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合同是市場經(jīng)濟(jì)下確定不同主體之間經(jīng)濟(jì)關(guān)系的重要載體,制定有效的體系和方法是做好公司合同管理的重要前提。現(xiàn)代企業(yè)的合同管理模式一般采用企業(yè)法律顧問部門統(tǒng)一歸口管理和各業(yè)務(wù)部門分口管理的模式。法律顧問部門作為企業(yè)合同的統(tǒng)一管理部門,對(duì)企業(yè)合同的簽訂和履行負(fù)有監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)的職責(zé)。合同是企業(yè)對(duì)外溝通的橋梁，是企業(yè)發(fā)展的命脈。現(xiàn)代企業(yè)中半數(shù)以上的業(yè)務(wù)都要涉及到各種各樣的合同，而其中大多數(shù)的法律糾紛都直接或間接地與合同管理中的某個(gè)環(huán)節(jié)有關(guān)。免費(fèi)版合同管理系統(tǒng)以合同為管理對(duì)象，通過合同訂立、執(zhí)行、監(jiān)督、統(tǒng)計(jì)及維護(hù)跟蹤在規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)的同時(shí)實(shí)現(xiàn)合同價(jià)值最大化的產(chǎn)品解決案。采用手工管理合同，由于涉及的部門較多，需要管理的合同要素也各不相同，因此造成信息不集中，實(shí)時(shí)性不強(qiáng)，導(dǎo)致各部門協(xié)作，業(yè)務(wù)流程組建，監(jiān)控制度執(zhí)行方面效率不高，費(fèi)時(shí)費(fèi)力等問題，具體表現(xiàn)在如下方面：1)數(shù)據(jù)匯總困難：采用手工或EXCEL管理時(shí)，由于不同部門的數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，采集也不能夠及時(shí)繼續(xù)，匯總工作需要耗費(fèi)大量時(shí)間還不一定準(zhǔn)確。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)的決策時(shí)間有一定的影響。2)困難：傳統(tǒng)紙質(zhì)合同與電子版合同共存，但對(duì)于不同的人員想閱讀或者參考合同時(shí)，存在查找不方便的問題。尤其是領(lǐng)導(dǎo)需要了解合同文本時(shí)需要耗費(fèi)很多的時(shí)間。3)進(jìn)度控制困難：由于合同數(shù)目多，參與人員多，合同進(jìn)度的控制基本靠手工和普通excel、word管理已很難滿足企業(yè)的發(fā)展需要，并且當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)想全局或全程了解合同情況時(shí)存在很大障礙。財(cái)務(wù)人員的付款依據(jù)也與進(jìn)度密切相關(guān)，但同樣存在障礙。4)缺少警覺機(jī)制：缺少對(duì)合同進(jìn)度、結(jié)款等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的警覺，不能準(zhǔn)確地預(yù)測近期可能的收支項(xiàng)目，不能幫助公司進(jìn)行財(cái)務(wù)規(guī)劃，掌控資金流，更好地發(fā)揮資金運(yùn)作。超易合同管理軟件實(shí)現(xiàn)功能1.合同類型可分組分類別，合同類型可自定義。2.合同的信息記錄詳盡，其中的字段可根據(jù)需要自定義增加、修改、不顯示，模式靈活。3.合同自定義查詢功能?？勺远x設(shè)置查詢條件，極為方便。4.完善的往來單位，詳細(xì)記錄了客戶的信息資料。5.合同執(zhí)行管理，記錄合同的實(shí)際執(zhí)行情況，執(zhí)行人等。6.應(yīng)收付款計(jì)劃，記錄未來應(yīng)收付款的日期、金額等信息。7.合同收付，可實(shí)現(xiàn)收付款實(shí)際執(zhí)行記錄，記錄實(shí)際收付款金額、日期、經(jīng)手人等。8.合同提醒功能，包括合同應(yīng)收款提醒、應(yīng)付款提醒、合同事務(wù)提醒。9.合同附件、合同掃描、合同備注。10.合同相關(guān)報(bào)表查詢。合同應(yīng)收付款項(xiàng)匯總、明細(xì)表，合同信息報(bào)表，合同提醒報(bào)表等，均可按自己的需求自定義設(shè)計(jì)。免費(fèi)版合同管理系統(tǒng)以流程監(jiān)控為基礎(chǔ)，從風(fēng)險(xiǎn)管理的視角對(duì)合同管理進(jìn)行的分析，形成合同管理的5大功能模塊，并最終落實(shí)對(duì)合同管理各環(huán)節(jié)的管控。通過提高合同審批效率，加強(qiáng)合同履行的跟蹤，對(duì)各種預(yù)警進(jìn)行控制風(fēng)險(xiǎn)，快速查詢和統(tǒng)計(jì)分析來支持決策。免費(fèi)版合同管理系統(tǒng)功能以"合同"為中心，以“合同文本”、合同審批”、“合同執(zhí)行”“收付款管理”“預(yù)警提醒”“統(tǒng)計(jì)分析”為核心應(yīng)用，通過流程來打通各個(gè)模塊之間的血脈，建立起一個(gè)統(tǒng)一共享的合同信息管理平臺(tái)，當(dāng)我們找到其中的一個(gè)信息點(diǎn)時(shí)，與此信息點(diǎn)相關(guān)的所有信息都被提取出來，供所有合同相關(guān)不同角色的人員使用。合同管理制度的主要內(nèi)容應(yīng)包括合同的歸口管理,合同資信調(diào)查、簽訂、審批、會(huì)簽、審查、登記、備案,合同示范文本管理,合同專用章管理,合同履行與糾分處理,合同定期統(tǒng)計(jì)與考核檢查,合同管理人員培訓(xùn),合同管理獎(jiǎng)懲與掛鉤考核等。企業(yè)通過建立合同管理制度做到管理層次清楚、職責(zé)明確、程序規(guī)范,從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態(tài)。根據(jù)現(xiàn)代企業(yè)合同管理的應(yīng)用特點(diǎn)及管理瓶頸，免費(fèi)版合同管理系統(tǒng)在NFS平臺(tái)上，構(gòu)建合同管理組織流程體系，對(duì)合同進(jìn)行體系化、動(dòng)態(tài)化、全流程地管理，更加及時(shí)和準(zhǔn)確地防范企業(yè)的法律風(fēng)險(xiǎn)，使得企業(yè)在規(guī)范合作管理的同時(shí)，且規(guī)避合同執(zhí)行中可能出現(xiàn)的問題及法律風(fēng)險(xiǎn)，從合同管理中實(shí)現(xiàn)企業(yè)利益的最大化。實(shí)踐中，合同履行監(jiān)控不足經(jīng)常體現(xiàn)在一是應(yīng)變更的合同沒有變更;二是對(duì)合同的履行情況沒有進(jìn)行跟蹤,應(yīng)當(dāng)保留的履行記錄(如驗(yàn)貨記錄、竣工驗(yàn)收記錄等)沒有留,導(dǎo)致要維護(hù)自身權(quán)益時(shí)資料缺失,難以彌補(bǔ)。導(dǎo)致不能夠利用合同管理這個(gè)手段對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)度、質(zhì)量等進(jìn)行有效的控制。
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