一、中小企業(yè)面臨的問題

　　合同管理是公司前端管理的重要部分，如何有效的落實動態(tài)管理是目前所有企業(yè)面臨的挑戰(zhàn)，往往決策層的良好想法最終無法得以實現(xiàn)或差之甚遠(yuǎn)，究其原因還是在于無法切實掌控全面真實及時的信息，所以良好的企業(yè)執(zhí)行力需要相應(yīng)的執(zhí)行平臺來支持。

　　具體表現(xiàn)：

　　1.、客戶的信息記錄雜亂繁瑣，查找不便;

　　2.業(yè)務(wù)流程沒有形成規(guī)范化;

　　3.收付款筆數(shù)過多，管理人員無法準(zhǔn)確及時掌控收付款狀況，賬、款對不上情況;

　　4.各種工程、企業(yè)合同項目周期長、人員多，管理者無法監(jiān)管;

　　5.合同相關(guān)信息無法共享，交流不暢，交接無法順利開展;

　　6.制作報表費(fèi)時費(fèi)工，數(shù)據(jù)存在采集難、準(zhǔn)確性無法保證;

　　7.紙張歸檔存在遺失遺漏損毀，難以管理大量的Word文檔。

　　二、名易合同管理軟件免費(fèi)版解決方案

　　名易免費(fèi)合同管理軟件結(jié)合中小企業(yè)的實際情況，在功能上，提供包括合同起草、合同報價、合同審批、合同會簽、合同備案、文本管理、開票申請審批以及對合同各維度統(tǒng)計分析的都實現(xiàn)全方位管理。

　　在管理模式上提供從合同起草到合同結(jié)束備案的合同全生命周期管理模式，以合同生命周期管理為主線貫穿與合同相關(guān)的其他管理要素例如：簽約相對方管理、審批管理、合同統(tǒng)計、發(fā)票統(tǒng)計等。

　　三、名易免費(fèi)合同管理軟件主要功能

　　1、協(xié)同功能

　　名易軟件合同管理系統(tǒng)提供了業(yè)務(wù)審批、會簽審批、財務(wù)審核、業(yè)務(wù)共享、業(yè)務(wù)反饋、業(yè)務(wù)催辦、業(yè)務(wù)傳閱和業(yè)務(wù)協(xié)助的功能來實現(xiàn)協(xié)同辦公，避免信息重復(fù)維護(hù)，提高信息傳遞效率。

　　其中，審簽會簽可以為所有的業(yè)務(wù)提供自由審批、自由會簽、業(yè)務(wù)流程、數(shù)據(jù)審核服務(wù)。

　　特別是業(yè)務(wù)流程可以依照企業(yè)制度中的評審程序，對合同、發(fā)票審批等定義流程。如合同起草完成后，按合同額度、類別、所屬項目、是否模板合同等合同特性進(jìn)行審簽流程權(quán)限設(shè)置。審簽流程啟動后，系統(tǒng)自動按事先配置好的流程驅(qū)動，自動進(jìn)行審簽催辦和審簽進(jìn)度跟蹤。并保存所有審批會簽記錄，保持焦點問題爭議的原貌，使之成為合同履行過程中關(guān)注的重點，也可按用戶單位的審批表單格式打印出來，報領(lǐng)導(dǎo)決策。

　　2、權(quán)限功能

　　權(quán)限管理貫穿所有的模塊，為用戶提供其操作的信息以及瀏覽查看的信息，沒有授權(quán)的信息用戶是不能查詢和瀏覽、操作的。

　　可以根據(jù)用戶崗位職能配置操作權(quán)限,如合同的起草、簽訂、審批等信息的錄入就可以安排不同的人負(fù)責(zé),達(dá)到相互監(jiān)督和協(xié)同工作的效果;

　　可以根據(jù)用戶職位配置查詢權(quán)限，如普通業(yè)務(wù)人員只能查看自己簽訂的合同，項目經(jīng)理則可以查看與本項目相關(guān)的合同數(shù)目，合同金額等信息，其他項目無權(quán)訪問;

　　作為公司管理層可以查看所有內(nèi)容。

　　合理的設(shè)置權(quán)限可以在不影響工作效率的前提下盡可能的保護(hù)公司的敏感信息。

　　3、業(yè)務(wù)規(guī)范

　　為業(yè)務(wù)單據(jù)提供數(shù)據(jù)維護(hù)的功能，解決業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的錄入、修改，業(yè)務(wù)規(guī)則校驗等數(shù)據(jù)維護(hù)任務(wù)，提供多種查詢方式、多種關(guān)聯(lián)查看方式，解決用戶的業(yè)務(wù)信息查看問題。

　　人性化的操作界面幫助用戶設(shè)計出更加符合自己使用習(xí)慣的數(shù)據(jù)操作界面，提高工作效率，得到更加愉悅的使用體驗;

　　頁面和關(guān)聯(lián)信息自定義功能?？梢愿鶕?jù)組織結(jié)構(gòu)調(diào)整和業(yè)務(wù)流程變動修改頁面配置，以適應(yīng)業(yè)務(wù)變更;

