知識庫建設(shè)運營的過程中需要相應(yīng)的制度來保證。的實施首先與企業(yè)的核心業(yè)務(wù)進行綁定，成為員工工作的一部分。例如關(guān)于知識的產(chǎn)生，在詳細分析員工崗位和流程的基礎(chǔ)上，明確員工知識產(chǎn)出的必須部分，對于必須產(chǎn)出的部份歸入流程的要求，必須完成。而對于鼓勵的部分，則用制度的形式進行激勵。

在知識管理制度的制定過程中，需要從知識的整個生命周期來考慮，在知識的產(chǎn)生、審核、分類、保存、推送、利用、創(chuàng)新每個環(huán)節(jié)都要涉及到。也要從員工的參與知識庫建設(shè)的方式來考慮知識庫的建設(shè)，從國內(nèi)外知識管理的實踐來看，員工的參與包括以下幾種方式：

查看：最初級的參與方式，將知識管理系統(tǒng)作為閱讀參考的內(nèi)容

評分與評論：不僅僅閱讀，在閱讀后對于內(nèi)容進行評分、評論，簡單的參與

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轉(zhuǎn)發(fā)：不僅閱讀，而且在自己起草的內(nèi)容中引用部分內(nèi)容

編輯新版本：對知識庫中多個內(nèi)容進行整理、系統(tǒng)化、提煉，產(chǎn)生新的內(nèi)容

知識錄入：自己起草相關(guān)內(nèi)容

如果僅僅要求每個員工都寫文檔（等同于新貢獻）這種方式，其難度太大，無形中將大部分的知識員工阻擋在了參與知識管理建設(shè)的大門外。因為并非所有的人都擅長寫文檔，而知識最豐富的員工大都是職位較高、較忙的員工。還有就是沒有照顧到不同員工的特點，有的員工擅長寫，但有的員工擅長評價，他可以發(fā)現(xiàn)文檔中的問題和瑕疵，他們的共享同樣有價值。所以在知識庫建設(shè)的過程中一定要充分發(fā)揮不同個性、能力員工的特點，在制度建設(shè)的層面要考慮這些問題，才能真正讓員工參與知識庫的建設(shè)。

知識庫系統(tǒng)建設(shè)的不同階段對于制度的要求也不同，對于知識庫系統(tǒng)中的內(nèi)容關(guān)注點不一樣。在知識庫建設(shè)起步階段更多關(guān)注數(shù)量的增加，在數(shù)量積累到一定程度后必須關(guān)注質(zhì)量的提升。知識庫系統(tǒng)內(nèi)知識的數(shù)量和質(zhì)量是與員工的參與度密不可分的，如果參與度提高了，其數(shù)量和質(zhì)量必然提升較快。