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中小企業(yè)選擇OA系統(tǒng)易入十大誤區(qū)
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應(yīng)用實(shí)行已經(jīng)成為很多企事業(yè)單位加強(qiáng)內(nèi)部管理，提升辦公效率和辦公質(zhì)量的重要手段。但是很多單位在選擇OA系統(tǒng)的過(guò)程中陷入各種各樣的誤區(qū)，這里我列舉了十大有代表性的誤區(qū)，供廣大用戶借鑒。誤區(qū)一：自己開(kāi)發(fā)自己開(kāi)發(fā)OA更能夠滿足自身要求，還可以隨時(shí)升級(jí)、維護(hù)，可控性強(qiáng)，能避免上當(dāng)受騙，但實(shí)際上呢？首先，OA系統(tǒng)已經(jīng)涉及到越來(lái)越多的學(xué)科技術(shù)，包括計(jì)算機(jī)、通信、網(wǎng)絡(luò)、管理與行為、多媒體、數(shù)據(jù)庫(kù)、圖形圖像等等，是一個(gè)需要綜合各種人才的團(tuán)隊(duì)工程，一個(gè)或者幾個(gè)普通程序員已經(jīng)很難做好。其次，單位內(nèi)部的程序員受行業(yè)和職位限制，無(wú)法掌握最新的管理理念及其發(fā)展趨勢(shì)，往往只能對(duì)市面上的OA系統(tǒng)和自己?jiǎn)挝坏霓k公流程進(jìn)行簡(jiǎn)單模仿和克隆，不能夠真正實(shí)現(xiàn)提升管理水平的目的；再次，頻繁調(diào)整OA系統(tǒng)會(huì)嚴(yán)重影響員工的快速掌握和正常使用，延長(zhǎng)融合期；最后，開(kāi)發(fā)OA系統(tǒng)需要耗費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力、管理、時(shí)間成本，不可控因素很多，綜合費(fèi)用最低也要幾萬(wàn)元，很多都要數(shù)十萬(wàn)元，顯然得不償失。因此除了個(gè)別特大型企業(yè)和敏感性單位，建議普通企業(yè)不必自己開(kāi)發(fā)。誤區(qū)二：功能越全越好只要你肯付錢(qián)，軟件的功能是可以無(wú)限擴(kuò)充的，但這是你必需的么？首先，容易造成功能閑置，系統(tǒng)空洞；其次，功能越全，系統(tǒng)越復(fù)雜，使用越困難，維護(hù)越麻煩；再次，功能多一點(diǎn)，價(jià)格多一片，一次性投入太大最后，服務(wù)成本直線上升，隱形風(fēng)險(xiǎn)增大，甚至使應(yīng)用半途而廢。選購(gòu)OA系統(tǒng)時(shí)應(yīng)該考慮一下自己的實(shí)際需求和支付能力，如果以適用為出發(fā)點(diǎn)，那么就堅(jiān)決砍掉那些可有可無(wú)、利用率低的“雞肋”功能，選一個(gè)功能緊湊，滿足自己核心需求的既便宜又容易的系統(tǒng)。其實(shí)，就OA的功能來(lái)說(shuō)，無(wú)論是聯(lián)想、、合強(qiáng)、還是不知名的小公司，80%的內(nèi)容都是相同的，只不過(guò)應(yīng)用深度不同。而OA的功能每增加10%，價(jià)格至少會(huì)增加100%-300%，經(jīng)理人要看看自己有沒(méi)有必要為剩下的20%多付那么多的費(fèi)用。需要注意的是，為滿足中小企業(yè)客戶“小而全”的特點(diǎn)，有的OA集成了人事、客戶、財(cái)務(wù)等功能模塊，這些模塊往往是“看起來(lái)很美”，并不能代替專(zhuān)業(yè)的管理軟件，只能做最簡(jiǎn)單的記錄和備份工作誤區(qū)三：價(jià)格越貴越好選擇的OA系統(tǒng)越貴，可能發(fā)生的問(wèn)題就越少？首先，判斷一個(gè)OA系統(tǒng)好不好的根本原則不是看它的價(jià)格，而是看它是否適合自己；其次，價(jià)格越高，投入越大，負(fù)擔(dān)越重，風(fēng)險(xiǎn)越高；再次，選擇價(jià)格昂貴的名牌產(chǎn)品，其實(shí)是在替廠家支付廣告費(fèi)；最后，產(chǎn)品可能沒(méi)有產(chǎn)品化，開(kāi)發(fā)商還是按照項(xiàng)目在做，沒(méi)有成本優(yōu)勢(shì)。我曾經(jīng)看到一個(gè)小公司在網(wǎng)站上給自己的OA標(biāo)價(jià)360000元，而銷(xiāo)售人員居然連它的功能都說(shuō)不清楚，在線試用了一下，簡(jiǎn)直是一塌糊涂。這就告誡選購(gòu)者千萬(wàn)擦亮眼睛，別迷信“一分價(jià)錢(qián)一分貨”，小心被奸商砸著對(duì)中小型單位而言，我認(rèn)為萬(wàn)元左右的OA系統(tǒng)性價(jià)比最高，因?yàn)楣δ苄?