運用辦公自動化的根本目的是對豐富的信息資源和網(wǎng)絡資源加以利用,提高工作效率及企業(yè)的管理水平和工作質量。不僅為不同管理層級之間信息的上傳下達提供了便利,而且也提供了方便的資源共享和資科檢索功能:同時也增強了各部門之間的學習交流,加強了業(yè)務上的互相幫助,有助于增強凝聚力。
1.通過建立企業(yè)內部部件系統(tǒng),使信息能夠及時傳遞。在企業(yè)內部尤其是跨部門處理業(yè)務時若某一員工對業(yè)務上的某一問題的存在意見需要反饋,通過使用簡單的電子郵件給相應人員留言即可,系統(tǒng)會自動提配其盡快進行處理,這樣不僅極大地提高了工作效率,還有助于縮短決策周期。
2.通過0A系統(tǒng)建立一個內部BBS(電子公告牌)和技術交流區(qū)等,可以為企業(yè)內部員工提供一個學習和分享知識的平臺,進而不斷提升企業(yè)整體的創(chuàng)新性和適應性。
3.高效傳閱文件。通過對辦公自動化系統(tǒng)中設置的各類工作流程,可以實現(xiàn)文件的快速傳閱和處理,整個流程的運轉情況會被系統(tǒng)完全記錄到日志中去,可以有效的避免工作中出現(xiàn)相互推諉、中間節(jié)點停滯的現(xiàn)象。不僅可以提高個體工作效率,還可以在全體內部實現(xiàn)協(xié)同工作。
4.文檔管理的電子化。通過電子化處理可以實現(xiàn)各類文檔(包括各種文件、信息、數(shù)據(jù)等)方便快捷的查找、保存、使用和共享。通過辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)各種文件的電子化,并以此為基礎構成電子文檔數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)文件的使用、保管和分享。
5.信息、設備資源共享。利用網(wǎng)絡打印機及其他辦公設備,有利于紙張墨粉等耗材的統(tǒng)計和實施控制,可以有效避免耗材不必要的浪費
6.信息集成.任何一個企業(yè)內部運行過程實際上是由大量的業(yè)務系統(tǒng)米構成的,如供銷存、ERP等各種業(yè)務系統(tǒng),企業(yè)的全部信息源都是包含在這些業(yè)務系統(tǒng)的范圍內的,考慮到這些業(yè)務系統(tǒng)并沒有統(tǒng)的標準,因此辦公自動化系統(tǒng)在設計時應該提供開放的接口以便跟這些不問的業(yè)務系統(tǒng)實現(xiàn)良好的集成.使相關人員能夠及時、有效地獲取整個企業(yè)的各項信息,提高層整體的反應速度和決策能力。
7.實現(xiàn)分布式辦公,所謂分布式辦公就是要支持廣地域、多分支的辦公模式以及?,F(xiàn)在,崗著辦公地域的分布日益廣闊,關于移動和跨地域的辦公需求成了個非常緊迫的問題。
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