電子文件的日益廣泛使用，世界各國都相繼認(rèn)識(shí)到OA辦公軟件電子文件管理的重要意義，各發(fā)達(dá)國家大多通過制定法規(guī)、政策與標(biāo)準(zhǔn)，借助技術(shù)與管理雙重手段，逐步建立科學(xué)、有效的OA辦公軟件電子文件管理體系，從而支撐各項(xiàng)電子化業(yè)務(wù)的順利開展，促進(jìn)OA辦公軟件電子文件信息資產(chǎn)的價(jià)值實(shí)現(xiàn)，推動(dòng)歷史文明保護(hù)與傳承。 在我國，黨和政府也同樣對(duì)OA辦公軟件電子文件管理給予了高度重視。2009年，中辦發(fā)39號(hào)文《OA辦公軟件電子文件管理暫行辦法》對(duì)OA辦公軟件電子文件管理提出了總體要求，并陸續(xù)組織出臺(tái)了一系列標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。目前，OA辦公軟件電子文件管理已經(jīng)上升為國家戰(zhàn)略，成為國家和社會(huì)發(fā)展的重要支撐。 OA辦公軟件電子文件管理系統(tǒng)（ERMS）是應(yīng)用于OA辦公軟件電子文件形成單位，旨在捕獲OA辦公軟件電子文件并實(shí)施維護(hù)、利用和處置的專業(yè)系統(tǒng)。符合國家標(biāo)準(zhǔn)的OA辦公軟件電子文件管理系統(tǒng)是規(guī)范OA辦公軟件電子文件管理業(yè)務(wù)活動(dòng)、確保OA辦公軟件電子文件質(zhì)量要求的強(qiáng)有力技術(shù)保障措施，主要負(fù)責(zé)：
從各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中捕獲接收分類匯總OA辦公軟件電子文件或電子化信息；
對(duì)OA辦公軟件電子文件的產(chǎn)生、作用、消亡的全生命周期過程提供真實(shí)、全面、完整的記錄；
維護(hù)文件之間、文件和業(yè)務(wù)之間的各種關(guān)聯(lián)；
提供方便的檢索利用手段；
并以有序的、系統(tǒng)的、可審計(jì)的方式進(jìn)行處置；
管理范疇涵蓋文字、圖表、圖像、音頻、視頻等豐富文件類型。
OA辦公軟件電子文件管理系統(tǒng)，其目的是確保OA辦公軟件電子文件的真實(shí)性、完整性、可靠性和可用性，對(duì)OA辦公軟件電子文件的收集、存儲(chǔ)、利用、處置等主要過程進(jìn)行管理，達(dá)到長(zhǎng)期保存、統(tǒng)一規(guī)范管理、安全保密、高效利用的目標(biāo)。通過對(duì)技術(shù)和管理手段的有效配合，使OA辦公軟件電子文件能夠?qū)ι鐣?huì)活動(dòng)進(jìn)行真實(shí)、全面、完整的記錄，并成為有效的電子證據(jù)，在社會(huì)活動(dòng)中，發(fā)揮出應(yīng)有的巨大功效。
OA辦公軟件電子文件管理的主要技術(shù)類需求應(yīng)包括捕獲、登記、分類組織、鑒定、處置、統(tǒng)計(jì)分析、檢索、利用、審計(jì)等核心功能，并提供一系列系統(tǒng)配置管理功能及標(biāo)準(zhǔn)對(duì)外接口等。
北京海泰方圓科技有限公司作為國內(nèi)最早一批投身該領(lǐng)域的OA辦公軟件電子文件管理產(chǎn)品及解決方案專業(yè)化提供商，首批通過國家OA辦公軟件電子文件測(cè)試中心的標(biāo)準(zhǔn)符合性測(cè)試，提供OA辦公軟件電子文件全生命周期的全服務(wù)。目前已經(jīng)承建了眾多部委、省、地市級(jí)、企業(yè)的OA辦公軟件電子文件管理規(guī)劃、國家試點(diǎn)項(xiàng)目和OA辦公軟件電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系設(shè)計(jì)等項(xiàng)目。
獨(dú)具特色的海泰OA辦公軟件電子文件管理系統(tǒng)（HT-ERMS）：
1、全面標(biāo)準(zhǔn)化與靈活開放性相融合
以國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為產(chǎn)品基礎(chǔ)功能的主要依據(jù)，以地區(qū)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為輔助參考，全面研究有關(guān)元數(shù)據(jù)、OA辦公軟件電子文件格式、存儲(chǔ)、交換、安全保密要求等等方方面面的標(biāo)準(zhǔn)體系。
2、完善的安全防護(hù)體系建設(shè)
全面引入密碼應(yīng)用技術(shù)和安全管理手段，保證系統(tǒng)具備高強(qiáng)度的信息安全防護(hù)要求。
3、方便高效的捕獲OA辦公軟件電子文件原始信息
支持多捕獲途徑并存；支持基于數(shù)據(jù)層、邏輯層的主動(dòng)式、被動(dòng)式捕獲手段，具備元數(shù)據(jù)自分析、自生成能力；既滿足標(biāo)準(zhǔn)又方便配置調(diào)整。
4、憑證中心的建立助力文件原始性、真實(shí)性保障體系
OA辦公軟件電子文件的內(nèi)容與形式是相對(duì)獨(dú)立。認(rèn)定OA辦公軟件電子文件的原始性，必須從OA辦公軟件電子文件生成開始，對(duì)OA辦公軟件電子文件生命周期、OA辦公軟件電子文件歸檔期、OA辦公軟件電子文件保管期三個(gè)不同階段，組成一個(gè)嚴(yán)密、系統(tǒng)、完整的OA辦公軟件電子文件原始性、真實(shí)性保障體系。
5、廣泛包容豐富的文件格式、文件存在形式、捕獲方式
可管理OA辦公軟件電子文件的格式覆蓋文本、圖形、圖像、音頻、視頻文件等等。支持對(duì)于單文檔文件、復(fù)合文件、組合文件的管理。支持多種捕獲方式（實(shí)時(shí)捕獲、定期捕獲、手工捕獲、在線編輯），獨(dú)創(chuàng)的智能適配技術(shù)，方便異構(gòu)、跨平臺(tái)、跨數(shù)據(jù)庫的系統(tǒng)的快速對(duì)接。
6、提供豐富的高效利用手段，切實(shí)提升效率
全文檢索與OA辦公軟件電子文件權(quán)限緊密結(jié)合，提供豐富的檢索手段，靈活的展現(xiàn)形式，并可以標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)的方式提供，為業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供嵌入式的OA辦公軟件電子文件檢索服務(wù)
名易MyOA協(xié)同綜合辦公平臺(tái)
名易MyCRM客戶關(guān)系管理平臺(tái)
名易MyHR人力資源管理平臺(tái)
名易MyIDP智能開發(fā)平臺(tái)
名易MyIBP保險(xiǎn)業(yè)務(wù)管理平臺(tái)
名易MyHMS酒店綜合管理系統(tǒng)
名易MyPM項(xiàng)目管理平臺(tái)
名易MyTMS物流運(yùn)輸管理平臺(tái)
名易MyVMS汽車綜合管理系統(tǒng)
名易MyIMS貸款管理系統(tǒng)
名易MyEDU教育管理平臺(tái)
名易MyPCS生產(chǎn)事務(wù)協(xié)調(diào)系統(tǒng)
名易MyWIDP微信智能開發(fā)平臺(tái)
