企業(yè)面臨快速的發(fā)展和日益激烈的市場競爭，隨著公司的業(yè)務(wù)越來越大，合同也越來越多，同時合同管理面臨的挑戰(zhàn)和監(jiān)管要求越來越多，特別是國家法規(guī)對企業(yè)內(nèi)控和風(fēng)險管理提出的特殊要求，如國家財政部等五部出臺的《企業(yè)內(nèi)控應(yīng)用指引—16號》中明確了企業(yè)在內(nèi)部控制方面對合同管理業(yè)務(wù)的明確要求，其中第十五條特別提出了充分利用信息化手段實現(xiàn)合同的全過程封閉的管理。

合同作為商品經(jīng)濟的產(chǎn)物，是商品交換的法律表現(xiàn)形式?，F(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)濟往來，主要通過合同形式進行，所以，合同管理作為現(xiàn)代企業(yè)法律顧問制度的重要內(nèi)容之一，能否實施有效管理把好合同關(guān)，是現(xiàn)化企業(yè)經(jīng)營管理成敗的一個重要因素。

一、合同管理的具體內(nèi)容合同關(guān)系自始至終是一種法律關(guān)系，所以現(xiàn)代企業(yè)的合同管理也應(yīng)當(dāng)是自始至終的全過程的、全方位的管理。合同管理應(yīng)做好如下幾項工作：1、建立健全規(guī)章制度,使合同管理規(guī)范化、科學(xué)化、法律化，首先要制定切實可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要內(nèi)容應(yīng)包括：合同的歸口管理，合同資信調(diào)查、簽訂、審批、會簽、審查、登記、備案，法人授權(quán)委托辦法，合同示范文本管理，合同專用章管理，合同履行與糾紛處理，合同定期統(tǒng)計與考核檢查，合同管理人員培訓(xùn)，合同管理獎懲與掛鉤考核等。企業(yè)通過建立合同管理制度，做到管理層次清楚、職責(zé)明確、程序規(guī)范，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態(tài)。2、加強合同管理人員的培訓(xùn)教育。合同管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低，直接影響著合同管理的質(zhì)量。通過學(xué)習(xí)培訓(xùn)，使合同管理人員掌握合同法律知識和簽約技巧，堅持持證上崗和年檢考核制度，這不但增強了合同管理人員的責(zé)任感，也提高了合同法律意識。3、重大合同審查管理。企業(yè)重大合同主要有：中外合資合作合同、企業(yè)購并合同、聯(lián)營合同，獨家代理協(xié)議、重大技術(shù)改進或技術(shù)引進合同、涉及擔(dān)保的合同、房地產(chǎn)開發(fā)與交易合同等。把這些對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動和經(jīng)濟效益影響大的合同挑出來，做為合同的重點管理對象，從合同的項目論證、對方當(dāng)事資信調(diào)查、合同談判、文本起草、修改、簽約、履行或變更解除、糾紛處理的全過程，都由法律顧問部門參與，嚴格管理和控制，預(yù)防合同糾紛的發(fā)生，有效維護企業(yè)合法權(quán)益。4、履行監(jiān)督和。簽約的目的主要是保障合同的及時有效履行，防止違約行為的發(fā)生，所以，企業(yè)法律顧問對合同的履行進行監(jiān)督是十分必要的。通過監(jiān)督可以知道企業(yè)各類合同的履行情況，及時發(fā)現(xiàn)影響履行的原因，以便隨時向各部門反饋，排除阻礙，防止違約的發(fā)生。另外，合同結(jié)算是合同履行的主要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，法律顧問部門同財務(wù)部門密切配合；把好合同的結(jié)算關(guān)至關(guān)重要，這既是對合同簽訂的審查，也是對合同履行的監(jiān)督，具體可采取或制定貸款支付復(fù)核程序，實施有效的管理。5、違約糾紛的及時處理。合同關(guān)系是一種法律關(guān)系，違約行為是一種違法行為，要承擔(dān)支付違約金、賠償損失或強制履行等法律后果。法律顧問部門審查合同時選擇合適的違約條款和糾紛處理條款顯得很重要，一旦發(fā)生違約情形，法律顧問要區(qū)別情況，及時采用協(xié)商，仲裁或訴訟等方式，積極維護企業(yè)的合法權(quán)益，減少企業(yè)的經(jīng)濟損失。合同管理是：企業(yè)法律顧問事務(wù)中的一項重要工作，它不再是簡單的要約、承諾、簽約等內(nèi)容；而是一種全過程、全方位、科學(xué)的管理，現(xiàn)代企業(yè)若能對合同實施有效管理，將為水平和經(jīng)濟效益的提高產(chǎn)生巨大的推動力。

在不增加運營成本及人手的情況下，為了解決以上各種繁雜的合同管理問題，我們相信企業(yè)迫切需要一套智能化的合同管理系統(tǒng)軟件，適用于各行各業(yè)的大中小型企業(yè)的合同制定、評審、實施動態(tài)控制等方面的具體應(yīng)用需求。

