)施，是名易軟件項(xiàng)目經(jīng)理的職責(zé)，而不是合同簽訂下來，派個(gè)會(huì)用產(chǎn)品的低端技術(shù)員去裝好產(chǎn)品就了事了。 名易軟件項(xiàng)目經(jīng)理從軟件應(yīng)用的角度，幫助客戶的應(yīng)用效果最大化。名易軟件項(xiàng)目經(jīng)理總在想方設(shè)法使客戶的系統(tǒng)發(fā)揮效益，而不是只要驗(yàn)收付款就萬事大吉。同一個(gè)軟件交給不同的人去用，他們的應(yīng)用效果絕不一樣。項(xiàng)目經(jīng)理的一個(gè)重要任務(wù)就是結(jié)合客戶的實(shí)際業(yè)務(wù)情況，指導(dǎo)客戶將已有功能用的爐火純青，使普通用戶能得到滿足需求的、美觀的、易用的、有創(chuàng)意的、靈活的、變通的功能應(yīng)用，從而幫助客戶實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)應(yīng)用效果最大化。 名易軟件項(xiàng)目經(jīng)理從管理咨詢的角度，幫助客戶的應(yīng)用效果最大化。每一個(gè)客戶的實(shí)際管理情況都是不完全一樣的，有共性，也有個(gè)性。如何去滿足共性需求，同時(shí)也滿足不同用戶的個(gè)性需求呢？項(xiàng)目經(jīng)理接受過多行業(yè)的管理理念的培訓(xùn)，了解多行業(yè)的辦公模式和大致業(yè)務(wù)情況，在項(xiàng)目實(shí)施過程中，絕不僅是技術(shù)實(shí)現(xiàn)的角色，更重要的是非技術(shù)方面的顧問咨詢的角色。項(xiàng)目經(jīng)理從管理咨詢的角度，結(jié)合客戶的實(shí)際管理需求，主動(dòng)幫客戶去找管理上的應(yīng)用點(diǎn)，讓強(qiáng)大的產(chǎn)品和萬變的管理結(jié)合起來，從而幫助客戶實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)應(yīng)用效果最大化。 在項(xiàng)目啟動(dòng)和項(xiàng)目實(shí)施過程中，全方位、多角度的保持通暢的溝通，傾聽客戶需求，達(dá)成更多共識(shí)。和客戶達(dá)成更多的共識(shí)，只會(huì)有利于雙方的合作，有利于項(xiàng)目的成功實(shí)施。比如，產(chǎn)品化理論，名易軟件網(wǎng)絡(luò)說服太多的客戶和名易軟件網(wǎng)絡(luò)一道堅(jiān)持產(chǎn)品化的路線和服務(wù)，甚至有極少數(shù)偏離產(chǎn)品化路線的項(xiàng)目也在經(jīng)歷了諸多問題之后回到名易軟件網(wǎng)絡(luò)的產(chǎn)品路線上來。達(dá)成更多的共識(shí)，使客戶和名易軟件網(wǎng)絡(luò)共同成長，一起擎起協(xié)同軟件應(yīng)用和服務(wù)的大旗。 取得客戶關(guān)鍵領(lǐng)導(dǎo)的支持：一方面領(lǐng)導(dǎo)干預(yù)或授權(quán)，推動(dòng)項(xiàng)目按計(jì)劃實(shí)施，而非不重視、任其發(fā)展甚至停滯不前；另一方面，推廣系統(tǒng)，使系統(tǒng)能用起來，發(fā)揮效益最大化。這個(gè)過程也是促進(jìn)客戶的執(zhí)行力的過程，保障了項(xiàng)目的成功實(shí)施。 名易軟件網(wǎng)絡(luò)一直在和每個(gè)客戶分享項(xiàng)目實(shí)施經(jīng)驗(yàn)和心得 協(xié)同辦公首先是管理問題，而不是技術(shù)問題。OA是作為一種管理工具而存在的。在OA的實(shí)施、推廣過程中，我們要多加管理。另外，不能完全依賴技術(shù)去實(shí)現(xiàn)需求，用技術(shù)完全替代管理的想法是片面的、不現(xiàn)實(shí)的。 目前大部分OA采用BS結(jié)構(gòu)，相比其他的歷史時(shí)期和其他大型軟件系統(tǒng)來說，OA使用在國內(nèi)處在一個(gè)最成熟的時(shí)期，BS結(jié)構(gòu)承襲了普通用戶的上網(wǎng)習(xí)慣，我們有用好它的技術(shù)基礎(chǔ)。 推廣OA，是一把手工程，需要領(lǐng)導(dǎo)的重視與推進(jìn)。要求員工使用OA。從另一方面說，領(lǐng)導(dǎo)自己要以身作則，改變傳統(tǒng)的辦公習(xí)慣。這里可能反過來了，員工希望領(lǐng)導(dǎo)能配合使用，否則大家都用不起來，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)沒有批文件哪。