現代企業(yè)已經不再是簡單的文件、公文、行政事務處理的IT系統(tǒng),而是基于的流程驅動的協同系統(tǒng),從而提高企業(yè)辦公效率,名易OA則在文檔管理的基礎引入協同辦公的思想,在提高執(zhí)行效率的同時,提升執(zhí)行力。名易協同辦公解決方案集文檔管理、協同工作、即時通信、信息發(fā)布、信息集成、業(yè)務流程集成于一體,構建企業(yè)新一代的員工工作平臺,其功能架構如圖所示,核心功能包括:
文檔管理:實現文檔分類管理與維護,支持各類文檔(如規(guī)范制度、工作總結、經驗案例、技術論文等)的獲取、存儲、搜索、學習、版本控制、點評等,促進企業(yè)文檔知識的沉淀、共享、學習、應用和創(chuàng)新;
審批:實現企業(yè)文件、請假、費用報銷等各類流程的用戶自定義,規(guī)范企業(yè)的流程審批,提高工作效率,優(yōu)化傳統(tǒng)審批方式,并引入知識關聯機制,提高審批的正確性;
項目管理:實現企業(yè)中各類項目的信息管理、項目協作、文檔管理、成員溝通等;
溝通平臺:通過即時交流、知識互動等功能幫助企業(yè)建立良好的文化氛圍,提升企業(yè)的凝聚力。
方案特點 1、靈活的流程設置 靈活的流程設置既是辦公系統(tǒng)正常應用的基礎,也是實現協同工作的保障,OA針對企業(yè)內部的不同需求,可在系統(tǒng)管理中自定義系統(tǒng)流程,靈活設置流程節(jié)點中得人員及審批權限。
2、強大的流程數據處理 辦公系統(tǒng)從傳統(tǒng)的處理文檔數據演變?yōu)樾枰幚矶喾N類型數據,在實際應用過程中經常需要對審批中的數據進行統(tǒng)計、分析,OA在表單上更加靈活,任何類型文件皆可作為表單發(fā)起審批,留痕清楚記錄每個用戶的操作,Excel實現了數值計算。
3、融入知識管理理念 協同辦公解決方案融合了知識管理思想,提供了全面的知識生命周期管理方法與手段,借助協同辦公解決方案可以實現組織內部知識資產的有效管理(包括各種文檔、文件等顯性知識和各類專家擁有的經驗等必然性知識),幫助組織提升知識資源的價值。
4、實時協作,支持 協同辦公解決方案支持即時消息提示,實現員工的實時協作、在線感知,集成在線溝通等功能,滿足移動辦公的需要。
協同辦公解決方案支持互聯網訪問,使團隊成員可在不同的地點、靈活的時間做出即時響應,實現團隊協作。
5、信息集成,整合信息孤島 面對組織集中信息呈現需求和信息孤島的現象,協同辦公解決方案可以無縫集成數據整合中心,通過建立組織級的統(tǒng)一信息視圖,實現對各業(yè)務系統(tǒng)數據的統(tǒng)一訪問,提供報表、圖形等多種方式展現,實時、直觀地反映組織運營的關鍵指標變化,使組織運籌數據之中,決勝競爭之外。
6、完善的安全控制機制 協同辦公解決方案結合底層系統(tǒng)平臺和應用層的各種權限要機制,提供了完善的安全授權、行為軌跡機制,針對目錄進行授權(如是否可訪問、可修改、可打印、可下載、可拷貝等),并通過日志及審計功能記錄關鍵操作行為,便于進行系統(tǒng)審計。
通過協同辦公解決方案的實施,可以幫助組織實現信息、知識的共享、增強員工協同工作的能力,強化領導的監(jiān)控管理,促進管理的規(guī)范化、信息化。對于領導來說,協同辦公平臺將是信息管理系統(tǒng)和決策支持系統(tǒng),為領導提供各種決策參考和依據,達到做正確的事;而對于普通員工來說,它是事務業(yè)務處理系統(tǒng),提供良好的辦公手段、溝通協作平臺,使之準確、高效、愉快的工作,達到正確地做事、快速地做事、把事做好。
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