一、分級授權(quán)，歸口管理

（一）企業(yè)應當建立的崗位責任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責權(quán)限，確保合同管理的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。

主要包括：1.合同的擬定與審批；2.合同的審批與執(zhí)行。

（二）企業(yè)應當建立合同訂立權(quán)限分級授予制度，明確企業(yè)內(nèi)部相關(guān)單位、部門和崗位的授權(quán)范圍、授權(quán)期間、授權(quán)條件等。

企業(yè)對外簽訂合同應當由法定代表人或其授權(quán)的人簽章，同時加蓋單位印章或合同專用章。授權(quán)簽章的，應當簽署授權(quán)委托書，授權(quán)對象應當符合法律法規(guī)及企業(yè)政策對被授權(quán)人資質(zhì)條件的要求。被授權(quán)人應當在授權(quán)委托的范圍內(nèi)簽訂合同。除非授權(quán)委托書明確允許的，被授權(quán)人不得轉(zhuǎn)委托。

（三）企業(yè)應當實行合同歸口管理制度。

1.企業(yè)應當根據(jù)本單位的業(yè)務性質(zhì)、機構(gòu)設(shè)置和管理層級，建立合同分級管理制度。

2.屬于上級合同管理單位權(quán)限的合同，下級單位不得簽訂。如下級單位認為確有需要簽訂超越權(quán)限的合同，應當提出申請，經(jīng)上級合同管理單位批準后，依授權(quán)或委托簽訂。

3.下級合同歸口管理部門應當定期對合同進行統(tǒng)計、歸集，并編制，報上級合同歸口管理部門，由上級對下級合同訂立情況進行檢查。

二、簽約主體資格

資信調(diào)查是簽約前所進行的一項重要的合同管理活動。企業(yè)在簽署重大合同之前進行資信調(diào)查有利于提高合同的履約率和經(jīng)濟交往的安全性。資信調(diào)查分為簽約主體資格調(diào)查制度和簽約主體信用調(diào)查制度兩項內(nèi)容。

（一）簽約主體資格調(diào)查制度的制定

包括內(nèi)容如下：

1.確定調(diào)查機構(gòu)和人員

企業(yè)在制定簽約主體資格調(diào)查制度時，首先應當確定企業(yè)內(nèi)部負責調(diào)查的機構(gòu)和人員。一般來說，除了法律部門或者合同管理部門外，根據(jù)合同內(nèi)容的不同，企業(yè)的業(yè)務部門也應當承擔主要的調(diào)查任務。

2.確定調(diào)查的內(nèi)容

內(nèi)容如下：

（1）主體資格是否合法。根據(jù)我國現(xiàn)行的法律規(guī)定，經(jīng)濟活動的主體大致可分為法人、非法人經(jīng)濟組織（領(lǐng)取《營業(yè)執(zhí)照》）和自然人。合同簽約對象的主體不同，所涉及的合同內(nèi)容也有所不同，因而發(fā)生的權(quán)利義務也不盡相同。只有了解對方企業(yè)的法律性質(zhì)，才能確定由誰承擔責任，是承擔有限責任，還是承擔無限責任。

①對法人的資格調(diào)查。首先要看其是否持有工商行政管理機關(guān)頒發(fā)的《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》，并需了解對方經(jīng)濟組織的法定名稱、住所、營業(yè)范圍、主營業(yè)地的詳細地址，廠長、經(jīng)理和董事長姓名等事項以及營業(yè)執(zhí)照是否經(jīng)過年檢。若對方是公司，則還需了解其性質(zhì)，即屬于有限責任公司、股份有限公司、總公司、分公司、母公司、子公司種的哪一種，對于不具有法人資格企圖以法人名義簽訂合同的當事人，應予以拒絕。

②對個人獨資企業(yè)、個人合伙企業(yè)、個體工商戶、農(nóng)村承包經(jīng)營戶的調(diào)查。應調(diào)查其是否依法經(jīng)工商行政管理部門核準登記，并領(lǐng)取《營業(yè)執(zhí)照》。至于對公民的資格調(diào)查，主要是對公民的自身狀況的了解，確定其是否具有法定的權(quán)利能力和行為能力。

