: 1.數(shù)據(jù)模擬。ERP項目組成立之后,首要目標(biāo)是尋找國內(nèi)或者國外排名最前的一家ERP軟件供應(yīng)商,并請求ERP供應(yīng)商安裝測試版來進(jìn)行數(shù)據(jù)模擬。建議是以國內(nèi)ERP軟件做首次數(shù)據(jù)模擬,避免ERP流程與實際流程差異太大使初初接觸者難以理解。
首次數(shù)據(jù)模擬的形式為:將日常的業(yè)務(wù)進(jìn)行分類,每種類型的業(yè)務(wù)抽取一個案例在選定的ERP測試版中進(jìn)行操作。企業(yè)的業(yè)務(wù)量雖然很多,但種類往往并不多,并且不考慮其他因素,只以抽取的業(yè)務(wù)在ERP軟件中如何實現(xiàn)作為目標(biāo)。
需要著重強調(diào)幾點:
?、臙RP數(shù)據(jù)模擬過程,也是ERP管理思想的學(xué)習(xí)過程,及ERP管理理念通過ERP軟件這種工具在企業(yè)如何實現(xiàn)的過程,這個過程特別重要,也無可替代。
?、艵RP項目組的組成人員是企業(yè)的中高層人員,這部分人員相對穩(wěn)定,不會因為實際操作人員離開而造成重大損失。并且中高層人員不涉及實際的業(yè)務(wù)操作,進(jìn)行業(yè)務(wù)模擬不會影響企業(yè)正常的運轉(zhuǎn)。
?、侵懈邔尤藛T具備一定的視覺高度,只有中高層人員掌握了ERP思想及融會貫通如何實際落實,才能剔除現(xiàn)有流程中冗余不合理的因素及對未來的進(jìn)一步擴充建立基礎(chǔ)。
?、瘸浞掷肊RP軟件供應(yīng)商的售前支持。在軟件購買合同簽訂之前,ERP軟件供應(yīng)商所派出的售前支持往往是業(yè)務(wù)能力最強的人員,企業(yè)項目組要充分利用軟件供應(yīng)商售前支持。
2.業(yè)務(wù)流程梳理。經(jīng)過了首次的數(shù)據(jù)模擬,項目組成員對整個ERP系統(tǒng)是如何運作有了大致的了解,此時要開始對現(xiàn)有的流程進(jìn)行梳理,篩查哪些是合理的流程及如何進(jìn)行流程整合。項目總監(jiān)在數(shù)據(jù)模擬中要模擬所有的抽樣業(yè)務(wù),必須掌握所有業(yè)務(wù)的處理,能夠判斷哪些現(xiàn)有流程的合理性及流程如何整合。業(yè)務(wù)流程梳理要結(jié)合軟件供應(yīng)商售前支持人員的意見。
3.ERP供應(yīng)商的選型。完成上述任務(wù)之后,進(jìn)入了ERP品牌及供應(yīng)商的選型階段,此時要有明確的目的去篩查適合本企業(yè)的ERP產(chǎn)品并從中選取一到兩家。選取軟件供應(yīng)商時需要考慮:
?、庞袩o適應(yīng)本行業(yè)的標(biāo)桿或者口碑較好的ERP供應(yīng)商。
?、乒?yīng)商在本行業(yè)的成功案例的數(shù)量,需要打電話或?qū)嵉乜疾旃?yīng)商提供的成功案例的客戶的使用情況及使用程度。
?、荅RP供應(yīng)商的背景、規(guī)模及實力、發(fā)展前景。
⑷價格。主要包括:軟件許可費用、實施費用、后續(xù)服務(wù)年度。
確定了合適的目標(biāo)ERP品牌之后,開始做第二次的數(shù)據(jù)模擬,此時的數(shù)據(jù)模擬在首次模擬的基礎(chǔ)上作進(jìn)一步的深化,更加著重于:
?、艤y試及評估該品牌的軟件與企業(yè)流程及運作模式的匹配程度;之前已對企業(yè)現(xiàn)有流程進(jìn)行了梳理,此時將首次模擬的數(shù)據(jù)結(jié)合現(xiàn)有的流程在目標(biāo)ERP上運行;每個品牌的ERP產(chǎn)品都有與企業(yè)現(xiàn)有流程不匹配的地方,目的在于要測試評估各品牌的軟件與企業(yè)的匹配程度,及如何變更流程更合理。
?、茰y試外部數(shù)據(jù)導(dǎo)入可行性及評估軟件的開放程度、流程及模塊的可配置程度。要著重測試外部數(shù)據(jù)導(dǎo)入到軟件對應(yīng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)及表單的可行性,包括前臺導(dǎo)入及后臺SQL數(shù)據(jù)導(dǎo)入。此項內(nèi)容在選型時需要逐一測試,落實具體導(dǎo)入的方法,如果無法實現(xiàn)外部數(shù)據(jù)的導(dǎo)入,此類軟件謹(jǐn)慎選擇。
