名易子系統(tǒng)概述 名易OA軟件合同管理子系統(tǒng)（名易）可為成本管理系統(tǒng)的子系統(tǒng)。靈活的模塊化設(shè)計(jì)、先進(jìn)的管理思想的作為該系統(tǒng)設(shè)計(jì)的指導(dǎo)思想，高效協(xié)同特性、便捷的流程、集團(tuán)化應(yīng)用支持使得合同管理子系統(tǒng)不受企業(yè)規(guī)模與形態(tài)的限制，使其不僅適應(yīng)于單機(jī)構(gòu)的中小型企業(yè)，也適應(yīng)于多機(jī)構(gòu)企業(yè)，甚至集團(tuán)公司或控股公司。 合同管理子系統(tǒng)應(yīng)用價(jià)值 隨著企業(yè)，特別是房地產(chǎn)企業(yè)的快速發(fā)展，但同時(shí)與之相伴而來的各類管理問題也日趨突出，尤其是對(duì)于日益復(fù)雜的合同的控制和管理成為各企業(yè)迫切關(guān)注的焦點(diǎn)。 企業(yè)的經(jīng)濟(jì)往來，主要是通過合同形式進(jìn)行的，所以合同管理是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重要制度之一，合同管理是一項(xiàng)綜合性的工作，涉及到各方面的問題，能否實(shí)施有效管理把好合同關(guān)，是現(xiàn)化企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理成敗的一個(gè)重要因素。但是傳統(tǒng)的合同管理不僅僅需要耗費(fèi)大量的人力物力，而且還不能保證合同管理、合同執(zhí)行過程的準(zhǔn)確性。在這個(gè)信息化逐步完善的時(shí)代，傳統(tǒng)的管理方式必然面臨改變。快速，準(zhǔn)確，高效才是現(xiàn)代企業(yè)所追尋的目標(biāo)，因此，企業(yè)的合同管理信息化道路勢(shì)在必行。 合同管理子系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)合同的審簽過程流程化、合同臺(tái)帳管理精細(xì)化、合同執(zhí)行過程可控化，為企業(yè)建立高效、精細(xì)、可控的合同管理機(jī)制，降低企業(yè)合同管理風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)合同執(zhí)行成本與合同收入的精細(xì)化管控。通過合同管理系統(tǒng)為企業(yè)建立一個(gè)強(qiáng)大的合同調(diào)度室。公司相關(guān)負(fù)責(zé)人員可以隨時(shí)在龐大的庫(kù)里調(diào)出任何一個(gè)合同，節(jié)省了在堆積如山的合同資料室中翻找合同的時(shí)間，而且在找到合同的同時(shí)還可以做各項(xiàng)具體業(yè)務(wù)的操作，并為其科學(xué)系統(tǒng)地對(duì)公司項(xiàng)目的所有合同，執(zhí)行、付（收）款進(jìn)行了全程跟進(jìn)和管理。特別是在執(zhí)行過程中的嚴(yán)格控制，極大地提高整體工作效率。

◆全方位的合同生命周期管理

系統(tǒng)覆蓋合同全生命周期管理，包括合同的擬稿、審簽、簽訂、作廢、臺(tái)帳、執(zhí)行、變更、存檔等

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◆合同管理過程流程化

合同管理通過流程控制，審簽過程與流程高效、協(xié)同機(jī)制的完美結(jié)合，使得合同審簽、合同執(zhí)行過程更為科學(xué)、透明與可控性。與系統(tǒng)結(jié)合，合同審簽結(jié)束，可直接進(jìn)入檔案管理；與合同臺(tái)帳管理結(jié)合，合同審簽結(jié)束，可直接進(jìn)行合同臺(tái)帳，避免合同信息的重復(fù)錄入工作。

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◆強(qiáng)大的合同臺(tái)帳管理

合同臺(tái)帳管理包括合同基本信息、合同的簽訂情況、合同的收（付）款計(jì)劃、合同文件等，同時(shí)支持子合同與補(bǔ)充合同。通過合同臺(tái)帳可以快速查詢到合同的全信息，實(shí)現(xiàn)合同信息在相關(guān)部門間的共享，保證合同相關(guān)信息的完整性、唯一性及同步性。

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◆建立可控合同執(zhí)行過程 由于傳統(tǒng)手工合同執(zhí)行過程靈活，若遇合同變更，這更加增加合同執(zhí)行過程的混淆性，合同款是否支付（或收?。┩瓿桑亢贤欠駡?zhí)行完成、是否存在重復(fù)付款情況，這些常常是困擾企業(yè)合同執(zhí)行管理過程。 通過將合同執(zhí)行過程駕馭在信息平臺(tái)之上，為企業(yè)建立可控的合同執(zhí)行過程，付（收）款清晰、合同執(zhí)行過程層層管控。

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◆合同執(zhí)行與合同臺(tái)帳密切關(guān)聯(lián)

合同執(zhí)行過程與合同臺(tái)帳信息密切關(guān)聯(lián)：合同的執(zhí)行以合同臺(tái)帳信息為依據(jù)，合同執(zhí)行過程與結(jié)果直接反映的合同臺(tái)帳上。

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◆形成合同管理的數(shù)字神經(jīng)系統(tǒng) 形成強(qiáng)大的合同調(diào)度室，以合同臺(tái)帳信息為中樞系統(tǒng)，高效、準(zhǔn)確的協(xié)調(diào)合同的執(zhí)行、變更；合同的執(zhí)行結(jié)果快速回饋合同臺(tái)帳中樞。