③對非法人經(jīng)濟管理組織的調(diào)查。非法人經(jīng)濟組織是指未取得法人資格，但依照法定程序和條件取得了（營業(yè)執(zhí)照），法律允許其從事生產(chǎn)經(jīng)營活動的組織。在調(diào)查非法人經(jīng)濟組織的資格時，應當調(diào)查其是否按照法律規(guī)定登記并領(lǐng)?。I業(yè)執(zhí)照），對于未經(jīng)核準登記，也未領(lǐng)?。I業(yè)執(zhí)照），卻以非法人經(jīng)濟組織的名義簽訂合同的當事人，不能與之簽約。有些非法人經(jīng)濟組織是企業(yè)法人所屬的分支機構(gòu)，或者為單位和社會團體設(shè)立的經(jīng)營單位，不具有法人資格，但他可以在授權(quán)的營業(yè)范圍內(nèi)，以其所從屬的法人的名義簽訂合同，所產(chǎn)生權(quán)利義務由法人承擔。因此，在調(diào)查這一類合同當事人的主體資格時，應注意同時調(diào)查其所從屬的法人的主體資格。

④對外方當事人的資格調(diào)查。對方當事人是外國的企業(yè)、組織的，應當查清其法律地位和性質(zhì)。調(diào)查的主要內(nèi)容有三項：一是調(diào)查其企業(yè)或組織是否合法存在；二是調(diào)查其法定名稱、法定代表人姓名、國籍及企業(yè)或組織的注冊地；三是調(diào)查其企業(yè)是有限公司還是無限公司，是否具備法人條件。對方當事人是外國公民個人的，應當主要調(diào)查其國籍及自身狀況，確定其是否具有法定的權(quán)利能力和行為能力以及資信能力等。

⑤對保證人的調(diào)查。合同的簽訂要求有保證人保證時，應當調(diào)查保證人主體資格的合法性。作為保證人，必須具有民事行為能力，必須具有代為清償主債務的能力和承擔賠償責任的能力，還必須符合《中華人民共和國擔保法》有關(guān)保證人的限制性規(guī)定，比如國家機關(guān)不得作為保證人，企業(yè)法人的分支機構(gòu)、職能部門不得作為保證人，但企業(yè)法人的分支機構(gòu)有法人書面授權(quán)的，可以在授權(quán)范圍內(nèi)提供保證。

（2）經(jīng)營范圍是否合法。簽約方應當在其經(jīng)營范圍以內(nèi)從事經(jīng)濟活動。為此，在簽訂合同前，必須審查合同項目是否超出了其營業(yè)執(zhí)照上規(guī)定的經(jīng)營范圍。對于一些重要資料和特殊商品，還應要求其出示生產(chǎn)許可證或經(jīng)營許可證。企業(yè)應當重點調(diào)查對方經(jīng)營范圍是否違反了國家限制經(jīng)營、特許經(jīng)營和禁止經(jīng)營的規(guī)定。

（3）簽約人是否合法。企業(yè)在簽約前應要求對方合同當事人出具簽約資格證明。簽約人是法定代表人的應出具法定代表人證明，簽約人是代理人的，代理人必須取得法定代表人的授權(quán)，并根據(jù)授權(quán)范圍以委托人的名義簽訂合同，才對委托人直接產(chǎn)生權(quán)利義務。必須審查代理人的代理身份和代理資格。審查的具體內(nèi)容包括：一是其是否有被代理人簽發(fā)的授權(quán)委托書；二是其代理行為是否超越了代理權(quán)限；三是其代理權(quán)是否超出了代理期限。

（4）其他自然狀況是否真實。其他自然狀況主要包括企業(yè)注冊地址、聯(lián)系電話、郵編、營業(yè)地、分支機構(gòu)等。

3.確定調(diào)查報告制度

企業(yè)制定簽約主體資格調(diào)查制度中應當規(guī)定一定的調(diào)查期限。在調(diào)查期截止之前，企業(yè)負責調(diào)查的部門應當提交調(diào)查報告，調(diào)查報告應當對簽約方的主體資格進行評估，對沒有調(diào)查出結(jié)果的項目進行說明，以作為簽約部門的參考。