另外,軟件的開放程度及可配置性越高,日后企業(yè)進(jìn)行流程調(diào)整及業(yè)務(wù)處理的靈活性就越高。開放的對外接口越多,與其他行業(yè)軟件進(jìn)行整合的可實施性就越高,如:稅務(wù)開票軟件,口岸報關(guān)軟件,考勤系統(tǒng)等。
4.藍(lán)圖規(guī)劃。經(jīng)過了以上幾次數(shù)據(jù)模擬,此時要與意向的ERP供應(yīng)商售前支持人員進(jìn)行充分的溝通,根據(jù)企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略及管理需求,確定ERP系統(tǒng)設(shè)計的精細(xì)程度,ERP的設(shè)計與實施要遵循:長遠(yuǎn)規(guī)劃,分步實施,持續(xù)改進(jìn)的原則。藍(lán)圖規(guī)劃需要高瞻遠(yuǎn)矚,此階段:
⑴批判性地看待現(xiàn)有流程與ERP的標(biāo)準(zhǔn)流程。進(jìn)行藍(lán)圖規(guī)劃時流程的制定要相互借鑒。盡量沿用現(xiàn)有的流程,但使用ERP數(shù)據(jù)一體化之后,原來一些工作重復(fù),多余的流程可以進(jìn)行優(yōu)化,合并及重組、一些已經(jīng)不再適宜的流程就需要重建。
?、茢M定的流程,必須在選型的ERP軟件中進(jìn)行實際操作,不能憑空想象,必須具備可行性。擬定的流程結(jié)合所涉及的業(yè)務(wù),盡量考慮細(xì)致,及如何解決各種意外及特殊情況發(fā)生。此時已經(jīng)等同于上線的實際檢測驗證的過程。
?、菙M定的流程需要經(jīng)過企業(yè)高層的評審及征求軟件供應(yīng)商實施顧問的意見,之后以書面文件形式制定成工作規(guī)程與準(zhǔn)則作為日后的作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。工作規(guī)程與準(zhǔn)則說明每一項業(yè)務(wù)流程的目的要求,通過那些部門或崗位,由什么人在什么時間執(zhí)行,運行系統(tǒng)的什么指令,遇到例外情況應(yīng)按照什么原則處理等等。規(guī)程之后應(yīng)附有各種表格、單據(jù)。
?、溶浖幚?、線下解決以及。并非所有業(yè)務(wù)都在ERP軟件上處理才好,一些在ERP軟件無法解決或解決難度非常大的地以采用線下處理,然后將結(jié)果導(dǎo)入到ERP主線繼續(xù)之后的操作。
企業(yè)的流程或者需求在ERP軟件中肯定存在不能滿足的地方,那么就會涉及二次開發(fā),注意的問題:
?、倥袛嘣摿鞒袒蛘咝枨蟮谋匾?,是否可替代。
?、谑欠窨梢跃€下操作。如果是一些特色報表類,建議從ERP系統(tǒng)取數(shù),線下操作。
?、鄱伍_發(fā)不要偏離ERP軟件系統(tǒng)的主線。如果二次開發(fā)偏離了ERP的主線,就會形成信息孤島,與設(shè)計理念背道而馳。
?、茉谒{(lán)圖階段只是確定需求,評估需要的二次開發(fā),除了必須要在上線前就要解決的,一般的二次開發(fā)留待持續(xù)改進(jìn)的階段去實施。
?、蒃RP軟件只是一個工具,怎樣的設(shè)定就會出來怎樣的結(jié)果。因此,根據(jù)管理的需求及未來企業(yè)發(fā)展的需要,對ERP精細(xì)程度的要求,確定ERP系統(tǒng)需要啟用什么模塊,基礎(chǔ)資料與基礎(chǔ)設(shè)置如何設(shè)定。一些關(guān)系到全局性的基礎(chǔ)資料的設(shè)定此時要規(guī)劃好,比如:物料代碼、BOM、工序、資源清單、成本對象等。
?、誓K、站點需求及費用預(yù)算。確定了作業(yè)流程及需要啟用ERP系統(tǒng)模塊,結(jié)合目前的工作量評估需要配置的操作人員及ERP系統(tǒng)的站點數(shù)目,需要配置的服務(wù)器性能、網(wǎng)絡(luò)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)及帶寬要求。