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◆合同審批管理

該模塊主要是對(duì)合同的起草、合同要素處理、流轉(zhuǎn)、歸檔等過程進(jìn)行管理。 ■合同類別：建立和維護(hù)文件類別。 ■合同工作流定義：根據(jù)合同類別、合同要素（比如金額、供方性質(zhì)等）等因素，預(yù)設(shè)不同的工作流。 ■合同處理：合同的擬稿、審核、審批等操作，并且能進(jìn)行時(shí)間控制，對(duì)超時(shí)未處理的，通過消息機(jī)制提醒相關(guān)人員。 ■合同流轉(zhuǎn)：系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)合同要素等信息判斷審批流程。在合同處理（起草、審核、審批等）完成后，自動(dòng)根據(jù)該文件的類別尋找相應(yīng)的、預(yù)設(shè)好的工作流，再根據(jù)工作流的指示自動(dòng)轉(zhuǎn)到下一個(gè)環(huán)節(jié)。特殊情況下，也可以不按既定工作流自動(dòng)執(zhí)行，而由人工選擇下一處理環(huán)節(jié)。在流程設(shè)定過程中，用戶可以通過使用合同金額條件判斷自動(dòng)判斷流程走向，從而提高流程的自動(dòng)化程度。 ■合同簽訂：合同簽訂需打印蓋章，利用系統(tǒng)先進(jìn)的防偽打印技術(shù)，免除合同蓋章過程的核查過程。合同蓋章后在系統(tǒng)中進(jìn)行標(biāo)記，生成的正式合同生成合同臺(tái)帳。 ■自動(dòng)合同存檔：合同在流程走完之后，進(jìn)行存檔操作，并通過與檔案管理的數(shù)據(jù)接口進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行存儲(chǔ)。該功能需具有檔案管理系統(tǒng)（GZEEDOC.NET）。 ■自動(dòng)生成合同臺(tái)帳：合同審批完成后生成正式合同，合同要素、正式合同進(jìn)入合同臺(tái)帳。

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◆合同臺(tái)帳

為了規(guī)范與加強(qiáng)合同的執(zhí)行管理，借助并依托于信息化手段，實(shí)現(xiàn)公司合同臺(tái)帳信息全面信息化管理。合同臺(tái)帳要素主要為合同的基本資料、付款條件（或付款計(jì)劃）、相關(guān)合同（包括補(bǔ)充合同）、合同審批記錄、合同文檔（電子文檔）。 ■合同臺(tái)帳信息：主要為合同的基本資料、付款條件（或付款計(jì)劃）、相關(guān)合同（包括補(bǔ)充合同）、合同審批記錄、合同文檔（電子文檔）。 ■付（收）款預(yù)警：在合同臺(tái)帳上可定義付款警戒比例。當(dāng)付（收）款達(dá)到設(shè)定的付款警戒比例時(shí)，自動(dòng)提醒相關(guān)人員。 ■合同登記：合同臺(tái)帳的建立包括合同會(huì)簽登記與手工登記兩種方式。合同會(huì)簽登記主要來源合同審簽完成后自動(dòng)轉(zhuǎn)入合同臺(tái)帳；手工登記主要是指手工進(jìn)行合同臺(tái)帳信息直接登記。 ■關(guān)聯(lián)清單聯(lián)查：可以通過模塊，聯(lián)查到每個(gè)合同的審簽表（需要經(jīng)過合同審批流過程才能查閱）、補(bǔ)充合同清單、收（付）款計(jì)劃、收（付）款清單等。 ■合同臺(tái)帳查詢：通過合同經(jīng)辦人、合同部門、合同模糊條件等多條件查詢合同的臺(tái)帳信息。

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◆合同付（收）款

■付（收）款計(jì)劃：根據(jù)合同付（收）款條件或付（收）款進(jìn)度建立付款計(jì)劃，是合同的自動(dòng)付（收）款提醒的基礎(chǔ)條件。根據(jù)合同的付（收）款日期，系統(tǒng)自動(dòng)列出到期的合同付（收）款計(jì)劃。 ■付（收）款審批：根據(jù)付（收）款計(jì)劃進(jìn)行付款，通過審批單進(jìn)行付（收）款審批。為了使合同付（收）款審批更加便捷化，在付（收）款審批的過程中，直接關(guān)聯(lián)合同臺(tái)帳信息，領(lǐng)導(dǎo)在審批過程中調(diào)閱相關(guān)的合同信息。 ■執(zhí)行付（收）款：公司財(cái)務(wù)部根據(jù)合同付（收）款審批情況執(zhí)行付款（或入賬）。

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◆查詢統(tǒng)計(jì)

■應(yīng)付款統(tǒng)計(jì)：對(duì)選定期間內(nèi)的應(yīng)付款進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。例如，查詢下一月公司合同應(yīng)付款的情況，便于公司提前安排下月的資金計(jì)劃。 ■已付款統(tǒng)計(jì)：對(duì)選定期間內(nèi)的已付款情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。 ■應(yīng)收款統(tǒng)計(jì)：對(duì)選定期間內(nèi)的應(yīng)收款進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。例如，查詢下一月公司合同應(yīng)收款的情況，便于公司清楚下月的回款計(jì)劃。 ■已收款統(tǒng)計(jì)：對(duì)選定期間內(nèi)的已收款情況（公司合同收入部分）進(jìn)行統(tǒng)計(jì)