4.明確調(diào)查失職責任

對于負責調(diào)查的部門和人員，如果因其個人失職而導致調(diào)查的信息不實造成損失，應當規(guī)定相應的處罰措施。

（二）簽約主體資格調(diào)查制度的執(zhí)行

執(zhí)行簽約主體資格調(diào)查制度的重點是如何以靈活多變的調(diào)查手段和調(diào)查渠道最大限度地了解對方的資格情況。

1.調(diào)查方式

一般調(diào)查方式大致有下列幾種：

（1）實地調(diào)查方式。實地調(diào)查方式可以使當事人直接進入調(diào)查角色，便于掌握第一手材料，缺點是如果在異地長距離交易投入成本將加大。

（2）委托調(diào)查方式。委托調(diào)查是通過行政、銀行和法律服務部門協(xié)查、咨詢的方法，以了解當事人的資信情況。

（3）間接調(diào)查方式。主要是指利用信息媒體收集有關(guān)企業(yè)的資信情況。

2.調(diào)查的渠道

調(diào)查的渠道途徑很多，企業(yè)可以根據(jù)調(diào)查的對象、內(nèi)容選定不同的渠道。一般調(diào)查的渠道有以下幾種：

（1）企業(yè)法人注冊的工商行政管理部門。工商行政管理部門是我國依法負責企業(yè)法人注冊和合同管理的行政主管部門。企業(yè)可以直接向其申請查詢有關(guān)注冊資料。

（2）行業(yè)主管部門或企業(yè)主管部門。我國的行業(yè)主管部門隨著政企分開的體制改革后，雖然不再下達指令性計劃，但仍具有宏觀知道的行政職能，與企業(yè)仍然存在行政隸屬關(guān)系。因此，行業(yè)主管部門和企業(yè)主管部門對隸屬的企業(yè)經(jīng)營狀況基本掌握。

（3）專業(yè)銀行部門。銀行是本利結(jié)算和融資活動的專業(yè)部門，他了解掌握客戶的結(jié)算和存款情況。企業(yè)要調(diào)查有關(guān)企業(yè)資格信用情況，可以通過銀行咨詢部門進行調(diào)查。

3.簽約主體信用調(diào)查制度的制定

企業(yè)制定簽約主體信用調(diào)查制度，其調(diào)查機構(gòu)和人員、調(diào)查報告和調(diào)查責任制度的規(guī)定與簽約主體資格調(diào)查制度基本一致。主要區(qū)別是調(diào)查內(nèi)容的不同。企業(yè)制定和執(zhí)行簽約主體信用調(diào)查制度包括對當事人的履約能力以及履約信用的調(diào)查。具體內(nèi)容如下：

（1）履約能力的調(diào)查

我國法律規(guī)定，法人因合同發(fā)生的債務承擔有限責任，公民、私營企業(yè)和個體經(jīng)濟組織等對合同發(fā)生的債務承擔無限責任。因此，企業(yè)在簽訂合同時應當了解對方的履約能力是否能承擔相應的責任。對履行能力的調(diào)查又可以分為對財產(chǎn)狀況、生產(chǎn)能力和經(jīng)營能力的調(diào)查。

（2）財產(chǎn)狀況的調(diào)查。財產(chǎn)狀況包括注冊資本、實收資本、公積金以及其所擁有的其他形式財產(chǎn)，資本狀況是客戶經(jīng)濟實際能力和履約能力的標志。注冊資本是企業(yè)在注冊機構(gòu)登記的資本數(shù)額，它是表示公司等法人經(jīng)濟組織依法成立必須具有的最低資本數(shù)額，在調(diào)查中應注意，資本額與成交商品額間有適當?shù)谋壤P(guān)系。成交貿(mào)易額若超過資本額是不適當?shù)?。尤其當客戶是公司時，其一旦經(jīng)營失敗，便可申請破產(chǎn)，資產(chǎn)負債情況中表明企業(yè)財產(chǎn)狀況的一個主要因素。了解企業(yè)所負債務與其注冊資本的比例，可以確定其是否屬于負債經(jīng)營。對企業(yè)資本及負債情況的調(diào)查，可以要求對方提供經(jīng)注冊會計師核實的近期經(jīng)營年報表和資產(chǎn)負債表、損益表以及有業(yè)務往來的金融機構(gòu)出具的資本信用證明。

（3）生產(chǎn)能力的調(diào)查。生產(chǎn)能力的調(diào)查包括調(diào)查對方企業(yè)廠房、設(shè)備條件，原材料、輔助材料、能源供應狀況，生產(chǎn)規(guī)模、技術(shù)水平、交貨能力等。

（4）經(jīng)營能力的調(diào)查。經(jīng)營能力的調(diào)查主要調(diào)查對方企業(yè)的經(jīng)營金額、銷售渠道、貿(mào)易關(guān)系、經(jīng)營做法、近年來的盈虧情況、產(chǎn)品銷售情況以及在國內(nèi)國際市場上競爭能力的強弱情況。