　　信息自動查重、必填字段約束和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)字典下拉選擇，減少人工整理記錄工作量，同時保證信息的唯一性、及時性、維護(hù)便捷性、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)性，為將來的信息挖掘打好基礎(chǔ);

　　提供模糊查詢、精確查詢、多條件組合查詢等多種查詢方式,支持自定義常用查詢方案保存，快速定位信息，省去大量的人工查找和數(shù)據(jù)整理工作量，提高效率;

　　統(tǒng)計分析主要指特定業(yè)務(wù)部門在一定期限或特定原因下對特定范圍的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總統(tǒng)計，提供多種多維度統(tǒng)計方式，輔助經(jīng)營決策。

　　4、預(yù)警功能

　　主要包括合同、發(fā)票待審批的到期提醒;根據(jù)動態(tài)運(yùn)行規(guī)則自動產(chǎn)生的提醒信息。提醒方式包括登錄界面提醒、郵件提醒?？梢詫贤倪M(jìn)展計劃、結(jié)款計劃和關(guān)鍵要素進(jìn)行預(yù)警，幫助用戶提前做好財務(wù)規(guī)劃和分析決策，降低合同管理中的因延誤付款、交貨帶來的違約風(fēng)險。

　　5、統(tǒng)計分析

　　合同統(tǒng)計是業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的加工處理功能，主要完成四類事項：審簽報表的生成，業(yè)務(wù)單據(jù)生成，統(tǒng)計匯總報表、決策分析報表。審簽報表是電子化審簽完成后，可以輸出打印紙質(zhì)的審簽單。業(yè)務(wù)單據(jù)指特定業(yè)務(wù)需要的各種紙質(zhì)單據(jù)，報表平臺可以設(shè)計并打印輸出，或?qū)R總統(tǒng)計結(jié)果以電子化或打印輸出的形式提供，滿足現(xiàn)場管理的需要。

　　四、名易免費(fèi)合同管理系統(tǒng)功能表現(xiàn)

　　1、合同全生命周期管理

　　合同起草管理

　　合同草案按合同格式是否固定劃分為固定格式合同起草和非固定格式合同起草。通過合同模板的運(yùn)用，盡量避免因起草人文字表述模糊導(dǎo)致的合同風(fēng)險;條款審查主要審查模板填寫的合同要素或修改條款的規(guī)范性和準(zhǔn)確性即可，提高了合同起草和審查效率。

　　合同執(zhí)行監(jiān)控

　　履約計劃管理，如收貨、驗收、付款等關(guān)鍵節(jié)點預(yù)警，履約記錄管理，管理合同履行過程中的到貨進(jìn)度、安裝進(jìn)度、到貨證書、驗收證書、付款憑證、付款進(jìn)度、結(jié)算結(jié)果等信息，另通過計劃與執(zhí)行情況對比實時監(jiān)督和工作協(xié)調(diào)。

　　合同變更管理

　　兼顧了變更過程管理的嚴(yán)謹(jǐn)和自動性，關(guān)聯(lián)結(jié)果，有據(jù)可查，權(quán)責(zé)明晰。省卻了人工管理合同時歷史資料保管查找麻煩之苦。

　　合同備案管理

　　合同按照約定履約完成后，對合同的進(jìn)行備案處理，增強(qiáng)合同管理中的抗風(fēng)險能力。

　　2、合同業(yè)務(wù)管理

　　簽約方管理

　　簽約方管理詳細(xì)記錄簽約方的基本情況以及相應(yīng)資質(zhì)或信譽(yù)證明等資料，為合同審批、費(fèi)用結(jié)算提供參考。根據(jù)供應(yīng)商或合作單位的資質(zhì)信息，以及歷史交易記錄，用于信用查詢和評估。

　　文檔管理

　　合同相關(guān)資料的歸檔，包括合同原稿、授權(quán)委托、合同審批表單、變更文件、附圖、項目文件、招投標(biāo)資質(zhì)和合同履行中的各種文書等，避免因遺失或未存檔導(dǎo)致的合同風(fēng)險。

　　商品管理

　　采用合同商品清單、詢價、報價表單管理對應(yīng)標(biāo)的物型號、規(guī)格等明細(xì)，可以按商品類型、交貨期等信息統(tǒng)計合同商品數(shù)量和金額，為公司市場策略、財務(wù)規(guī)劃、招等提供依據(jù)。

　　項目合同管理

　　在實際操作中，業(yè)務(wù)往往以項目的模式存在，在一個項目中會涉及到很多份合同的管理。名易合同管理系統(tǒng)也相應(yīng)的提供了這方面的管理功能。在系統(tǒng)中每多份合同都可以從屬于同一個項目。項目下的每一份合同都可以進(jìn)行全生命周期的管理。使用項目管理還可以超越單一合同的管理，站在項目的角度統(tǒng)計分析相關(guān)合同信息。例如項目中有幾個付款合同、幾個收款合同、項目整體的的收款付款情況。這些情況都可以使用系統(tǒng)提供的統(tǒng)計匯總功能快速的得到。能夠極大的減少人力的統(tǒng)計工作，提高工作效率。