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工單管理軟件檔案管理系統(tǒng)解決方案分析
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1.前言 員拿著大把的鑰匙，打開走廊盡頭檔案室的房門，淡淡的霉味和著昏黃的燈光撲面而來，一排排落地到頂?shù)奈募駭D滿了他的視野：在迷宮般狹小的空間里，他瞪大眼睛、輕輕地翻找著需要的資料，小心地拂去塵土，生怕泛黃的紙張在手中缺角斷邊。心煩意亂的他盼望著快一點找到想要的文件，渴望離開那令人窒息的空間，回到外面任意縱橫的網(wǎng)絡(luò)世界?！ ∵@樣的場景時刻發(fā)生在我們周圍每一個用紙張記錄信息的地方。亙古不變的檔案管理方式，使得檔案管理員在看似清閑的工作中付出了繁重的體力。面對著滿目的紙張、資料、書籍，查找你所需要的一點點重要的文件資料，真不是一件容易完成的工作?，F(xiàn)代人們對信息資源的更大需求，使得用紙張記載保存資料交流起來越來越不適應(yīng)現(xiàn)代社會的要求。首先是紙張記載的單位信息資料非常有限，幾K的文檔資料就需要打印成厚厚的一沓紙，使用時很不方便。其次，用紙張保存文檔資料時，會占用大量空間，當(dāng)我們看到檔案館的藏書室就知道了紙張的力量了。而且紙張保存起來很麻煩，即要防濕、防蟲，還要放火等等。所以紙張記錄數(shù)據(jù)人們交流起來很不方便?！ ≡诋?dāng)今社會，信息化、數(shù)字化是整個社會發(fā)展趨勢，把大量的紙張文件、圖書轉(zhuǎn)換成計算機所能識別的電子文件是一件非常實用、非常有意義的事情。應(yīng)用平板式掃描儀對紙張進行掃描是一個解決辦法。但是當(dāng)面對數(shù)量非常大的紙張文件和圖書時，平板式掃描儀的速度就不能應(yīng)付了。平板式掃描儀的掃描速度只有每分鐘兩到三張，只有應(yīng)用高速掃描儀才能處理這種業(yè)務(wù)。Bell&Howell快速掃描儀是一種專為大量商業(yè)票據(jù)及文件所設(shè)計的掃描儀,每分鐘可處理125頁以上的單據(jù),或是雙面掃描可處理250個影像,并能支持長時間高負荷的工作,是金融服務(wù)業(yè)不可或缺的設(shè)備。把紙張變成電子文件儲存起來就需要存儲設(shè)備。選擇一種物美價廉的設(shè)備是每個客戶所追求的目標(biāo)?，F(xiàn)在的存儲設(shè)備主要有三種：磁帶、硬盤和光盤。用磁帶作為存儲設(shè)備，它的容量很大，但是存在著很大的缺點，保存時和紙張一樣對環(huán)境要求很高，用戶使用查詢時只能順序查詢，所以很不方便;硬盤的存儲速度在三種存儲設(shè)備里面是最快的，用戶使用硬盤時對資料的存儲、查詢、檢索等操作時非常迅速，但是對某些行業(yè)來說，硬盤的安全性太低了，用戶保存一些重要資料時，硬盤的缺點是暴露無疑。光盤，作為三種存儲設(shè)備里面，單位存儲容量成本是最低的，攜帶非常方便。相對于硬盤，它的安全性非常高，只要管理好，其他人不可能越權(quán)查看資料。相對于磁帶，光盤可以隨時查詢用戶想要看到的資料，不用像磁帶一樣只能順序查找。所以，特點優(yōu)勢突出的光盤是作為海量存儲設(shè)備的首選。所以應(yīng)用光盤存儲、保存、交流數(shù)據(jù)文件是現(xiàn)在社會的必然趨勢?！ ∽鳛楣獗P大容量的存儲設(shè)備----光盤庫，它容量大：光盤庫的容量非常大(600片DVD庫，5.6TB),換盤速度快，支持跨盤檢索，支持網(wǎng)絡(luò)無縫的數(shù)據(jù)刻錄(同時支持六臺刻錄機)，機械手自動加載盤片，內(nèi)部組件模塊化設(shè)計，內(nèi)置錯誤診斷系統(tǒng)，機械手自動翻面可讀取雙面盤片，是網(wǎng)絡(luò)時代理想的存儲設(shè)備?！ ”痉桨甘且粋€DVD-ROMRAM檔案存儲檢索系統(tǒng)，它是專門用于對各種檔案資料的存儲備份、檢索查閱的系統(tǒng)。管理員可以對原始數(shù)據(jù)資料進行掃描備份，刻錄成光盤存放于DVD-ROMRAM光盤庫中，用戶利用網(wǎng)絡(luò)很方便的檢索查閱數(shù)據(jù)資料。此系統(tǒng)用途非常廣泛，可適用于多種用戶環(huán)境。例如象銀行、檔案館、圖書館等等單位?！ ?.方案說明： 1、先將舊的文件資料通過高速掃描儀進行掃描，利用服務(wù)器做數(shù)據(jù)處理，把文件存成JPEG等圖象格式，并把這些數(shù)據(jù)刻錄成光盤。這個服務(wù)器叫做鏡像檢索服務(wù)器。 2、作為鏡像數(shù)據(jù)庫的服務(wù)器，它要把所掃描的文件光盤存放在光盤庫中，并統(tǒng)一管理光盤庫。