（5）履約信用的調(diào)查。履約信用調(diào)查是對簽約企業(yè)信用、信譽的調(diào)查。企業(yè)的經(jīng)營歷史、經(jīng)營作風、有關(guān)客戶的評價、產(chǎn)品的質(zhì)量以及與金融、政府、司法機關(guān)等機構(gòu)間關(guān)系等情況，都是構(gòu)成其商業(yè)信用、信譽的重要內(nèi)容。

三、合同訂立的程序、形式、內(nèi)容

（一）企業(yè)應當根據(jù)合同內(nèi)容對標的物的生產(chǎn)商、價格及變化趨勢、質(zhì)量、供貨期和市場分布等方面進行綜合分析論證，掌握市場情況，合理選擇合同對方。

（三）對于影響重大、涉及較高專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復雜的合同，應當組織法律、技術(shù)、財會等專業(yè)人員參與談判，必要時可聘請外部專家參與相關(guān)工作。談判過程中的重要事項和參與談判人員的主要意見，應當予以記錄并妥善保存。

（四）企業(yè)應當根據(jù)協(xié)商、談判等的結(jié)果，擬訂合同文本，按照自愿、公平原則，明確雙方的權(quán)利義務和違約責任，做到條款內(nèi)容完整，表述嚴謹準確，相關(guān)手續(xù)齊備，避免出現(xiàn)重大疏漏。

合同文本一般由業(yè)務承辦部門起草、法律部門審核。重大合同或法律關(guān)系復雜的特殊合同應當由法律部門參與起草。國家或行業(yè)有合同示范文本的，可以優(yōu)先選用，但對涉及權(quán)利義務關(guān)系的條款應當進行認真審查，并根據(jù)實際情況進行適當修改。

企業(yè)應當對合同文本進行嚴格審核，重點關(guān)注合同的主體、內(nèi)容和形式是否合法，合同內(nèi)容是否符合企業(yè)的經(jīng)濟利益，對方當事人是否具有履約能力，合同權(quán)利和義務、違約責任和爭議解決條款是否明確等。

（六）企業(yè)應當建立合同會審制度。合同承辦部門應當將起草的合同文本交由合同關(guān)鍵條款涉及的其他專業(yè)部門和法律部門會同審核并出具書面意見。合同審核的重點主要包括以下方面：

1.經(jīng)濟性。合同內(nèi)容符合企業(yè)的經(jīng)濟利益。

2.可行性。簽約方資信可靠，有履約能力，具備簽約資格；資金來源合法，擔保方式可靠，擔保資產(chǎn)權(quán)屬明確。

3.嚴密性。合同條款齊備、完整，文字表述準確，附加條件適當、合法；合同約定的權(quán)利、義務明確，數(shù)量、價款、金額等標示準確；合同有關(guān)附件齊備，手續(xù)完備。

4.合法性。合同的主體、內(nèi)容和形式合法；合同訂立的程序符合規(guī)定，會審意見齊備；資金的來源、使用及結(jié)算方式合法，資產(chǎn)動用的審批手續(xù)齊備。

（七）企業(yè)針對主營業(yè)務擬定格式合同的，應當根據(jù)格式合同法律義務的特殊性及對企業(yè)經(jīng)營的影響程度，履行更加嚴格的審查程序。未經(jīng)授權(quán)，簽約人員不得擅自更改合同內(nèi)容。

（八）企業(yè)應當建立合同專用章保管制度。合同經(jīng)編號、審批及企業(yè)法定代表人或由其授權(quán)的代理人簽署后，加蓋合同專用章。

（十）企業(yè)對于重要合同，原則上應當與合同對方當事人當面簽訂。對于確需企業(yè)先行簽字并蓋章，然后寄送對方簽字并蓋章的，應當采用在合同各頁碼之間加蓋騎縫章、使用防偽印記等方法對合同文書加以控制。

（十一）正式訂立的合同，一般應當采用書面形式，包括合同書、補充協(xié)議、公文信件、數(shù)據(jù)電文等。因情況緊急或條件限制等原因未能及時簽訂書面形式合同的，應當在事后采取相關(guān)補簽手續(xù)。

（十二）合同訂立后，合同副本及相關(guān)審核資料應交由部門歸檔，合同正本由合同歸口管理部門負責保管和履行。

（十三）國家有關(guān)法律、行政法規(guī)規(guī)定應當辦理批準、登記等手續(xù)生效的合同，企業(yè)應當及時按規(guī)定辦理批準、登記等手續(xù)。

（十四）企業(yè)應當加強合同信息安全保密工作，未經(jīng)批準，不得以任何形式泄露合同訂立與履行過程中涉及的商業(yè)秘密或國家機密。

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