二、目前企業(yè)合同管理存在的問題

合同管理是落實企業(yè)風(fēng)險管理和內(nèi)部控制的一項核心的管理業(yè)務(wù)，合同是企業(yè)對外交易的門戶，合同管理的好壞直接影響企業(yè)的經(jīng)營成敗，然而長期以來，由于在合同管理中實行手工管理，合同審批流程不明確，信息利用水平不高，造成合同管理過程中業(yè)務(wù)處理效率低，浪費了大量的人力、物力，各部門之間合同流轉(zhuǎn)時間長而且容易出錯。這樣的機制已經(jīng)無法適應(yīng)時代的發(fā)展，成為企業(yè)合同管理的瓶頸。1、手工作業(yè)，效率地下，而且容易出錯2、審批流程不明確，環(huán)節(jié)混亂，各環(huán)節(jié)間目標(biāo)不明確3、大量的紙質(zhì)文件和數(shù)據(jù)，不利于合同的查找、更新和維護4、信息管理水平低下，無法有效利用合同數(shù)據(jù)并挖掘其潛在的信息5、保密性差，容易丟失，照成信息外泄

三、免費版合同管理解決方案

免費版以流程監(jiān)控為基礎(chǔ)，從風(fēng)險管理的視角對合同管理進行的分析，形成合同管理的5大功能模塊，并最終落實對合同管理各環(huán)節(jié)的管控。通過提高合同審批效率，加強合同履行的跟蹤，對各種預(yù)警進行控制風(fēng)險，快速查詢和統(tǒng)計分析來支持決策。1合同管理：合同類型、合同流程2風(fēng)險管理：財務(wù)風(fēng)險、法律風(fēng)險、履行風(fēng)險、責(zé)任風(fēng)險3資金管理：資金收付管理、資金預(yù)算管理4：客戶信息、客戶評級、相關(guān)合同5統(tǒng)計分析：客戶統(tǒng)計分析、資金統(tǒng)計分析、合同統(tǒng)計分析，……

四、功能介紹

記錄收納企業(yè)所有合同文本及信息

合同創(chuàng)建：起草人選擇對應(yīng)的合同范本，填寫合同要素，合同示范文本只允許起草人填空，不允許修改固定條款格式；合同文件：管理所有與合同有關(guān)的文件，包括合同原稿、變更文件、附圖等內(nèi)容，將任意格式的電子版文檔可以直接導(dǎo)入系統(tǒng)中；合同變更：記錄合同變更的原因、影響，并將變更依據(jù)作為附件導(dǎo)入系統(tǒng)，從而兼顧了變更過程管理的嚴謹和自動性，關(guān)聯(lián)結(jié)果，有據(jù)可查，權(quán)責(zé)明晰；

對合同相關(guān)支撐、附屬信息進行管理和存檔

客戶：提供對客戶或供應(yīng)商的登記、分級、評價、信用記錄、審批等操作；項目：可以設(shè)立項目，包括項目的立項、預(yù)算、費用、執(zhí)行過程、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等；業(yè)務(wù)相關(guān)：包括合同的分類、編碼、參數(shù)，關(guān)聯(lián)合同等；

創(chuàng)建與維護管理標(biāo)準合同、流程模版

合同模版：免費版系統(tǒng)提供合同示范文本庫，支持多種業(yè)務(wù)類型（采購、銷售、實施、服務(wù)、開發(fā)等），支持多種合同類型（標(biāo)準、框架、總分包等）流程模版：提供多種合同的業(yè)務(wù)流程樣板，企業(yè)可以直接使用或者參考修改使用

提供合同報警機制

資金預(yù)警：根據(jù)合同應(yīng)收應(yīng)付計劃、實收實付情況，開收發(fā)票等方面進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計；進度預(yù)警：明確記錄合同進度，并與計劃情況進行對比，方便領(lǐng)導(dǎo)隨時了解合同動態(tài)執(zhí)行的情況，到底完成到何種程度，完成的百分比是多少，方便領(lǐng)導(dǎo)調(diào)整進度，安排下一步的工作；合同預(yù)警：系統(tǒng)自動掃描并對所有快到期的結(jié)款、審批、收貨、驗收、付款等關(guān)鍵節(jié)點或事項進行預(yù)警，幫助用戶提前做好財務(wù)規(guī)劃和分析決策；

合同審批流程設(shè)置與流轉(zhuǎn)機制

流程設(shè)置：對合同對方、項目、合同、資發(fā)票等內(nèi)容進行審批，支持靈活的流程定義，審批對象自動匹配審批流程，規(guī)范審批流程；合同審批：根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程自定義軟件中合同審批流程，保存所有的審批意見，幫助評審人員參考，最后打印出合同審批單；

信息統(tǒng)計與分析

報表：從不同角度對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，輔助經(jīng)營決策，多樣化的統(tǒng)計方式，自定義統(tǒng)計條件，并將統(tǒng)計結(jié)果輸出圖形。

五、價值

落實企業(yè)風(fēng)險管理和內(nèi)部控制要求，實現(xiàn)合同全生命周期的電子化、網(wǎng)絡(luò)化、專業(yè)化管理；規(guī)范流程和合同文本，固化管理制度，控制合同訂立風(fēng)險；提高審批效率，降低管理成本；加強履行的監(jiān)督、監(jiān)控和到期預(yù)警，控制履行風(fēng)險；快速查詢、靈活方便的統(tǒng)計分析和報表，支持決策。提供的服務(wù)

六、總結(jié)

免費版合同管理解決方案以先進成熟的計算機網(wǎng)絡(luò)和通信技術(shù)為手段，覆蓋整個企業(yè)的各部門，實現(xiàn)該企業(yè)合同管理智能化，提高辦公效率及人員的利用率成為促進企業(yè)迅速發(fā)展的一支很好的催化劑。

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