1、協(xié)作方式陳舊:原始的口頭或電話通知,信息傳遞往往會有偏差或錯誤,員工、部門之間溝通與協(xié)作效率低,業(yè)務(wù)難以推進。
2、辦公效率低下:信息傳達緩慢、工作無法協(xié)同,領(lǐng)導(dǎo)無法監(jiān)督員工工作進度;審批過程復(fù)雜、周期長。
3、辦公成本居高不下:紙張、用筆等文具花費很多;多項目同時運作時,跨部門、跨地域協(xié)調(diào)成本高。
4、信息資源無法共享:資料無法分享,需要的人又無處查找搜索,信息孤島嚴重。
因此,公司迫切需要一款好的OA商務(wù)辦公系統(tǒng),它可以讓事物有條理,讓各個部門分工明確各司其職,同時可以使得大量繁瑣雷同的工作自動化,省下人力物力。公司主管高層也可以通過的各項統(tǒng)計數(shù)據(jù)宏觀把握公司運營情況,系統(tǒng)的管理人力資源客戶資源知識資源,這樣公司就可以更好更有序地發(fā)展。 層需要一個能夠有效監(jiān)控企業(yè)運作,協(xié)調(diào)各種企業(yè)資源,分析企業(yè)運營狀況,協(xié)助正確決策的OA系統(tǒng)。
普通員工需要一個個性化的個人工作界面,可以共享知識信息,與企業(yè)其他部門人員保持溝通,共同完成各種事務(wù),并協(xié)助我制定個人工作計劃的OA系統(tǒng)。
IT部經(jīng)理需要一個可擴展、可高度定制、功能縱深、應(yīng)用集成的OA系統(tǒng),有效解決孤島難題,且無需重復(fù)、方便維護的OA系統(tǒng)。
二、上線OA商務(wù)辦公系統(tǒng)前期工作 1、對內(nèi),安排全員需求調(diào)研、應(yīng)用推廣、調(diào)動全員積極性。 (1)調(diào)研全員需求。分部門對部門工作對OA系統(tǒng)的需求進行調(diào)研,然后整理匯總,作為采購OA商務(wù)管理系統(tǒng)的需求前提。
(2)應(yīng)用推廣、調(diào)動積極性。有很多公司的員工已經(jīng)習慣了傳統(tǒng)的辦公模式,對新的上線可能存在抵觸情緒,因此需要在企業(yè)全體員工中推廣OA商務(wù)辦公系統(tǒng)的方便性、易用性等,講解OA系統(tǒng)的價值,調(diào)動全員的使用積極性。
2、對外,根據(jù)企業(yè)自身情況選擇合適的OA商務(wù)辦公系統(tǒng)產(chǎn)品。 (1)關(guān)注OA的本質(zhì)。要基于全員去進行產(chǎn)品選型和集成整合等工作安排和工作節(jié)奏。
(2)關(guān)注核心價值。抓大放小,重點考察工作流程、協(xié)同工作、項目管理的技術(shù)水準。
(3)關(guān)注服務(wù)商態(tài)度。OA軟件是涉及到全員使用的管理軟件,需要持續(xù)不斷的與服務(wù)商互動,來解決實施、應(yīng)用、推廣過程中遇到的各種需求變更。
(4)關(guān)注成本控制。硬件設(shè)備的選型成本占有最重要要素,而管理軟件的選型,軟件應(yīng)用后的價值則占有最重要要素。
三、上線OA商務(wù)辦公系統(tǒng)可行性思考 所謂的可行性也就是說有需求進行提煉的時候,應(yīng)該要能夠滿足其核心需求,同時兼顧其他方面,提高OA產(chǎn)品的綜合價值。
引進OA商務(wù)辦公管理系統(tǒng),能把協(xié)同的管理行為抽象提煉成角色、事件、流程、結(jié)果等要素,建立以人為本的角色驅(qū)動機制,以流程為導(dǎo)航,采用事找人的工作方式,從而提高跨部門、跨地域、動態(tài)團隊的多個角度,進一步提升管理效率。
名易軟件是國內(nèi)五大OA廠商之一,打造全新的OA商務(wù)移動協(xié)同自動化辦公平臺,傳承名易軟件公司十多年來的管理經(jīng)驗,提供OA系統(tǒng)、移動審批、考勤、會議等平臺,助力企業(yè)高效智能辦公。下面我們看下名易OA商務(wù)辦公系統(tǒng)可行性分析。
1、實現(xiàn)移動協(xié)同工作,提高辦公效率 不用拿著各種文件、申請、單據(jù)在各部門跑來跑去,等候?qū)徟?、簽字、蓋章;領(lǐng)導(dǎo)出差、業(yè)務(wù)員外出等,均可隨時隨地登錄系統(tǒng)處理辦公事務(wù),全體人員共享一個辦公平臺,縮短辦事時間、大大提高工作效率。
2、節(jié)約大量資源成本 首先是紙張的節(jié)約。引進名易OA商務(wù)辦公系統(tǒng),可以節(jié)約發(fā)放公文、通知、工作計劃等大量文件的紙張費用。其次是時間的節(jié)約,公文草擬、審核、批辦、簽發(fā)、登記、傳閱等流程都可以在OA系統(tǒng)上進行,省去了許多不必要的麻煩,為公司深入開展各項工作節(jié)約了寶貴的時間。
3、規(guī)范單位管理,輔助領(lǐng)導(dǎo)決策 通過智能自定義表單和,把一些彈性太大不夠規(guī)范的工作流程變得井然有序,比如:公文會簽、計劃日志、用款報銷等工作流程審批都可在網(wǎng)上進行,同時也加強了領(lǐng)導(dǎo)的全局控制能力。
4、利于信息整合 系統(tǒng)的信息報送模塊有助于公司各部門更好地采集與處理信息,同時我們還可利用系統(tǒng)對信息進行篩選、分類、整理與歸納,使之轉(zhuǎn)換為公司工作的重要參考依據(jù)。從而實現(xiàn)資源整合、信息共享,進一步發(fā)揮信息資源的社會效益與經(jīng)濟效益。
5、提高企業(yè)競爭力、凝聚力 員工與上級溝通很方便,信息反饋暢通,為發(fā)揮員工的智慧和積極性提供了舞臺。無疑,企事業(yè)的單位的內(nèi)部的凝聚力將大大增強。
總而言之,通過對0A商務(wù)辦公管理系統(tǒng)的上線準備和可行性分析,可以了解到,名易0A商務(wù)辦公管理系統(tǒng)對于全面改善企業(yè)辦公水平、提高企業(yè)綜合實力等方面有十分積極的作用,是企業(yè)管理工具的明智之選。
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