至此,ERP項目組最重要的任務(wù)之一已經(jīng)完成,在此需要說明,雖然之前經(jīng)過數(shù)次的數(shù)據(jù)模擬,似乎時間很長,但這是最直接有效的。許多觀點認(rèn)為,要成功應(yīng)用ERP,供應(yīng)商的實施顧問是最關(guān)鍵的因素,但目前的現(xiàn)狀并不如此,據(jù)筆者所見鮮有成功。ERP實施及上線要以自身力量為主,不要過于依賴軟件供應(yīng)商的實施顧問。主要原因如下:
?、艛?shù)據(jù)模擬是最有效的ERP思想的學(xué)習(xí)方式,只有深刻理解ERP思想才能駕馭ERP軟件這種工具。未來實際在使用及控制軟件的是企業(yè),而不是軟件公司,這是無法替代的。ERP管理思想,實施方法,作業(yè)方式要在企業(yè)中沉淀下來,未來ERP系統(tǒng)才能真正發(fā)揮作用。并且各品牌的ERP軟件都是居于ERP思想所設(shè)計,各自操作不同,需測試比較才能知道誰最適合;更重要一點,在本企業(yè)人員還無法駕馭ERP軟件的情況下貿(mào)然上線,其結(jié)果必然悲觀。
?、瓶梢詫L(fēng)險及費用降到最低:
?、龠M(jìn)行數(shù)據(jù)模擬,并不涉及實際的日常業(yè)務(wù)操作,不影響企業(yè)的運作。并且模擬過程也是未來系統(tǒng)上線的測試過程,模擬發(fā)現(xiàn)及解決的問題越多,上線失敗的風(fēng)險就越小。
②經(jīng)過藍(lán)圖規(guī)劃,企業(yè)對軟件的需求基本已經(jīng)確定,避免了購買與企業(yè)實際不相符的模塊及站點,并且ERP項目組的成員已經(jīng)具備軟件實施的能力,未來的實施費用大幅降低。
5.ERP軟件的上線。 ?、湃藛T培訓(xùn)。上線前期的各部門人員的培訓(xùn)主要由部門經(jīng)理及業(yè)務(wù)主管負(fù)責(zé)。項目總監(jiān)與實施顧問提供協(xié)助。一般可以采取理論與實際操作相結(jié)合,熟悉藍(lán)圖規(guī)劃及之前做模擬及藍(lán)圖規(guī)劃的數(shù)據(jù)由業(yè)務(wù)操作人員做模擬操作,及由業(yè)務(wù)主管做一對一指導(dǎo)。
⑵上線成敗的兩大決定性因素。筆者接觸過不少上線失敗的企業(yè),上線失敗的原因歸集主要有兩大原因:
①工作量。工作量問題看似非常簡單,往往不能引起足夠重視,但上線實施階段起著決定性的因素之一。在此強調(diào):加班加點及人海戰(zhàn)術(shù)去錄入數(shù)據(jù)的實施方式是一種錯誤的方法,往往將實施過程拖得很漫長,企業(yè)付出的代價巨大,而且最后或多或少一些模塊上線失敗,但這卻是最常見的實施方式。主要原因:
1)通常操作人員應(yīng)付日常業(yè)務(wù)基本上已經(jīng)是滿負(fù)荷工作,上線階段的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)及前期單據(jù)是日常數(shù)據(jù)量的數(shù)倍,企業(yè)的日常運作不可能為了ERP上線而停頓或為各崗位再配置一套人員。
2)ERP系統(tǒng)在短期不能完結(jié)初始化無法替代手工賬,變成兩套裝長期并行,人員長期超負(fù)荷工作出現(xiàn)逆反心理,使后續(xù)實施帶來阻力及動搖信心。
?、谡_性。正確性包括數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、及時、完整。錄入ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)不正確,出來的結(jié)果必定不正確,而人的操作是不可靠的,尤其初初使用ERP系統(tǒng)面對的是一個全新的環(huán)境。ERP系統(tǒng)流程非常嚴(yán)謹(jǐn),單據(jù)與單據(jù),表與表之間的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)性很強,錯誤的數(shù)據(jù)引發(fā)多處錯誤的結(jié)果,直接危及ERP系統(tǒng)的可信程度。
?、欠植缴暇€
系統(tǒng)上線所遵循的原則:總體統(tǒng)籌,分步實施,穩(wěn)步推進(jìn)。系統(tǒng)上線時不能全部模塊一起上,否則戰(zhàn)線拉得太長,人員調(diào)配不過來,出現(xiàn)意外無法做出調(diào)整。此階段需要集中項目組人員及實施顧問的力量按模塊分步驟上線。