（為什么說是一把手工程？因?yàn)镺A是管理類軟件，是對(duì)傳統(tǒng)辦公模式的變革，而能影響整個(gè)團(tuán)隊(duì)的辦公模式的，只有一把手了。一把手不須事必躬親，只是做三件事：挑得力助手；責(zé)令助手去全權(quán)實(shí)施、規(guī)劃、推廣OA；一把手自己帶頭使用。） 站在收益的高度來看待OA實(shí)施，就是說實(shí)施OA就是要有收益的，否則我們?yōu)槭裁匆顿Y呢；既然是有收益的，那么我們可以分步推進(jìn)，每一步都要產(chǎn)生階段成果。比如制定推廣計(jì)劃，從幾月份開始，不再發(fā)紙質(zhì)通知或公文，全在OA中獲取信息或?qū)徟募?不要指望以后用起來。軟件應(yīng)用的特征就是這樣的，只要在開始推進(jìn)的時(shí)候不用，那么以后基本上就撿不起來了?？v觀十多年來國內(nèi)絕大多數(shù)軟件項(xiàng)目實(shí)施的經(jīng)驗(yàn)，這一規(guī)律基本上無甚例外。 不怕出亂子，避免消極管理，而要積極管理，先放后收，保護(hù)和促進(jìn)基層員工的積極性。（消極管理的邏輯是某些應(yīng)用可能會(huì)帶來一些亂子，那么一刀切，大家都不要用了；積極管理的邏輯是某些應(yīng)用即使可能帶來一些負(fù)面的效果，但是為了信息化發(fā)展、為了辦公效率的提高、為了組織整體能力的提升，我們還是要將這些功能用起來，只是多一些管理而已。負(fù)責(zé)人的智者會(huì)選擇積極管理。）比如論壇、即時(shí)溝通，一些娛樂性的圖片、視頻文件，等等，從興趣開始推進(jìn)OA的應(yīng)用。 協(xié)同辦公系統(tǒng)用得非常成功的案例是很多的，所以不要有什么顧慮。比如一年節(jié)約辦公成本上百萬，同時(shí)有四五百人在線，用戶對(duì)OA有很大的依賴性，如果哪一天不能上OA了，工作就會(huì)受影響、工作非常不適應(yīng)等，那么則說明這個(gè)協(xié)同辦公系統(tǒng)應(yīng)用已經(jīng)成功了。
5、協(xié)同OA失敗常見原因分析 首先協(xié)同OA實(shí)施上線時(shí)，大家就會(huì)有本位的思想在左右著日常實(shí)施工作的開展： (1).認(rèn)為OA項(xiàng)目一上馬就可以見效； (2).認(rèn)為OA可完全代替?zhèn)鹘y(tǒng)工作操作； (3).認(rèn)為OA只是IT類部門的事情； (4).認(rèn)為可以把所有的流程電子化，求全求大，包括不成熟的流程也硬搬到OA中； (5).認(rèn)為OA項(xiàng)目可以在短時(shí)間內(nèi)一步到位； 同時(shí)，也忽略了OA項(xiàng)目中存在的風(fēng)險(xiǎn)，在實(shí)施推廣過程中沒有加以控制和改進(jìn)，如： (1).領(lǐng)導(dǎo)不重視 (2).項(xiàng)目目標(biāo)太大 (3).項(xiàng)目人員不熟悉公司制度流程 (4).項(xiàng)目人員變動(dòng) (5).需求不斷變更 (6).不改變辦公習(xí)慣 (7).項(xiàng)目前熱后冷 6、參考文件 應(yīng)用價(jià)值方面參考文件： 1.整合三大核心要素協(xié)同解決企業(yè)實(shí)際問題 2.選擇OA軟件的十大誤區(qū) 3.推薦瀏覽：協(xié)同OA應(yīng)為企業(yè)帶來的利益 4.OA軟件：管理者的車輪子 5.企業(yè)協(xié)同管理讓工作變得更有效率 6.OA如何與管理結(jié)合 7.協(xié)同之道：必成主流 8.協(xié)同商務(wù)怎樣給用戶帶來價(jià)值 9.協(xié)同應(yīng)用新一代化 10.協(xié)同在中小企業(yè)體現(xiàn)在哪些方面？ 11.協(xié)同軟件協(xié)同什么？ 12.協(xié)同商務(wù)系統(tǒng)效益分析 實(shí)施方面參考文件： 1.OA實(shí)施推廣、應(yīng)用的配合制度 2.永樂OA項(xiàng)目需求整理及實(shí)施方案（草案） 3.Oa系統(tǒng)實(shí)施難點(diǎn) 4.OA上線后的困惑（薄益群）－－絕對(duì)分析到位（強(qiáng)力推薦瀏覽） 5.落實(shí)OA流程 6.OA搭建三攻略--推薦瀏覽 7.向客戶學(xué)習(xí)：伊通做的oa項(xiàng)目實(shí)施總結(jié) 8.OA為何用不好？ 9.企業(yè)OA你好嗎？
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