2、檔案銷毀業(yè)務(wù)流程

　　檔案銷毀工作由檔案管理員定期執(zhí)行。執(zhí)行檔案銷毀之前，必須有銷毀申請(qǐng)，銷毀申請(qǐng)的生成過(guò)程是：檔案管理員進(jìn)入系統(tǒng)的鑒定銷毀子系統(tǒng)中，利用銷毀申請(qǐng)功能就可以得到系統(tǒng)中目前最新的過(guò)期檔案的目錄，以此就可以打印銷毀申請(qǐng)。

　　打印出來(lái)的銷毀申請(qǐng)將提交給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。目前系統(tǒng)中申請(qǐng)的提交和審批都要經(jīng)過(guò)手工傳送完成，今后將完善這一點(diǎn)，做到從提交申請(qǐng)到審批過(guò)程的全程系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)。在檔案鑒定功能中，檔案管理人員可以看到已經(jīng)提交了銷毀申請(qǐng)的檔案目錄

　　和原文信息。在銷毀申請(qǐng)經(jīng)過(guò)審批后，檔案管理人員根據(jù)銷毀申請(qǐng)的審批處理意見(jiàn)，對(duì)檔案信息進(jìn)行處理。若選擇修改檔案信息，則可以更改過(guò)期檔案的密級(jí)和保管期限，此后該檔案將繼續(xù)保存在檔案庫(kù)。若選擇銷毀，則該檔案的原文將被刪除，銷毀檔案的相關(guān)信息將被轉(zhuǎn)到銷毀庫(kù)中保存以供查詢。

　　3、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)模型分析

　　檔案數(shù)據(jù)模型是針對(duì)檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中的核心數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)進(jìn)行總結(jié)和分析，提煉出以下數(shù)據(jù)模型：檔案的基本數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、檔案的類型、檔案的主題、檔案的管理目錄、檔案管理相關(guān)報(bào)表、不同類型檔案的分類整理規(guī)則。針對(duì)檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的規(guī)范應(yīng)主要包括：各類檔案的歸檔范圍、時(shí)間和保管期限;檔案分類編碼標(biāo)準(zhǔn)(應(yīng)包含：?jiǎn)挝蝗?、密?jí)、保管期限、分類表、主題詞、部門(mén)代碼(字)、項(xiàng)目代號(hào)、案卷文件級(jí)檔號(hào)等);各類檔案的著錄信息規(guī)范;標(biāo)準(zhǔn)的目錄、表單和統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

　　4、全宗

　　由于系統(tǒng)面向成都地鐵二級(jí)單位，因此為區(qū)分獨(dú)立立檔單位的檔案信息，就需要針對(duì)成都地鐵情況規(guī)定全宗號(hào)。全宗是一個(gè)獨(dú)立立檔單位的標(biāo)識(shí)，在系統(tǒng)中需要區(qū)分每個(gè)單位的人員和數(shù)據(jù)，都要賦予它們?nèi)诘膶傩?。全宗的配置信息可由總管理員完成。隨著企業(yè)的發(fā)展，今后可能出現(xiàn)機(jī)構(gòu)的調(diào)整，也會(huì)帶來(lái)相應(yīng)全宗的變化，因此系統(tǒng)需要提供總管理員對(duì)全宗的進(jìn)行管理工具，以適應(yīng)全宗的變化。

　　5、檔案類型

　　每個(gè)全宗下需要按檔案類型進(jìn)行管理，成都地鐵檔案類型主要有：地鐵規(guī)劃?rùn)n案、地鐵施工檔案、地鐵運(yùn)營(yíng)檔案等類型。對(duì)于分類標(biāo)準(zhǔn)與管理規(guī)范相同的檔案類型可以統(tǒng)一規(guī)范，不同的檔案類可以按照各二級(jí)機(jī)構(gòu)的實(shí)際管理情況由總管理員進(jìn)行定義。檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)定義完成后，需要提供錄入人員方便直觀的錄入信息工具，因此系統(tǒng)應(yīng)提供錄入界面的定義功能，可以使高級(jí)檔案管理員完成對(duì)卡片試錄入界面的定義工作，并對(duì)部份字段的錄入方式進(jìn)行設(shè)置，例如選擇、繼承、默認(rèn)、字段組合、累加等方式。以方便錄入人員的錄入工作。

　　6、分類表

　　遵循成都地鐵名稱分類規(guī)范，一般由分類號(hào)和內(nèi)容說(shuō)明組成，是一個(gè)樹(shù)型結(jié)構(gòu)的表。由于二級(jí)機(jī)構(gòu)和檔案類型眾多，也會(huì)造成分類表不統(tǒng)一的情況，因此系統(tǒng)需要提供總管理員對(duì)分類表的維護(hù)修改功能以適應(yīng)不同類型的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)。分類表通過(guò)檔案著錄信息中的分類號(hào)字段與分類表中的節(jié)點(diǎn)相對(duì)應(yīng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的分類工作。因此在檔案系統(tǒng)中分類號(hào)著錄時(shí)需要提供以下二種方式：手工輸入、通過(guò)在著錄檔案信息前選擇分類表的節(jié)點(diǎn)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)獲取。