、穩(wěn)定性、價(jià)格方面結(jié)合得最好。比如極品的OA，除滿足日常辦公需求外，還實(shí)現(xiàn)了信息流、工作流、知識(shí)流的，同時(shí)具有易上手、不限用戶、權(quán)限管理、簡(jiǎn)戶端、自定義工作流、終身免費(fèi)服務(wù)等特點(diǎn)，而價(jià)格僅為6980元，這些特點(diǎn)很適合中小型單位。誤區(qū)四：價(jià)格越低越好價(jià)格低固然是好事，但是如果低到4000元以下就值得懷疑了，這里面是否有貓膩？首先，質(zhì)量問(wèn)題。這種價(jià)格極低的OA多是小公司和個(gè)人開(kāi)發(fā)的，還有是個(gè)人離職后從原來(lái)的企業(yè)里帶出來(lái)的，產(chǎn)品的穩(wěn)定性、升級(jí)性、版權(quán)等都沒(méi)有保障；其次，隱性成本。有的軟件看起來(lái)便宜，但是有用戶數(shù)限制，比如某報(bào)價(jià)5800元，但是只支持20個(gè)初始用戶，另外每增加10個(gè)人需付2000元，這樣50個(gè)人的單位就得11800元，還有比這個(gè)更高的用戶費(fèi)呢。最后，服務(wù)問(wèn)題。這種軟件一般無(wú)法提供可靠的服務(wù)，即使提供服務(wù)也要付出高昂的服務(wù)費(fèi)。軟件的服務(wù)是和產(chǎn)品融為一體的，軟件報(bào)價(jià)應(yīng)該包括一個(gè)合理的后續(xù)服務(wù)的費(fèi)用，不然用戶利益得不到有效的保障，服務(wù)費(fèi)就成了一個(gè)無(wú)底洞。記住，過(guò)低的報(bào)價(jià)往往損失了軟件應(yīng)用的功能和服務(wù)，是對(duì)客戶的不負(fù)責(zé)任。還有很多原因?qū)е庐a(chǎn)品低于正常價(jià)格銷(xiāo)售，比如惡性競(jìng)爭(zhēng)、搶占市場(chǎng)、爭(zhēng)奪用戶、產(chǎn)品剛上市或準(zhǔn)備退出市場(chǎng)等等，這就要求用戶不能貪圖便宜，最終損害了自己的利益。誤區(qū)五：系統(tǒng)越透明、開(kāi)放、越自由越好就是讓一切都變得透明、開(kāi)放、自由么？開(kāi)放必須是相對(duì)的，如果所有員工都可以在網(wǎng)上隨意瀏覽單位的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶資料、成本信息、配方工藝等重要文件，就很容易造成泄密，給企業(yè)帶來(lái)不可估量的損失。為解決開(kāi)放和保密的矛盾，好的OA系統(tǒng)都可以讓用戶很方便的進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，這樣既方便各種文件在系統(tǒng)內(nèi)的統(tǒng)一管理又保證安全，管理者根據(jù)職位高低給員工設(shè)置不同的訪問(wèn)權(quán)限，只有具有相應(yīng)權(quán)限的人才能夠看到這些資料，其他人則看不到，極品的OA權(quán)限管理就可以滿足到這種需求。誤區(qū)六：系統(tǒng)應(yīng)該完全符合單位的辦公模式如果有人說(shuō)他要找一個(gè)完全符合自己辦公模式的系統(tǒng)，那么我要問(wèn)：這樣的系統(tǒng)價(jià)值在哪里？首先，軟件必須要體現(xiàn)它自身的思想和特點(diǎn)，因?yàn)檫@是軟件的作用所在，價(jià)值體現(xiàn)；其次，OA系統(tǒng)不是將傳統(tǒng)辦公搬到網(wǎng)上，它融合了先進(jìn)的管理理念和積極的工作態(tài)度，體現(xiàn)了新的辦公方式；再次，OA的公開(kāi)、公正、透明會(huì)觸及某些人的私人利益，使之產(chǎn)生抵觸心理因?yàn)镺A系統(tǒng)是對(duì)舊模式的改造，所以會(huì)與舊有的辦公習(xí)慣和慣性思維產(chǎn)生一些沖突，必然有融合期，這就要求單位能夠積極創(chuàng)新，勇于變革，從觀念和行動(dòng)上除舊納新。所以應(yīng)該選擇那些具有先進(jìn)的管理思想，能夠產(chǎn)生推動(dòng)作用OA產(chǎn)品，而不是一味的追求符合自己的使用習(xí)慣和使用上的簡(jiǎn)單，也要主動(dòng)的去適應(yīng)軟件，因?yàn)橥苿?dòng)管理進(jìn)步是應(yīng)用軟件的最終目的。為了讓用戶能夠順暢的工作。優(yōu)秀OA系統(tǒng)均可以讓用戶自定義工作流，化解了軟件模式化與單位個(gè)性化的之間的沖突。誤區(qū)七：大企業(yè)開(kāi)發(fā)的一定好大企業(yè)開(kāi)發(fā)的不一定好，即使好又真的適合你么？