在上線前還需做好如下準(zhǔn)備:
①將制定的藍(lán)圖規(guī)劃與實施顧問充分溝通,檢查有無忽略的事項及使雙方方向一致。
?、诨A(chǔ)數(shù)據(jù)。導(dǎo)入齊全基礎(chǔ)數(shù)據(jù),之后交付給基礎(chǔ)資料維護操作人員開始日常工作。
?、圩龊脝螕?jù)及初始化數(shù)據(jù)導(dǎo)入的編碼、字段與格式的對應(yīng)表。真正上線時根據(jù)盤點數(shù)據(jù),已發(fā)貨未開發(fā)票等前期單據(jù)實施快速導(dǎo)入。
④模塊銜接問題。由于是分步驟實施,一些模塊先上一些模塊后上,那么要注意模塊間的銜接
?、葜贫ǜ鱾€模塊及單據(jù)的正確性校對方式,錄入的系統(tǒng)單據(jù)或表格要怎樣進(jìn)行核對,由誰負(fù)責(zé),何時核對,檢查結(jié)果怎樣匯報。
上述幾項工作至關(guān)重要,上線前項目總監(jiān)需要逐項檢查,如果未準(zhǔn)備好不要貿(mào)然上線。上線成功則已,不成功則直接影響企業(yè)日常運作并成為企業(yè)累贅。
另外,值得說明:
?、倩A(chǔ)數(shù)據(jù)及前期單據(jù)數(shù)據(jù)的導(dǎo)入由項目組完成。ERP上線盡量不要增加具體操作人員的工作量,具體操作人員主要負(fù)責(zé)常規(guī)的ERP系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理。
?、谇写_落實數(shù)據(jù)的正確性校對,只要正確性校對工作落實到位,建議取消手工與ERP系統(tǒng)雙賬并行,直接以ERP系統(tǒng)賬代替手工賬。
6.持續(xù)改進(jìn)
ERP系統(tǒng)真正為企業(yè)帶來效益及革命性變化的體現(xiàn)在持續(xù)改進(jìn)的階段,ERP的上線完成只是建立了一個基礎(chǔ),甚至一些企業(yè)因為ERP上線效率可能還會降低。但建立起此基礎(chǔ)之后,可以為各種分析提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ),可以發(fā)現(xiàn)企業(yè)各個環(huán)節(jié)存在的問題及分析問題的原因,將企業(yè)整個運營過程可視化、數(shù)字化幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)自己的不足,提升競爭力。另外,通過不斷的優(yōu)化流程及數(shù)據(jù)集成,整體效率會逐漸大大提高,這不是手工賬可以比擬的,兩者完全是不同層次的東西。另外:
?、懦掷m(xù)改進(jìn)是一個動態(tài)的過程,只有起點沒有終結(jié),只有更好沒有最好,持續(xù)不斷的改進(jìn)使企業(yè)各個指標(biāo)趨于最優(yōu)。
⑵注重后續(xù)的長期的教育培訓(xùn),不斷更新觀念,運用在ERP系統(tǒng)的持續(xù)改進(jìn)中。成功上線只是建立了一個基礎(chǔ),如何利用好這個工具來創(chuàng)造效益關(guān)鍵還是在于使用者,否則只是一個擺設(shè)的花瓶。
(三).ERP項目的推進(jìn)與績效考核。 為了確保ERP項目的穩(wěn)步推進(jìn),比較有效的方式為:
1.項目組從數(shù)據(jù)模擬到藍(lán)圖規(guī)劃階段,主要由項目總監(jiān)擬定詳細(xì)的工作計劃及安排每日的工作任務(wù),由企業(yè)負(fù)責(zé)人監(jiān)督執(zhí)行。每個成員對企業(yè)負(fù)責(zé)人做任務(wù)的日匯報。
2.ERP上線階段。由部門負(fù)責(zé)人及其業(yè)務(wù)主管進(jìn)行實施,其他人員輔助,企業(yè)負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督考核。促使部門的負(fù)責(zé)人及主管從主觀上必須努力去完成實施任務(wù),充分調(diào)動部門領(lǐng)導(dǎo)的主觀能動性。上線實施的部門對企業(yè)負(fù)責(zé)人做實施日匯報。
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