服務(wù)器對數(shù)據(jù)光盤設(shè)置權(quán)限，管理客戶對數(shù)據(jù)的訪問查詢?！ ?、客戶端的應(yīng)用：當(dāng)這些數(shù)據(jù)信息成功的存放在光盤庫中，服務(wù)器能夠管理這些數(shù)據(jù)時，客戶就可以通過網(wǎng)絡(luò)方便快捷的檢索查詢所需的數(shù)據(jù)資料了?！ ?、對于一些經(jīng)常被檢索應(yīng)用的數(shù)據(jù)光盤，管理軟件可以自動在服務(wù)器中做緩存，使客戶訪問速度更快?！ ?.系統(tǒng)構(gòu)成 硬件需求：JVC系列光盤庫：600片盤庫容量可達5。6TB 服務(wù)器：WindowsNT 高速掃描儀：BELL+HOWELL8000系列掃描儀 客戶終端：清華同方品牌機 網(wǎng)絡(luò)設(shè)備(HUB，SWITCH) 軟件需求：掃描儀管理軟件：清華同方光盤掃描儀管理軟件 光盤檢索管理軟件：SamrtStor光盤庫管理軟件 4.本系統(tǒng)的工作過程包括六個部分： 即對文檔圖本的采集、索引、核對、存儲、查詢和輸出。 ●采集：由圖像錄入工作站把檔案資料通過掃描儀或通過圖像采集平臺轉(zhuǎn)化成計算機能識別的圖像數(shù)據(jù)，并對該檔案文檔進行索引要素的錄入?！ 袼饕罕鞠到y(tǒng)可以最多在線保存1億張檔案數(shù)據(jù)(CD-R方式)的原件圖像，要想如此眾多的票據(jù)文檔圖像在以后查詢時被快速、準(zhǔn)確的定位，就要為每一張采集到的圖像加上一個特定的"標(biāo)簽"，這個標(biāo)簽就是索引值。索引值可以是檔案名稱、發(fā)生日期等信息。索引值輸入成功就完成了索引?！ 窈藢Γ寒?dāng)用戶的應(yīng)用系統(tǒng)采用業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)集中處理的主機系統(tǒng)，檔案的要素數(shù)據(jù)在其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)已經(jīng)錄入過，并保存在主機中。在這種情況下，要求本系統(tǒng)中對同一張憑證所加的索引值，與主機中的該憑證的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)嚴(yán)格校核并確保一致?！ 翊鎯Γ航?jīng)索引和校對后的圖像信息，要存入中心數(shù)據(jù)庫。但在存儲之前必須進行壓縮，以最大限度的節(jié)約存儲空間。經(jīng)壓縮后的圖像數(shù)據(jù)最終存入光盤庫?！ 癫樵儯盒枰樵儠r，可以用多種方法來檢索，可以使用條件查詢或模糊查詢的方式，而不一定要知道憑證的全部要素。比如按名稱、按發(fā)生日期范圍檢索等。通過快速檢索技術(shù)，多臺查詢工作站可以通過網(wǎng)絡(luò)同時檢索文檔圖像。如果在分館等下級單位，可以通過下發(fā)光盤或通過廣域網(wǎng)來進行查詢?！ 褫敵觯何臋n被檢索出來之后，自動的還原顯示在計算機的彩色顯示器上，并且可以根據(jù)用戶的需要使用彩色打印機以1：1的比例把原始圖像還原打印輸出或使用傳真機把圖像傳真出去;或是通過INTERNET，INTRANET把圖像作為E-MAIL發(fā)送到查詢終端?！ ?.主要的用戶群 企業(yè)和政府 ★ 設(shè)計方案管理(CADPrint) ★ 報紙管理(新聞局) ★ 用戶管理(銀行、保險公司) ★ 專利管理 ★ 技術(shù)報告管理 ★ 技術(shù)信息管理 ★ 印刷數(shù)據(jù)管理(印刷廠) 醫(yī)院 ★ 醫(yī)療紀(jì)錄管理 ★ 診斷報告管理 6、簡單應(yīng)用說明(保險公司) 隨著保險公司擴大經(jīng)營規(guī)模，各類原始憑證、單證、檔案原件產(chǎn)生的數(shù)量越來越大。這個檔案管理系統(tǒng)的建立全面解決了保險公司原始檔案管理的庫房擁擠、查閱不便、投資大、勞動強度高等問題，提高了保險公司檔案的電子化、自動化、無紙化管理水平。保險公司文檔管理系統(tǒng)結(jié)合中國國情，適合保險公司業(yè)務(wù)需求和操作習(xí)慣，是集數(shù)據(jù)采集、壓縮存儲、模式識別、圖象處理、錄入查詢、綜合管理于一體的保險業(yè)務(wù)自動化管理系統(tǒng)。這個系統(tǒng)將成為保險公司加強管理、提高服務(wù)質(zhì)量的重要手段之一。它提供了五大功能：內(nèi)容的
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