物業(yè)檔案是隨著的出現(xiàn)而產(chǎn)生的，物業(yè)管理自產(chǎn)生至今只有百余年，我國引進這一模式僅僅20多年。在這短的時間里，盡管不是物業(yè)管理工作的主要環(huán)節(jié)，然面其重要地位卻不容忽視.物業(yè)管理工作正式開展后，幾乎每一個環(huán)節(jié)都離無論是維修、養(yǎng)護物業(yè)設施。還是了解業(yè)主及物業(yè)使用人情況，又或是收取管理費用、開發(fā)經(jīng)營活動等，都要案。如，某住戶在收樓后準備先裝修房屋，然后才居住.由于裝修方案包括改動原房屋的間隔，所以必須先了解原房屋曝些墻是承重墻，哪些是隔斯墻壁:裝修方案還包括改動原來的電線布置，所以還要了解職房屋的電路布線位置.這些需要了解的信息都記載在房屋的各種圖紙中，屬于物業(yè)檔案的一部分。如果物業(yè)檔案管理得不好。甚至沒有整理，那么要了解必要的信息就需要到其他有可能保存這些資料的地方去找，甚至會需要重新測量，這就造成了不必要的浪費。由此可見，物業(yè)管理工作要能規(guī)范有序地開展.加強物業(yè)檔案管理尤為重要。

　　一、物業(yè)檔案管理系統(tǒng)的特點

　　1.動態(tài)性.物業(yè)管理工作，它涉及的方面很具體:管理的對象是物業(yè)，服務的對象是物業(yè)的業(yè)主或住用人。相關(guān)對象上水平的情況通常不會是一成不變的。物業(yè)可能需要進行維修，養(yǎng)護:業(yè)主可能因物業(yè)的買賣、交換等權(quán)屬變更而變更:住用人業(yè)上水平更有可能因租賈關(guān)系的改變而頻繁變動，因此，相對應的物業(yè)、業(yè)主及住用人的文件材料也要不斷地添加變動。這就決定了物業(yè)檔案管理必須及時準確，動態(tài)性較強。

　　2完整性.物業(yè)檔案主要可分為兩大部分:→部分是物業(yè)公司日常運作形成的普通當案，包括行政管理和經(jīng)營管理檔案、基建檔案、設備檔案、會計檔案、人員檔案、榮普檔案等:另一部分是基層物業(yè)管理處日常運作形成的物業(yè)管理專門檔案，包括物業(yè)日常巡檢冊、物業(yè)維修檔案、物業(yè)租賃檔案、業(yè)主及住戶檔案、物業(yè)服務檔案等。物業(yè)檔案是以一個物業(yè)單位為對象組成案卷的，該物業(yè)不管發(fā)生何種變化，所產(chǎn)生的文件材料都須添加進去，因此，每一-份檔案案卷都是一個有機的整體，全面反映了-個物業(yè)單位的變遷過程，從而需要物業(yè)檔案管理完整規(guī)范。

　　3.相關(guān)性。物業(yè)管理活動是圍繞人們的日常生活面開展的，沒有哪-種檔案會像物業(yè)檔案這樣與人們的日常生活有著如此密切的聯(lián)系。許多檔案如機關(guān)文書檔案、訴訟檔案等在歸檔以后通常就較少被利用，因為人們的日常生活很少會涉及到這些檔案，面物業(yè)檔案則會隨著物業(yè)的裝修、租賃、再裝修、再租質(zhì)等活動的需要而不斷地被調(diào)問。這就充分體現(xiàn)出物業(yè)檔案管理與人們的日常生活的密切相關(guān)性。

　　4.靈活性。物業(yè)檔案和某些檔案如產(chǎn)權(quán)檔案，人事檔案相比。具有一定的公開性，因為物業(yè)檔案記錄著有關(guān)物業(yè)及對物業(yè)進行管理的情況。這部分檔案內(nèi)容對與本物業(yè)有關(guān)的所有人員來說都是公開的，像物業(yè)的維修檔案，有關(guān)綠化、環(huán)P、保安的檔案等。但物業(yè)檔案又具有一定的隱密性，因為它也包含著大量的隱私內(nèi)容和-定的公司機密。這部分檔案內(nèi)容是不使于公開的，如住戶的個人資料、物業(yè)中各個單元的產(chǎn)權(quán)資料、公司的重大決策等.這就要求物業(yè)檔案管理必須靈活多變，既不能只存不用，也不能無限公開。

　　二、部分系統(tǒng)功能

　　1、參數(shù)設置包含：系統(tǒng)初始化、收費初始化、圖層初始化、報警開關(guān)設置、導航圖管理。

　　2、圖層管理包含：圖層增加、圖層繪制、圖層參數(shù)設置、單元信息管理、平面圖形導出、背景設置、鷹眼圖、導航圖、單元定位查詢。

　　3、費用設置包含：針對所有的單元的費用模板設置、針對每個單元基本費用設置、費用統(tǒng)一調(diào)價管理。

　　4、水電表管理包含：水電表設置管理、單價設置、公攤設置、水電表歸零管理.

　　5、打印模板管理包含：打印報表格式和樣式設置、支持導出到Excel、TXT、Word、圖片格式

　　.6、單元基本信息管理包含：單元基本資料管理、住戶資料管理、業(yè)主資料管理、單元變更管理、單元收費設置、單元收費管理、合同附件管理、收費單據(jù)管理。

　　7、收費管理包含：水電抄表管理、物業(yè)收費報表管理、單元收費管理、批量收費、批量打印收費通知單、批量打印收費單據(jù)。

　　三、使用本系統(tǒng)的優(yōu)勢：

　　智能化：軟件智能的對合同到期、物業(yè)收費到期、欠費的單元進行報警提示;

　　自動化：對于物業(yè)的收費進行智能的進行計算得到應該進行的收費內(nèi)容和數(shù)量等。

　　圖形化：軟件采用圖形畫設計，讓用戶對單元的情況一目了然，有看圖識字的功能。

　　簡便化：軟件的操作可以讓沒有電腦基礎的用戶也可以很快掌握使用。

　　靈活化：用戶自己可以設置任意收費項目，鋪位可以設置不同的收費標準和項目。

　　安全化：軟件提供嚴格的權(quán)限設置，不同人具有不同的權(quán)限。

　　人性化：圖形化的操作智能的幫助提示，方便的操作，強大的技術(shù)支持。

　　優(yōu)質(zhì)化：本產(chǎn)品提供優(yōu)質(zhì)的服務、永遠免費升級服務。