首先，術(shù)業(yè)有專(zhuān)攻，大企業(yè)能做強(qiáng)某個(gè)軟件或者硬件，卻不一定能做好OA，因?yàn)樗鼈兪遣煌母拍钇浯危笃髽I(yè)開(kāi)發(fā)的OA系統(tǒng)價(jià)格驚人，往往是普通OA的數(shù)倍甚至數(shù)十倍；功能呢是大同小異。再次，OA系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)技術(shù)和理念日漸成熟，很多公司都開(kāi)發(fā)出了優(yōu)秀的OA軟件；最后，大企業(yè)開(kāi)發(fā)的OA系統(tǒng)更適合大企業(yè)來(lái)用，因?yàn)橹行∑髽I(yè)使用的版本需要具有中小企業(yè)特色，包括結(jié)構(gòu)、功能、流程、維護(hù)等。相反規(guī)模不是很大的公司開(kāi)發(fā)出來(lái)的系統(tǒng)可能更實(shí)用，因?yàn)樗麄儗?duì)中小企業(yè)理解更直接，更深刻。誤區(qū)八：選一個(gè)OA軟件來(lái)徹底改善管理單位管理混亂，能通過(guò)一個(gè)軟件來(lái)解決問(wèn)題么？首先，管理混亂是因?yàn)闆](méi)有規(guī)范的流程，而規(guī)范的流程需要人來(lái)制定，然后借助OA系統(tǒng)來(lái)讓流程得到有效的執(zhí)行；其次，OA是一個(gè)工具，不具有主觀能動(dòng)性，管理中最重要的問(wèn)題如激勵(lì)、分析、決策等等都需要人來(lái)完成；再次，OA的作用是提高整個(gè)單位的辦公效率和辦公質(zhì)量，將人從低端工作中解放出來(lái)處理核心事務(wù)。所以，過(guò)低或過(guò)高的看待OA的作用都是不正確的，只有提高整個(gè)單位的人員素質(zhì)，特別是領(lǐng)導(dǎo)者素質(zhì)，才能徹底提高管理水平。當(dāng)然也不是說(shuō)必須讓管理變得完美之后再來(lái)應(yīng)用OA，OA與人的作用應(yīng)該是相輔相成、互相促進(jìn)。誤區(qū)九：一步到位，一勞永逸一步到位就能一勞永逸么？首先，企業(yè)發(fā)展不會(huì)一步到位，人員、規(guī)模、制度、思維、文化等都在不斷的調(diào)整、改進(jìn)中；其次，產(chǎn)品發(fā)展不會(huì)一步到位，應(yīng)用技術(shù)、功能模塊、管理理念日新月異，必須時(shí)刻更新；再次，社會(huì)發(fā)展不會(huì)一步到位，社會(huì)進(jìn)步突飛猛進(jìn)，要么創(chuàng)新，要么淘汰。任何軟件都是滿足當(dāng)前乃至未來(lái)一段時(shí)間的需要，不可能一步到位，一勞永逸。軟件沒(méi)有最好，只有更好，只有保持不斷的改進(jìn)，才會(huì)保持持續(xù)的優(yōu)勢(shì)。所以在選擇軟件的時(shí)候，應(yīng)該選擇那些易于擴(kuò)充升級(jí)的。誤區(qū)十：好的OA系統(tǒng)并不需要什么服務(wù)服務(wù)既費(fèi)錢(qián)又麻煩，找個(gè)完善的OA來(lái)省卻諸多煩心事？首先，買(mǎi)軟件只是第一步，真正的工作在于應(yīng)用，這是個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，沒(méi)有可靠的服務(wù)是不可能做好的；其次，OA系統(tǒng)發(fā)展迅速，拒絕服務(wù)也就拒絕了持續(xù)改進(jìn)、持續(xù)領(lǐng)先的機(jī)會(huì)；再次，單位自己的維護(hù)人員的技術(shù)水平很難滿足技術(shù)發(fā)展需要。其實(shí)從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，軟件商的服務(wù)更專(zhuān)業(yè)，并且風(fēng)險(xiǎn)和成本更低，現(xiàn)在很多著名大企業(yè)都將IT服務(wù)外包，說(shuō)明還是值得去做的。總結(jié)選擇OA有5大標(biāo)準(zhǔn)，那就是理念先進(jìn)，功能適用，使用方便，服務(wù)到位，價(jià)格合理。其中最重要的一點(diǎn)就是“適用”，買(mǎi)軟件之前一定先問(wèn)問(wèn)自己，才決定購(gòu)買(mǎi)我為什么要用OA？我用OA主要解決哪方面的問(wèn)題？我準(zhǔn)備用這套OA解決幾年內(nèi)的問(wèn)題？我主要用OA的哪些功能？哪些人、多少人要用OA？我能承受什么價(jià)格的OA……來(lái)源：互聯(lián)網(wǎng)
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